Paliwo a koszty eksploatacyjne pojazdu w firmie

W prowadzeniu działalności gospodarczej, wykorzystanie pojazdów – zarówno firmowych, jak i prywatnych – jest powszechne. Jednym z podstawowych wydatków związanych z ich użytkowaniem jest zakup paliwa. Pojawia się zatem kluczowe pytanie: czy paliwo zawsze stanowi koszt eksploatacyjny, który można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników, które szczegółowo omówimy w niniejszym artykule.

Czym są wydatki eksploatacyjne pojazdu?

Zgodnie z definicją, eksploatacja to użytkowanie maszyn, urządzeń i pojazdów. W kontekście pojazdów, wydatki eksploatacyjne obejmują koszty ponoszone na ich bieżące użytkowanie i utrzymanie w sprawności. Najczęściej wymieniane wydatki eksploatacyjne to:

• Paliwo (benzyna, olej napędowy, gaz LPG, energia elektryczna)
• Myjnia samochodowa
• Przeglądy techniczne
• Wymiana oleju i filtrów
• Zakup płynów eksploatacyjnych (np. płyn do spryskiwaczy, płyn chłodniczy)
• Naprawy i części zamienne
• Opony (zakup i wymiana)
• Ubezpieczenie pojazdu (choć nie zawsze jest klasyfikowane jako typowy koszt eksploatacyjny, jest z nim ściśle związane)

Aby wydatek eksploatacyjny mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać ogólną definicję kosztu podatkowego. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Ograniczenia w zaliczaniu wydatków eksploatacyjnych do kosztów podatkowych

Ustawodawca wprowadził ograniczenia w możliwości zaliczania do kosztów podatkowych wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodami osobowymi. Te ograniczenia zależą od formy własności pojazdu i sposobu jego wykorzystywania. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują procentowe limity dotyczące wysokości wydatków eksploatacyjnych, które mogą stanowić koszt podatkowy.

Wydatki eksploatacyjne pojazdu będącego środkiem trwałym firmy

Jeżeli samochód osobowy stanowi środek trwały firmy i jest wykorzystywany zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, to do kosztów podatkowych można zaliczyć jedynie 75% wartości wydatków eksploatacyjnych. Pozostałe 25% wydatków jest wyłączone z kosztów podatkowych.

Do limitu 75% wlicza się również nieodliczony podatek VAT. Oznacza to, że w przypadku czynnych podatników VAT, kosztem jest 75% wartości netto wydatku oraz 75% nieodliczonej części podatku VAT.

Przykład 1.

Pan Jan, czynny podatnik VAT, zakupił paliwo do samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy, wykorzystywanego mieszanie. Faktura VAT opiewała na kwotę 246 zł brutto (46 zł VAT). Pan Jan może odliczyć 50% VAT, czyli 23 zł. Kosztem podatkowym będzie 75% z kwoty 223 zł (246 zł - 23 zł odliczony VAT), co stanowi 167,25 zł.

Przykład 2.

Pan Łukasz, zwolniony z VAT, posiada samochód osobowy w środkach trwałych firmy. Koszt naprawy pojazdu wyniósł 1230 zł brutto. Pan Łukasz może zaliczyć do kosztów podatkowych 75% tej kwoty, czyli 922,50 zł.

Wydatki eksploatacyjne pojazdu w leasingu operacyjnym

W przypadku leasingu operacyjnego, samochód osobowy nie jest środkiem trwałym firmy korzystającej z leasingu. Jednak i w tym przypadku obowiązuje limit 75% w zaliczaniu do kosztów podatkowych wydatków eksploatacyjnych, w tym także części opłaty leasingowej, która obejmuje koszty eksploatacji (np. opłaty serwisowe).

Przykład 3.

Pani Emilia, czynna podatniczka VAT, ma samochód w leasingu operacyjnym, wykorzystywany mieszanie (odlicza 50% VAT). Na fakturze za ratę leasingową widnieje rata 1230 zł brutto (230 zł VAT) i opłata serwisowa 246 zł brutto (46 zł VAT). Pani Emilia może zaliczyć do kosztów podatkowych 75% opłaty serwisowej po odjęciu 50% VAT od jej wartości brutto, analogicznie jak w przykładzie 1.

Wydatki eksploatacyjne pojazdu prywatnego wykorzystywanego w działalności

Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w działalności również pojazdy prywatne, które nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych firmy. W takim przypadku, od 1 stycznia 2019 roku, do kosztów podatkowych można zaliczyć jedynie 20% wartości wydatków eksploatacyjnych. Został zniesiony obowiązek prowadzenia kilometrówki PIT, ale wprowadzono limit procentowy.

