15/10/2021
W dzisiejszych czasach coraz więcej spraw urzędowych przenosi się do przestrzeni internetowej. Nie inaczej jest z podatkami. Składanie deklaracji, podań i innych dokumentów online stało się standardem, oszczędzając czas i usprawniając komunikację z urzędem skarbowym. Kluczowym elementem tego procesu jest podpis elektroniczny, który potwierdza tożsamość nadawcy i autentyczność dokumentu. W Polsce dostępnych jest kilka metod podpisywania dokumentów online, zarówno płatnych, jak i bezpłatnych. W tym artykule przyjrzymy się bliżej dostępnym opcjom, aby każdy podatnik mógł wybrać najwygodniejszą i najbezpieczniejszą dla siebie metodę.
Rodzaje podpisów elektronicznych akceptowanych przez Urząd Skarbowy
Polski system podatkowy akceptuje kilka rodzajów podpisów elektronicznych, umożliwiając szeroki wybór metod uwierzytelniania dokumentów przesyłanych online. Ważne jest, aby znać różnice między nimi i wybrać ten, który najlepiej odpowiada naszym potrzebom. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze opcje:
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbardziej zaawansowaną i uniwersalną formą podpisu elektronicznego. Jest to podpis płatny, wydawany przez certyfikowanych dostawców. Lista tych dostawców w Polsce dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). Jego główną zaletą jest to, że można nim podpisać praktycznie każdy dokument elektroniczny, w tym deklaracje, zeznania, informacje i zgłoszenia podatkowe. Jest szczególnie polecany dla firm, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, choć mogą go używać również osoby fizyczne.
Warto pamiętać, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do konkretnej osoby i nie powinien być udostępniany innym. Użycie cudzego podpisu kwalifikowanego jest karalne i grozi grzywną, ograniczeniem wolności lub nawet pozbawieniem wolności do lat 3.
Firmy i organizacje zazwyczaj wykorzystują kwalifikowany podpis elektroniczny, gdzie w imieniu podmiotu działa wyznaczona osoba (fizyczna) zgłoszona na UPL-1 (Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej). Pełnomocnictwo to można złożyć pisemnie lub elektronicznie.
Dane autoryzujące – bezpłatna alternatywa
Dla osób fizycznych, które nie chcą ponosić kosztów kwalifikowanego podpisu elektronicznego, dostępne są dane autoryzujące. Jest to bezpłatna metoda podpisywania wybranych deklaracji podatkowych, takich jak PCC-3, SD-3, PIT-11, PIT-28, PIT-37, PIT-36, PIT-36L i inne. Proces autoryzacji polega na podaniu kilku danych potwierdzających tożsamość podatnika:
- Identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL)
- Pierwsze imię
- Nazwisko
- Data urodzenia
- Kwota przychodu wykazana w zeznaniu PIT za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania dokumentu.
Na przykład, e-deklaracje składane w 2025 roku przy użyciu danych autoryzujących wymagają podania kwoty przychodu za rok 2023 (lub "0", jeśli zeznanie za ten rok nie było składane). Ta metoda jest prosta i wygodna dla wielu podatników, ale ma pewne ograniczenia co do rodzajów dokumentów, które można nią podpisać.
Profil zaufany – popularny i bezpłatny
Profil zaufany to kolejna bezpłatna i bardzo popularna metoda podpisywania dokumentów elektronicznych w Polsce. Umożliwia on potwierdzanie tożsamości online i podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym. Można go wykorzystać do podpisywania deklaracji PIT-37, PIT-38, PIT-OP, PIT-28, PIT-36, AKC-RU/AKC-ZU i wielu innych dokumentów przesyłanych przez Portal Podatkowy i e-Urząd Skarbowy.
Uzyskanie profilu zaufanego jest proste. Wniosek można złożyć online, a potwierdzić na kilka sposobów:
- W punkcie potwierdzającym (np. w urzędzie, banku).
- Podczas rozmowy wideo z urzędnikiem.
- Za pomocą bankowości elektronicznej (jeśli bank oferuje taką usługę).
- Za pomocą e-dowodu.
Profil zaufany jest ważny przez 3 lata, ale można go łatwo przedłużyć online. Jest to bezpieczne i powszechnie akceptowane narzędzie do załatwiania spraw urzędowych online.
Podpis osobisty (e-dowód)
Podpis osobisty, oparty na certyfikacie podpisu zawartym w e-dowodzie (dowodzie osobistym z warstwą elektroniczną), to kolejna bezpłatna opcja podpisywania dokumentów. Aby z niego korzystać, potrzebny jest czytnik kart e-dowodu oraz odpowiednie oprogramowanie zainstalowane na komputerze. Podpis osobisty, podobnie jak profil zaufany, jest bezpłatny i umożliwia podpisywanie wielu dokumentów podatkowych, w tym PIT-37, PIT-38, PIT-OP, PIT-28, PIT-36, AKC-RU/AKC-ZU, ZAP-3 i NIP-7 przesyłanych przez Portal Podatkowy.
E-dowód, wydawany od 4 marca 2019 roku, staje się coraz popularniejszy jako środek identyfikacji elektronicznej i podpisywania dokumentów.
