Schematy księgowe: Klucz do automatyzacji księgowości

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, efektywność i precyzja w księgowości są kluczowe dla sukcesu każdej firmy. Jednym z narzędzi, które znacząco wspomaga te aspekty, są schematy księgowe. Umożliwiają one automatyzację rutynowych zadań księgowych, minimalizując ryzyko błędów i oszczędzając cenny czas. W tym artykule przyjrzymy się bliżej schematom księgowym, ich zastosowaniu, działaniu w systemie wFirma, oraz dowiemy się, jak efektywnie je wykorzystywać.

Czym są schematy księgowe i dlaczego są tak ważne?

Schematy księgowe to predefiniowane wzorce dekretacji, które automatyzują proces księgowania dokumentów w księgach rachunkowych. Ich głównym celem jest eliminacja ręcznego wprowadzania danych, co jest czasochłonne i podatne na błędy. Dzięki schematom, księgowanie staje się szybsze, bardziej precyzyjne i mniej pracochłonne. Wykorzystanie schematów jest szczególnie istotne w przypadku powtarzalnych operacji gospodarczych, gdzie te same dokumenty są księgowane w podobny sposób.

W kontekście systemów księgowych, takich jak wFirma, schematy księgowe są fundamentem automatyzacji. W systemach opartych na wzorcowym planie kont, wiele schematów jest tworzonych domyślnie, co znacznie ułatwia rozpoczęcie pracy. Jednak firmy korzystające z własnych, niestandardowych planów kont, muszą samodzielnie zdefiniować schematy księgowe, aby w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji.

Jak działają schematy księgowe w systemie wFirma?

Sposób działania schematów księgowych w systemie wFirma zależy od tego, czy użytkownik korzysta z wzorcowego, czy własnego planu kont. Wzorcowy plan kont, dostępny w systemie, jest dostarczany z predefiniowanymi schematami księgowymi, co znacznie upraszcza proces księgowania dla większości standardowych operacji. W przypadku korzystania z wzorcowego planu, użytkownik w wielu przypadkach nie musi dokonywać żadnych zmian w schematach. Wystarczy ręcznie zaksięgować dokumenty, dla których system nie posiada domyślnego schematu.

Użytkownicy, którzy zdecydowali się na wdrożenie własnego planu kont, mają większą elastyczność w dostosowaniu systemu do specyfiki swojej działalności, ale wiąże się to z koniecznością samodzielnego zdefiniowania schematów księgowych. Jest to szczególnie ważne, ponieważ w niektórych miejscach systemu, takich jak rozliczanie rozliczeń międzyokresowych kosztów (RMK), zakończenie budowy środków trwałych, czy amortyzacja środków trwałych, zapis księgowy nie jest możliwy bez zdefiniowanego schematu.

Informacje o zastosowanym schemacie i automatycznym księgowaniu są dostępne w zakładce DEKRETACJA. Użytkownik ma możliwość wyłączenia automatycznego księgowania poprzez odznaczenie opcji "automatyczne wyliczenie". Pozwala to na ręczną modyfikację kont w dekretacji, a także dodanie księgowania równoległego, jeśli jest to potrzebne.

Warto jednak pamiętać, że w przypadku faktur przychodowych i kosztowych, rezygnacja z automatycznego wyliczenia ma konsekwencje. System nie dokona automatycznego przeksięgowania podatku VAT między kontem VAT do rozliczenia a kontem VAT okresu bieżącego. Dlatego, przy ręcznej modyfikacji dekretacji, użytkownik korzystający z wzorcowego planu kont musi samodzielnie zadbać o prawidłowe przeksięgowanie podatku VAT.

Gdzie znaleźć i jak zarządzać schematami księgowymi w wFirma?

Domyślnie, schematy księgowe są dostępne w ustawieniach systemu w zakładce: USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » SCHEMATY KSIĘGOWE. Z tego poziomu użytkownik może dodawać nowe schematy, modyfikować istniejące, a także przeglądać i zarządzać wszystkimi zdefiniowanymi schematami księgowymi.

Dla użytkowników, którzy dopiero rozpoczynają pracę z własnymi schematami, zaleca się utworzenie konta z wzorcowym planem kont i wykorzystanie go jako wzorca przy tworzeniu własnych schematów. Analiza domyślnych schematów może być bardzo pomocna w zrozumieniu logiki ich budowy i efektywnego projektowania własnych rozwiązań.

Schematy księgowe dla serii numeracji

System wFirma oferuje funkcjonalność przypisywania schematów księgowych do konkretnych serii numeracji dokumentów. Ta opcja jest dostępna dla faktur VAT i faktur bez VAT wystawianych w systemie. Aby przypisać schemat do serii numeracji, należy przejść do edycji serii numeracji w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI » FAKTURY, wybrać serię i kliknąć MODYFIKUJ. Następnie w sekcji POWIĄZANY SCHEMAT należy włączyć opcję ZASTOSUJ PODPOWIADANIE SCHEMATU KSIĘGOWEGO i wybrać odpowiedni schemat.

