Jak można przyśpieszyć zamknięcie miesiąca w firmie?

Dział zakupów przekazał faktury kosztowe miesiąc po terminie… A w dziale organizacyjnym zawsze trzeba monitować o rozliczenia związane z firmową flotą samochodową. Na telefonach i mailach pracownicy działu księgowości spędzają mnóstwo czasu, przypominając innym działom firmy o zamknięciu miesiąca i konieczności dostarczenia wszystkich dokumentów finansowych. Mamy na to rozwiązanie – system FlexiClosing!

FlexiClosing to system wspomagający dla nowoczesnej księgowości. Ułatwia realizację ważnego w księgowości procesu zamknięcia miesiąca. Umożliwia precyzyjne zaplanowanie poszczególnych czynności dla poszczególnych działów, a nawet pracowników tych działów odpowiedzialnych za rozliczenia. Jak to działa w praktyce? Poznajmy bliżej FlexiClosing. Jak mogliście przeczytać w jednym z naszych wcześniejszych wpisów, checklista z zadaniami to najczęściej wykorzystywane narzędzie w procesie zamknięcia miesiąca. Wykorzystują ją aż 49% naszych badanych! Część ankietowanych podejmuje również działania mniej formalne, takie jak odpytywanie pracowników przez kierownika o status procesu zamknięcia (robi to prawie 26% badanych) PRZECZYTAJ: Jak przebiega proces zamknięcia miesiąca w polskich firmach?

Dzięki FlexiClosing, taką checklistę możemy stworzyć planując cały proces wraz z zadaniami. System umożliwia również zaplanowanie komunikacji przypominającej.

Podział zadań do zamknięcia miesiąca

W systemie FlexiClosing możemy ustalić cały proces związany z zamknięciem miesiąca i konkretne zadania dla osób zaangażowanych w ten proces. Dla przykładu, w dziale organizacyjnym mamy osobę odpowiedzialną za obsługę firmowej floty samochodowej. Do tej osoby trafiają wszystkie faktury związane z utrzymanie floty, m.in. za paliwo, wymianę opon i inne naprawy samochodów czy polisy ubezpieczeniowe. W natłoku wielu codziennych obowiązków, pracownik odpowiedzialny za flotę może zapomnieć o sprawdzenie czy osoby posiadające firmowy samochód dostarczyły wszystkie faktury za dany miesiąc.

FlexiClosing umożliwia zaplanowanie całego procesu i stworzenie tzw. checklisty. Możemy ustalić, kto i w jakim terminie ma dostarczać do działu organizacyjnego faktury „samochodowe” oraz kto i w jakim terminie akceptuje wydatki związane z firmową flotą. Możemy również ustawić cały proces, czyli następujące po sobie czynności wraz z zależnościami między nimi tak, aby wszystkie dokumenty kosztowe na czas trafiły do działu księgowości.

Zapomnij o mailach i telefonach!

Precyzyjnie zaplanowany proces rozliczenia pozwala też zaplanować proces komunikacji, aby wszystkie zadania były zrealizowane na czas. W systemie FlexiClosing możemy zautomatyzować wysyłkę przypomnień. W ustalonych terminach system wysyła odpowiednie powiadomienia mailowe do osób zaangażowanych w proces rozliczenia. W ten sposób nie musimy już pamiętać o telefonach czy mailach przypominających do innych działów, unikamy również „gaszenia pożarów”, bo brakuje nam kluczowych danych do miesięcznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Co ważne, rozliczenie w danym miesiącu przykładowych kosztów paliwa nie jest możliwe, jeśli osoby mające dostarczyć faktury właśnie za paliwo nie dostarczą ich do działu organizacyjnego. Mogą to zrobić dołączając dokumenty do systemu FlexiClosing i odznaczając wykonania przydzielonego im zadania.

Przyśpieszamy proces zamknięcia miesiąca

Wdrożenie FlexiClosing to przede wszystkim oszczędność czasu wszystkich pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia. Dla osoby odpowiedzialnej za zamknięcie miesiąca w firmie (czyli dla głównego księgowego, kierownika działu księgowości czy dyrektora finansowego) ułożenie całego procesu w systemie FlexiClosing oznacza pełną kontrolę nad poszczególnymi zadaniami oraz szybsze zamknięcia całego miesiąca.