Drukarka w kosztach firmy? Co możesz zaliczyć?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością ponoszenia różnorodnych wydatków. Jednocześnie, polskie prawo podatkowe daje przedsiębiorcom możliwość obniżenia podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie wielu z tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. To z kolei przekłada się na niższy podatek dochodowy do zapłaty. Kluczowe jest jednak zrozumienie, które wydatki faktycznie mogą zostać uznane za koszty firmowe. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu, odpowiadając na pytanie, co można bezpiecznie „wrzucić w koszty” w 2025 roku, w tym, czy zakup drukarki może obniżyć Twój podatek.

Koszty w firmie – fundament obniżenia podatku

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi on spełniać podstawowy warunek – być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i mieć na celu osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Oznacza to, że wydatek powinien przyczyniać się do generowania zysków firmy lub być niezbędny dla jej prawidłowego funkcjonowania. W praktyce, interpretacja tego przepisu może być różnorodna, dlatego warto dokładnie analizować każdy wydatek, aby uniknąć potencjalnych problemów z organami skarbowymi.

Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w 2025 roku?

Lista wydatków, które mogą stanowić koszty firmowe, jest długa i obejmuje wiele aspektów działalności gospodarczej. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze kategorie kosztów, które przedsiębiorcy mogą uwzględnić w swoich rozliczeniach:

1. Koszty związane z biurem i przestrzenią pracy

Niezależnie od tego, czy posiadasz stacjonarne biuro, czy pracujesz zdalnie z domu, koszty związane z przestrzenią pracy mogą być zaliczone do kosztów firmowych.

• Czynsz i media: Opłaty za wynajem biura, czynsz, rachunki za prąd, wodę, ogrzewanie – wszystko to stanowi koszty firmy. Jeśli prowadzisz działalność w domu, możesz odliczyć proporcjonalną część tych wydatków, odpowiadającą powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe. Pamiętaj o odpowiednim udokumentowaniu i racjonalnym określeniu proporcji.
• Meble i wyposażenie biurowe: Biurka, krzesła, regały, szafy, lampy biurkowe – wszystkie meble niezbędne do wyposażenia przestrzeni pracy mogą być zaliczone do kosztów. Podobnie, drobne akcesoria biurowe, takie jak długopisy, papier, segregatory, zszywacze, również stanowią koszt firmowy.
• Internet i telefon: Opłaty za internet stacjonarny lub mobilny oraz abonament telefoniczny, niezbędne do komunikacji i pracy, są w pełni kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem, że usługi są świadczone na firmę.

2. Sprzęt i usługi niezbędne do prowadzenia działalności

Inwestycje w sprzęt i oprogramowanie są kluczowe dla rozwoju każdej firmy. Wiele z tych wydatków można zaliczyć do kosztów.

• Komputery, laptopy, tablety: Sprzęt komputerowy jest podstawowym narzędziem pracy w dzisiejszych czasach. Zakup komputera, laptopa czy tabletu na potrzeby firmy to wydatek, który można zaliczyć do kosztów.
• Drukarki i urządzenia peryferyjne: Odpowiadając na główne pytanie – tak, drukarka zakupiona na firmę może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Podobnie, skanery, kserokopiarki i inne urządzenia peryferyjne, niezbędne do prowadzenia działalności, również stanowią koszt. Ważne jest, aby zakup był racjonalny i uzasadniony potrzebami firmy. Drukarka atramentowa do biura rachunkowego będzie uzasadniona, ale bardzo droga drukarka fotograficzna do firmy konsultingowej już mniej.
• Oprogramowanie: Programy komputerowe, aplikacje, licencje, programy antywirusowe, oprogramowanie do fakturowania, programy księgowe – wszystkie te wydatki na oprogramowanie niezbędne do prowadzenia działalności mogą być zaliczone do kosztów. Dotyczy to zarówno zakupu licencji, jak i abonamentów.
• Usługi informatyczne: Usługi serwisowe, naprawy sprzętu komputerowego, pomoc techniczna, usługi związane z bezpieczeństwem IT – to również koszty firmowe.

3. Koszty pracownicze – inwestycja w zespół

Jeśli zatrudniasz pracowników, koszty związane z zatrudnieniem stanowią znaczną część wydatków firmy. Są one w pełni zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.

• Wynagrodzenia i składki ZUS: Wypłacane pracownikom wynagrodzenia brutto oraz odprowadzane za nich składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS) są podstawowym kosztem pracowniczym.
• Benefity pracownicze: Pakiety medyczne, karty sportowe, ubezpieczenia grupowe, szkolenia, kursy – benefity oferowane pracownikom mogą być również zaliczone do kosztów, o ile można wykazać ich związek z działalnością firmy (np. zwiększenie motywacji pracowników, poprawa ich zdrowia i wydajności).
• Szkolenia BHP i badania lekarskie: Koszty związane z obowiązkowymi szkoleniami BHP oraz badaniami lekarskimi pracowników są nie tylko kosztem, ale i obowiązkiem pracodawcy.

