10/07/2021
Prowadzenie księgowości w małej i średniej firmie często spoczywa na barkach samego przedsiębiorcy. W dobie cyfryzacji coraz częściej korzystamy z oprogramowania komputerowego do ewidencji księgowej. Jednak, mimo postępu technologicznego, wiele osób zastanawia się, czy nadal konieczne jest drukowanie dokumentów księgowych. Przepisy w tym zakresie uległy zmianom, a znajomość aktualnych regulacji jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania firmy.
Jakie dokumenty księgowe są niezbędne w firmie?
Każda firma, niezależnie od formy opodatkowania, musi prowadzić określoną dokumentację księgową. Do najczęściej spotykanych należą:
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) - podstawowa ewidencja dla większości małych i średnich przedsiębiorstw.
- Ewidencja przychodów - stosowana przez firmy rozliczające się ryczałtem.
- Rejestry VAT sprzedaży i zakupu - obowiązkowe dla czynnych podatników VAT.
- Deklaracje VAT - składane okresowo do urzędu skarbowego.
- Ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia.
- Ewidencja przebiegu pojazdów (kilometrówka).
- Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej lub raporty fiskalne z kasy rejestrującej.
- Dokumenty kosztowe i sprzedażowe - faktury, rachunki, bilety, paragony.
- Dowody wewnętrzne.
Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas, zazwyczaj przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Drukowanie dokumentów księgowych – kiedy jest konieczne?
Kwestia drukowania dokumentów księgowych budzi wiele wątpliwości. Dobre wieści są takie, że nie wszystkie dokumenty muszą być drukowane. Przepisy dają przedsiębiorcom pewną elastyczność w zakresie formy przechowywania dokumentacji.
Faktury papierowe i elektroniczne
Zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Nie ma obowiązku drukowania faktur elektronicznych. Faktury papierowe można zeskanować i przechowywać cyfrowo. Najważniejsze jest, aby forma przechowywania zabezpieczała dokumenty przed zmianami i umożliwiała łatwy wgląd oraz wydruk w porządku chronologicznym, na żądanie organów podatkowych.
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)
Drukowanie KPiR prowadzonej elektronicznie nie jest obowiązkowe. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców korzystających z programów księgowych. Warunkiem jest jednak, aby program umożliwiał wydruk KPiR według wzoru określonego w przepisach. Obowiązek drukowania KPiR został zniesiony 8 kwietnia 2016 roku.
Deklaracje VAT i UPO
Deklaracje VAT wraz z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO), generowane elektronicznie, również nie muszą być drukowane. Jednak, dla celów dowodowych, warto je przechowywać, ponieważ stanowią potwierdzenie dopełnienia obowiązków wobec urzędu skarbowego.
Dokumenty wymagające formy papierowej
Mimo liberalizacji przepisów, istnieją dokumenty księgowe, które wymagają przechowywania w formie papierowej. Należą do nich:
- Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej (dla podatników zwolnionych z kasy fiskalnej). Musi być prowadzona w formie zbroszurowanej, z ponumerowanymi kartami. Jeśli ewidencja prowadzona jest elektronicznie, należy ją wydrukować i zszyć.
- Raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej.
- Ewidencja przebiegu pojazdu, jeśli dotyczy pracowników.
- Dowody wewnętrzne, które wymagają podpisu przedsiębiorcy (np. prowizje bankowe, kapitalizacja odsetek). Muszą być wydrukowane i podpisane.
Podsumowanie - Tabela porównawcza
| Dokument księgowy | Czy trzeba drukować? | Uwagi |
|---|---|---|
| Faktury elektroniczne | Nie | Można przechowywać elektronicznie |
| Faktury papierowe | Nie (opcjonalnie) | Można zeskanować i przechowywać elektronicznie |
| KPiR (prowadzona elektronicznie) | Nie | Pod warunkiem możliwości wydruku wzoru KPiR |
| Deklaracje VAT i UPO (elektroniczne) | Nie (opcjonalnie) | Warto przechowywać dla celów dowodowych |
| Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej | Tak | W formie zbroszurowanej i ponumerowanej |
| Raporty fiskalne (dobowe i miesięczne) | Tak | Forma papierowa obowiązkowa |
| Ewidencja przebiegu pojazdu (pracownicy) | Tak | Forma papierowa obowiązkowa |
| Dowody wewnętrzne (wymagające podpisu) | Tak | Muszą być wydrukowane i podpisane |
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
- Czy mogę przechowywać wszystkie dokumenty księgowe w formie elektronicznej?
- Nie wszystkie. Niektóre dokumenty, takie jak ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, raporty fiskalne, ewidencja przebiegu pojazdu (dla pracowników) i dowody wewnętrzne wymagające podpisu, muszą być przechowywane w formie papierowej.
- Czy muszę drukować KPiR, jeśli prowadzę ją w programie księgowym?
- Nie, drukowanie KPiR prowadzonej elektronicznie nie jest obowiązkowe, pod warunkiem, że program umożliwia wydruk zgodny z wzorem KPiR.
- Jak długo muszę przechowywać dokumenty księgowe?
- Zazwyczaj dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Co się stanie, jeśli nie będę drukował dokumentów, które powinny być w formie papierowej?
- Naruszenie przepisów dotyczących formy przechowywania dokumentacji księgowej może skutkować konsekwencjami ze strony organów podatkowych, w tym karami finansowymi.
- Czy warto drukować deklaracje VAT i UPO, nawet jeśli nie jest to obowiązkowe?
- Tak, warto przechowywać wydrukowane deklaracje VAT i UPO jako dowód dopełnienia obowiązków podatkowych, co może być przydatne w razie kontroli.
Pamiętaj, że przepisy podatkowe mogą ulec zmianie. Zawsze warto być na bieżąco z aktualnymi regulacjami i w razie wątpliwości skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej to podstawa bezpiecznego i zgodnego z prawem prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy trzeba drukować polecenie księgowania?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.