Jak prawidłowo księgować fakturę korygującą?

Faktury korygujące są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Pojawiają się w różnych sytuacjach – od pomyłek w cenie, ilości towarów, po udzielenie rabatu czy zwrot towarów. Prawidłowe księgowanie faktur korygujących jest kluczowe dla zachowania porządku w dokumentacji finansowej i uniknięcia problemów z rozliczeniami podatkowymi. W tym artykule kompleksowo omówimy zasady księgowania faktur korygujących, zarówno w świetle przepisów podatkowych, jak i praktycznych aspektów prowadzenia księgowości.

Zasady ujmowania faktur korygujących w świetle przepisów

Zasady dotyczące ujmowania faktur korygujących regulują zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), jak i ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Choć cel faktur korygujących jest podobny – poprawa błędów lub uwzględnienie zmian w transakcji – sposób ich ujmowania dla celów PIT i VAT różni się.

Korekta faktury a podatek dochodowy (PIT)

Ustawa o PIT w art. 14 reguluje datę powstania przychodu, co bezpośrednio wpływa na moment ujęcia korekty przez sprzedawcę. Analogicznie, art. 22 ustawy o PIT określa zasady ujmowania korekt kosztów po stronie nabywcy.

Korekta przychodu – kiedy i jak?

Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie, czy korekta wynika z błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki, czy też z innych przyczyn (np. udzielenie rabatu potransakcyjnego).

Jeśli korekta nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, dokonuje się jej poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca. Co istotne, jeśli w danym okresie przychody są zbyt niskie, podatnik jest zobowiązany zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody.

Inaczej postępujemy, gdy korekta wynika z błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki. Wówczas korekta przychodu powinna być ujęta w okresie, w którym pierwotnie wykazano przychód. Jeśli w danym okresie przychód jest niewystarczający, zmniejszenia dokonuje się w kolejnych okresach.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem. W przypadku korekty z powodu błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki, zmniejszenie przychodu następuje w okresie pierwotnego wykazania. W pozostałych przypadkach – w okresie wystawienia faktury korygującej.

Co to jest błąd rachunkowy i oczywista omyłka?

Ustawa o PIT nie definiuje pojęć „błędu rachunkowego” i „innej oczywistej omyłki”. W interpretacjach podatkowych, np. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 grudnia 2021 r., błąd rachunkowy jest rozumiany jako niewłaściwe ujęcie kosztu z powodu błędu w obliczeniach. Może to dotyczyć błędnych cen, wartości towarów na fakturze, czy nieprawidłowego kursu waluty.

Omyłka to natomiast „spostrzeżenie, sąd niezgodny z rzeczywistością, niewłaściwe postępowanie, posunięcie”. Za inną oczywistą omyłkę uznaje się np. ujęcie w kosztach faktury wystawionej na niewłaściwy podmiot. Omyłka musi mieć charakter pierwotny i być oczywista.

Poniższa tabela przedstawia przykłady zdarzeń uznawanych za błąd rachunkowy/omyłkę i zdarzeń nimi niebędących:

Korekta faktury a podatek VAT

Ustawa o VAT w art. 29a reguluje kwestie ustalania podstawy opodatkowania i jej zmian. Zasady ujmowania faktur korygujących zmniejszających i zwiększających podstawę opodatkowania są różne.

Korekty zmniejszające VAT

Moment ujęcia faktury korygującej zmniejszającej VAT zależy od tego, czy przepisy wymagają posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty z nabywcą.

Dokumentacja wymagana:

• Dokumenty potwierdzające uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie (np. umowa, aneks, korespondencja mailowa).
• Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę (dotyczy zasad obowiązujących do końca 2020 r., opcja dostępna do końca 2021 r. – pomijamy te regulacje w tym artykule).

Korekty zmniejszające bez wymogu dokumentacji:

W niektórych przypadkach, określonych w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, nie ma wymogu posiadania dokumentacji. Dotyczy to m.in.:

• Eksportu towarów i WDT
• Dostawy towarów i usług opodatkowanych poza terytorium kraju
• Sprzedaży energii, gazu, usług telekomunikacyjnych i niektórych usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy (np. woda, ścieki, odpady)
• Korekt, na których nie wykazano podatku (np. faktury VAT marża, faktury ze stawką ZW).
• Faktur korygujących w postaci ustrukturyzowanej (od 1 stycznia 2022 r.).

