Remont w firmie a koszty: kiedy remont mieszkania jest kosztem?

Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z wykorzystywaniem nieruchomości, w tym mieszkań. Naturalną koleją rzeczy jest, że nieruchomości te z czasem wymagają remontów. Pojawia się zatem kluczowe pytanie: czy remont mieszkania wykorzystywanego w firmie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników, przede wszystkim od momentu przeprowadzenia remontu w stosunku do oddania nieruchomości do użytkowania w działalności gospodarczej.

Kiedy nieruchomość mieszkalna staje się środkiem trwałym?

Aby móc w ogóle mówić o rozliczaniu remontu w kosztach firmy, nieruchomość mieszkalna musi być uznana za środek trwały. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), środkami trwałymi są m.in. budynki i lokale będące odrębną własnością, które są:

• własnością lub współwłasnością podatnika,
• nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
• kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,
• wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Należy jednak pamiętać o istotnym wyjątku. Budynki mieszkalne i lokale mieszkalne, mimo że mogą spełniać powyższe kryteria, nie podlegają amortyzacji. Wynika to wprost z art. 22c pkt 2 ustawy o PIT. Co więcej, budynki i lokale mieszkalne nie podlegają również obowiązkowi ewidencji środków trwałych (art. 22n ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT). To kluczowe rozróżnienie ma wpływ na sposób rozliczania wydatków na remont.

Remont mieszkania przed oddaniem do użytku – element wartości początkowej

Zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o PIT, wartość początkową nabytych środków trwałych stanowi cena nabycia powiększona o wszelkie wydatki poniesione do dnia przekazania środka trwałego do używania. Oznacza to, że jeśli przed oddaniem nieruchomości mieszkalnej do użytkowania w firmie poniesiemy wydatki na jej remont, które są niezbędne do przystosowania jej do potrzeb działalności i uczynienia jej zdatną do użytku, to wydatki te nie stanowią bezpośrednio kosztów uzyskania przychodów. Zamiast tego, powiększają one wartość początkową środka trwałego.

Pamiętajmy, że środek trwały musi być kompletny i zdatny do użytku w momencie przyjęcia do używania. Jeśli nieruchomość w chwili zakupu wymaga remontu, aby spełnić te warunki, to wydatki na ten remont stają się częścią jej wartości początkowej. Przykładowo, zakup mieszkania w stanie deweloperskim, które wymaga wykończenia i adaptacji na biuro, wiąże się z wydatkami, które zwiększą wartość początkową nieruchomości.

Warto w tym miejscu przytoczyć interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 grudnia 2022 roku (nr 0112-KDIL2-2.4011.703.2022.2.WS), która potwierdza, że wydatki poniesione na przystosowanie budynku do używania w działalności gospodarczej, niezbędne do uczynienia go zdatnym do użytku, powiększają wartość początkową środka trwałego, a nie stanowią kosztów remontu.

Przykład 1: Pan Nowak zakupił mieszkanie z zamiarem wykorzystywania go jako biuro firmy. Mieszkanie wymagało generalnego remontu, aby nadawało się do prowadzenia działalności. Pan Nowak poniósł wydatki na remont w wysokości 50 000 zł. W tym przypadku, kwota 50 000 zł nie będzie bezpośrednim kosztem uzyskania przychodów. Zamiast tego, powiększy ona wartość początkową mieszkania, które zostanie wprowadzone do ewidencji środków trwałych (mimo braku amortyzacji).

Remont mieszkania po oddaniu do użytku – koszt podatkowy

Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy remont nieruchomości mieszkalnej przeprowadzany jest już po oddaniu jej do użytkowania w działalności gospodarczej. Zgodnie z definicją zawartą w Prawie budowlanym, remont to wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji.

Wydatki na remont przeprowadzony po oddaniu nieruchomości do użytku mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Nie powiększają one wartości początkowej środka trwałego, chyba że remont ten stanowi ulepszenie środka trwałego.

Przykład 2: Pani Kowalska wykorzystuje mieszkanie jako siedzibę swojej firmy od kilku lat. Po pewnym czasie konieczna stała się wymiana okien i odświeżenie ścian w mieszkaniu. Pani Kowalska poniosła na ten cel wydatki w wysokości 15 000 zł. W tym przypadku, wydatki na remont w kwocie 15 000 zł mogą zostać bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia.

