To, co stanowi o istocie księgowania w przedsiębiorstwach – niezależnie od tego, czy są to firmy lokalne, czy międzynarodowi giganci – to przede wszystkim instrukcje, procedury i system kontroli. W firmach, gdzie komunikacja przebiega między wieloma działami i bardzo często znajdujących się w różnych lokalizacjach, może generować wiele potencjalnych problemów i kryzysów. Chyba, że w porę „uzbroimy się” w odpowiednie narzędzia wspierające procesy zarządzania firmą.

Organizacje SSC: co to takiego?

Podobnie jest w organizacjach określanych skrótowcem SSC. Co oznacza ta nazwa? SSC to skrót z angielskiego „Shared Services Centers”, czyli centra usług wspólnych. Chodzi o wyodrębnione z danej firmy działy lub osobne podmioty gospodarcze, które – na rzecz „macierzystego” przedsiębiorstwa – świadczą różnorodne pomocnicze usługi, np. księgowość, HR, usługi IT czy zamówienia i zaopatrzenie.  Wyobraźmy sobie np. centrum księgowości obsługujące wszystkie szkoły na terenie danego miasta albo jeden podmiot obsługujący kadrowo kilka regionalnych oddziałów danej firmy. Odpowiedzialność – przeolbrzymia. Potencjalne ryzyko błędu – bardzo poważne…  

Mamy tu bowiem do czynienia z mnogością podmiotów, które – prowadząc różnego typu operacje – organizują proces zarządzania. Owa mnogość może być problematyczna i rodzić wiele potencjalnych niepowodzeń, zwłaszcza gdy kilka zespołów (często licznych) odpowiedzialnych jest za jakieś wspólne działanie (np. kwestie należności czy zobowiązań firmy).  Słowem: duża część pracy centrów usług wspólnych opierać się będzie na bardzo drobiazgowym zarządzaniu: zespołami, procedurami i realizacją poszczególnych etapów zadania.

Zarządzanie w organizacji SSC

Ważne jest zatem wsparcie całego procesu zarządzania, aby efektywność pracy utrzymać na odpowiednim poziomie. Sprzyjać temu może pewnego rodzaju automatyzacja pracy, czyli wdrożenie jednego dużego systemu (bądź kilku mniejszych, dedykowanych konkretnym dziedzinom). Wszystko, co wpłynie na automatyzację i lepszy przepływ informacji (a nawet powszechny dostęp całego zespołu do jakiejś bazy danych) poprawi standard pracy. Poprawa standardu pracy oznacza tu również zwiększenie bezpieczeństwa, gdyż tak wdrożone zmiany zapewnią na przykład większą zastępowalność pracowników.

Zresztą pomocny może okazać się sam podział jednego dużego procesu na pojedyncze zadania dla mniejszych zespołów roboczych, uwzględniając przy tym poszczególne kompetencje i kwalifikacje naszych współpracowników. Kluczowy jest także dostęp do wiedzy, rozumiany szeroko jako możliwość ciągłego poszerzania swoich kompetencji, ale również wąsko – jako codzienny dostęp do informacji i wszelkich „tajnikach” procedur.

Przy organizacjach typu SSC, gdzie stale współpracują ze sobą pracownicy „macierzystego” przedsiębiorstwa z komórkami „obsługującymi” (działami lub podmiotami), właściwe utrzymanie odpowiedniego poziomu współpracy jest jeszcze bardziej problematyczne. Wydaje się, że bez odpowiednich narzędzi, ciężko będzie nam zapewnić właściwą obsługę, a przy tym zadowolenie z pracy samych pracowników.

System wspomagający zarządzanie w SSC

Odpowiedzią na te potrzeby jest FlexiClosing – program stworzony przez specjalistów od IT i księgowości, który w sposób intuicyjny pomaga nam zamknąć miesiąc w naszym przedsiębiorstwie. Zarówno w dużej firmie, mniejszym przedsiębiorstwie, jak również w instytucjach korzystających z centrów usług wspólnych. FlexiClosing oferuje kompletne podejście do tego zadania: każdy z etapów zadań księgowych jest tu jasno określony, przez co możemy z wielu rożnych poziomów zarządzać całą pracą zespołu. FlexiClosing to także przejrzystość procedur. Wspomniana wyżej „dekompozycja procesów”, czyli rozbicie jednego skomplikowanego zadania na poszczególne pod-zadania w zespołach merytorycznych, jest tu możliwe dzięki funkcjonalności programu, który tworzyli praktycy księgowości.