Po włączeniu tej opcji, dokumenty wystawiane z daną serią numeracji będą automatycznie dekretowane zgodnie z przypisanym schematem. Wyłączenie opcji spowoduje, że dokumenty będą dekretowane z wykorzystaniem domyślnego schematu księgowego.

Warto pamiętać, że zakładka “Powiązany schemat” nie jest widoczna podczas dodawania nowej serii numeracji. Aby dodać powiązany schemat do nowej serii, należy najpierw ją zapisać, a następnie zmodyfikować.

System automatycznie przypisuje schemat do serii numeracji w nowym roku obrotowym, jeśli w nowym roku istnieje schemat o tej samej kategorii i nazwie.

Informacja o zastosowanym schemacie księgowym jest widoczna w zakładce DEKRETACJA okna dodawania dokumentu, jeśli dokument wystawiany jest z serią numeracji, do której przypisano schemat.

Tworzenie własnych schematów księgowych

Tworząc własne schematy księgowe, należy rozróżnić dwie sytuacje: modyfikację istniejącego wzorcowego schematu i dodawanie całkowicie nowych, własnych schematów. Modyfikacja schematu wzorcowego jest oznaczana ikoną informującą o ręcznej modyfikacji. Własne schematy są oznaczane odrębną ikoną.

W przypadku stosowania własnego planu kont, każdy dodany schemat księgowy jest traktowany jako własny i oznaczany odpowiednią ikoną.

Ważne jest, aby pamiętać, że modyfikacja wzorcowego planu kont lub schematu powoduje utratę jego statusu wzorcowego. Wzorcowe schematy są automatycznie aktualizowane w przypadku zmian w przepisach lub dodawania nowych funkcji systemu. Użytkownicy korzystający z własnych lub zmodyfikowanych schematów muszą samodzielnie wprowadzać ewentualne zmiany.

Utrata statusu wzorcowego schematu oznacza, że użytkownik jest odpowiedzialny za dostosowanie schematu do zmian w przepisach i aktualizacjach systemu. Aby ułatwić ten proces, aktualizacje systemu często zawierają informacje o koniecznych zmianach w schematach oraz instrukcje, jak je wprowadzić.

Tworzenie i modyfikacja schematów księgowych odbywa się w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » SCHEMATY KSIĘGOWE. Nowy schemat dodaje się poprzez opcję DODAJ, a modyfikuje istniejący poprzez opcję MODYFIKUJ.

W oknie dodawania schematu należy zdefiniować następujące parametry:

• Nazwa schematu: Opisowa nazwa, która ułatwi wybór schematu z listy.
• Kategoria dokumentu: Kategoria dokumentu, do której schemat ma być przypisany (np. Faktura sprzedaży, Faktura zakupu, Polecenie księgowania). Kategorie są predefiniowane w systemie.
• Symbol roku obrotowego: Rok obrotowy, dla którego schemat jest definiowany. Pole jest automatycznie uzupełniane na podstawie filtra na liście schematów.
• Konto Wn / Konto Ma: Konta z planu kont, które mają być użyte w schemacie.
• Wartość: Definicja kwoty księgowania. Można użyć predefiniowanych zmiennych liczbowych, funkcji (JEŻELI, MAX, MIN, ZAOKR, ABS) i operatorów arytmetycznych i logicznych.
• Ustal dodatkowy warunek: Opcja umożliwiająca dodanie warunków księgowania na podstawie zmiennych liczbowych, napisowych i etykiet.
• DODAJ KSIĘGOWANIE RÓWNOLEGŁE: Opcja umożliwiająca dodanie dodatkowego, odrębnego księgowania w schemacie, np. przeksięgowań z kont zespołu “4” na konto zespołu “5”.

Zmienne w schematach księgowych

Schematy księgowe w systemie wFirma pozwalają na wykorzystanie zmiennych, które ułatwiają automatyzację i elastyczność księgowania. Dostępne są zmienne typu liczbowego i typu napisowego.

Zmienne o typie liczbowym

Zmienne liczbowe reprezentują wartości liczbowe i mogą być używane w wyrażeniach arytmetycznych i logicznych. Dostępne zmienne liczbowe zależą od kategorii dokumentu, dla którego tworzony jest schemat. Przykłady zmiennych liczbowych:

• [kwota netto]
• [kwota VAT]
• [kwota brutto]
• [VAT należny z ewidencji]
• [VAT naliczony z ewidencji]
• [odpis amortyzacyjny]
• [koszt podatkowy eksploatacji pojazdu]
• i wiele innych

Zmienne o typie napisowym

Zmienne napisowe reprezentują wartości tekstowe i mogą być używane w wyrażeniach logicznych (np. w funkcji JEŻELI) lub do określania warunków stosowania księgowania na dane konto. Przykłady zmiennych napisowych:

• [KŚT]
• [kategoria WNIP]
• [waluta]
• [metoda płatności]
• [RMK]
• [WNT]
• i wiele innych

Wykorzystanie etykiet w warunkach logicznych

Podczas tworzenia własnych schematów, w oknie dodawania warunków księgowania, można wykorzystać etykiety do tworzenia dodatkowych warunków. Dostępne wyrażenia to:

• ZAWIERA([rodzaj etykiety],”Nazwa etykiety”)
• POMIJA([rodzaj etykiety],”Nazwa etykiety”)

Rodzaje etykiet, które można zastosować, zależą od schematu i obejmują m.in.:

• [etykieta przychodu]
• [etykieta wydatku]
• [etykieta kontrahenta]
• [etykieta listy płac]

Wykorzystanie etykiet pozwala na jeszcze bardziej precyzyjne i elastyczne definiowanie warunków księgowania, dostosowane do specyficznych potrzeb firmy.