W przypadku korekt bez wymogu dokumentacji, moment ujęcia korekty VAT zależy od momentu powstania przyczyny korekty. Zazwyczaj przyjmuje się, że korekta powinna być ujęta w okresie, w którym powstała przyczyna korekty.

Korekty zmniejszające z wymogiem dokumentacji:

W przypadku korekt zmniejszających wymagających dokumentacji, sprzedawca ujmuje fakturę korygującą w ewidencji sprzedaży VAT:

• W dacie wystawienia korekty – jeśli posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie warunków korekty w okresie rozliczeniowym wystawienia korekty.
• W okresie rozliczeniowym uzyskania dokumentacji – jeśli dokumentacja została uzyskana po okresie wystawienia faktury korygującej.

Te zasady dotyczą korekt wystawianych z powodu:

• Udzielenia rabatów i opustów cenowych
• Zwrotu towarów lub opakowań
• Zwrotu części lub całości zapłaty (zaliczki)
• Pomyłki na fakturze, skutkującej wykazaniem wyższego podatku niż należny.

Kluczowe jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty i spełnienie uzgodnionych warunków. Ustawa o VAT nie definiuje tych pojęć, ale w praktyce akceptuje się różne formy dokumentacji, np. korespondencję mailową, aneksy do umów, regulaminy sprzedaży, protokoły zwrotu, potwierdzenia zapłaty.

Poniższa tabela wyjaśnia pojęcia uzgodnienia warunków korekty i ich spełnienia:

Poniżej przykłady sytuacji i momentów uzgodnienia i spełnienia warunków korekty oraz dokumentów:

Korekty zwiększające VAT

W przypadku korekt zwiększających podstawę opodatkowania VAT, korekty dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. W przypadku eksportu i WDT, zwiększenia dokonuje się nie wcześniej niż w okresie, w którym transakcje zostały wykazane.

Poniższa tabela przedstawia przykłady i momenty ujęcia korekt zwiększających:

Oznaczenia faktur korygujących w JPKV7

Faktury korygujące, podobnie jak zwykłe faktury sprzedaży, mogą podlegać oznaczeniom GTU i procedurom podatkowym w pliku JPKV7. Jeśli faktura korygująca jest wystawiana do faktury, która nie miała oznaczeń (bo przepisy nie obowiązywały w momencie jej wystawienia), to fakturę korygującą należy oznaczyć odpowiednimi kodami GTU, jeśli dotyczy.

Przykładowo, faktura korygująca do usług szkoleniowych (GTU_12) powinna być oznaczona kodem GTU_12, nawet jeśli faktura pierwotna nie była oznaczana (bo przepisy w tamtym czasie nie wymagały oznaczeń GTU).

Wystawienie faktury korygującej w serwisie ifirma.pl

Serwis ifirma.pl umożliwia wystawienie faktury korygującej do faktury, która została wcześniej wystawiona w serwisie. Nie można wystawić korekty do dokumentu pierwotnego, którego nie ma w systemie. Można wystawić wiele korekt do jednej faktury krajowej.

Krok po kroku – jak wystawić fakturę korygującą w ifirma.pl:

1. Ustaw miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia korekty.
2. Przejdź do zakładki Faktury → Lista faktur.
3. Wyświetl listę faktur z miesiąca wystawienia faktury pierwotnej.
4. Otwórz fakturę, którą chcesz skorygować, klikając na jej numer.
5. Na dole formularza faktury wybierz opcję Wystaw korektę.
6. Wypełnij formularz faktury korygującej:
• Data wystawienia – uzupełnij zgodnie ze stanem faktycznym.
• Termin płatności – domyślnie uzupełniany na podstawie faktury korygowanej, można usunąć.
• Miejsce wystawienia – domyślnie z ustawień konta.
• Seria numeracji – domyślnie wybrana seria dla faktur korygujących.
• Powód – obowiązkowe pole, wybierz z listy przyczynę korekty (np. zwrot towarów, rabat, pomyłka). Dodatkowe wyjaśnienie można wpisać w polu Uwagi.
• Spełniono warunki korekty do daty wystawienia – domyślnie zaznaczone dla korekt zmniejszających, informuje o posiadaniu dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty do końca miesiąca wystawienia korekty. Odznaczenie pola oznacza brak ujęcia korekty VAT w dacie wystawienia (wymaga ręcznego wprowadzenia).
• Pozycje faktury – było – uzupełniane automatycznie z faktury pierwotnej, nieedytowalne.
• Pozycje faktury – powinno być – wprowadź poprawne dane sprzedaży (ilość, cena, stawka VAT). W przypadku zwrotu towaru, w polu ilości wpisz zero.
• Rozliczenie korekty – uzupełniane automatycznie, pokazuje kwotę do zwrotu/dopłaty (nie uwzględnia płatności faktury pierwotnej).
• Uwagi – domyślnie z faktury pierwotnej, można zmienić.
• Płatności – domyślnie z faktury pierwotnej, forma płatności jest obowiązkowa.
• Dodatkowe – analogicznie jak w fakturze sprzedaży.
• JPK – uzupełnione zgodnie z oznaczeniami z dokumentu pierwotnego.
7. Zatwierdź fakturę korygującą, wybierając opcję Zatwierdź.

