Czy biuro rachunkowe może wysłać sprawozdanie finansowe do KRS?

Wielu przedsiębiorców korzystających z usług biur rachunkowych zastanawia się, czy biuro rachunkowe może w ich imieniu złożyć sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i wymaga zrozumienia przepisów dotyczących składania sprawozdań finansowych oraz roli biura rachunkowego w tym procesie. W niniejszym artykule wyjaśnimy, kto jest odpowiedzialny za złożenie sprawozdania, jak biuro rachunkowe może pomóc w tym procesie oraz jakie są aktualne terminy składania dokumentów.

Kto jest odpowiedzialny za złożenie sprawozdania finansowego do KRS?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, odpowiedzialność za złożenie rocznego sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym spoczywa na kierowniku jednostki. Nawet jeśli księgi rachunkowe prowadzone są przez zewnętrzne biuro rachunkowe, to kierownik jednostki, a nie biuro, jest prawnie zobowiązany do tego działania.

Kim jest kierownik jednostki? Definicja ta zależy od formy prawnej przedsiębiorstwa. Poniższa tabela przedstawia, kto jest uznawany za kierownika jednostki w zależności od formy prawnej:

Zatem, to członkowie zarządu, wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub komplementariusze są odpowiedzialni za formalne złożenie sprawozdania finansowego do KRS.

Kto może technicznie złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Chociaż odpowiedzialność spoczywa na kierowniku jednostki, to przepisy Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym dopuszczają możliwość złożenia dokumentów przez inne osoby za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Od 1 kwietnia 2019 roku sprawozdanie finansowe może złożyć:

• Osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze przedsiębiorców, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
• Posiadający pełnomocnictwo adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny o ile jego PESEL jest ujawniony przez Naczelną Radę Adwokacką i Krajową Radę Radców Prawnych.

Oznacza to, że oprócz kierownika jednostki, sprawozdanie finansowe może złożyć również prokurent, radca prawny, adwokat lub prawnik zagraniczny, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów, takich jak posiadanie pełnomocnictwa i ujawnienie numeru PESEL w odpowiednich rejestrach. Ważne jest, aby osoby te posiadały e-podpis (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty), który jest niezbędny do elektronicznego złożenia dokumentów.

Rola biura rachunkowego w procesie składania sprawozdania finansowego do KRS

Biuro rachunkowe, choć nie może formalnie wysłać sprawozdania finansowego do KRS w imieniu klienta, odgrywa kluczową rolę w tym procesie. Przede wszystkim, biuro rachunkowe jest odpowiedzialne za prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Do zadań biura należy:

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych i przygotowanie danych finansowych.
• Sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej oraz, w zależności od wymogów, rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym.
• Zapewnienie, że sprawozdanie finansowe jest rzetelne, zrozumiałe i kompletne.
• Przygotowanie sprawozdania finansowego w formacie XML, wymaganym do elektronicznego złożenia w KRS.

Ponadto, biuro rachunkowe może służyć klientowi pomocą techniczną i doradczą w procesie składania sprawozdania. Biuro może:

• Uświadomić klienta o konieczności złożenia sprawozdania finansowego i terminach.
• Poinformować, kto w firmie klienta jest uprawniony do podpisania i wysłania sprawozdania.
• Doradzić w zakresie uzyskania e-podpisu przez osoby uprawnione.
• Pomóc w przetestowaniu procesu składania sprawozdania do KRS, sprawdzając poprawność formatu XML i unikając błędów.
• Udzielić wsparcia technicznego w przypadku problemów z podpisaniem lub wysyłką sprawozdania.

Podsumowując, biuro rachunkowe jest nieocenionym partnerem w procesie sporządzania i składania sprawozdania finansowego do KRS, choć formalnie nie może dokonać wysyłki w imieniu klienta. Jego rola koncentruje się na prawidłowym przygotowaniu dokumentacji i wsparciu technicznym klienta.

Terminy składania sprawozdań finansowych do KRS

Standardowy termin na złożenie sprawozdania finansowego do KRS wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Z kolei zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, który zazwyczaj przypada na 31 grudnia. W praktyce, dla większości firm rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, co oznacza, że:

• Dzień bilansowy: 31 grudnia.
• Termin zatwierdzenia sprawozdania: do 30 czerwca.
• Termin złożenia sprawozdania do KRS: do 15 lipca.

Warto pamiętać, że terminy te mogą ulec zmianie w wyjątkowych sytuacjach, takich jak pandemia COVID-19. W okresach pandemii, terminy zatwierdzenia i złożenia sprawozdań finansowych były przesuwane. Aktualne informacje o obowiązujących terminach zawsze warto sprawdzić na stronach rządowych lub w komunikatach KRS.

