Koszty pośrednie a zamknięcie roku podatkowego

Rozliczenia podatkowe, zwłaszcza w kontekście kosztów uzyskania przychodów, bywają źródłem wielu pytań i wątpliwości dla przedsiębiorców. Jednym z często pojawiających się zagadnień jest potrącalność kosztów pośrednich, szczególnie tych, które dotyczą przełomu roku podatkowego. Czy faktura wystawiona w jednym roku, a dotycząca wydatków z roku poprzedniego, może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym poprzednim roku? Odpowiedź na to pytanie nie jest zawsze oczywista i zależy od interpretacji przepisów oraz praktyki organów podatkowych.

Czym są koszty pośrednie?

Zanim przejdziemy do kwestii potrącalności kosztów na przełomie roku, warto przypomnieć sobie, czym właściwie są koszty pośrednie. W kontekście podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), koszty dzielimy na bezpośrednio związane z przychodami oraz koszty pośrednie. Koszty bezpośrednie to te, które można wprost przypisać do konkretnych przychodów. Przykładem mogą być koszty materiałów bezpośrednio zużytych do produkcji sprzedanych towarów. Natomiast koszty pośrednie to wydatki, które nie są bezpośrednio związane z konkretnymi przychodami, ale są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej i generowania przychodów w ogóle. Do kosztów pośrednich zaliczamy m.in. koszty administracyjne, koszty marketingu, koszty usług księgowych, koszty najmu biura, czy koszty energii elektrycznej. Rozróżnienie to jest istotne, ponieważ moment potrącalności kosztów bezpośrednich i pośrednich różni się.

Data poniesienia kosztu pośredniego – kluczowe definicje

Ustalenie momentu, w którym koszt pośredni staje się potrącalny, jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego. Zgodnie z ogólną zasadą, za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który koszt został ujęty w księgach rachunkowych (zaksięgowany) na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury lub rachunku. Wyjątkiem są sytuacje, gdy dotyczy to rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. To definicja zawarta w przepisach ustawy o CIT. Jednak, jak to często bywa, praktyczne zastosowanie tej definicji może nastręczać trudności, zwłaszcza w kontekście kosztów na przełomie roku podatkowego.

Problem z fakturami kosztowymi na przełomie roku

W praktyce gospodarczej często zdarzają się sytuacje, gdy faktury dokumentujące koszty pośrednie dotyczące poprzedniego roku podatkowego wpływają do jednostki w kolejnym roku podatkowym. Wyobraźmy sobie sytuację, w której faktura za usługi telekomunikacyjne dotyczące grudnia 2022 roku zostaje wystawiona w grudniu 2022 roku, ale dociera do firmy w styczniu 2023 roku. Podobnie, faktura za usługi sprzątania biura za grudzień 2022 roku może zostać wystawiona i dostarczona dopiero w styczniu 2023 roku. Powstaje pytanie, do którego roku podatkowego należy zaliczyć taki koszt? Czy do roku 2022, którego dotyczy, czy do roku 2023, w którym faktura wpłynęła i została zaksięgowana?

Kolejny problem pojawia się, gdy faktura jest wystawiona już w nowym roku podatkowym i dotyczy poprzedniego roku. Na przykład, faktura za doradztwo prawne świadczone w grudniu 2022 roku może zostać wystawiona dopiero w styczniu 2023 roku i wpłynąć do firmy w tym samym miesiącu. W takich przypadkach, wątpliwości co do momentu potrącalności kosztu narastają. Czy decydujący jest moment wystawienia faktury, moment jej wpływu, czy może okres, którego dotyczy koszt?

Interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej (KIS)

W odpowiedzi na te wątpliwości, organy podatkowe, w tym Krajowa Informacja Skarbowa, wydają interpretacje indywidualne, które pomagają przedsiębiorcom w prawidłowym stosowaniu przepisów. Jedną z takich interpretacji jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 czerwca 2023 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.205.2023.1.ASK. W tej interpretacji, organ podatkowy odniósł się wprost do momentu ujęcia w kosztach uzyskania przychodów faktur kosztowych na przełomie dwóch lat podatkowych. Kluczowe jest sformułowanie użyte w ustawie o CIT: „dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano)”. Powstaje pytanie, jak należy rozumieć to sformułowanie?

Czy chodzi o dzień okresu sprawozdawczego, do którego przypisywany jest koszt, czy może o moment faktycznego, technicznego dokonania operacji zaksięgowania kosztu, czyli wprowadzenia danych do systemu księgowego? Dyrektor KIS w przytoczonej interpretacji jasno rozstrzygnął tę kwestię. Stwierdził, że:

(...) poprzez sformułowanie „dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano)” zawarte w art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, należy rozumieć ten dzień okresu sprawozdawczego, do którego przypisywany jest koszt, a nie dzień faktycznego (technicznego) dokonania operacji zaksięgowania kosztu (wprowadzenia do ksiąg rachunkowych). Tym samym, koszty uzyskania przychodów związane pośrednio z przychodami, a dotyczące danego roku podatkowego, ujęte jako koszt w księgach rachunkowych w poprzednim roku podatkowym są potrącalne w tym roku podatkowym, na który zostały ujęte jako koszt w księgach rachunkowych.

To bardzo ważne wyjaśnienie, które rozwiewa wątpliwości wielu przedsiębiorców. Interpretacja KIS podkreśla, że decydujący jest dzień okresu sprawozdawczego, do którego koszt jest przypisany, a nie moment fizycznego zaksięgowania faktury. Oznacza to, że jeśli koszt pośredni dotyczy poprzedniego roku podatkowego (np. grudnia 2022), to powinien być ujęty w kosztach uzyskania przychodów w roku 2022, nawet jeśli faktura wpłynęła i została zaksięgowana technicznie w roku 2023.

