Składki ZUS za osobę współpracującą a koszty

Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością skorzystania z pomocy osób bliskich. W polskim systemie prawnym istnieje pojęcie osoby współpracującej, które ma istotne znaczenie w kontekście ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a także rozliczeń podatkowych. Jednym z kluczowych pytań, które nurtuje przedsiębiorców, jest możliwość zaliczenia składek ZUS opłacanych za osobę współpracującą do kosztów uzyskania przychodu. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy tę kwestię, wyjaśniając przepisy i zasady, aby rozwiać wszelkie wątpliwości.

Kim jest osoba współpracująca? Definicja i kluczowe kryteria

Zanim przejdziemy do kwestii kosztów, warto dokładnie zrozumieć, kim w świetle prawa jest osoba współpracująca. Definicja ta została sformułowana w Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (ustawa o SUS) i ma zastosowanie w kontekście ubezpieczeń, ale również ma wpływ na rozliczenia podatkowe.

Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy o SUS, za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, zleceniobiorcami oraz osobami fizycznymi uważa się:

• małżonka,
• dzieci własne,
• dzieci drugiego małżonka,
• dzieci przysposobione,
• rodziców,
• macochę,
• ojczyma,
• osoby przysposabiające.

Kluczowym warunkiem uznania danej osoby za współpracującą jest pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym z przedsiębiorcą oraz współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Współpraca ta może przybierać różne formy, od pomocy w czynnościach administracyjnych, poprzez obsługę klienta, aż po wsparcie w produkcji czy usługach. Ważne jest, aby ta pomoc miała charakter realny i była związana z działalnością firmy.

Należy podkreślić, że osoba współpracująca musi być osobą fizyczną i musi istnieć więź pokrewieństwa lub powinowactwa z przedsiębiorcą. Przykładowo, rodzeństwo przedsiębiorcy, teściowie czy dalsza rodzina, nawet jeśli pomagają w działalności i mieszkają w wspólnym gospodarstwie, nie będą uznawani za osoby współpracujące w rozumieniu przepisów o ZUS. Podobnie, wspólnicy spółek osobowych i ich krewni nie są traktowani jako osoby współpracujące z innym wspólnikiem.

Obowiązki związane ze składkami ZUS za osobę współpracującą

Skoro już wiemy, kim jest osoba współpracująca, przejdźmy do kwestii składek ZUS. Zgodnie z przepisami ustawy o SUS, zarówno osoby prowadzące działalność gospodarczą, jak i osoby z nimi współpracujące, podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu, a także ubezpieczeniu wypadkowemu. Osoba współpracująca może również zostać zgłoszona do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Dodatkowo, osoba współpracująca podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Warto zaznaczyć, że podstawa składki zdrowotnej dla osoby współpracującej jest stała i w 2024 roku wynosi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z IV kwartału poprzedniego roku. Miesięczna składka zdrowotna w 2024 roku wynosi 524,33 zł.

Opłacanie składek na Fundusz Pracy jest również obowiązkowe, jednak w tym przypadku osoba współpracująca może korzystać z tych samych zwolnień co przedsiębiorca (np. ze względu na wiek). Niestety, osoba współpracująca nie może skorzystać z ulg w opłacaniu składek ZUS, takich jak ulga na start, preferencyjny ZUS czy Mały ZUS Plus. Oznacza to, że podlega ona tzw. „minimalnemu ZUS-owi”, takiemu samemu jak przedsiębiorca, z wyjątkiem stałej składki zdrowotnej.

Kluczowe jest również to, kto jest płatnikiem składek ZUS za osobę współpracującą. Zgodnie z art. 4 pkt 2 lit. r ustawy o SUS, płatnikiem składek jest przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, w stosunku do osób współpracujących przy tej działalności. W praktyce oznacza to, że to przedsiębiorca opłaca składki ZUS za osobę współpracującą ze swoich środków.

Podsumowując, przedsiębiorca opłaca za osobę współpracującą miesięcznie:

• składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, ewentualnie chorobowe),
• składkę na ubezpieczenie zdrowotne (stała kwota),
• składkę na Fundusz Pracy (czasami również na FGŚP).

Warto pamiętać, że obowiązek opłacania składek ZUS za osobę współpracującą istnieje niezależnie od tego, czy współpraca opiera się na umowie (np. umowie o pracę, umowie zlecenie) czy też ma charakter nieformalnej pomocy.

Składki ZUS za osobę współpracującą a koszty uzyskania przychodu – kluczowe przepisy

Przechodzimy teraz do najważniejszej kwestii – czy składki ZUS za osobę współpracującą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Odpowiedź na to pytanie jest zasadniczo twierdząca, ale z pewnymi zastrzeżeniami i warunkami.