Elektroniczne sprawozdanie finansowe – krok po kroku

Obecnie, sprawozdania finansowe do KRS składa się wyłącznie elektronicznie. Nie ma możliwości składania dokumentów w formie papierowej. Proces ten wymaga:

1. Przygotowanie sprawozdania finansowego w formacie XML: Można skorzystać z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/. Aplikacja ta pozwala wygenerować prawidłowy plik XML.
2. Podpisanie sprawozdania elektronicznym podpisem: Sprawozdanie finansowe oraz inne dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez osoby uprawnione (kierownika jednostki i osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych).
3. Zalogowanie się do portalu eKRS: Należy założyć konto na portalu eKRS ( https://ekrs.ms.gov.pl/home) i zalogować się za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
4. Wyszukanie podmiotu po numerze KRS: W systemie eKRS należy wyszukać firmę, dla której składane jest sprawozdanie, wpisując numer KRS.
5. Dołączenie dokumentów: Należy dołączyć wszystkie wymagane dokumenty, takie jak sprawozdanie finansowe (XML), sprawozdanie z działalności, uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania, opinię biegłego rewidenta (jeśli dotyczy). Każdy dokument powinien być oddzielnym plikiem.
6. Złożenie oświadczenia i weryfikacja: Należy złożyć oświadczenie potwierdzające prawidłowość danych i podpisanie dokumentów przez uprawnione osoby. Następnie należy zweryfikować poprawność zgłoszenia.
7. Wysłanie zgłoszenia do repozytorium: Po weryfikacji i podpisaniu zgłoszenia, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie do repozytorium”.

Kto musi podpisać elektroniczne sprawozdanie finansowe?

Elektroniczne sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez:

• Osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowego z biura rachunkowego, jeśli księgi są prowadzone zewnętrznie).
• Kierownika jednostki, a w przypadku organu wieloosobowego – wszystkich członków tego organu lub jednego z członków zarządu, jeśli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy.

Dokumentacja składana do KRS – co jest wymagane?

Do KRS należy złożyć nie tylko samo sprawozdanie finansowe. W zależności od rodzaju jednostki i wymogów, do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się również:

• Sprawozdanie z działalności (dla jednostek wymienionych w art. 49 ust. 1 Ustawy o rachunkowości).
• Uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i o podziale zysku lub pokryciu straty.
• Opinię biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu).
• Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej (jeśli dotyczy).

Wszystkie dokumenty, z wyjątkiem uchwał, powinny być w formie elektronicznej i podpisane elektronicznie. Uchwały można dołączyć w formie skanu.

Opłaty za składanie sprawozdań finansowych do KRS

Składanie sprawozdań finansowych do KRS zasadniczo jest bezpłatne, jeśli dokonuje się go poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych i robi to osoba, której numer PESEL jest ujawniony w KRS (np. członek zarządu). Opłata w wysokości 140 zł pobierana jest w systemie S24, na przykład w sytuacji, gdy sprawozdanie składa pełnomocnik, syndyk lub osoba bez numeru PESEL ujawnionego w KRS.

Oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego

Nie wszystkie podmioty gospodarcze są zobowiązane do sporządzania i składania rocznych sprawozdań finansowych do KRS. Dotyczy to np. wspólników spółek partnerskich lub spółek jawnych osób fizycznych, jeśli spełniają określone warunki (np. nie prowadzą ksiąg rachunkowych lub ich przychody netto nie przekroczyły 2 mln euro). W takich przypadkach należy złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Oświadczenie to składa się elektronicznie poprzez portal eKRS.

Jak pobrać sprawozdania finansowe z KRS?

Sprawozdania finansowe złożone w KRS są publicznie dostępne. Można je przeglądać i pobierać online poprzez portal eKRS. Dostęp do sprawozdań jest bezpłatny.

Podsumowanie i FAQ

Podsumowując, biuro rachunkowe nie może wysłać sprawozdania finansowego do KRS w imieniu klienta, ale odgrywa kluczową rolę w procesie przygotowania i wsparcia technicznego. Odpowiedzialność za złożenie sprawozdania spoczywa na kierowniku jednostki, ale technicznie wysyłki mogą dokonać również inne uprawnione osoby, posiadające e-podpis. Proces składania sprawozdania jest w pełni elektroniczny i wymaga przygotowania dokumentów w formacie XML oraz podpisania ich elektronicznie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

P: Czy księgowa z biura rachunkowego może wysłać sprawozdanie finansowe do KRS?

O: Nie, księgowa z biura rachunkowego nie może formalnie wysłać sprawozdania finansowego do KRS w imieniu klienta. Odpowiedzialność za to spoczywa na kierowniku jednostki.

P: Kto w firmie klienta powinien złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

O: Sprawozdanie finansowe powinien złożyć kierownik jednostki, czyli członek zarządu, wspólnik prowadzący sprawy spółki lub komplementariusz, w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa.

P: Czy biuro rachunkowe może pomóc w wysyłce sprawozdania do KRS?

O: Tak, biuro rachunkowe może i powinno pomóc klientowi w procesie składania sprawozdania, przygotowując dokumenty, doradzając technicznie i wspierając w procesie elektronicznej wysyłki.

P: Czy potrzebny jest podpis elektroniczny do złożenia sprawozdania finansowego do KRS?

O: Tak, złożenie sprawozdania finansowego do KRS wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego przez osoby uprawnione do podpisania dokumentów.

P: Jaki jest termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS?

O: Standardowy termin to 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, które powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Aktualne terminy zawsze warto weryfikować, gdyż mogą ulec zmianie.

Mamy nadzieję, że ten artykuł rozwiał Twoje wątpliwości dotyczące składania sprawozdań finansowych do KRS i roli biura rachunkowego w tym procesie. Pamiętaj, że prawidłowe i terminowe złożenie sprawozdania jest kluczowe dla uniknięcia problemów prawnych i finansowych Twojej firmy.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy biuro rachunkowe może wysłać sprawozdanie finansowe do KRS?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.