Tych błędów nie popełnisz dzięki Flexiclosing

Pracownikom działów finansowych i ich szefom nie trzeba tłumaczyć, jak wielkim wyzwaniem jest zamknięcie okresu rozliczeniowego. Czynność powtarzalna, żmudna, a przy tym właśnie z uwagi na jej złożoność obarczona ogromnym ryzykiem popełnienia błędu i odpowiedzialnością. Kiedy w firmie brakuje wsparcia technicznego dla tego procesu, najczęściej oparty jest on o checklistę stworzoną na bazie przyjętych w danym przedsiębiorstwie procedur oraz oczywiście przepisów prawa. O błąd, łatwiej niż mogłoby się wydawać. Jego konsekwencje mogą być poważne… ale czy błędy są nieuniknione? Większość z nich – nie.  Trzeba jednak sięgnąć po systemowe, sprawdzone rozwiązania, podparte najnowocześniejszymi nowinkami technologicznymi. Co zyskasz dzięki FlexiClosing?

Sprawniejsza komunikacja

W proces zamknięcia miesiąc w każdej większej firmie, zaangażowanych jest co najmniej kilka, jeśli nie kilkanaście a nawet kilkadziesiąt osób. Co się stanie jeśli jedna z nich nie zakończy pracy na swoim  odcinku tego procesu w czasie, lub popełni błąd, i nie poinformuje o tym nikogo „wyżej”. Efekt kuli śnieżnej dobrze obrazuje tę sytuację. Konieczna jest dobra komunikacja i sprawdzone kanały komunikacyjne, bo często od zakończenia jednego elementu procesu, zależne jest rozpoczęcie kolejnego etapu. Słowem: im więcej zaangażowanych w proces, tym większym wyzwaniem jest koordynacja całości. Zwłaszcza jeśli brakuje nam specjalistycznych systemów wspierających zamknięcie miesiąca, a do dyspozycji mamy tylko pliki tekstowe, arkusz kalkulacyjny i – w najlepszym wypadku – skrzynkę mailową.

Czytelne procedury

FlexiClosing oparty jest na czytelnych i prostych mechanizmach, którego reguły są na bieżąco poddawane sprawdzaniu. Możliwa jest ich modyfikacja i stałe usprawnianie. Jak się to ma do często przestarzałych i często niezrozumiałych dla wszystkich uczestników procesu sztywnych reguł z epoki papieru, regulaminu i Excella? Z FlexiClosing łatwo zweryfikujesz „nieżyciowość” dotychczasowych reguł.

Efektywna praca

FlexiClosing to narzędzie umożliwiające bieżące śledzenie poszczególnych etapów prac, poprawę komunikacji i umożliwiające wdrażanie innowacji. To system dający kontrolę nad przebiegiem całego procesu i źródło cennych danych, dzięki którym łatwiej jest nam ocenić efektywność pracy naszego zespołu. A przecież zamknięcie miesiąca to kilka dni roboczych całych zespołów ludzi. Jeśli nie sprawdzamy zasadności podejmowanych czynności, nie wiemy jaka jest efektywność pracy, a zatem nie wiemy… za co płacimy jako przedsiębiorca. I czy na pewno wydajemy wypracowane pieniądze słusznie?

Porządek w „papierach”

Załączanie odpowiednich plików, które są potwierdzeniem weryfikacji danego etapu (np. zgodności salda z wyciągami), a znajdują się na dyskach sieciowych, rozproszają się w strukturze organizacji… Wszystko to doprowadzić może do kolejnych problemów, łącznie z nadpisywaniem czy przypadkowym skasowaniem ważnego dokumentu! Spytajmy informatyka w naszej firmie, ile to razy słyszał o „przypadkowym skasowaniu” czy „samo-zniknięciu” plików… Z  FlexiClosing taka sytuacja nie ma prawa się zdarzyć. System zaraz nas o tym poinformuje. FlexiClosing stale monitoruje naszą pracę i pomaga wyłapać to, co należy naprawić. A zatem wyprzedzimy szereg potencjalnych kryzysów, a jednocześnie będziemy mogli pomyśleć nad lepszymi rozwiązaniami. To narzędzie, które na pierwszym planie stawia efektywność i poprawę jakości. To narzędzie, które uwzględnia szereg okoliczności i czynników, które wspólnie stanowić mogą o sukcesie firmy!