Remont a ulepszenie środka trwałego

Kluczowe jest rozróżnienie remontu od ulepszenia środka trwałego. Jak już wspomniano, remont ma na celu przywrócenie stanu pierwotnego. Natomiast ulepszenie, zgodnie z art. 22g ust. 17 ustawy o PIT, to:

• przebudowa – zmiana istniejącego stanu środka trwałego na inny,
• rozbudowa – powiększenie środka trwałego,
• rekonstrukcja – odtworzenie zużytego środka trwałego,
• adaptacja – przystosowanie środka trwałego do innego przeznaczenia lub nadanie mu nowych cech użytkowych.

Wydatki na ulepszenie środka trwałego, jeśli przekroczą kwotę 10 000 zł w danym roku podatkowym, powiększają wartość początkową środka trwałego i podlegają amortyzacji (choć w przypadku nieruchomości mieszkalnych amortyzacja nie jest kosztem). Jeśli wartość ulepszenia nie przekracza 10 000 zł, podatnik może wybrać, czy zaliczyć wydatek bezpośrednio do kosztów, czy powiększyć wartość początkową środka trwałego.

Przykład 3: Pan Wiśniewski w mieszkaniu wykorzystywanym jako biuro postanowił zmienić ogrzewanie z elektrycznego na gazowe, co wiązało się z kompleksową przebudową instalacji grzewczej. Wydatek na ten cel wyniósł 25 000 zł. W tym przypadku mamy do czynienia z ulepszeniem środka trwałego (przebudową). Kwota 25 000 zł powiększy wartość początkową mieszkania i, teoretycznie, powinna być amortyzowana (praktycznie – amortyzacja nie jest kosztem).

Podsumowanie – kiedy remont mieszkania jest kosztem?

Odpowiedź na pytanie, czy remont mieszkania w firmie jest kosztem, zależy od momentu jego przeprowadzenia:

• Remont przed oddaniem nieruchomości do użytku: wydatki powiększają wartość początkową środka trwałego i nie stanowią bezpośredniego kosztu uzyskania przychodów.
• Remont po oddaniu nieruchomości do użytku: wydatki mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że jest to remont w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, a nie ulepszenie środka trwałego.

Kluczowe jest zatem dokładne określenie charakteru przeprowadzanych prac i momentu ich poniesienia. W razie wątpliwości, warto zasięgnąć porady księgowej lub interpretacji indywidualnej organów podatkowych, aby uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy wymiana okien w mieszkaniu firmowym to remont czy ulepszenie?

Zazwyczaj wymiana okien w ramach remontu, czyli na okna o podobnych parametrach, jest traktowana jako remont. Jeśli jednak wymiana wiąże się z istotną zmianą parametrów (np. na okna o znacznie lepszej izolacyjności termicznej) lub wyglądu budynku, może być uznana za ulepszenie.

2. Czy malowanie ścian w mieszkaniu firmowym to koszt?

Tak, malowanie ścian, jako odświeżenie i przywrócenie stanu pierwotnego, jest typowym przykładem remontu i może być zaliczone do kosztów, jeśli jest przeprowadzone po oddaniu nieruchomości do użytku.

3. Co z remontem w wynajmowanym mieszkaniu firmowym?

W przypadku wynajmowanego mieszkania firmowego, zasady rozliczania remontu mogą być inne. Zazwyczaj wydatki na remont ponoszone przez najemcę mogą być kosztem, ale warto to zweryfikować w umowie najmu i skonsultować z księgowym.

4. Czy muszę dokumentować wydatki na remont?

Tak, wszystkie wydatki związane z remontem, które mają być zaliczone do kosztów, powinny być odpowiednio udokumentowane (np. fakturami VAT, rachunkami). Dokumentacja jest niezbędna w przypadku kontroli podatkowej.

5. Co jeśli remont mieszkania firmowego trwa kilka lat?

Jeśli remont jest rozłożony na kilka lat, moment poniesienia kosztu jest istotny. Wydatki poniesione w danym roku podatkowym są kosztem w tym roku, o ile spełniają warunki zaliczenia do kosztów (np. remont po oddaniu do użytku).

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Remont w firmie a koszty: kiedy remont mieszkania jest kosztem?, możesz odwiedzić kategorię Koszty.