Jak przebiega proces zamknięcia miesiąca w polskich firmach? FlexiClosing

Przebieg procesu zamknięcia miesiąca zależny jest od charakteru firmy i rodzaju prowadzonej działalności. Na proces ten składa się wiele czynności oraz bierze w nim udział wiele osób, co często przekłada się na występowanie mniej lub bardziej poważnych utrudnień w przeprowadzeniu zamknięcia. Jak pokazują wyniki przeprowadzonej przez FlexiSolutions ankiety, problemy z zamknięciem miesiąca w firmie mogą przekładać się negatywnie na inne obszary zawodowe osób zaangażowanych w ten proces, a w niektórych przypadkach nawet na życie osobiste.

Co sprawia największy problem uczestnikom i właścicielom procesu zamknięcia i jakie wyzwania najczęściej okazują się utrudnieniem? Między innymi na te pytania odpowiadamy w poniższym raporcie.

Zamknięcie miesiąca – Uczestnicy badania

Największą grupę wśród ankietowanych (ponad 81%) stanowiły osoby bezpośrednio związane z procesem zamknięciem miesiąca: księgowi, kierownicy i dyrektorzy zespołów księgowych (w tym główni księgowi). Pozostałe osoby to pracownicy innych zespołów finansowych (kontroling i sprawozdawczość).
Zespoły księgowe, w których pracują ankietowani są najczęściej (ponad 53%) niewielkie (do 5 osób), ponad 25% to zespoły od 6 do 10 osób, a 21% to zespoły więcej niż dziesięcioosobowe.
Najwięcej odpowiedzi (prawie 40%) dostaliśmy od pracowników małych firm (do 50 pracowników), pozostałe głosy rozłożyły się prawie po równo pomiędzy średnie firmy (50 do 250 pracowników) – 28% odpowiedzi oraz duże firmy (ponad 250 pracowników)
– ponad 32% odpowiedzi.

Jeżeli chodzi o liczbę spółek, których dotyczy proces zamknięcia miesiąca przeprowadzany przez naszych ankietowanych to prawie 35% z nich obsługuje jedną spółkę, ponad 30% od 2 do 5 spółek, a prawie 35% zamyka miesiąc w ponad 6 spółkach.

Postrzeganie procesu zamknięcia miesiąca

Prawie 77% ankietowanych odczuło negatywny wpływ zamknięcia miesiąca związany z dodatkową pracą w nadgodzinach lub w weekendy, większym poziomem stresu, trudnościami w zorganizowaniu spraw prywatnych czy wręcz pogorszeniem relacji osobistych w tym czasie.

Tylko nieco ponad 23% ankietowanych uznało, że proces zamknięcia miesiąca nie miał na nich negatywnego wpływu.

Przebieg procesu zamknięcia miesiąca

Ponad 60% ankietowanych nie było pewnych, czy proces zamknięcia miesiąca przebiegł bez błędów, a nawet wiedziało, że takie błędy się pojawiły.
W prawie 12% przypadków regularnie potrzebne jest ponowne otwarcie ksiąg, aby skorygować popełnione błędy przy zamknięciu miesiąca, a w prawie 70% przypadków taka konieczność pojawia się, ale na zasadzie wyjątku.
Prawie 40% badanych miało pewność, że w procesie zamknięcia miesiąca nie popełniono błędów.

Zarządzanie procesem zamknięcia miesiąca przez ankietowanych odbywa się przy pomocy różnorodnych narzędzi, w tym listy kontrolnej opisującej zadania i osoby za nie odpowiedzialne (wskazało ją prawie 49% badanych), procedury zamknięcia miesiąca (ponad 37%) czy repozytorium, w którym zapisywana jest elektronicznie dokumentacja towarzysząca zamknięciu miesiąca (prawie 26%).

Ponad 37% ankietowanych przyznało, że nie posiada formalnych dokumentów opisujących przebieg tego procesu, a wszyscy pracownicy wiedzą, co mają robić. Część ankietowanych podejmuje również działania mniej formalne, takie jak odpytywanie pracowników przez kierownika o status procesu zamknięcia (robi to prawie 26% badanych).

Wśród największych problemów procesu zamknięcia miesiąca respondenci wymienili:

pozyskanie informacji z innych działów (prawie 49%),
niepewność, czy informacje przekazywane kierownictwu są prawidłowe (prawie 33%),
trudności w sprawdzeniu, czy salda kont zostały zweryfikowane (prawie 28%),
brak pewności, czy uda się dotrzymać terminów (ponad 23%),
niepewność wynikającą z ręcznego prowadzenia procesu zamknięcia miesiąca, skutkującego błędami (prawie 21%).

Jedynie 14% badanych nie widzi problemów w istniejącym procesie zamknięcia miesiąca!

Jeżeli chodzi o uzgadnianie sald księgowych to 37% badanych robi to w ramach procesu zamknięcia miesiąca, 28% uzgadnia w tym czasie tylko najistotniejsze salda kont księgowych, 21% wykonuje te uzgodnienia w innym czasie niż zamknięcie miesiąca, a 14% w sposób formalny nie robi ich wcale.

Ankietowani oceniając proces zamknięcia miesiąca w ponad 30% uznali go za w pełni zautomatyzowany i kontrolowany, ponad 37% przyznało, że planuje i dokumentuje procesy zamknięcia miesiąca, ale prowadzi je w sposób manualny i ma problemy
z określeniem statusu realizacji poszczególnych zadań, natomiast w prawie 33% proces zamknięcia miesiąca został opisany jako improwizowany, realizowany przez poszczególnych pracowników bez specjalnej koordynacji.

Automatyzacja procesu zamknięcia miesiąca

Prawie 47% badanych potwierdza, że planuje prace związane z poprawą efektywności lub skróceniem czasu procesu zamknięcia miesiąca, a prawie 19% deklaruje, że takie prace są już prowadzone; przy czym jedynie 10 z 26 osób, które nie używają systemu wspierającego proces zamknięcia miesiąca, nie planuje ani nie prowadzi takich prac.

Niemal wszyscy z tej grupy wskazują na liczne korzyści związane z tym faktem, takie jak lepszy wgląd w to, co dzieje się w procesie, większa przejrzystość i lepsze udokumentowanie procesu, większe zaufanie do procesu zamknięcia miesiąca oraz możliwość szybszego wprowadzenia nowego pracownika w zadania.

Większość tej siedemnastoosobowej grupy przyznała, że dzięki wspomnianemu oprogramowaniu udało się skrócić czas procesu zamknięcia miesiąca od 10% do 50%, przy czym większość, prawie 59%, skróciła czas zamknięcia od 10% do 20%. Natomiast na pytanie, czy oprogramowanie pomogło w czasie audytu twierdząco odpowiedziało sześć osób (ponad 35%), które jako konkretne korzyści wskazały szybkość dostępnych informacji dla audytora i ich uporządkowanie.

Z pozostałych ankietowanych, ponad 60% (26 osób), którzy nie używają systemu wspierającego proces zamknięcia miesiąca, 10 osób (ponad 38%) uważa, że wdrożenie oprogramowania wspierającego zarządzanie procesem zamknięcia miesiąca przyniosłoby korzyści w ich organizacji. Zaliczyli do nich:

monitorowanie aktualnego postępu prac zamknięcia miesiąca,
stworzenie kompletnej kontrolnej listy zadań przypisanych do pracowników,
automatyczne informowanie pracowników o konieczności wykonania określonego zadania,
powiązanie danych z Księgi Głównej z plikami z arkuszy kalkulacyjnych oraz innymi dokumentami księgowymi,
stworzenie repozytorium procedur i instrukcji księgowych.