Skan Aktu Notarialnego: Przewodnik Krok po Kroku

W dzisiejszych czasach cyfryzacja dokumentów staje się coraz powszechniejsza. Często, aby załatwić różnego rodzaju formalności, na przykład związane z uzyskaniem kredytu hipotecznego, banki wymagają przesłania skanów dokumentów. Jednym z kluczowych dokumentów w procesie kredytowym, a także w wielu innych sytuacjach prawnych i finansowych, jest akt notarialny. Czy wiesz, jak sprawnie i poprawnie zeskanować taki dokument? W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez różne metody skanowania, abyś mógł bez problemu przenieść swój akt notarialny do formy cyfrowej.

Dlaczego Skan Aktu Notarialnego Jest Potrzebny?

Akt notarialny to dokument urzędowy, sporządzany przez notariusza, potwierdzający dokonanie czynności prawnej, takiej jak na przykład zakup nieruchomości. Jest to dokument o dużej wadze prawnej, dlatego banki i inne instytucje często wymagają jego kopii w formie skanu. Przesłanie skanu aktu notarialnego może być konieczne przy:

• Ubieganiu się o kredyt hipoteczny – bank potrzebuje aktu notarialnego potwierdzającego nabycie nieruchomości, która ma być zabezpieczeniem kredytu.
• Załatwianiu spraw urzędowych – niektóre urzędy akceptują dokumenty w formie elektronicznej, w tym skany aktów notarialnych.
• Przechowywaniu kopii dokumentów – posiadanie cyfrowej kopii aktu notarialnego ułatwia dostęp do niego i chroni przed zniszczeniem oryginału.
• Udostępnianiu dokumentów – szybkie i łatwe udostępnianie aktu notarialnego drogą elektroniczną.

Skanowanie Aktu Notarialnego za Pomocą Drukarki

Jedną z najpopularniejszych metod skanowania jest wykorzystanie drukarki wielofunkcyjnej. Większość nowoczesnych drukarek posiada wbudowany skaner, który umożliwia szybkie i łatwe przeniesienie dokumentu do formy cyfrowej. Oto kroki, które należy wykonać:

1. Przygotowanie dokumentu: Upewnij się, że akt notarialny jest rozprostowany i czysty. Usuń wszelkie zagięcia i zabrudzenia, które mogłyby wpłynąć na jakość skanu.
2. Włączenie drukarki: Sprawdź, czy drukarka jest włączona i gotowa do pracy. Upewnij się, że jest podłączona do komputera lub sieci Wi-Fi, jeśli zamierzasz skanować bezpośrednio do komputera.
3. Wybór funkcji skanowania: Na panelu sterowania drukarki znajdź opcję związaną ze skanowaniem. Zazwyczaj jest ona oznaczona ikoną skanera lub napisem „Skanuj”, „Skanowanie do pliku”, „Skan do komputera” itp. Wybierz odpowiednią opcję.
4. Ustawienie parametrów skanowania: W menu skanowania drukarki będziesz mógł ustawić parametry skanowania, takie jak:
• Format pliku: Wybierz preferowany format pliku. Najczęściej wybierany jest format PDF, który jest uniwersalny i zachowuje formatowanie dokumentu. Możesz również wybrać format JPEG, jeśli potrzebujesz pliku graficznego.
• Rozdzielczość: Wybierz rozdzielczość skanowania. Dla dokumentów tekstowych wystarczająca jest rozdzielczość 300 DPI (dots per inch). Wyższa rozdzielczość (np. 600 DPI) może być przydatna, jeśli akt notarialny zawiera zdjęcia lub bardzo drobny druk.
• Tryb koloru: Wybierz tryb koloru – kolorowy, odcienie szarości lub czarno-biały. Dla aktu notarialnego zazwyczaj wystarczy tryb czarno-biały lub odcienie szarości, chyba że dokument zawiera kolorowe elementy, które chcesz zachować.
5. Umieszczenie dokumentu w skanerze: Otwórz pokrywę skanera drukarki i umieść akt notarialny na szkle skanera stroną z tekstem skierowaną w dół. Zazwyczaj na skanerze znajdują się oznaczenia, które pomagają prawidłowo ułożyć dokument. Zamknij pokrywę skanera.
6. Rozpoczęcie skanowania: Na panelu sterowania drukarki lub w oprogramowaniu na komputerze kliknij przycisk „Skanuj” lub „Rozpocznij skanowanie”. Drukarka rozpocznie proces skanowania.
7. Zapisanie skanu: Po zakończeniu skanowania, drukarka zazwyczaj wyświetli podgląd skanu na ekranie lub w oprogramowaniu na komputerze. Sprawdź, czy skan jest czytelny i poprawny. Następnie zapisz plik w wybranej lokalizacji na komputerze lub nośniku danych. Nadaj plikowi odpowiednią nazwę, np. „Skan Akt Notarialny – [Data]”.

