Paliwo z zagranicy a KPiR: Netto czy Brutto?

Rozliczanie kosztów paliwa zakupionego podczas podróży służbowych za granicą to zagadnienie, które budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR). Szczególnie problematyczna wydaje się kwestia podatku VAT zawartego w cenie paliwa na zagranicznych fakturach. Czy w KPiR należy ująć kwotę netto, czy brutto? A może istnieje możliwość odzyskania zapłaconego VAT-u? Ten artykuł kompleksowo omawia zasady księgowania paliwa z zagranicy w KPiR, wyjaśnia kwestie związane z podatkiem VAT i przedstawia praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców.

KPiR a paliwo zakupione za granicą – ujęcie kosztów

Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, konkretnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątkiem są koszty wymienione w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Jednym z wyłączeń, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy, jest podatek od towarów i usług (VAT). Co do zasady, VAT nie jest kosztem uzyskania przychodów. Jednakże, ustawodawca przewidział wyjątki od tej reguły. Kosztem uzyskania przychodów jest VAT naliczony:

• jeżeli podatnik jest zwolniony z VAT, lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z VAT,
• w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku VAT.

Powyższe przepisy znajdują potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu. Dotyczyła ona sytuacji, w której spółka kupowała paliwo za granicą (na terenie Unii Europejskiej), a faktury dokumentujące zakup zawierały zarówno wartość netto, jak i VAT danego kraju. Spółka nie miała możliwości odliczenia zagranicznego VAT-u. W interpretacji organ podatkowy potwierdził, że w takim przypadku prawidłowe jest zarachowywanie do kosztów uzyskania przychodów kwoty brutto za zakupione paliwo za granicą, czyli łącznie z podatkiem VAT.

W praktyce oznacza to, że jeżeli polski przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT w Polsce, zakupi paliwo za granicą i nie ma możliwości odzyskania zapłaconego za granicą VAT-u (np. nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE), to kwota brutto wydatku na paliwo (łącznie z zagranicznym VAT-em) może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów i ujęta w KPiR.

Możliwość odzyskania VAT-u z faktur zagranicznych za paliwo

Alternatywą dla zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kwoty brutto za paliwo zakupione za granicą jest odzyskanie podatku VAT. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE mają możliwość ubiegania się o zwrot VAT-u zapłaconego w innych krajach Unii Europejskiej, w tym VAT-u zawartego w cenie paliwa.

Procedura odzyskiwania VAT-u z zagranicznych faktur regulowana jest dyrektywą unijną i implementowana do przepisów poszczególnych krajów członkowskich. W Polsce, wnioski o zwrot VAT-u z UE składa się za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy, wykorzystując formularz VAT-REF.

Stawki VAT na paliwo w krajach UE

Wysokość zwrotu VAT-u zależy od stawki VAT obowiązującej w kraju, w którym dokonano zakupu paliwa. Stawki VAT na paliwo różnią się w poszczególnych krajach UE i mogą być regulowane przez rządy w odpowiedzi na sytuację rynkową. Przykładowo:

• Polska: Standardowa stawka VAT na paliwo wynosi 23%. W 2022 roku, w ramach walki z inflacją, stawka została obniżona do 8% na okres kilku miesięcy.
• Francja: Standardowa stawka VAT na paliwo wynosi 20%.
• Niemcy: Standardowa stawka VAT na paliwo wynosi 19%.
• Finlandia: Standardowa stawka VAT na paliwo wynosi 25%.
• Węgry: Standardowa stawka VAT na paliwo wynosi 27%.

Planując odzyskanie VAT-u, warto mieć na uwadze, że wysokość zwrotu będzie odpowiadać stawce VAT obowiązującej w kraju zakupu, a nie w Polsce. Jeśli więc zatankujemy paliwo we Francji, to możemy odzyskać 20% VAT-u, niezależnie od aktualnej stawki VAT na paliwo w Polsce.

Dokumenty niezbędne do zwrotu VAT-u z UE za paliwo

Aby ubiegać się o zwrot VAT-u z zagranicznych faktur za paliwo, konieczne jest posiadanie oryginałów faktur. Akceptowane są zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne (otrzymane mailem). W niektórych krajach UE, np. w Niemczech, na Węgrzech czy w Hiszpanii, urzędy skarbowe akceptują również oryginały paragonów fiskalnych, pod pewnymi warunkami (np. paragon musi zawierać dane przedsiębiorcy, mogą obowiązywać limity kwotowe). Warto przed zakupem paliwa za granicą sprawdzić, jakie formalności obowiązują w danym kraju.

Kluczowym warunkiem możliwości ubiegania się o zwrot VAT-u jest rejestracja przedsiębiorcy jako podatnika VAT-UE. Firmy, które nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT-UE, nie mogą ubiegać się o zwrot VAT-u z zagranicznych faktur.

Procedura zwrotu VAT-u krok po kroku (VAT-REF)

Podstawowym krokiem w procedurze odzyskiwania VAT-u jest wypełnienie wniosku VAT-REF i przesłanie go elektronicznie za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy.

