Raty za sprzęt a koszty firmy - co warto wiedzieć?

Zakup sprzętu niezbędnego do prowadzenia działalności gospodarczej często wiąże się z dużym wydatkiem. Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych mniejszych i dopiero rozpoczynających swoją przygodę z biznesem, jednorazowy zakup może być znaczącym obciążeniem finansowym. Rozwiązaniem stają się raty dla firm, które pozwalają na rozłożenie płatności w czasie i zachowanie płynności finansowej. Popularność tej formy finansowania rośnie, a sklepy i platformy sprzedażowe coraz częściej oferują atrakcyjne warunki ratalne również dla klientów biznesowych. Ale czy raty za sprzęt można wrzucić w koszty firmy? Jak prawidłowo rozliczyć taki zakup i co warto wiedzieć o przepisach?

Raty dla firm – trend rynkowy

Jeszcze do niedawna oferta sprzedaży ratalnej była domeną klientów indywidualnych. Sklepy internetowe i stacjonarne skupiały się na przyciąganiu konsumentów, oferując im różnorodne formy finansowania zakupów. Jednak w ostatnich latach sytuacja uległa zmianie. Przedsiębiorcy stali się równie ważną grupą klientów, a sprzedawcy coraz chętniej wychodzą naprzeciw ich potrzebom, oferując raty 0% i inne atrakcyjne warunki finansowania. Ten trend jest szczególnie widoczny w branży e-commerce, gdzie sklepy internetowe i marketplace'y współpracują z zewnętrznymi dostawcami finansowania, takimi jak PragmaGO, aby umożliwić klientom biznesowym elastyczne formy płatności.

Dzięki takim rozwiązaniom powstaje trójstronny układ: klient biznesowy dokonuje zakupu w sklepie, dostawca finansowania (np. PragmaGO) przekazuje środki sprzedawcy, a klient spłaca raty dostawcy finansowania. To korzystne rozwiązanie dla wszystkich stron. Dostawcy finansowania zarabiają na obsłudze produktu finansowego, sklepy zwiększają sprzedaż i zyskują przewagę konkurencyjną, a klienci biznesowi otrzymują dodatkową, elastyczną formę płatności, która ułatwia zarządzanie budżetem firmy.

Zmiany w przepisach dotyczących kosztów – historia regulacji

Zasady dotyczące ujmowania faktur w kosztach działalności gospodarczej przeszły w Polsce kilka istotnych zmian. Warto przypomnieć sobie historię tych regulacji, aby lepiej zrozumieć aktualne przepisy.

Do końca 2015 roku – korekta kosztów w przypadku opóźnień w płatnościach

Do końca 2015 roku przedsiębiorcy księgowali pełną kwotę faktury zakupu w kosztach działalności, co pozwalało na obniżenie podatku dochodowego. Jednak w przypadku opóźnień w spłacie rat, przepisy nakładały na podatników obowiązek korekty kosztów. Jeżeli rata nie została spłacona w terminie, a opóźnienie wynosiło co najmniej 30 dni (przy terminie płatności do 60 dni) lub 90 dni (przy terminie płatności powyżej 60 dni), przedsiębiorca musiał wyłączyć z kosztów kwotę zaległej raty. Dopiero po spłacie zaległości, można było ponownie uwzględnić tę kwotę w kosztach prowadzenia działalności.

Zmiany w 2016 roku – uproszczenie i potencjalne nadużycia

Styczeń 2016 roku przyniósł znaczące uproszczenie zasad rozliczania zakupów ratalnych. Zlikwidowano obowiązek korekty kosztów w przypadku opóźnień w płatnościach. Przedsiębiorca, podobnie jak wcześniej, ujmował w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) całą wartość faktury zakupu – płatnicy VAT kwotę netto, a firmy zwolnione z VAT kwotę brutto. Dzięki temu wszyscy podatnicy mogli odliczyć podatek dochodowy od pełnej kwoty faktury, a VAT-owcy dodatkowo obniżali podatek VAT.

Uproszczenie przepisów, choć korzystne dla uczciwych przedsiębiorców, otworzyło furtkę dla nadużyć. Nieuczciwe firmy mogły obniżać podatki, ujmując w kosztach faktury, za które w ogóle nie zamierzały płacić. Poszkodowani byli sprzedawcy, których dochód (a tym samym podatki) teoretycznie rosły z każdą sprzedażą, nawet jeśli kontrahent nie regulował płatności.

Aktualny stan prawny od stycznia 2020 roku – korekta kosztów i przychodów

Od stycznia 2020 roku obowiązują przepisy, które wprowadzają korekty zarówno po stronie sprzedawców, jak i kupujących. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych reguluje kwestię tzw. „złych długów”. Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę, ale należność nie została uregulowana w terminie 90 dni od upływu terminu płatności określonego na fakturze, sprzedawca ma prawo do pomniejszenia swoich przychodów o wartość nieuregulowanej faktury sprzedaży. Korektę przychodów sprzedawca powinien dokonać, składając deklarację PIT za rok, w którym termin płatności został przekroczony o 90 dni.