Przykład 4.

Pani Żaneta, czynna podatniczka VAT, używa prywatnego samochodu w działalności. Zakup paliwa kosztował 615 zł brutto (115 zł VAT). Może odliczyć 50% VAT, czyli 57,50 zł. Kosztem podatkowym będzie 20% z kwoty 557,50 zł (615 zł - 57,50 zł odliczony VAT), co stanowi 111,50 zł.

Przykład 5.

Pani Agata, zwolniona z VAT, wykorzystuje prywatny samochód w firmie. Zakup opon zimowych kosztował 2460 zł brutto. Może zaliczyć do kosztów podatkowych 20% tej kwoty, czyli 492 zł.

Pełne zaliczenie wydatków eksploatacyjnych do kosztów – warunki

Istnieje możliwość zaliczenia 100% wydatków eksploatacyjnych do kosztów podatkowych, ale pod pewnymi warunkami. Dotyczy to sytuacji, gdy samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Warunkiem koniecznym jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT (tzw. kilometrówka VAT).

Aby móc odliczać 100% VAT i zaliczać 100% wydatków eksploatacyjnych do kosztów, należy spełnić następujące warunki:

• Zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26.
• Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, potwierdzającej wyłączne wykorzystywanie pojazdu w działalności.
• Ustalenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie, określającego zasady jego wykorzystywania.

Niespełnienie któregokolwiek z tych warunków uniemożliwia pełne odliczenie VAT i pełne zaliczenie wydatków eksploatacyjnych do kosztów. W przypadku braku ewidencji VAT, uznaje się, że samochód jest wykorzystywany również do celów prywatnych.

Przykład 6.

Pan Artur, czynny podatnik VAT, wykorzystuje samochód w leasingu operacyjnym wyłącznie w działalności. Zgłosił pojazd VAT-26, prowadzi kilometrówkę VAT i ma regulamin użytkowania. Zakup paliwa kosztował 246 zł brutto (46 zł VAT). Pan Artur może odliczyć 100% VAT (46 zł) i zaliczyć do kosztów podatkowych 200 zł (wartość netto paliwa).

Przykład 7.

Pan Janusz, czynny podatnik VAT, ma samochód firmowy, wykorzystywany wyłącznie w działalności (potwierdzone kilometrówką VAT i regulaminem), ale nie zgłosił pojazdu VAT-26. Koszt myjni wyniósł 123 zł brutto (23 zł VAT). Pan Janusz może odliczyć 50% VAT (11,50 zł) i zaliczyć do kosztów podatkowych 111,50 zł (100 zł netto + 11,50 zł nieodliczony VAT).

Podatnicy zwolnieni z VAT a 100% kosztów

Podatnicy zwolnieni z VAT również mogą zaliczać 100% wartości brutto wydatków eksploatacyjnych do kosztów podatkowych, pod warunkiem prowadzenia kilometrówki VAT i spełnienia pozostałych warunków (regulamin użytkowania pojazdu, zgłoszenie VAT-26 – choć w ich przypadku zgłoszenie VAT-26 nie jest obligatoryjne, kilometrówka i regulamin użytkowania są kluczowe). Brak kilometrówki VAT skutkuje ograniczeniem do 75% kosztów.

Jednak w przypadku prywatnych samochodów wykorzystywanych przez podatników zwolnionych z VAT, limit 20% kosztów pozostaje niezmienny, niezależnie od prowadzenia kilometrówki VAT.

Przykład 8.

Pani Danuta, zwolniona z VAT, używa prywatnego samochodu w firmie. Wydatek eksploatacyjny wyniósł 861 zł brutto. Może zaliczyć do kosztów podatkowych 20% tej kwoty, czyli 172,20 zł, nawet jeśli prowadziłaby kilometrówkę VAT.

Podsumowanie

Rozliczanie wydatków eksploatacyjnych pojazdów w firmie wymaga uwzględnienia formy własności pojazdu, sposobu jego wykorzystywania (mieszany czy wyłącznie w działalności) oraz statusu VAT przedsiębiorcy. Wprowadzone od 2019 roku zmiany miały na celu uszczelnienie systemu podatkowego i wprowadzenie jasnych zasad rozliczania tych kosztów. Kluczowe jest zrozumienie limitów 75% i 20% oraz warunków umożliwiających 100% zaliczenie wydatków eksploatacyjnych do kosztów podatkowych, w tym roli ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Paliwo a koszty eksploatacyjne pojazdu w firmie, możesz odwiedzić kategorię Koszty.