Korekta terminu płatności faktury: kiedy i jak?

W dynamicznym świecie biznesu, elastyczność jest kluczowa. Czasami okoliczności wymagają zmiany pierwotnych ustaleń, takich jak termin płatności faktury. Pojawia się wtedy pytanie, czy i jak formalnie należy udokumentować taką zmianę. Czy wystarczy aneks do umowy, a może konieczna jest faktura korygująca lub nota korygująca? W tym artykule rozwiejemy wszelkie wątpliwości dotyczące korekty terminu płatności faktury, opierając się na aktualnych przepisach i interpretacjach.

Czy korekta terminu płatności faktury jest zawsze konieczna?

Prawo podatkowe, a konkretnie ustawa o VAT, definiuje elementy obowiązkowe faktury. Termin płatności, choć często spotykany, nie należy do tej obligatoryjnej listy. To oznacza, że jego brak na fakturze nie czyni jej nieważną. Podobnie, jego późniejsza zmiana nie zawsze wymaga formalnej korekty faktury poprzez fakturę korygującą lub notę korygującą.

Zgodnie z ustawą o VAT, fakturę korygującą wystawia się, gdy na fakturze pierwotnej pojawiły się pomyłki. Dotyczy to błędów w cenie, ilości towarów, stawek VAT i innych danych wpływających na wartość transakcji. Nota korygująca natomiast służy do poprawiania mniej istotnych błędów, takich jak pomyłki w nazwie nabywcy, adresie czy numerze NIP, ale nie w pozycjach kwotowych.

W przypadku zmiany terminu płatności, sytuacja jest nieco inna. Załóżmy, że na pierwotnej fakturze termin płatności był prawidłowy, zgodny z pierwotnymi ustaleniami. Dopiero później, w wyniku porozumienia stron, termin ten został wydłużony. W takiej sytuacji, faktura pierwotna nie zawiera błędu. W związku z tym, wystawianie faktury korygującej lub noty korygującej nie jest obligatoryjne.

Potwierdza to interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 maja 2013 r. Organ podatkowy uznał, że aneks do umowy, precyzujący nowy termin płatności, jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym zmianę. Sama informacja o terminie płatności na fakturze, nawet jeśli uległa zmianie, nie jest traktowana jako „błąd w jakiejkolwiek innej pozycji” faktury, który wymagałby korekty.

Kiedy warto wystawić fakturę korygującą lub notę korygującą?

Mimo że korekta terminu płatności fakturą korygującą lub notą korygującą nie jest wymagana, przepisy dopuszczają taką możliwość. Jeśli sprzedawca lub nabywca zdecydują się na formalne skorygowanie terminu płatności na fakturze, nie naruszy to prawa. Może to być korzystne dla zachowania pełnej przejrzystości dokumentacji księgowej i uniknięcia potencjalnych niejasności w przyszłości.

Warto rozważyć wystawienie faktury korygującej, jeśli pierwotny termin płatności na fakturze był błędny, tzn. niezgodny z pierwotnymi ustaleniami. W takim przypadku, faktura korygująca sprostuje błąd i wprowadzi prawidłowy termin płatności. Jednak, jak już wspomniano, nawet w takim przypadku, aneks do umowy lub inne pisemne porozumienie stron, precyzujące prawidłowy termin, również byłoby wystarczające.

Dokumentowanie zmiany terminu płatności – kluczowe aspekty

Niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na formalną korektę faktury, kluczowe jest udokumentowanie zmiany terminu płatności w sposób niebudzący wątpliwości. Dla celów dowodowych, szczególnie w kontekście potencjalnej ulgi na złe długi, istotne jest posiadanie dokumentów potwierdzających wydłużenie terminu płatności.

Najlepszym sposobem jest sporządzenie aneksu do umowy lub odrębnego porozumienia między wierzycielem a dłużnikiem, w którym jasno określony zostanie nowy termin płatności. Takie dokumenty powinny być sporządzone w formie pisemnej i podpisane przez obie strony transakcji.

Alternatywnie, dopuszczalne jest również wystawienie faktury korygującej, w której jedyną zmianą będzie nowy termin płatności. W takim przypadku, faktura korygująca powinna wyraźnie wskazywać, że koryguje termin płatności faktury pierwotnej.

Ważne jest, aby dokument potwierdzający zmianę terminu płatności był precyzyjny i jednoznacznie określał nowy termin. Unikajmy ogólników i niejasnych sformułowań, które mogą być później różnie interpretowane.

