Ewidencja Wyposażenia Firmy: Obowiązek Zniesiony?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością nabywania różnorodnych sprzętów. Komputery, drukarki, meble biurowe, a nawet odkurzacz – to tylko niektóre przykłady wyposażenia, które do niedawna stanowiło integralną część majątku firmy i wymagało specjalnej ewidencji. Do końca 2019 roku przedsiębiorcy w Polsce byli zobowiązani do systematycznego prowadzenia ewidencji wyposażenia. Jednak z początkiem 2020 roku nastąpiły istotne zmiany w przepisach. Czy ten obowiązek nadal istnieje? Jak wygląda sytuacja w praktyce i co warto wiedzieć na ten temat? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym artykule.

Ewidencja wyposażenia firmy – zasady obowiązujące do 2019 roku

Do grudnia 2019 roku, zgodnie z obowiązującymi przepisami, rzeczowe składniki majątku firmy, które były związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, stanowiły majątek firmowy. To oznaczało, że musiały być one ujmowane w prowadzonej ewidencji wyposażenia przedsiębiorstwa. Kluczowym czynnikiem decydującym o miejscu ewidencji był czas użytkowania i wartość danego składnika.

Przedmioty, których wartość przekraczała 10 000 złotych i były użytkowane dłużej niż 12 miesięcy, klasyfikowano jako środki trwałe w świetle ustawy o podatku dochodowym. Pozostałe sprzęty, użytkowane krócej niż rok, ale o wartości wyższej niż 1500 zł (netto dla podatników VAT i brutto dla nievatowców), należało wprowadzić do ewidencji wyposażenia. Ówczesne przepisy precyzyjnie określały, jakie elementy musiały znaleźć się w takiej ewidencji. Były to:

• Numer wpisu do ewidencji
• Datę zakupu, sprzedaży lub przekazania w darowiźnie
• Numer faktury
• Nazwę sprzętu
• Cenę zakupu lub koszt wytworzenia
• Numer pozycji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR), pod którą wpisano dany element wyposażenia
• Przyczynę likwidacji (jeśli dotyczy)

Zniesienie obowiązku ewidencji wyposażenia w 2020 roku

Od 1 stycznia 2020 roku nastąpiła rewolucyjna zmiana – obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia został zniesiony. Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów, przedsiębiorcy nie są już zobligowani do sporządzania tego typu ewidencji dla celów podatkowych. Warto jednak podkreślić, że firmy, które chcą nadal prowadzić ewidencję wyposażenia na własne potrzeby, mają do tego pełne prawo. Nie jest to jednak wymóg konieczny do prawidłowego rozliczania podatków.

Wprowadzenie tych zmian miało na celu uproszczenie procedur i regulacji podatkowych, by odciążyć przedsiębiorców od nadmiernych obowiązków administracyjnych. Należy pamiętać, że zniesienie dotyczy wyłącznie ewidencji wyposażenia. Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych pozostaje bez zmian. Ponadto, w przypadku likwidacji działalności gospodarczej, przedsiębiorca nadal jest zobowiązany do sporządzenia wykazu składników majątku firmowego, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Co rozumiemy przez wyposażenie firmy? Definicja

Zgodnie z definicją zawartą w przepisach, wyposażenie firmy to rzeczowe składniki majątku przedsiębiorstwa, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale nie są klasyfikowane jako środki trwałe. Wydatki poniesione na zakup wyposażenia firmy do 2019 roku ujmowano w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów (KPiR), zatytułowanej „pozostałe wydatki”. Obecnie, koszty zakupu wyposażenia ujmuje się jednorazowo w kosztach podatkowych w miesiącu oddania sprzętu do użytkowania. Zapisy w KPiR nadal dokonywane są w kolumnie 13.

Klasyfikacja składników wyposażenia po zmianach

Pomimo zniesienia obowiązku prowadzenia ewidencji, zasady klasyfikacji poszczególnych składników majątku firmy zasadniczo nie uległy zmianie. Definicja wyposażenia pozostała taka sama, jak w poprzednich regulacjach. Również sposób ujmowania tych składników w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie uległ istotnym modyfikacjom. Ważne jest, aby pamiętać o przechowywaniu ewidencji wyposażenia prowadzonej do końca 2019 roku. Należy je zachować do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych z lat, których te ewidencje dotyczą.

Inne zmiany wprowadzone rozporządzeniem z 23 grudnia 2019 roku

Zniesienie obowiązku ewidencji wyposażenia to nie jedyna zmiana w systemie podatkowym, która weszła w życie z początkiem 2020 roku. Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku wprowadziło również inne modyfikacje, które warto znać:

• Obowiązek prowadzenia KPiR dla przedsiębiorstw w spadku i spółek cywilnych osób fizycznych: Rozporządzenie nałożyło obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na te podmioty, które wcześniej mogły być z tego zwolnione.
• Likwidacja obowiązku prowadzenia kart przychodów pracowników: Przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić kart przychodów pracowników, co stanowi kolejne uproszczenie w zakresie obowiązków administracyjnych.
• Księga KPiR w systemie teleinformatycznym: Rozporządzenie doprecyzowało zasady prowadzenia księgi KPiR w formie elektronicznej. Księga prowadzona w systemie teleinformatycznym jest uznawana za prawidłową, jeśli program komputerowy umożliwia wygenerowanie księgi o strukturze zgodnej ze wzorem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.
• Uchylenie przepisu o zwolnieniu z KPiR ze względu na wiek lub stan zdrowia: Zniesiono możliwość zwolnienia podatnika z obowiązku prowadzenia KPiR ze względu na wiek lub stan zdrowia. Jednak wnioski o zwolnienie złożone do końca 2019 roku były rozpatrywane na podstawie dotychczasowych przepisów.

Podsumowanie

Podsumowując, od 2020 roku nie ma już obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia firmy. Jest to znaczące uproszczenie dla przedsiębiorców, które zmniejsza obciążenia administracyjne. Jednak warto pamiętać, że definicja wyposażenia i zasady jego ujmowania w kosztach podatkowych zasadniczo nie uległy zmianie. Przedsiębiorcy nadal muszą prowadzić ewidencję środków trwałych i sporządzać wykaz składników majątku firmy w przypadku likwidacji działalności. Zniesienie obowiązku ewidencji wyposażenia to jeden z elementów szerszych zmian w przepisach podatkowych, mających na celu ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Ewidencja Wyposażenia Firmy: Obowiązek Zniesiony?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.