Zgodnie z ogólną zasadą, koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jednak Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) zawiera szereg wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów. Kluczowe dla naszej analizy są art. 23 ust. 1 pkt 10 i 55a ustawy o PIT.

Art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki. Jednak przepis ten jednocześnie dodaje, że kosztem uzyskania przychodów jest wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku spółki – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników.

W kontekście osoby współpracującej, która nie jest małżonkiem ani małoletnim dzieckiem, ten przepis nie ma bezpośredniego zastosowania. Jednak interpretacja przepisów podatkowych wskazuje, że składki ZUS opłacane za osobę współpracującą, która pomaga w działalności, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Kluczowym przepisem jest tutaj art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT, który mówi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów nieopłaconych składek do ZUS-u w części finansowanej przez płatnika składek. Z tego negatywnego sformułowania wynika wprost, że opłacone składki ZUS mogą być kosztem uzyskania przychodu.

Zasady zaliczania składek ZUS za osobę współpracującą do kosztów uzyskania przychodu

Na podstawie analizy przepisów ustawy o PIT i interpretacji organów podatkowych, możemy sformułować następujące zasady dotyczące zaliczania składek ZUS za osobę współpracującą do kosztów uzyskania przychodu:

• Składki ZUS społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) i składki na Fundusz Pracy, opłacone za osobę współpracującą przez przedsiębiorcę, stanowią koszty uzyskania przychodu w dacie ich zapłaty.
• Warunkiem zaliczenia składek do kosztów jest ich faktyczne opłacenie. Nieopłacone składki nie mogą być kosztem.
• Kosztem uzyskania przychodu są składki ZUS w części finansowanej przez płatnika składek, czyli w całości w przypadku osoby współpracującej, gdyż to przedsiębiorca jest płatnikiem.
• Składki ZUS mogą być kosztem niezależnie od tego, czy współpraca opiera się na umowie (np. umowie o pracę, umowie zlecenie) czy też ma charakter nieformalnej pomocy. Istotne jest, aby osoba współpracująca faktycznie pomagała w prowadzeniu działalności.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej, mimo że jest opłacana przez przedsiębiorcę, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Składka zdrowotna nie jest w ogóle zaliczana do kosztów podatkowych, niezależnie od kogo jest opłacana.

Tabela podsumowująca – składki ZUS za osobę współpracującą a koszty uzyskania przychodu

Kto może zaliczyć składki ZUS do kosztów – przedsiębiorca czy osoba współpracująca?

Bardzo istotne jest podkreślenie, że składki ZUS za osobę współpracującą mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie przez przedsiębiorcę, który te składki opłaca. Osoba współpracująca nie ma prawa do zaliczenia tych składek do swoich kosztów uzyskania przychodu ani do odliczenia ich od swojego dochodu.

Wynika to z faktu, że to przedsiębiorca jest płatnikiem składek i to on ponosi ekonomiczny ciężar ich opłacenia. Osoba współpracująca nie dokonuje żadnych płatności składek ZUS z własnych środków w związku z tą współpracą.

Podsumowując, korzyść podatkową w postaci możliwości zaliczenia składek ZUS do kosztów uzyskania przychodu odnosi wyłącznie przedsiębiorca, który korzysta z pomocy osoby współpracującej.

Pytania i odpowiedzi (FAQ)

1. Kto jest uważany za osobę współpracującą?

Za osobę współpracującą uważa się małżonka, dzieci własne i przysposobione, dzieci drugiego małżonka, rodziców, macochę, ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym z przedsiębiorcą i współpracują przy prowadzeniu jego działalności.

2. Kto opłaca składki ZUS za osobę współpracującą?

Składki ZUS za osobę współpracującą opłaca przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą.

3. Czy składki ZUS za osobę współpracującą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Tak, składki ZUS społeczne i składki na Fundusz Pracy opłacone za osobę współpracującą przez przedsiębiorcę mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich zapłaty.

4. Czy składka zdrowotna za osobę współpracującą jest kosztem?

Nie, składka na ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

5. Czy osoba współpracująca może odliczyć składki ZUS od swojego dochodu?

Nie, osoba współpracująca nie może odliczyć składek ZUS opłacanych przez przedsiębiorcę ani zaliczyć ich do swoich kosztów uzyskania przychodu.

Podsumowanie

Zaliczanie składek ZUS za osobę współpracującą do kosztów uzyskania przychodu jest korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania i tym samym zmniejszenie podatku dochodowego. Należy jednak pamiętać o spełnieniu warunków, w szczególności o faktycznym opłaceniu składek i realnej współpracy osoby bliskiej w prowadzeniu działalności. Prawidłowe rozliczenie składek ZUS za osobę współpracującą jest ważnym elementem optymalizacji podatkowej w firmie rodzinnej.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Składki ZUS za osobę współpracującą a koszty, możesz odwiedzić kategorię Koszty.