Zdjęcie Dokumentu Jako Alternatywa dla Skanu

Jeśli nie masz dostępu do drukarki ze skanerem, alternatywną metodą jest wykonanie zdjęcia dokumentu za pomocą smartfona lub aparatu fotograficznego. Ważne jest, aby zdjęcie było jak najwyższej jakości, aby tekst na akcie notarialnym był czytelny. Aby uzyskać dobre zdjęcie, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

• Dobre oświetlenie: Wybierz miejsce z dobrym, równomiernym oświetleniem. Najlepiej korzystać ze światła dziennego, unikając bezpośredniego słońca, które może powodować odblaski. Jeśli korzystasz z oświetlenia sztucznego, upewnij się, że światło jest równomiernie rozproszone.
• Płaska powierzchnia: Umieść akt notarialny na płaskiej, stabilnej powierzchni, najlepiej na jednolitym, jasnym tle. Możesz użyć stołu lub biurka.
• Unikanie odblasków: Uważaj na odblaski światła od papieru. Ustaw dokument tak, aby źródło światła nie odbijało się bezpośrednio w obiektywie aparatu. Możesz delikatnie zmienić kąt ustawienia dokumentu lub źródła światła.
• Stabilność aparatu: Upewnij się, że aparat jest stabilny podczas robienia zdjęcia. Możesz użyć statywu lub oprzeć telefon o stabilny przedmiot, aby uniknąć poruszenia i rozmazania zdjęcia.
• Ustawienia aparatu: W ustawieniach aparatu smartfona wybierz najwyższą możliwą rozdzielczość i jakość zdjęcia. Włącz funkcję automatycznego ustawiania ostrości (autofocus).
• Kadrowanie zdjęcia: Skadruj zdjęcie tak, aby akt notarialny wypełniał większość kadru, ale jednocześnie nie był ucięty. Upewnij się, że cały dokument jest widoczny na zdjęciu.
• Sprawdzenie jakości zdjęcia: Po wykonaniu zdjęcia, sprawdź jego jakość. Powiększ zdjęcie i upewnij się, że tekst jest wyraźny i czytelny. Jeśli zdjęcie jest nieostre lub nieczytelne, spróbuj zrobić je ponownie, poprawiając oświetlenie lub stabilność aparatu.
• Edycja zdjęcia (opcjonalnie): Możesz skorzystać z aplikacji do edycji zdjęć na smartfonie lub komputerze, aby poprawić jasność, kontrast i ostrość zdjęcia. Możesz również przyciąć zdjęcie, aby usunąć zbędne tło wokół dokumentu.

Skanowanie Aktu Notarialnego Telefonem z Androidem

Smartfony z systemem Android oferują wiele możliwości skanowania dokumentów za pomocą wbudowanych funkcji lub dedykowanych aplikacji mobilnych. Przedstawiamy kilka popularnych opcji:

Skanowanie Dokumentów za Pomocą Aplikacji Dysk Google

1. Uruchom aplikację Dysk Google.
2. W prawym dolnym rogu kliknij ikonę „Dodaj” (+).
3. Wybierz opcję „Skanuj”.
4. Aplikacja uruchomi aparat. Zrób zdjęcie aktu notarialnego, który chcesz zeskanować.
5. Dostosowanie skanowanego obszaru: Po wykonaniu zdjęcia możesz dostosować obszar skanowania, przeciągając narożniki ramki. Kliknij „Przytnij”, aby potwierdzić zmiany.
6. Ponowne skanowanie strony: Jeśli skan jest nieudany, kliknij „Ponownie zeskanuj tę stronę”.
7. Skanowanie kolejnych stron: Jeśli akt notarialny ma więcej niż jedną stronę, kliknij „Dodaj” (+), aby zeskanować kolejną stronę.
8. Utworzenie tytułu: Po zeskanowaniu wszystkich stron, kliknij ikonę ołówka w górnym pasku, aby nadać tytuł plikowi. Wpisz nazwę pliku, np. „Skan Akt Notarialny – [Data]”.
9. Zapisanie dokumentu: Aby zapisać zeskanowany dokument, kliknij „Zapisz” w prawym dolnym rogu. Plik zostanie zapisany w formacie PDF na Twoim Dysku Google.