Konsekwencje podatkowe zmiany terminu płatności

Termin płatności faktury ma istotne znaczenie w kontekście przepisów podatkowych, zarówno w VAT, jak i w podatku dochodowym. Zgodnie z art. 89b ustawy o VAT, jeśli należność z faktury nie zostanie uregulowana w ciągu 90 dni od umówionego terminu płatności, dłużnik jest zobowiązany do korekty odliczonego VAT naliczonego. Podobne regulacje obowiązują w podatku dochodowym, gdzie nieuregulowane zobowiązanie po 90 dniach wpływa na podstawę opodatkowania dłużnika.

Zmiana terminu płatności, a co za tym idzie, przesunięcie terminu wymagalności wierzytelności, ma bezpośredni wpływ na moment, w którym powstają wspomniane konsekwencje podatkowe. Jeśli termin płatności zostanie wydłużony, 90-dniowy termin na uregulowanie należności, po którego upływie pojawiają się negatywne skutki podatkowe, również ulega przesunięciu.

Dlatego, dokumentując zmianę terminu płatności, należy pamiętać o konsekwencjach podatkowych. Przesunięcie terminu płatności może wpłynąć na terminy korekt VAT i podatku dochodowego, co wymaga uwzględnienia w rozliczeniach podatkowych.

Forma przesunięcia terminu płatności – elastyczność i wymogi

Jak już wspomniano, przesunięcie terminu płatności może być dokonane w różnych formach. Najczęściej stosowane to:

• Aneks do umowy – formalny dokument zmieniający pierwotną umowę.
• Porozumienie wierzyciela i dłużnika – odrębne pismo określające nowy termin płatności.
• Faktura korygująca – choć nie zawsze konieczna, dopuszczalna forma formalnej korekty terminu płatności.

Niezależnie od wybranej formy, kluczowe jest zachowanie formy pisemnej. Ustne ustalenia, choć mogą być ważne w relacjach biznesowych, nie stanowią wystarczającego dowodu w kontekście formalnym i podatkowym. Forma pisemna zapewnia pewność i jednoznaczność ustaleń.

Czas na skuteczne przesunięcie terminu płatności – terminy są ważne

Aby przesunięcie terminu płatności było skuteczne i miało wpływ na datę uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności, porozumienie stron musi zostać zawarte przed upływem 90 dni od pierwotnego terminu płatności. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje uprawdopodobnieniem nieściągalności wierzytelności w rozumieniu przepisów, co uruchamia procedury związane z korektami VAT i podatku dochodowego.

Dlatego, jeśli strony chcą przesunąć termin płatności i uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych wynikających z przekroczenia 90-dniowego terminu, muszą działać proaktywnie i zawrzeć porozumienie w odpowiednim czasie.

Przesunięcie terminu płatności tylko części wierzytelności

Możliwa jest również sytuacja, w której strony uzgadniają przesunięcie terminu płatności tylko części kwoty wynikającej z faktury. W takim przypadku obowiązują analogiczne zasady, jak przy przesunięciu terminu płatności całej kwoty. Również tutaj wymagane jest pisemne porozumienie zawarte przed upływem 90 dni od pierwotnego terminu płatności.

W praktyce, strony mogą podzielić kwotę z faktury na kilka części i ustalić dla każdej z nich odrębny, nowy termin płatności. Konsekwencją takiego rozwiązania będzie odrębne obliczanie terminów uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności dla każdej części należności.

Podsumowanie

Korekta terminu płatności faktury jest możliwa i dopuszczalna, choć nie zawsze formalnie konieczna. W większości przypadków, aneks do umowy lub pisemne porozumienie stron, precyzujące nowy termin płatności, jest wystarczające. Faktura korygująca lub nota korygująca nie są obligatoryjne, ale mogą być wystawione dla zachowania pełnej przejrzystości dokumentacji. Kluczowe jest udokumentowanie zmiany w formie pisemnej i zawarcie porozumienia przed upływem 90 dni od pierwotnego terminu płatności, aby uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych. Pamiętajmy, że elastyczność w biznesie jest ważna, ale formalne aspekty dokumentowania zmian są równie istotne dla prawidłowych rozliczeń i uniknięcia potencjalnych problemów.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Korekta terminu płatności faktury: kiedy i jak?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.