Zapytanie ofertowe a Przetarg: Różnice i Terminy

W świecie zamówień publicznych często spotykamy się z dwoma terminami: zapytanie ofertowe i przetarg. Chociaż oba służą do wyboru wykonawcy, istnieją między nimi istotne różnice. Czy zapytanie ofertowe to to samo co przetarg? Odpowiedź brzmi: nie. Zapytanie ofertowe jest specyficznym narzędziem, często wykorzystywanym w określonych sytuacjach i charakteryzującym się pewnymi uproszczeniami w porównaniu do pełnej procedury przetargowej.

Czym właściwie jest zapytanie ofertowe?

Pojęcie zapytania ofertowego nie jest zdefiniowane wprost w ustawie Prawo zamówień publicznych. Można je jednak określić jako nieformalny, uproszczony sposób poszukiwania ofert na realizację zamówienia. W praktyce, zapytanie ofertowe to opis potrzeb zamawiającego, który kierowany jest do potencjalnych wykonawców w celu uzyskania propozycji cenowej. Jest to swego rodzaju sondaż rynku, mający na celu rozeznanie dostępnych ofert i wybór najkorzystniejszej z nich.

Kluczową cechą zapytania ofertowego jest jego fakultatywny charakter – zamawiający nie jest zobowiązany do jego stosowania, a jego forma i treść mogą być w dużej mierze dowolnie kształtowane, szczególnie w przypadku zamówień o mniejszej wartości.

Kiedy stosuje się zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe najczęściej wykorzystywane jest w przypadku zamówień o wartości poniżej 30.000 euro netto (równowartość 126.747,00 zł. – kwota aktualna na moment pisania artykułu, należy zweryfikować aktualne progi). Dla takich zamówień ustawa Prawo zamówień publicznych nie narzuca sztywnych procedur, co daje zamawiającym większą elastyczność w wyborze wykonawcy. Warto jednak podkreślić, że nawet w przypadku zamówień o mniejszej wartości, zamawiający powinien kierować się zasadami uczciwej konkurencji i przejrzystości.

Terminy składania ofert w zapytaniu ofertowym – kluczowa kwestia

Choć zapytanie ofertowe jest formą uproszczoną, istotne jest przestrzeganie pewnych minimalnych terminów na składanie ofert. Wynika to z wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnymi Programami Operacyjnymi (IZ RPO WP) na lata 2014-2020, które mają na celu zapewnienie konkurencyjności i równego dostępu do zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, nawet jeśli do zamówienia nie stosuje się bezpośrednio ustawy Prawo zamówień publicznych.

Minimalne terminy składania ofert:

• Dostawy i usługi: nie mniej niż 7 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego.
• Roboty budowlane: nie mniej niż 14 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego.
• Zamówienia o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej progi unijne: nie mniej niż 30 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego (progi unijne na moment pisania artykułu to 209 000 euro dla dostaw i usług oraz 5 225 000 euro dla robót budowlanych – należy zweryfikować aktualne progi).

Ważne: Termin liczy się od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego. Jeśli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na następny dzień roboczy.

Przykłady obliczania terminów składania ofert:

Przykład 1: Dostawa sprzętu komputerowego (7 dniowy termin)

Zapytanie ofertowe opublikowano 2 sierpnia 2017 r. Termin składania ofert liczymy od 3 sierpnia. Minimalny 7-dniowy termin upływa 9 sierpnia o północy. Ponieważ złożenie oferty po godzinach pracy mogłoby być utrudnione, zaleca się ustalenie terminu składania i otwarcia ofert na dzień 10 sierpnia, np. na godzinę 9:00.

Przykład 2: Termomodernizacja budynku (14 dniowy termin)

Zapytanie ofertowe opublikowano 2 sierpnia 2017 r. Termin składania ofert liczymy od 3 sierpnia. Minimalny 14-dniowy termin upływa 16 sierpnia o północy. Zaleca się ustalenie terminu składania i otwarcia ofert na dzień 17 sierpnia, np. na godzinę 9:00.

Przykład 3: Zamówienie powyżej progów unijnych (30 dniowy termin)

Zapytanie ofertowe opublikowano 1 sierpnia 2017 r. Termin składania ofert liczymy od 2 sierpnia. Minimalny 30-dniowy termin upływa 31 sierpnia o północy. Zaleca się ustalenie terminu składania i otwarcia ofert na dzień 1 września, np. na godzinę 9:00.

Konsekwencje naruszenia terminów – korekta finansowa

Naruszenie minimalnych terminów składania ofert w zapytaniu ofertowym może skutkować korektą finansową. Jest to sankcja nakładana w przypadku nieprawidłowości w udzielaniu zamówień współfinansowanych ze środków unijnych. Wysokość korekty może być znacząca i wynosić co najmniej 2% wartości umowy, a w skrajnych przypadkach nawet 25%, jeśli termin zostanie skrócony o więcej niż 50% terminu podstawowego.

Korekta finansowa obciąża beneficjenta projektu, który musi pokryć ją z własnych środków. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie minimalnych terminów i unikanie błędów w procedurze zapytania ofertowego.

Podsumowanie i praktyczne wskazówki

Zapytanie ofertowe to uproszczona forma poszukiwania ofert, często stosowana przy zamówieniach o mniejszej wartości. Chociaż nie jest regulowane ustawą Prawo zamówień publicznych w pełnym zakresie, nadal obowiązują pewne zasady, szczególnie w kontekście zamówień współfinansowanych ze środków unijnych. Kluczowe jest przestrzeganie minimalnych terminów składania ofert, aby uniknąć korekt finansowych i zapewnić konkurencyjność postępowania.

Praktyczne wskazówki dotyczące terminów składania ofert:

• Dzień publikacji zapytania ofertowego nie wlicza się do terminu składania ofert.
• Termin składania ofert liczony jest do końca ostatniego dnia (do północy), ale w praktyce warto ustalić termin składania i otwarcia ofert na kolejny dzień roboczy.
• W razie wątpliwości, dla pewności dodaj 1-2 dni do minimalnego terminu (7, 14 lub 30 dni) i ustal termin na dzień roboczy wynikający z takiego wyliczenia.

Pamiętaj, że nawet niewielka korekta finansowa, np. 2% wartości umowy, przy większych zamówieniach może oznaczać znaczące straty finansowe. Dlatego warto poświęcić czas na prawidłowe ustalenie i przestrzeganie terminów w zapytaniu ofertowym.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Zapytanie ofertowe a Przetarg: Różnice i Terminy, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.