Podpis użytkownika Portalu Podatkowego
Podpis użytkownika Portalu Podatkowego to metoda dedykowana dokumentom wysyłanym bezpośrednio z konta na Portalu Podatkowym. Polega na podaniu danych uwierzytelniających profil na Portalu, takich jak identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL), imię, nazwisko, data urodzenia oraz identyfikator użytkownika Portalu. Ten rodzaj podpisu jest bezpłatny i umożliwia podpisywanie deklaracji i podań w sprawach zryczałtowanego podatku dochodowego w formie karty podatkowej, podatku od spadków i darowizn, PCC, a także PIT-16/PIT-16S, PIT-16A, PIT-16Z/PIT-16ZS, PCC-2, PCC-3, PCC-3/A, SD-2, SD-Z2, SD-3, SD-3/A.
e-Urząd Skarbowy i pieczęć Szefa KAS
e-Urząd Skarbowy to serwis internetowy Krajowej Administracji Skarbowej, który staje się głównym kanałem elektronicznej komunikacji z podatnikami. Po zalogowaniu do e-Urzędu Skarbowego, podatnicy mają dostęp do swoich danych, mogą składać pisma, wnioski, zawiadomienia, a także korzystać z usługi Twój e-PIT. Dostęp do e-Urzędu Skarbowego można uzyskać na kilka sposobów, w tym poprzez profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczną (login.gov.pl) lub aplikację mObywatel.
Co istotne, pisma składane w e-Urzędzie Skarbowym nie muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Są one automatycznie opatrywane pieczęcią kwalifikowaną Szefa KAS, która zawiera identyfikator oraz imię i nazwisko podatnika (użytkownika serwisu). Ułatwia to proces składania dokumentów i eliminuje konieczność posiadania płatnego podpisu kwalifikowanego w wielu przypadkach.
Tabela podsumowująca rodzaje podpisów i e-dokumentów
| Rodzaj podpisu | e-dokumenty |
|---|---|
| Kwalifikowany podpis elektroniczny | Wszystkie e-dokumenty |
| Dane autoryzujące | VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-11, VAT-12, VAT-23, VAT-26, VAT-UE, VAT-UEK, PCC-3, PCC-3/A, SD-3, SD-3/A, SD-Z2, PIT-36, PIT-36S, PIT-36L, PIT-36LS, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-CFC, PIT-28, PIT-28S, PIT-16A, PIT-19A, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, IFT-1/IFT-1R, TPR-P, PIT-16Z/PIT-16ZS, PIT-OP, PIT-16/PIT-16S, AKC-4/AKC-4zo (wraz z załącznikami), AKC-EN, AKC-WW, AKC-ST/AKC-STn, AKC-WG, AKC-PA, AKC-UA, AKC-US, AKC-RU/AKC-ZU, AKC-P, AKC-KZ, AKC-UAKZ, KOP-MS, KOP-RG, IGH-1, OPAL, OEMIS, DSF-1, PIT-NZ, PIT-NZS, zgłoszenia o planowanym nabyciu wewnątrzwspólnotowym wyrobów akcyzowych, wnioski o wydanie banderol podatkowych, podania w sprawach podatku akcyzowego, JPK_V7M, JPK_V7K |
| Podpis zaufany/osobisty | PIT-37, PIT-38, PIT-OP, PIT-28, PIT-36, AKC-RU/AKC-ZU, ZAP-3, NIP-7 (przesyłane przez Portal Podatkowy), PIT-16/PIT-16S, PIT-16Z/PIT-16ZS, VAT-R (przesyłane przez CEIDG), AKC-RU/AKC-ZU, AKC-US, wnioski o wydanie banderol podatkowych (przesyłane przez PUESC), podania (niektóre dokumenty mogą być podpisane podpisem zaufanym, ale nie osobistym, np. pliki JPK czy MDR) |
| Podpis użytkownika Portalu Podatkowego | PIT-16/PIT-16S, PIT-16A, PIT-16Z/PIT-16ZS, PCC-2, PCC-3, PCC-3/A, SD-2, SD-Z2, SD-3, SD-3/A, podania w sprawach zryczałtowanego podatku dochodowego w formie karty podatkowej, podatku od spadków i darowizn, PCC |
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy mogę podpisać deklarację podatkową profilem zaufanym?
Tak, profil zaufany jest jedną z najczęściej wykorzystywanych metod podpisywania deklaracji podatkowych online. Można go użyć do logowania do e-Urzędu Skarbowego i usługi Twój e-PIT, a także do podpisywania wielu innych dokumentów podatkowych.
Czy muszę mieć kwalifikowany podpis elektroniczny, aby złożyć deklarację online?
Nie, dla większości osób fizycznych kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest konieczny. Dostępne są bezpłatne alternatywy, takie jak dane autoryzujące, profil zaufany i podpis osobisty, które są wystarczające do podpisywania większości deklaracji i podań podatkowych.
Jak uzyskać profil zaufany?
Profil zaufany można uzyskać online poprzez stronę profilzaufany.gov.pl. Wniosek można potwierdzić na kilka sposobów, w tym online przez bankowość elektroniczną, podczas rozmowy wideo z urzędnikiem lub osobiście w punkcie potwierdzającym.
Co to jest e-Urząd Skarbowy?
e-Urząd Skarbowy to serwis internetowy Krajowej Administracji Skarbowej, który umożliwia załatwianie wielu spraw podatkowych online. Można w nim sprawdzić swoje dane, składać pisma, wnioski, deklaracje oraz korzystać z usługi Twój e-PIT.
Podsumowanie
Podpisywanie deklaracji i podań online stało się w Polsce powszechne i wygodne. Dostępnych jest wiele opcji, od płatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, po bezpłatne metody takie jak dane autoryzujące, profil zaufany, podpis osobisty i podpis użytkownika Portalu Podatkowego. Wybór odpowiedniej metody zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji podatnika. Dla większości osób fizycznych, profil zaufany i dane autoryzujące są wystarczające i stanowią wygodne oraz bezpłatne rozwiązanie. Zachęcamy do korzystania z elektronicznych form komunikacji z urzędem skarbowym, co pozwala oszczędzić czas i uprościć proces załatwiania spraw podatkowych.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak podpisywać deklaracje i podania online?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.