Istnieją dwa tryby rozliczeń:

• Roczny: Wnioski roczne można składać do 30 września roku następującego po roku, którego dotyczą faktury. Przykładowo, faktury z całego 2023 roku można rozliczyć do 30 września 2024 roku. Minimalna kwota VAT-u do zwrotu z danego kraju w trybie rocznym wynosi 50 euro.
• Kwartalny: Możliwe jest również składanie wniosków kwartalnych. Przykładowo, za faktury z kwietnia, maja i czerwca 2024 roku, wniosek można złożyć w lipcu 2024 roku. Minimalna kwota VAT-u do zwrotu z danego kraju w trybie kwartalnym wynosi 400 euro. Rozliczenia kwartalne pozwalają na szybsze uzyskanie zwrotu.

Po otrzymaniu wniosku, polski urząd skarbowy przekazuje go do odpowiedniego urzędu skarbowego w kraju, z którego ma nastąpić zwrot VAT-u. Czas oczekiwania na decyzję i zwrot środków może być długi. Urząd skarbowy kraju zwrotu ma do 4 miesięcy na wydanie decyzji. Od momentu wydania decyzji, środki powinny zostać wypłacone w ciągu 2 miesięcy na rachunek bankowy wskazany we wniosku. Cała procedura może trwać nawet do 8 miesięcy, choć w praktyce czas ten może być krótszy lub dłuższy.

Jak przyspieszyć zwrot VAT-u?

Długi czas oczekiwania na zwrot VAT-u może być problematyczny, szczególnie dla firm transportowych, które regularnie ponoszą wysokie koszty paliwa za granicą. Istnieją jednak sposoby na przyspieszenie procesu zwrotu VAT-u:

• Skorzystanie z usług wyspecjalizowanych firm: Na rynku działają firmy, które specjalizują się w odzyskiwaniu VAT-u z zagranicznych faktur. Firmy te, dzięki swojemu doświadczeniu i znajomości procedur, mogą znacznie skrócić czas oczekiwania na zwrot. Przykładem takiej firmy jest E100, która oferuje różne modele zwrotu VAT-u, w tym szybki zwrot VAT.
• Fakturowanie netto: Dla firm, które tankują duże ilości paliwa w jednym kraju UE (np. minimum 2000 litrów miesięcznie), dostępne jest rozwiązanie fakturowania netto. W tym modelu, klient przy kasie płaci jedynie kwotę netto za paliwo, bez VAT-u. VAT nie jest w ogóle regulowany w kraju tankowania, co eliminuje konieczność oczekiwania na jego zwrot.

Zwrot akcyzy za paliwo

Oprócz VAT-u, w cenie paliwa zawarta jest również akcyza. W niektórych krajach Unii Europejskiej istnieje możliwość ubiegania się o zwrot akcyzy za olej napędowy, ale tylko dla pojazdów o masie powyżej 7,5 tony. Kraje, w których można ubiegać się o zwrot akcyzy to m.in. Belgia, Francja, Hiszpania, Słowenia, Włochy i Węgry. Procedura zwrotu akcyzy jest odrębna od procedury zwrotu VAT-u, ale również w tym przypadku można skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych firm.

Koszty usług zwrotu VAT-u

Firmy oferujące usługi zwrotu VAT-u pobierają prowizję za swoje usługi. Wysokość prowizji zależy od wybranego modelu zwrotu (standardowy, szybki, fakturowanie netto) i może wynosić np. od 5% do 10% kwoty zwrotu. Minimalna prowizja za wniosek może wynosić np. 35 euro.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy paliwo z zagranicy należy ująć w KPiR w kwocie netto czy brutto?

Jeżeli nie ma możliwości odzyskania zagranicznego VAT-u, w KPiR można ująć kwotę brutto (łącznie z VAT-em). Alternatywnie, można ubiegać się o zwrot VAT-u i w KPiR ująć kwotę netto.

Kto może ubiegać się o zwrot VAT-u z zagranicznych faktur za paliwo?

Przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE.

Jakie dokumenty są potrzebne do zwrotu VAT-u?

Oryginały faktur (papierowe lub elektroniczne). W niektórych krajach akceptowane są również paragony, pod pewnymi warunkami.

Ile trwa procedura zwrotu VAT-u?

Standardowa procedura zwrotu VAT-u z UE może trwać do 8 miesięcy.

Czy można przyspieszyć zwrot VAT-u?

Tak, można skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm lub z opcji fakturowania netto.

Podsumowanie

Rozliczanie paliwa zakupionego za granicą w KPiR wymaga uwzględnienia specyfiki podatku VAT. Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie główne opcje: ujęcie w kosztach uzyskania przychodów kwoty brutto (jeżeli nie ma możliwości odzyskania VAT-u) lub ubieganie się o zwrot VAT-u i ujęcie w KPiR kwoty netto. Wybór optymalnego rozwiązania zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy, w tym od statusu VAT-UE, regularności zakupów paliwa za granicą i preferencji co do czasu oczekiwania na zwrot VAT-u. Warto dokładnie przeanalizować dostępne opcje i ewentualnie skorzystać z pomocy specjalistów, aby wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie i uniknąć potencjalnych problemów z rozliczeniami podatkowymi.