Schemat księgowości rocznej – alternatywa dla tradycyjnego księgowania (Informacja dodatkowa)

Chociaż główna część artykułu skupia się na schematach księgowych w systemie wFirma, warto wspomnieć o koncepcji rocznego schematu księgowości, który jest alternatywnym podejściem do rozliczeń VAT. Roczny schemat księgowości, popularny w niektórych krajach, pozwala na składanie tylko jednej deklaracji VAT rocznie, zamiast kwartalnych. W tym systemie, firmy dokonują zaliczkowych płatności VAT w ciągu roku, a na koniec roku rozliczają rzeczywisty podatek VAT. Ten schemat ma na celu uproszczenie rozliczeń i ułatwienie przepływu środków pieniężnych, ale wymaga starannego planowania i monitorowania zobowiązań VAT w ciągu roku. W kontekście systemów księgowych, takich jak wFirma, choć system nie jest bezpośrednio "rocznym schematem księgowości VAT", schematy księgowe opisane wcześniej, w znacznym stopniu upraszczają i automatyzują procesy księgowe, niezależnie od cyklu rozliczeniowego VAT.

Jak dodać schemat księgowy polecenia księgowania PK w systemie wFirma?

Polecenie księgowania (PK) jest dokumentem wewnętrznym, używanym do dokumentowania operacji wewnętrznych firmy. Schematy księgowe można również tworzyć dla poleceń księgowania, co dodatkowo automatyzuje proces księgowania różnego rodzaju korekt, przesunięć i innych operacji wewnętrznych.

Aby dodać schemat księgowy dla polecenia księgowania PK, należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » PLAN KONT I SCHEMATY KSIĘGOWE » SCHEMATY KSIĘGOWE » DODAJ. Następnie, w oknie definiowania schematu, należy wybrać kategorię dokumentu PK - polecenie księgowania - przychody lub PK - polecenie księgowania - wydatki, nadać nazwę schematu i zdefiniować konta księgowe oraz ewentualne wartości i warunki księgowania, tak jak opisano wcześniej.

Stworzone schematy PK można wykorzystywać podczas dodawania poleceń księgowania zarówno z poziomu przychodów (PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » POLECENIE KSIĘGOWANIA), jak i wydatków (WYDATKI » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ » POLECENIE KSIĘGOWANIA), a także bezpośrednio w rejestrze księgowym (EWIDENCJE » KSIĘGA HANDLOWA » REJESTR KSIĘGOWY » DODAJ » DODAJ PK).

Księgowanie krok po kroku – jak schematy ułatwiają pracę?

Schematy księgowe są integralną częścią procesu księgowania w systemie wFirma. Po dostosowaniu planu kont do potrzeb firmy, kluczowym krokiem jest zdefiniowanie odpowiednich schematów księgowych. Schematy te, przypisane do odpowiednich kategorii dokumentów i serii numeracji, automatyzują proces dekretacji dokumentów.

Proces księgowania z wykorzystaniem schematów wygląda następująco:

1. Wystawienie lub wprowadzenie dokumentu (np. faktury sprzedaży, faktury zakupu, polecenia księgowania) do systemu.
2. System automatycznie rozpoznaje kategorię dokumentu i, jeśli przypisano schemat, proponuje dekretację na podstawie zdefiniowanego schematu księgowego.
3. Użytkownik weryfikuje poprawność dekretacji w zakładce DEKRETACJA.
4. W razie potrzeby, użytkownik może zmodyfikować dekretację ręcznie, wyłączając automatyczne wyliczenie, lub dodać księgowanie równoległe.
5. Zapisanie dokumentu powoduje zaksięgowanie operacji w księgach rachunkowych.

Dzięki schematom księgowym, proces księgowania staje się znacznie szybszy i mniej podatny na błędy, co pozwala księgowym skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Podsumowanie

Schematy księgowe są nieocenionym narzędziem w nowoczesnej księgowości. Umożliwiają automatyzację rutynowych zadań, oszczędzają czas, minimalizują ryzyko błędów i zwiększają efektywność pracy. System wFirma, z rozbudowaną funkcjonalnością schematów księgowych, oferuje użytkownikom potężne narzędzie do usprawnienia procesów księgowych i podniesienia jakości danych finansowych. Wykorzystanie schematów, zarówno wzorcowych, jak i własnych, dostosowanych do specyfiki działalności firmy, jest kluczem do efektywnej i nowoczesnej księgowości.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Schematy księgowe: Klucz do automatyzacji księgowości, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.