Skanowanie Dokumentów za Pomocą Aplikacji Microsoft Lens: PDF Scanner

1. Pobierz aplikację Microsoft Lens: PDF Scanner ze Sklepu Google Play.
2. Otwórz aplikację Microsoft Lens.
3. Nakieruj aparat na akt notarialny i kliknij biały przycisk, aby zrobić zdjęcie.
4. Zmiana obszaru skanu: Możesz zmienić obszar skanu, przesuwając białe punkty na zdjęciu.
5. Potwierdzenie skanu: Jeśli skan jest gotowy, wybierz przycisk „Potwierdź”.
6. Dodawanie kolejnych skanów, przycinanie, usuwanie: Możesz dodać kolejne skany, przyciąć je lub usunąć, wybierając odpowiednie opcje z panelu pod skanem.
7. Zakończenie skanowania: Po wykonaniu wszystkich skanów, wybierz przycisk „Gotowe”.
8. Wybór formatu PDF: Wybierz opcję „PDF”, aby zapisać skany w formacie PDF.
9. Dostęp do zapisanych skanów: Zeskanowane pliki PDF znajdziesz w aplikacji po kliknięciu ikony w lewym górnym rogu. Po wybraniu pliku możesz go udostępnić.

Skanowanie Aktu Notarialnego iPhonem

Użytkownicy iPhone’ów i iPadów również mają do dyspozycji kilka wygodnych metod skanowania dokumentów:

Skanowanie za Pomocą Aplikacji Pliki (Wbudowana Aplikacja iOS)

1. Wejdź w aplikację Pliki. Znajdziesz ją na ekranie głównym lub w Bibliotece aplikacji.
2. W aplikacji Pliki, przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać skan. Możesz wybrać folder iCloud Drive lub folder „Na moim iPhonie”.
3. Kliknij ikonę trzech kropek w kółku znajdującą się w prawym górnym rogu ekranu.
4. Z menu, które się pojawi, wybierz opcję „Skanuj dokumenty”.
5. Aplikacja uruchomi aparat. Nakieruj aparat na akt notarialny. iPhone automatycznie wykryje krawędzie dokumentu i wykona zdjęcie. Możesz również zrobić zdjęcie ręcznie, klikając przycisk migawki.
6. Edycja skanu: Możesz usunąć wykonane zdjęcia i dowolnie je przycinać, klikając w podgląd zdjęcia w lewym dolnym rogu ekranu. Możesz również dostosować kolory i kontrast skanu za pomocą dostępnych opcji edycji.
7. Zapisanie skanów: Po wykonaniu wszystkich skanów, kliknij „Zachowaj” w prawym górnym rogu ekranu.
8. Wybór folderu i nazwy pliku: Możesz wybrać folder, w którym zostaną zapisane skany oraz zmienić nazwę pliku. Domyślnie plik jest nazywany „Zeskanowany dokument”. Zmień nazwę na bardziej opisową, np. „Skan Akt Notarialny – [Data]”.
9. Ponownie kliknij „Zachowaj” w prawym górnym rogu i gotowe. Zeskanowany dokument zostanie zapisany w formacie PDF w wybranym folderze w aplikacji Pliki.

Aplikacja Evernote Scannable

1. Pobierz aplikację Evernote Scannable z App Store. Aplikacja jest bezpłatna i wymaga konta Evernote (możesz założyć darmowe konto).
2. Otwórz aplikację Scannable.
3. Nakieruj aparat na akt notarialny i poczekaj, aż aplikacja automatycznie wykona zdjęcie. Scannable automatycznie wykrywa krawędzie dokumentu i koryguje perspektywę.
4. Edycja skanu: Po wykonaniu skanu możesz wybrać zdjęcie, jeśli chcesz je edytować lub usunąć. Aby edytować, wybierz szarą ikonę w prawym dolnym rogu skanu. Możesz przyciąć skan, obrócić go, dostosować jasność i kontrast. Aby usunąć skan, przesuń zdjęcie do góry.
5. Zmiana nazwy i formatu dokumentu: Możesz zmienić nazwę oraz typ dokumentu, klikając białą ramkę pod zdjęciem (preferowany format PDF).
6. Zapisanie i wysłanie skanu: Jeśli skan jest gotowy, wybierz opcję „Wyślij” lub „Zapisz”. Możesz zapisać skan w Evernote, w rolce aparatu, wysłać e-mailem lub udostępnić na inne sposoby.

Microsoft Lens: PDF Scanner (Dostępna również na iOS)

Aplikacja Microsoft Lens, opisana wcześniej dla Androida, jest również dostępna na system iOS i działa w bardzo podobny sposób. Instrukcja obsługi dla iOS jest analogiczna do tej dla Androida. Możesz ją pobrać z App Store i korzystać z niej do skanowania aktów notarialnych na swoim iPhonie.