4. Wyjazdy służbowe i spotkania biznesowe – budowanie relacji

Koszty podróży służbowych i spotkań z kontrahentami, klientami czy partnerami biznesowymi również mogą być zaliczone do kosztów, o ile są związane z działalnością firmy.

• Koszty transportu: Bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, opłaty za autostrady, paliwo (w przypadku podróży samochodem służbowym lub prywatnym wykorzystywanym w celach służbowych) – to wszystko koszty podróży służbowych.
• Koszty zakwaterowania: Hotele, apartamenty, pensjonaty – wydatki na nocleg podczas podróży służbowej.
• Diety i ryczałty: Diety za czas podróży służbowej oraz ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu i noclegu.
• Spotkania biznesowe: Koszty obiadów, kolacji, spotkań w kawiarniach z kontrahentami, klientami, partnerami biznesowymi – o ile mają charakter biznesowy i służą budowaniu relacji oraz zawieraniu transakcji.
• Wydarzenia integracyjne: Organizacja spotkań integracyjnych dla pracowników, wyjść firmowych, imprez okolicznościowych – mogą być kosztem, jeśli mają na celu poprawę atmosfery w pracy i zintegrowanie zespołu.

5. Szkolenia i rozwój zawodowy – inwestycja w kompetencje

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu. Koszty związane z edukacją i szkoleniami mogą być kosztem firmy.

• Szkolenia, kursy, warsztaty: Koszty udziału w szkoleniach zawodowych, kursach językowych, warsztatach branżowych – wszystko to, co podnosi Twoje kompetencje zawodowe lub kompetencje Twoich pracowników, może być kosztem.
• Książki i publikacje branżowe: Zakup książek, czasopism, prenumerata magazynów branżowych, dostęp do baz danych i publikacji online – o ile są związane z profilem działalności firmy.
• Konferencje i targi branżowe: Koszty udziału w konferencjach, targach, sympozjach branżowych – zarówno koszty biletów wstępu, jak i podróży oraz zakwaterowania.
• Szkolenia online i e-learning: Dostęp do platform e-learningowych, zakup kursów online, webinary – nowoczesne formy edukacji również stanowią koszt.

6. Promocja i marketing – budowanie marki

Działania promocyjne i marketingowe są niezbędne do pozyskiwania klientów i budowania rozpoznawalności marki. Wydatki na marketing mogą być kosztem firmy.

• Strona internetowa: Koszty stworzenia i utrzymania strony internetowej firmy, domena, hosting, pozycjonowanie (SEO), reklama w wyszukiwarkach (SEM).
• Reklama online i offline: Reklamy w internecie (np. Google Ads, reklamy w mediach społecznościowych), reklamy w prasie, radiu, telewizji, banery reklamowe, ulotki, plakaty.
• Materiały reklamowe: Wizytówki, ulotki, katalogi, broszury, gadżety reklamowe (długopisy, notesy, kalendarze z logo firmy).
• Eventy promocyjne: Organizacja eventów promocyjnych, targów, dni otwartych, udział w imprezach branżowych.
• Usługi PR i marketingowe: Usługi agencji reklamowych, specjalistów PR, freelancerów zajmujących się marketingiem.

7. Transport i pojazdy – mobilność w biznesie

Koszty związane z transportem i pojazdami wykorzystywanymi w działalności gospodarczej mogą być zaliczone do kosztów.

• Paliwo: Koszty paliwa do samochodów firmowych lub prywatnych wykorzystywanych w celach służbowych. Zasady odliczania VAT i zaliczania do kosztów różnią się w zależności od sposobu wykorzystywania pojazdu (wyłącznie firmowo, mieszanie).
• Naprawy i serwis: Koszty napraw, przeglądów, serwisowania samochodów firmowych.
• Ubezpieczenia: Ubezpieczenie OC, AC i inne ubezpieczenia samochodów firmowych.
• Opłaty leasingowe: Raty leasingowe za samochody, furgonetki i inne pojazdy w leasingu operacyjnym.
• Wynajem pojazdów: Koszty wynajmu samochodów, furgonetek, a nawet rowerów czy hulajnóg, jeśli są wykorzystywane w celach służbowych.
• Transport publiczny: Bilety na autobusy, tramwaje, pociągi, metro – o ile podróże są związane z działalnością gospodarczą.

8. Usługi finansowe, księgowe i doradcze – wsparcie eksperckie

Korzystanie z usług specjalistów z zakresu finansów, księgowości i doradztwa jest często niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Koszty tych usług mogą być kosztem uzyskania przychodu.

• Usługi księgowe: Koszty obsługi księgowej, prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania deklaracji podatkowych.
• Doradztwo podatkowe: Usługi doradców podatkowych, konsultacje, porady, interpretacje przepisów podatkowych.
• Usługi prawne: Porady prawne, reprezentacja prawna, sporządzanie umów, opinie prawne.
• Usługi faktoringowe: Prowizje i odsetki za usługi faktoringowe, wspomagające płynność finansową firmy.
• Odsetki od kredytów firmowych: Odsetki od kredytów i pożyczek zaciągniętych na cele firmowe.
• Leasing finansowy: W przypadku leasingu finansowego – część odsetkowa raty leasingowej.