Po zatwierdzeniu korekty dostępne są funkcje edycji, wyświetlania faktury sprzedaży, wysyłki e-mailem, drukowania/zapisywania.

Księgowanie faktury korygującej w serwisie ifirma.pl

Sposób księgowania faktury korygującej w serwisie ifirma.pl zależy od:

• Powodu korekty (pomyłka czy inny powód)
• Zmiany wartości faktury (zmniejszająca czy zwiększająca)
• Daty wystawienia korekty w stosunku do faktury pierwotnej
• Oznaczenia pola „Spełniono warunki korekty do daty wystawienia” (dla korekt zmniejszających VAT).

W zależności od tych czynników, system wyświetli różne komunikaty po zatwierdzeniu korekty, informujące o sposobie jej ujęcia w ewidencjach.

Komunikaty serwisu i ich znaczenie:

• „Faktura korygująca „numer korekty” została zapisana.” – Korekta ujęta w dacie wystawienia w ewidencji sprzedaży VAT i podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) / ewidencji przychodów (ryczałt). Dotyczy korekt zwiększających, korekt zmniejszających z zaznaczonym polem „Spełniono warunki korekty…”, oraz korekt z powodu pomyłki wystawionych w tym samym okresie co faktura pierwotna.
• „Faktura korygująca została zaksięgowana w Księdze przychodów i rozchodów i w Ewidencji sprzedaży VAT w okresie miesiąc / rok. Proszę ponownie wyliczyć podatek dochodowy i VAT za ten okres.” – Korekta ujęta wstecz (w okresie faktury pierwotnej) w KPiR/ewidencji przychodów i ewidencji sprzedaży VAT. Dotyczy korekt zwiększających z powodu pomyłki, wystawionych w innym miesiącu niż faktura pierwotna. Wymaga korekty rozliczeń za poprzednie okresy.
• „Faktura korygująca nie została zaksięgowana do Ewidencji sprzedaży VAT. Należy wprowadzić ją ręcznie korzystając z przychodu uniwersalnego VAT w okresie, gdy zostaną spełnione warunki korekty uzgodnione z nabywcą.” – Korekta nieujęta w ewidencji sprzedaży VAT automatycznie. Wymaga ręcznego wprowadzenia korekty VAT jako „przychód uniwersalny VAT” w okresie spełnienia warunków korekty. Dotyczy korekt zmniejszających z odznaczonym polem „Spełniono warunki korekty…”. Korekta ujęta w KPiR/ewidencji przychodów w dacie wystawienia.
• „Faktura korygująca została zaksięgowana w Księdze przychodów i rozchodów w okresie (miesiąc/rok). Proszę ponownie wyliczyć podatek dochodowy za ten okres.” – Korekta ujęta wstecz w KPiR/ewidencji przychodów. Nieujęta w ewidencji sprzedaży VAT automatycznie (wymaga ręcznego wprowadzenia). Dotyczy korekt zmniejszających z powodu pomyłki, wystawionych w innym okresie niż faktura pierwotna, z odznaczonym polem „Spełniono warunki korekty…”.

Korekty zmniejszające są ujmowane w ewidencjach ze znakiem minus, w analogicznych kolumnach KPiR/stawkach ryczałtu jak faktura pierwotna.

Przykłady księgowań faktur korygujących

Poniżej przedstawiamy przykłady księgowań faktur korygujących dla przedsiębiorców prowadzących KPiR i rozliczających się ryczałtem.

Przykłady dla KPiR

Przykład 1. Zwrot towarów

Sprzedaż towarów w lipcu, zwrot towarów przez nabywcę w sierpniu. Faktura korygująca wystawiona w sierpniu. Korekta ujęta w KPiR i ewidencji sprzedaży VAT w sierpniu (dacie wystawienia korekty).