Praktyczne konsekwencje interpretacji KIS

Interpretacja KIS ma istotne praktyczne konsekwencje dla sposobu księgowania kosztów pośrednich na przełomie roku podatkowego. Przede wszystkim, podkreśla ona wagę prawidłowego przypisywania kosztów do okresu sprawozdawczego, którego dotyczą. Nie wystarczy czekać na fakturę i zaksięgować ją w dacie wpływu. Konieczne jest ustalenie, jakiego okresu dotyczy dany koszt i ujęcie go w księgach rachunkowych za ten okres.

Rozważmy kilka przykładów:

• Faktura za energię elektryczną za grudzień 2022, otrzymana w styczniu 2023. Koszt dotyczy grudnia 2022, więc powinien być ujęty w księgach rachunkowych za grudzień 2022, a tym samym potrącony w roku podatkowym 2022.
• Faktura za usługi księgowe za grudzień 2022, wystawiona i otrzymana w styczniu 2023. Podobnie jak w poprzednim przykładzie, koszt dotyczy grudnia 2022 i powinien zostać ujęty w kosztach roku 2022.
• Faktura za materiały biurowe zakupione w grudniu 2022, ale faktura wpłynęła w styczniu 2023. Jeśli materiały zostały zużyte w grudniu 2022, koszt powinien być ujęty w roku 2022.

W praktyce, aby prawidłowo zastosować interpretację KIS, konieczne jest stosowanie zasad memoriału w rachunkowości. Zasada memoriału polega na ujmowaniu w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych, które miały miejsce w danym okresie, niezależnie od daty wpływu czy wypływu środków pieniężnych. Dzięki zasadzie memoriału, koszty i przychody są przypisywane do okresu, którego dotyczą, co jest zgodne z interpretacją KIS w kontekście potrącalności kosztów pośrednich.

Jak prawidłowo księgować koszty pośrednie na przełomie roku?

Aby prawidłowo księgować koszty pośrednie na przełomie roku podatkowego, warto zastosować następujące kroki:

1. Ustal okres, którego dotyczy koszt. Zidentyfikuj, jakiego okresu sprawozdawczego dotyczy dana faktura lub inny dokument kosztowy. Czy dotyczy on poprzedniego roku podatkowego, czy bieżącego?
2. Zastosuj zasadę memoriału. Ujmij koszt w księgach rachunkowych za okres, którego dotyczy, niezależnie od daty otrzymania faktury.
3. Wykorzystaj dokumenty księgowe. Jeśli faktura nie dotarła przed zamknięciem ksiąg za dany rok, ale koszt dotyczy tego roku, można użyć innych dokumentów, np. noty księgowej, aby ująć koszt w prawidłowym okresie. Po otrzymaniu faktury, nota może zostać skorygowana lub zastąpiona fakturą.
4. Dokumentuj działania. Zadbaj o odpowiednią dokumentację, która uzasadnia ujęcie kosztu w danym okresie. Może to być umowa, zamówienie, protokół odbioru, czy korespondencja z kontrahentem.
5. Monitoruj interpretacje. Śledź aktualne interpretacje organów podatkowych oraz orzecznictwo sądowe w zakresie potrącalności kosztów. Przepisy i ich interpretacje mogą ulegać zmianom.

Podsumowanie i kluczowe wnioski

Kwestia potrącalności kosztów pośrednich na przełomie roku podatkowego jest istotna dla prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego. Interpretacja KIS z 15 czerwca 2023 r. jasno wskazuje, że decydujący jest okres sprawozdawczy, do którego koszt jest przypisany, a nie data faktycznego zaksięgowania faktury. Oznacza to, że koszty pośrednie dotyczące poprzedniego roku podatkowego, powinny być potrącone w tym poprzednim roku, pod warunkiem, że zostały ujęte w księgach rachunkowych za ten rok. Kluczowe jest stosowanie zasady memoriału i prawidłowe przypisywanie kosztów do okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych i prawidłowo zoptymalizować swoje obciążenia podatkowe.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy faktura za grudzień 2022, otrzymana w styczniu 2023, może być kosztem roku 2022?

Tak, zgodnie z interpretacją KIS, jeśli koszt dotyczy grudnia 2022 i został ujęty w księgach rachunkowych za grudzień 2022, to może być kosztem roku 2022.

Co oznacza „dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych”?

Oznacza to dzień okresu sprawozdawczego, do którego przypisany jest koszt, a nie moment technicznego zaksięgowania faktury.

Czy muszę czekać na fakturę, aby ująć koszt?

Nie, można ująć koszt na podstawie innego dokumentu, np. noty księgowej, jeśli koszt dotyczy danego okresu, a faktura jeszcze nie dotarła. Po otrzymaniu faktury, nota może być skorygowana.

Jak udokumentować, że koszt dotyczy poprzedniego roku?

Można wykorzystać umowy, zamówienia, protokoły odbioru, korespondencję z kontrahentem oraz inne dokumenty, które potwierdzają, jakiego okresu dotyczy dany koszt.

Gdzie mogę znaleźć więcej informacji o interpretacji KIS?

Interpretację KIS nr 0114-KDIP2-2.4010.205.2023.1.ASK można znaleźć na stronie internetowej Krajowej Informacji Skarbowej lub w bazach danych interpretacji podatkowych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Koszty pośrednie a zamknięcie roku podatkowego, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.