Czy podmiot świadczący usługi może księgować koszty w zespole 5?

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku

27/03/2025

Rating: 4.72 (4902 votes)

Zatrudnienie nowego pracownika to strategiczna decyzja, która wymaga dokładnej analizy finansowej. Przedsiębiorcy często skupiają się na wynagrodzeniu brutto, zapominając o szeregu dodatkowych opłat i kosztów, które znacząco podnoszą całkowity wydatek związany z zatrudnieniem. W 2025 roku, z uwagi na wzrost płacy minimalnej, kwestia kosztów zatrudnienia pracownika staje się jeszcze bardziej istotna. Zrozumienie wszystkich elementów składających się na ten koszt jest kluczowe dla efektywnego zarządzania budżetem firmy i podejmowania świadomych decyzji kadrowych.

Jak zaksięgować umowę o dzieło w księdze handlowej?
Czytelnicy koszt wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło powinni wpisywać do księgi podatkowej pod datą ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji. Ujmuje się je w wysokości brutto w kolumnie 12 "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze".
Spis treści

Co to jest koszt zatrudnienia pracownika?

Koszt zatrudnienia pracownika to suma wszystkich wydatków, jakie ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem danej osoby. Nie ogranicza się on jedynie do wypłacanego wynagrodzenia. Obejmuje on zarówno bezpośrednie płatności na rzecz pracownika i instytucji państwowych, jak i szereg kosztów pośrednich, często mniej widocznych, ale równie istotnych. Mówiąc najprościej, jest to całkowita kwota, jaką firma musi przeznaczyć, aby pracownik mógł efektywnie wykonywać swoje obowiązki.

Całkowity koszt pracodawcy przy umowie o pracę

Umowa o pracę generuje zazwyczaj najwyższe koszty zatrudnienia dla pracodawcy. Składają się na nie:

  • Wynagrodzenie brutto: Podstawowa kwota wynagrodzenia pracownika przed odliczeniem składek i podatków.
  • Składki ZUS finansowane przez pracodawcę: Emerytalna, rentowa, wypadkowa, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Te składki znacząco podnoszą koszt zatrudnienia.
  • Wpłaty na PPK: Pracownicze Plany Kapitałowe, jeśli pracownik przystąpi do programu.
  • Koszty pośrednie: Badania lekarskie, szkolenia BHP, przygotowanie stanowiska pracy, koszty związane z urlopami i zwolnieniami lekarskimi.

Warto pamiętać, że koszty związane z umową o pracę są regulowane Kodeksem Pracy, co zapewnia pracownikowi szeroki zakres praw i świadczeń, ale jednocześnie generuje wyższe obciążenia dla pracodawcy.

Całkowity koszt pracodawcy przy umowie zlecenie

Umowa zlecenie, będąca umową cywilnoprawną, charakteryzuje się nieco innymi kosztami. Koszty te zależą od statusu zleceniobiorcy (np. czy jest to jedyne źródło dochodu, czy jest studentem). W ogólnym przypadku koszty umowy zlecenia obejmują:

  • Wynagrodzenie brutto: Podstawa, podobnie jak w umowie o pracę.
  • Składki ZUS: W pewnych sytuacjach zleceniodawca jest zobowiązany do odprowadzania składek ZUS (emerytalnej, rentowej, wypadkowej, zdrowotnej). Składki mogą być opłacane zarówno przez zleceniodawcę, jak i zleceniobiorcę, w zależności od konkretnych okoliczności.
  • Wpłaty na PPK: Podobnie jak w umowie o pracę, mogą wystąpić wpłaty na PPK.

Minimalna stawka godzinowa w umowie zlecenie jest istotnym elementem kosztotwórczym, szczególnie w 2025 roku, kiedy uległa ona podwyższeniu. Umowa zlecenie jest bardziej elastyczna niż umowa o pracę, ale wciąż wiąże się z kosztami składek i potencjalnymi wpłatami na PPK.

Całkowity koszt zatrudnienia na umowę o dzieło

Umowa o dzieło jest najbardziej uproszczoną formą zatrudnienia pod względem kosztów. W większości przypadków jedynym kosztem jest:

  • Wynagrodzenie brutto: Kwota uzgodniona za wykonanie konkretnego dzieła.

Zasadniczo, od umowy o dzieło nie są odprowadzane składki ZUS (wyjątkiem jest umowa o dzieło zawarta z własnym pracodawcą). Nie obowiązuje również minimalne wynagrodzenie ani stawka godzinowa. Umowa o dzieło jest najmniej kosztowna, ale jej zastosowanie jest ograniczone do specyficznych zadań o konkretnym rezultacie.

