Jak przyspieszyć proces zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych?

Zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych – zwłaszcza większych organizacji – to złożony proces, zależny nie tylko od działu księgowego, ale często także od pracy innych działów. Nawet jeśli ograniczymy się tylko i wyłącznie do zespołu księgowego, który będzie liczył kilkanaście-kilkadziesiąt osób, stwierdzimy, że w procesie oprócz tradycyjnych problemów merytorycznych, dużym zagadnieniem są elementy procesowe i komunikacyjne.

Szereg problemów występujących w całym procesie zamknięcia miesiąca jest powiązany przyczynowo-skutkowo z innymi zagadnieniami w nim występującymi, przez co na efektywność wpływa możliwość koordynacji, weryfikacji, itd. poprzedników i zależności powiązanych z naszym etapem. Tradycyjnie, próbując usprawnić proces zamknięcia miesiącach w księgach rachunkowych, księgowi sięgają po checklisty zamknięcia miesiąca. Z braku lepszych rozwiązań, np. w systemach księgowych, jest to element który może pomóc, zwłaszcza poprzez uświadomienie zespołu jakie kroki powinny czy wręcz muszą być wykonane w procesie, czy też w połączeniu z instrukcjami – jak je wykonać. Checklisty te są stosowane więc, przede wszystkim, w celu instruktażowym, ale także i dokumentacyjnym. W ocenie księgowych jednak niewiele pomagają (w szczególności bardziej doświadczonym członkom zespołu), a wręcz dodają obowiązków, ponieważ nie eliminują bolączek związanych z zarządzaniem procesem.

Takie bolączki może wyeliminować tylko narzędzie które jest dedykowane do procesu zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych, jakim jest FlexiClosing.

W odróżnieniu od checklisty, nie tylko posiada wartość instruktażową, ale także pozwala w przejrzysty sposób zarządzać procesem, sprawdzać statusu poprzednich zadań. Dzięki niemu – szybko sprawdzimy czy w poprzednim kroku zostały naliczone rezerwy, czy aktywo na podatek zostało już skalkulowane, czy zobowiązania są przeliczone po aktualnym kursie, etc. – co pozwoli nam na posiadanie pewności, że nasz etap już może się rozpocząć. Wiedza ta pozwoli wyeliminować wiele nieefektywności, polegających na poprawianiu, czy wręcz ponownym wykonywaniu kroków, które zostały wykonane na danych, które nie były ostateczne.