Programy do uproszczonej księgowości NGO

Prowadzenie księgowości w organizacji pozarządowej może wydawać się skomplikowane, ale na szczęście polskie prawo przewiduje uproszczenia dla podmiotów trzeciego sektora. Jednym z nich jest możliwość rezygnacji z pełnej księgowości na rzecz uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK). To rozwiązanie dedykowane organizacjom społecznym, które pozwala na znaczące uproszczenie formalności. W tym artykule przyjrzymy się bliżej dostępnym narzędziom, które ułatwią prowadzenie UEPiK, analizując ich zalety i wady, aby pomóc Ci wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej organizacji.

Excel – darmowe, ale ryzykowne rozwiązanie?

Excel, popularny arkusz kalkulacyjny, często jawi się jako pierwsze i najprostsze rozwiązanie do prowadzenia uproszczonej ewidencji. Jego główną zaletą jest dostępność i brak dodatkowych kosztów, szczególnie jeśli korzystasz z darmowych odpowiedników jak LibreOffice Calc czy Arkusze Google. Organizacje pozarządowe mogą skorzystać z gotowych wzorów dokumentów UEPiK, udostępnionych bezpłatnie przez portal ngo.pl. To niewątpliwie plus dla budżetu NGO.

Jednak korzystanie z Excela w kontekście księgowości uproszczonej ma swoje poważne wady. W przeciwieństwie do programów księgowych, Excel nie rejestruje historii zmian, co oznacza, że przypadkowe usunięcie danych lub wprowadzenie błędów może być trudne do wykrycia i naprawienia. Brak kontroli nad wprowadzonymi danymi to kolejne ryzyko – Excel nie weryfikuje poprawności wpisów, nie podpowiada, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione, i nie ostrzega przed potencjalnymi nieprawidłowościami. W przypadku bardziej rozbudowanej ewidencji, ręczne operacje w Excelu mogą stać się czasochłonne i podatne na błędy ludzkie.

Portal Gofin również oferuje wzory dokumentów UEPiK, dostępne w formacie PDF do ręcznego wypełnienia lub w edytowalnej wersji .gofin. Korzystanie z wersji elektronicznej wymaga zakupu programu „Druki Gofin”, którego roczny koszt wynosi około 200 zł. Choć to rozwiązanie jest tańsze niż dedykowane programy księgowe, nadal bazuje na arkuszach kalkulacyjnych z ograniczeniami podobnymi do Excela.

Zalety i wady Excela w UEPiK

Programy księgowe – profesjonalne narzędzia z wyższej półki

Dla organizacji, które cenią sobie bezpieczeństwo danych, kontrolę i automatyzację procesów księgowych, dedykowane programy księgowe stanowią znacznie lepsze rozwiązanie niż Excel. Na rynku dostępne są programy, które obsługują również uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Wśród nich, po dokładnej analizie, można wyróżnić Ognik i RewizorNEXO.

Ognik to program, którego roczny koszt licencji wynosi około 499 zł. Z kolei RewizorNEXO jest nieco droższy, z roczną opłatą w wysokości 1199 zł. Wyższa cena programów księgowych wiąże się z szeregiem korzyści. Przede wszystkim, programy te monitorują poprawność wprowadzanych danych, ostrzegają przed błędami i chronią przed przypadkowym usunięciem istotnych informacji. Automatyzują wiele procesów, takich jak generowanie raportów i zestawień, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Warto jednak pamiętać, że nawet programy z „wieczystą licencją”, jak sugeruje się w przypadku Ognika, wymagają corocznych aktualizacji, które są dodatkowo płatne. Zmiany w przepisach podatkowych i rachunkowych są częste, a aktualizacje programu są niezbędne, aby ewidencja była prowadzona zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Kolejną kwestią jest czas potrzebny na naukę obsługi programu. Programy księgowe, choć intuicyjne, wymagają pewnego zapoznania się z interfejsem i funkcjonalnościami. Producenci oferują tutoriale i instrukcje, jednak często są one skierowane do osób z podstawową wiedzą księgową. Dlatego, jeśli nie masz doświadczenia w księgowości, początki mogą być wyzwaniem. W takim przypadku, warto rozważyć konsultację z księgową lub skorzystanie ze szkoleń.

Zalety i wady programów księgowych w UEPiK

E-programy do UEPiK – księgowość online

Wraz z rozwojem technologii, na rynku pojawiły się również e-programy do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Jednym z dostępnych narzędzi online jest epik24.pl. To płatne rozwiązanie (35 zł miesięcznie w 2023 roku), które nie oferuje darmowej wersji próbnej. E-programy stanowią alternatywę dla tradycyjnych programów instalowanych na komputerze, oferując dostęp do danych z dowolnego miejsca z dostępem do internetu.

E-narzędzia zastępują tradycyjne arkusze Excela, eliminując wiele ich wad. Zmniejszają ryzyko popełnienia błędów dzięki wbudowanym mechanizmom kontroli i walidacji danych. Dostępność online i często intuicyjny interfejs sprawiają, że mogą być atrakcyjną opcją, szczególnie dla mniejszych organizacji.

Warto wspomnieć o projekcie Fundacji Cadmus, która pracowała nad nowym narzędziem do UEPiK (uepik.org). Niestety, na chwilę obecną strona projektu nie jest aktywna, a przyszłość tego narzędzia pozostaje niepewna.

Zalety i wady e-programów do UEPiK

Podsumowanie – jak wybrać najlepszy program do UEPiK?

Wybór odpowiedniego programu do uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zależy od indywidualnych potrzeb i możliwości organizacji. Excel, choć darmowy, niesie ze sobą ryzyko błędów i utraty danych, dlatego jest rekomendowany jedynie dla bardzo małych organizacji z minimalną ilością operacji księgowych.

Programy księgowe, takie jak Ognik i RewizorNEXO, oferują profesjonalne rozwiązania z kontrolą i automatyzacją, ale wiążą się z wyższym kosztem i koniecznością nauki obsługi. Są odpowiednie dla organizacji, które cenią sobie bezpieczeństwo i efektywność.

E-programy, jak epik24.pl, stanowią ciekawą alternatywę, łącząc dostęp online z funkcjonalnościami programów księgowych. Mogą być dobrym wyborem dla organizacji poszukujących elastyczności i nowoczesnych rozwiązań.

Przed podjęciem decyzji, warto zastanowić się nad następującymi kwestiami:

• Budżet organizacji – czy stać nas na płatny program, czy musimy ograniczyć się do darmowych rozwiązań?
• Wielkość organizacji i ilość operacji księgowych – im większa skala działalności, tym bardziej profesjonalne narzędzie będzie potrzebne.
• Umiejętności księgowe osób prowadzących ewidencję – czy potrzebujemy programu z intuicyjnym interfejsem i wsparciem technicznym?
• Potrzeba dostępu online – czy ważne jest, aby mieć dostęp do danych z różnych miejsc?

Analiza tych czynników pomoże Ci wybrać narzędzie, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji i ułatwi prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Programy do uproszczonej księgowości NGO, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.