Płaca minimalna w 2025 roku i jej wpływ na koszty zatrudnienia

Płaca minimalna jest kluczowym czynnikiem wpływającym na koszty zatrudnienia. Jej wzrost bezpośrednio przekłada się na wzrost tych kosztów. W 2025 roku płaca minimalna wynosi 4666 zł brutto. Wzrost płacy minimalnej pociąga za sobą nie tylko wyższe wynagrodzenia dla pracowników, ale również wzrost:

  • Składek ZUS: Wyższe wynagrodzenie brutto oznacza wyższe podstawy do naliczania składek ZUS finansowanych zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.
  • Wpłat na PPK: Podobnie jak w przypadku składek ZUS, wpłaty na PPK są procentowo powiązane z wynagrodzeniem brutto.

Wzrost płacy minimalnej w 2025 roku, w porównaniu do roku 2024, jest znaczący i przedsiębiorcy muszą uwzględnić to w swoich kalkulacjach kosztów zatrudnienia. Planowanie budżetu firmy musi uwzględniać te zmiany, aby uniknąć nieprzewidzianych wydatków.

Szczegółowe wyliczenie kosztów zatrudnienia pracownika na umowę o pracę

Aby dokładnie zobrazować, co składa się na koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę, przyjrzyjmy się szczegółowym wyliczeniom. Koszty dzielimy na bezpośrednie i pośrednie.

Jak wypełnić umowę?
JAKIE ELEMENTY POWINNA ZAWIERAĆ UMOWA?1przedmiot umowy,2prawidłowo określone strony umowy,3data i miejsce zawarcia umowy,4zakres współpracy/przedmiot sprzedaży,5termin realizacji umowy,6prawa i obowiązki stron,7zakres poufności przekazywanych informacji (jeśli dotyczy),8wynagrodzenie, zasady i terminy jego płatności.

Bezpośrednie koszty zatrudnienia

  1. Wynagrodzenie brutto: Podstawa wyliczeń, ustalona w umowie o pracę.
  2. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę:
    • Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% wynagrodzenia brutto
    • Ubezpieczenie rentowe: 6,50% wynagrodzenia brutto
    • Ubezpieczenie wypadkowe: około 1,67% (stopa procentowa może się różnić w zależności od branży)
    • Fundusz Pracy (FP): 2,45% wynagrodzenia brutto
    • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1% wynagrodzenia brutto
  3. Wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK):
    • Wpłata podstawowa pracodawcy: 1,5% wynagrodzenia brutto
    • Wpłata dodatkowa pracodawcy (opcjonalna): do 2,5% wynagrodzenia brutto
  4. Składki ZUS finansowane przez pracownika (potrącane z wynagrodzenia brutto):
    • Ubezpieczenie emerytalne
    • Ubezpieczenie rentowe
    • Ubezpieczenie chorobowe
    • Ubezpieczenie zdrowotne
  5. Zaliczka na podatek dochodowy: Obliczana zgodnie ze skalą podatkową, uwzględniająca koszty uzyskania przychodu i ulgi podatkowe.

Pośrednie koszty zatrudnienia

  1. Szkolenia i badania lekarskie: Koszty badań wstępnych, okresowych, szkoleń BHP i PPOŻ.
  2. Przeszkolenie pracownika i wdrożenie w strukturę firmy: Czas pracy menedżerów i współpracowników poświęcony na onboarding nowego pracownika.
  3. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych: Koszty szkoleń, kursów, konferencji, dofinansowania studiów.
  4. Przygotowanie stanowiska pracy: Zakup sprzętu komputerowego, mebli, narzędzi, oprogramowania.
  5. Bezpieczne i higieniczne warunki pracy: Inwestycje w ergonomię, oświetlenie, wentylację, środki ochrony indywidualnej.
  6. Koszty związane z nieobecnościami pracownika: Wynagrodzenie chorobowe (płatne przez pracodawcę przez pierwsze 33 dni), wynagrodzenie urlopowe, koszty zastępstw.
  7. Benefity pracownicze: Prywatna opieka medyczna, karty sportowe, ubezpieczenia grupowe, bony, dofinansowanie do wypoczynku.
  8. Odzież robocza i posiłki: W niektórych branżach obowiązkowe jest zapewnienie odzieży roboczej i posiłków regeneracyjnych.
  9. Koszty rekrutacji: Ogłoszenia o pracę, usługi agencji rekrutacyjnych, czas poświęcony na selekcję kandydatów i rozmowy kwalifikacyjne.