VAT a koszty firmowe w 2025 roku

Dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, zakupy „na firmę” mogą przynieść podwójną korzyść. Nie tylko obniżają podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym, ale również pozwalają na odliczenie podatku VAT naliczonego przy zakupach. Odliczenie VAT jest możliwe, jeśli zakup jest związany z działalnością opodatkowaną VAT. Warto pamiętać, że istnieją wyjątki i ograniczenia w odliczaniu VAT (np. usługi gastronomiczne i noclegowe), dlatego w razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym.

Jak dokumentować wydatki firmowe?

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi być odpowiednio udokumentowany. Najczęściej stosowanymi dokumentami potwierdzającymi wydatki firmowe są:

• Faktury VAT: Za zakup towarów i usług.
• Rachunki: Wystawiane przez podmioty zwolnione z VAT.
• Umowy i rachunki do umów: Potwierdzające wykonanie usług na podstawie umowy.
• Bilety: Bilety za przejazd autostradą, bilety komunikacji publicznej (jeśli zawierają NIP sprzedawcy).
• Dowody zapłaty: Potwierdzenia przelewów bankowych, wyciągi z kart płatniczych.
• Listy przewozowe, dokumenty magazynowe: W przypadku zakupu towarów.
• Kilometrówka: W przypadku wykorzystywania samochodu prywatnego do celów służbowych.

Czego nie można wrzucić w koszty w 2025 roku?

Mimo szerokiej listy wydatków, które mogą stanowić koszty firmowe, istnieją również wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodu. Należą do nich m.in.:

• Wydatki na reprezentację: Wydatki na wystawne przyjęcia, luksusowe towary, które mają na celu budowanie wizerunku firmy, ale nie mają bezpośredniego związku z osiąganiem przychodów.
• Grzywny i kary pieniężne: Sankcje finansowe nakładane na firmę za naruszenie przepisów.
• Wydatki na ulepszenie środków trwałych: Wydatki, które zwiększają wartość użytkową środków trwałych (np. rozbudowa budynku).
• Wydatki na spłatę pożyczek i kredytów: Spłata kapitału pożyczek i kredytów (kosztem są jedynie odsetki).
• Podatek dochodowy: Zapłacony podatek dochodowy nie jest kosztem uzyskania przychodu.
• Składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy: Składki ZUS przedsiębiorcy oraz składki na Fundusz Pracy i inne fundusze celowe (składki ZUS pracowników są kosztem).
• Wydatki osobiste: Wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą, służące celom prywatnym przedsiębiorcy.

Podsumowanie – koszty firmowe pod kontrolą

Zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodu to legalny sposób na obniżenie podatku dochodowego. Ważne jest jednak, aby dokładnie analizować każdy wydatek i upewnić się, że spełnia on warunki określone w przepisach. Pamiętaj o odpowiednim dokumentowaniu wszystkich kosztów i w razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym. Zakup drukarki, jak i wiele innych popularnych wydatków firmowych, może być zaliczony do kosztów, pod warunkiem, że jest uzasadniony potrzebami Twojej działalności i odpowiednio udokumentowany. Świadome zarządzanie kosztami firmowymi to klucz do optymalizacji podatkowej i sukcesu Twojego biznesu.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o koszty firmowe

Czy mogę zaliczyć do kosztów zakup ekspresu do kawy do biura?

Tak, zakup ekspresu do kawy do biura może być zaliczony do kosztów, o ile jest on przeznaczony dla pracowników i klientów firmy. Ważne jest, aby zakup był racjonalny i uzasadniony potrzebami firmy.

Czy faktura za paliwo z samochodu prywatnego może być kosztem?

Tak, faktura za paliwo z samochodu prywatnego może być kosztem, jeśli samochód jest wykorzystywany w celach służbowych. Należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) i określić proporcję wykorzystania samochodu w działalności gospodarczej.

Jak udokumentować wydatek na spotkanie biznesowe?

Najlepiej poprosić o fakturę VAT lub rachunek z restauracji lub kawiarni, na którym będzie wyszczególnione, że dotyczy spotkania biznesowego (można dopisać na fakturze nazwę kontrahenta i cel spotkania). Dodatkowo, warto sporządzić notatkę ze spotkania, potwierdzającą jego biznesowy charakter.

Czy mogę odliczyć VAT od wszystkich zakupów firmowych?

Nie, nie od wszystkich. Możliwość odliczenia VAT zależy od rodzaju zakupu i jego związku z działalnością opodatkowaną VAT. Istnieją pewne ograniczenia, np. w przypadku usług gastronomicznych i noclegowych. Warto skonsultować się z księgowym w przypadku wątpliwości.

Co zrobić, jeśli urząd skarbowy zakwestionuje mój koszt?

Jeśli urząd skarbowy zakwestionuje dany koszt, masz prawo do odwołania się od decyzji. Ważne jest, aby mieć solidne argumenty i dokumentację potwierdzającą związek wydatku z działalnością gospodarczą. Warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Drukarka w kosztach firmy? Co możesz zaliczyć?, możesz odwiedzić kategorię Koszty.