Przesyłanie Skanu Aktu Notarialnego do Bankowości Internetowej GOonline (Przykład Banku BNP Paribas)

Po zeskanowaniu aktu notarialnego, możesz być poproszony o przesłanie go do banku za pośrednictwem bankowości internetowej, na przykład w procesie ubiegania się o kredyt hipoteczny. Poniżej przedstawiamy przykład, jak przesłać skan dokumentu do bankowości internetowej GOonline Banku BNP Paribas:

1. Zaloguj się do GOonline na stronie internetowej banku.
2. Przejdź do odpowiedniej sekcji. Zazwyczaj będzie to sekcja związana z kredytami hipotecznymi lub usługami.
3. Kliknij w zakładki: Usługi → Kredyty i pożyczki hipoteczne→ (ścieżka może się różnić w zależności od aktualnego interfejsu bankowości).
4. Wybierz typ/rodzaj dokumentu, który chcesz przesłać. Z listy wybierz opcję „Akt Notarialny” lub podobną.
5. Załącz dokument. Kliknij przycisk „Przeglądaj” lub „Wybierz plik” i wskaż plik ze skanem aktu notarialnego, który zapisałeś na komputerze lub w chmurze.
6. Wykonuj kroki zgodnie z instrukcjami prezentowanymi na ekranie. Bank może poprosić o dodatkowe informacje lub potwierdzenie danych.
7. Kliknij „Wyślij” lub „Zatwierdź”.
8. Po przesłaniu dokumentu, bank poinformuje Cię o kolejnych etapach procesu. Sprawdzaj regularnie swoją skrzynkę odbiorczą w bankowości internetowej oraz e-mail, na który bank będzie przesyłał powiadomienia.

Dokumenty Niezbędne do Uzyskania Kredytu Hipotecznego – Akt Notarialny i Inne

Jak wspomnieliśmy, akt notarialny jest kluczowym dokumentem przy ubieganiu się o kredyt hipoteczny. Jednak bank może wymagać również innych dokumentów, w zależności od rodzaju kredytu i sytuacji kredytobiorcy. Do najczęściej wymaganych dokumentów należą:

• Akt Notarialny: Dokument potwierdzający nabycie nieruchomości. Podpisujesz go ze sprzedającym (rynek wtórny) lub deweloperem (rynek pierwotny).
• Świadectwo Charakterystyki Energetycznej: Dokument określający zapotrzebowanie budynku na energię.
• Pozwolenie na Użytkowanie lub Zawiadomienie o Zakończeniu Budowy: Dokumenty legalizujące użytkowanie budynku.
• Wniosek do Sądu o Wpis Hipoteki: Wniosek o wpis hipoteki na rzecz banku w księdze wieczystej nieruchomości.
• Kosztorys Powykonawczy (w przypadku kredytu na budowę lub remont): Zestawienie kosztów inwestycji po zakończeniu prac.

Czy Ksero Aktu Notarialnego Jest Ważne? Oryginał a Wypis

W kontekście skanowania aktu notarialnego, warto wyjaśnić kwestię oryginału i wypisu aktu notarialnego. Oryginał aktu notarialnego jest sporządzany w jednym egzemplarzu i jest przechowywany w Kancelarii Notarialnej przez 10 lat. Po tym czasie jest przekazywany do właściwego Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego. Strony czynności notarialnej otrzymują wypis aktu notarialnego. Wypis aktu notarialnego jest to wierna kopia oryginału, poświadczona przez notariusza. Ma on taką samą moc prawną jak oryginał. Skan, który przesyłasz do banku, jest zazwyczaj skanem wypisu aktu notarialnego. Ksero aktu notarialnego, czyli zwykła kserokopia bez poświadczenia notarialnego, nie ma mocy dokumentu urzędowego i zazwyczaj nie jest akceptowana w formalnych procedurach.

Dlaczego Oryginał Aktu Notarialnego Pozostaje w Kancelarii Notarialnej?

Przechowywanie oryginału aktu notarialnego w Kancelarii Notarialnej ma na celu zabezpieczenie dokumentu przed zniszczeniem, zgubieniem lub fałszerstwem. Dzięki temu, w razie potrzeby, zawsze można uzyskać wypis aktu notarialnego, nawet po wielu latach od jego sporządzenia. Wypis aktu notarialnego jest wystarczający do większości czynności prawnych i urzędowych, a oryginał pozostaje bezpiecznie zdeponowany.

Podsumowanie

Skanowanie aktu notarialnego jest prostym procesem, który można wykonać na wiele sposobów – za pomocą drukarki, smartfona lub tabletu. Wykorzystanie aplikacji mobilnych do skanowania dokumentów jest szczególnie wygodne i szybkie. Pamiętaj, że skan aktu notarialnego, a dokładniej skan wypisu aktu notarialnego, jest często niezbędny w procesie ubiegania się o kredyt hipoteczny i w innych formalnościach. Dzięki temu przewodnikowi, powinieneś bez problemu poradzić sobie z zeskanowaniem aktu notarialnego i przesłaniem go tam, gdzie jest potrzebny.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Skan Aktu Notarialnego: Przewodnik Krok po Kroku, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.