Przykład wyliczenia kosztu zatrudnienia – wynagrodzenie 5000 zł brutto

Załóżmy, że pracownik zarabia 5000 zł brutto na umowie o pracę. Orientacyjne wyliczenie całkowitego kosztu zatrudnienia może wyglądać następująco:

  • Wynagrodzenie brutto: 5000 zł
  • Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (około 20% wynagrodzenia brutto): 1000 zł
  • Wpłata na PPK (1,5%): 75 zł
  • Koszty pośrednie (szacunkowo): Trudne do jednoznacznego oszacowania, ale mogą wynieść od kilkuset do kilku tysięcy złotych rocznie na pracownika (rozłożone miesięcznie to dodatkowe koszty).

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika z wynagrodzeniem 5000 zł brutto, uwzględniając tylko bezpośrednie koszty, to już ponad 6075 zł. Dodając koszty pośrednie, kwota ta może być znacznie wyższa. Warto pamiętać, że jest to uproszczony przykład, a rzeczywiste koszty mogą się różnić w zależności od indywidualnych czynników.

Koszty pracodawcy – umowy cywilnoprawne (zlecenie i o dzieło)

W przypadku umów cywilnoprawnych, koszty pracodawcy różnią się znacząco od umowy o pracę. Relacje prawne regulowane są Kodeksem Cywilnym, a nie Kodeksem Pracy, co wpływa na zakres obowiązków i kosztów.

Szczegółowe koszty pracodawcy przy umowie zlecenie

Koszty związane z umową zlecenie są bardziej złożone niż w przypadku umowy o dzieło, ale zazwyczaj niższe niż w umowie o pracę. W 2025 roku kluczowa jest minimalna stawka godzinowa, która wynosi 30,50 zł brutto za godzinę. Koszty umowy zlecenia obejmują:

  • Wynagrodzenie brutto: Minimum wynikające z minimalnej stawki godzinowej lub wyższe, ustalone w umowie.
  • Składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę: Emerytalna (9,76%), rentowa (6,50%), wypadkowa (około 1,67%), Fundusz Pracy (2,45%), FGŚP (0,10%).
  • Składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę (potrącane z wynagrodzenia brutto): Emerytalna (9,76%), rentowa (1,50%), zdrowotna (9,00%), chorobowa (dobrowolna, 2,45%).
  • Wpłaty na PPK: Obowiązkowe, jeśli zleceniobiorca spełnia warunki.

Szczegółowe koszty pracodawcy przy umowie o dzieło

Umowa o dzieło jest najprostsza pod względem kosztów. W większości przypadków koszt ogranicza się do:

  • Wynagrodzenie brutto: Kwota uzgodniona za wykonanie dzieła.

Jak wspomniano, zasadniczo nie ma składek ZUS ani minimalnego wynagrodzenia w umowie o dzieło. Jest to najtańsza forma zatrudnienia, ale należy pamiętać o specyfice i ograniczeniach stosowania tej umowy.

Jak obliczyć wynagrodzenie brutto, aby otrzymać 5000 zł netto?

Często pracownicy i pracodawcy chcą wiedzieć, jakie wynagrodzenie brutto trzeba ustalić, aby pracownik otrzymał określoną kwotę netto, np. 5000 zł „na rękę”. W 2025 roku, przy uwzględnieniu aktualnych stawek podatków i składek, aby pracownik na umowie o pracę otrzymał 5000 zł netto, wynagrodzenie brutto powinno wynosić około 6962 zł. W takim przypadku całkowity koszt pracodawcy wyniesie około 8388 zł. Kalkulatory wynagrodzeń online mogą pomóc w dokładnym wyliczeniu tych kwot, uwzględniając indywidualne parametry, takie jak ulgi podatkowe.

Podsumowanie

Koszty zatrudnienia pracownika to złożona kwestia, na którą wpływa wiele czynników – rodzaj umowy, wysokość wynagrodzenia, zmiany w przepisach dotyczących płacy minimalnej i składek ZUS. Świadomość wszystkich elementów składających się na te koszty jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy. Dokładna kalkulacja i analiza kosztów zatrudnienia pozwala na efektywne planowanie budżetu firmy, podejmowanie racjonalnych decyzji kadrowych i unikanie nieprzewidzianych wydatków. W 2025 roku, z uwagi na wzrost płacy minimalnej, kontrola kosztów zatrudnienia staje się jeszcze ważniejsza dla zachowania konkurencyjności i rentowności przedsiębiorstwa.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku, możesz odwiedzić kategorię Koszty.

Go up