Najcenniejszym jednak, co ma do zaoferowania FlexiClosing jest bez wątpienia baza wiedzy. Bieżące korzystanie z programu, daje nam aktualne i dostępne w jednym miejscu opisy procedur, harmonogramy zadań i informacje o stopniu realizacji każdego z etapów. Dodatkowym atutem tejże bazy jest jej ciągłe doskonalenie – pracując w systemie FlexiClosing, stale raportujemy i przeglądamy parametry wykonania zadań. To sprawia, że FlexiClosing jest nie tyko bazą cennej wiedzy, ale również wiedzy stale aktualizowanej, dostosowującej się do zmiennych okoliczności i otwartej na korekty i udoskonalenia.

Przy procesie, jakim jest zamknięcie miesiąca w firmie, swoistym asem w rękawie dla przedsiębiorstwa jest posiadanie odpowiednich procedur. Ustalone, zaakceptowane i powszechnie znane terminy, instrukcje oraz informacje o stanie realizacji dają nam przestrzeń do „zapanowania” nad całością prac, zniwelowaniem ryzyka potencjalnych kryzysów oraz – co chyba najcenniejsze – spokój przed widmem ewentualnej kontroli. FlexiClosing jest swoistą „samo-kontrolą” wykonywaną codziennie, przez najbardziej merytorycznych pracowników jakich mamy – brzmi zachęcająco, prawda?

Jak działa FlexiCLosing?

Weźmy przykład zamykania poszczególnych zadań: księgowania sprzedaży, faktur zakupu czy wyliczania odpisów. W gruncie rzeczy wszystko to na pewnym poziomie będzie się sprowadzało do przepływu informacji – od managera do lidera, od lidera do pracownika merytorycznego oraz w relacji pracownik – pracownik. Każde z zagadnień powiązane będzie z tego typu „łańcuszkiem powiadomień”. Dlatego jeśli mówimy o automatyzacji procesu zamknięcia miesiąca, należy odczytywać to jako sposób osadzenia i udostępnienia informacji: plików, list kontrolnych, opisów zadań i procedur, harmonogramu działań…

Zastanówmy się, o ile prostsze będzie zapanowanie nad każdym z elementów, jeśli wszyscy uczestnicy zarządzania doskonale będą orientować się gdzie szukać informacji, gdzie raportować zamknięcie danego etapu prac i skąd brać informacje o tym, co jeszcze jest do wykonania…  Im szybszy i sprawniejszy będzie przebieg takiego procesu, tym lepiej zapanujemy nad całością i szybciej odpowiemy na ewentualny kryzys oraz podejmiemy działania naprawcze. I tak właśnie funkcjonuje FlexiClosing!

Instytucje typu SSC, czyli centra usług wspólnych, to już nie tylko dodatek do „standardowo” prowadzonych podmiotów, ale cały osobny dział przedsiębiorczości. Dział funkcjonujący na swoich, specyficznych warunkach i potrzebujący odpowiednich narzędzi dla lepszej obsługi swych zadań. Programy takie jak FlexiClosing okazują się doskonałą odpowiedzią na te potrzeby. Przede wszystkim uwalniają czas pracowników, który w przedsiębiorstwie jest fundamentem skutecznego funkcjonowania firmy czy instytucji. Standardowe metody wsparcia pracowników merytorycznych (takie jak poradniki, spotkania, maile z instrukcjami czy szkolenia) mogą być pomocne, jeśli mamy wystarczająco wiele czasu, aby wyszkolić nowe osoby. Częściej jednak będziemy potrzebowali dobrego know-how tu i teraz, z którego będzie można korzystać stale i z różnych poziomów. FlexiClosing może być właśnie początkiem takiego know-how w Twojej firmie!