Przykład 2. Udzielenie rabatu (wariant a i b)

Propozycja rabatu wysłana w maju. Faktura pierwotna z maja.

Wariant a) Akceptacja rabatu i wystawienie faktury korygującej w maju. Dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie i spełnienie warunków korekty posiadana do końca maja. Korekta ujęta w KPiR i ewidencji sprzedaży VAT w maju.

Wariant b) Dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie i spełnienie warunków korekty uzyskana w czerwcu. Faktura korygująca wystawiona w maju (pole „Spełniono warunki…” odznaczone). Korekta VAT ujęta ręcznie jako „przychód uniwersalny VAT” w czerwcu, korekta w KPiR w maju (dacie wystawienia korekty).

Przykład 3. Pomyłka w cenie – zawyżenie

Sprzedaż w sierpniu, pomyłka w cenie zauważona we wrześniu, faktura korygująca wystawiona we wrześniu. Korekta w KPiR ujęta w sierpniu (okres faktury pierwotnej), korekta VAT w ewidencji sprzedaży VAT w wrześniu (dacie wystawienia korekty).

Przykład 4. Pomyłka w ilości – zaniżenie

Sprzedaż we wrześniu, pomyłka w ilości zauważona w październiku, faktura korygująca wystawiona w październiku. Korekta w KPiR i ewidencji sprzedaży VAT ujęta we wrześniu (okres faktury pierwotnej). Wymaga korekty JPKV7 i deklaracji PIT.

Przykład 5. Pomyłka w stawce VAT – zaniżenie

Usługi remontowe w lipcu, błędna stawka 8% zamiast 23%, błąd zauważony w sierpniu, faktura korygująca wystawiona w sierpniu. Korekta w KPiR i ewidencji sprzedaży VAT ujęta w lipcu (okres faktury pierwotnej). Wymaga korekty JPKV7 i deklaracji PIT.

Przykład 6. Pomyłka w stawce VAT – zawyżenie

Usługi remontowe w lipcu, błędna stawka 23% zamiast 8%, błąd zauważony we wrześniu, faktura korygująca wystawiona we wrześniu, zwrot VAT nabywcy. Korekta w KPiR bez wpływu na podatek dochodowy, korekta VAT w ewidencji sprzedaży VAT w wrześniu (dacie wystawienia korekty).

Przykłady 7 i 8. Błędna data sprzedaży i wystawienia

Przykłady korekt dat sprzedaży i wystawienia faktury – korekta przed i po złożeniu JPKV7, opisują sposób postępowania i ręcznego wprowadzania korekt poprzez „przychód uniwersalny VAT”.

Przykład 9. Brak oznaczenia GTU

Faktura za usługi doradcze bez GTU_12. Korekta GTU w JPKV7 – edycja faktury przed JPKV7 lub ręczne wpisy stornujące i korygujące w ewidencji VAT po JPKV7.

Przykłady dla ryczałtu

Przykłady 10-22 przedstawiają analogiczne sytuacje jak w przykładach 1-9, ale dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem. Zasady księgowania korekt w ewidencji przychodów i ewidencji sprzedaży VAT są podobne, z uwzględnieniem specyfiki ryczałtu.

Pytania i odpowiedzi (FAQ)

Czy fakturę i korektę do zera należy księgować?

Tak, ale to zależy od sytuacji. Faktury wystawionej przez pomyłkę, która nie dokumentuje rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, oraz jej korekty do zera, nie trzeba wprowadzać do księgi podatkowej. Ujęciu podlegają faktury dokumentujące faktycznie poniesione koszty uzyskania przychodów.

Jeśli jednak „pusta” faktura kosztowa została już wpisana do księgi, należy dokonać korekty kosztów w tym samym miesiącu, wpisując wartości z faktury korygującej ze znakiem minus lub na czerwono. Zapis korygujący powinien być w tej samej kolumnie, co pierwotny koszt.

Czy można skorygować fakturę sprzed 5 lat?

Nie można wystawić faktury korygującej do faktury sprzed 5 lat, jeśli zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu. Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jeśli zachodzi konieczność zwrotu zaliczki wpłaconej w okresie przedawnionym, zwrot należy dokonać w kwocie netto i udokumentować notą. Nie ma prawa do obniżenia podatku należnego VAT przez sprzedawcę ani obowiązku korekty VAT naliczonego przez nabywcę.

Pamiętaj, że w razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że księgowanie faktur korygujących jest prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak prawidłowo księgować fakturę korygującą?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.