Analogiczne korekty dotyczą nabywców. Opóźnienia w spłacie należności, w tym również opóźnienia w spłacie rat, skutkują koniecznością dokonania korekty kosztów po stronie nabywcy. Jeżeli minie 90 dni od dnia upływu terminu płatności raty, nabywca jest zobowiązany do powiększenia podstawy opodatkowania o wysokość niespłaconej raty. Oznacza to, że kwota niespłaconej raty musi zostać wyłączona z kosztów firmy.

Jak rozliczyć zakup na raty i ująć go w kosztach?

Znając aktualne przepisy, możemy przejść do praktycznej strony rozliczania zakupu ratalnego i ujmowania go w kosztach firmy. Kluczowe jest to, że zakup ratalny rozlicza się jednorazowo, w całości, w dacie wystawienia faktury, niezależnie od harmonogramu spłat rat.

Przedsiębiorca, który zakupił sprzęt na raty, wprowadza fakturę zakupu do KPiR, uwzględniając całą wartość faktury (netto dla płatników VAT, brutto dla nievatowców) w kolumnie dotyczącej kosztów (najczęściej kolumna 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów lub kolumna 13 – Pozostałe wydatki, w zależności od charakteru zakupu). Data księgowania to data wystawienia faktury.

Jeżeli zakupiony sprzęt spełnia definicję środka trwałego (jego wartość przekracza określoną kwotę i przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok), przedsiębiorca może dodatkowo dokonywać odpisów amortyzacyjnych, które również stanowią koszt uzyskania przychodu i pomniejszają podstawę opodatkowania. Amortyzacja rozkłada koszt środka trwałego w czasie, na okres jego użytkowania.

Odsetki od rat – czy stanowią koszt uzyskania przychodu?

Często zdarza się, że raty dla firm nie są oferowane w opcji 0%. Zakup na raty wiąże się wówczas z naliczeniem odsetek. Dobra wiadomość jest taka, że odsetki od rat stanowią koszt uzyskania przychodu, jednak pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim, odsetki mogą być ujęte w kosztach dopiero po ich zapłaceniu. Nie można zaliczyć do kosztów odsetek naliczonych, ale jeszcze niezapłaconych.

Zapłacone odsetki od rat można uwzględnić w KPiR w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki. Aby prawidłowo udokumentować ten koszt, warto posiadać zaświadczenie lub potwierdzenie od instytucji finansującej, które potwierdzi, że odsetki zostały zapłacone wraz z ratą. Może to być np. harmonogram spłat rat, na którym wyszczególniona jest kwota odsetek i potwierdzenie dokonania płatności.

Podsumowanie

Zakup sprzętu na raty jest popularnym i korzystnym rozwiązaniem dla firm, umożliwiającym rozłożenie wydatków w czasie. Raty za sprzęt można wrzucić w koszty firmy, co pozwala na obniżenie podatku dochodowego. Kluczowe jest prawidłowe rozliczenie zakupu, uwzględnienie zmian w przepisach dotyczących korekty kosztów w przypadku opóźnień w płatnościach oraz pamiętanie o możliwości ujęcia w kosztach zapłaconych odsetek od rat. Znajomość aktualnych regulacji i zasad księgowania zakupów ratalnych pozwoli przedsiębiorcom na optymalizację podatkową i efektywne zarządzanie finansami firmy.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy cała kwota faktury za zakup ratalny jest kosztem?

Tak, cała kwota faktury za zakup ratalny (netto dla VAT-owców, brutto dla nievatowców) jest ujmowana w kosztach firmy w dacie wystawienia faktury.

Czy odsetki od rat można zaliczyć do kosztów?

Tak, zapłacone odsetki od rat stanowią koszt uzyskania przychodu i mogą być ujęte w KPiR w kolumnie „Pozostałe wydatki”.

Jak udokumentować koszty odsetek od rat?

Najlepiej posiadać potwierdzenie zapłaty raty, na którym wyszczególniona jest kwota odsetek, lub zaświadczenie od instytucji finansującej potwierdzające zapłatę odsetek.

Co się stanie, jeśli nie zapłacę raty w terminie?

Zgodnie z aktualnymi przepisami, jeśli opóźnienie w spłacie raty przekroczy 90 dni, przedsiębiorca jest zobowiązany do korekty kosztów i wyłączenia kwoty niespłaconej raty z kosztów firmy.

Czy zakup na raty wpływa na możliwość amortyzacji sprzętu?

Nie, forma finansowania zakupu (gotówka, raty, leasing) nie wpływa na możliwość amortyzacji. Jeżeli zakupiony sprzęt jest środkiem trwałym, podlega amortyzacji, niezależnie od tego, czy został zakupiony za gotówkę, na raty czy w leasingu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Raty za sprzęt a koszty firmy - co warto wiedzieć?, możesz odwiedzić kategorię Koszty.