Należności z tytułu dostaw i usług w bilansie

Należności z tytułu dostaw i usług stanowią istotny element aktywów przedsiębiorstwa, odzwierciedlając wartość sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Prawidłowe ujęcie i wycena tych należności w bilansie ma kluczowe znaczenie dla rzetelności sprawozdania finansowego i oceny sytuacji majątkowej firmy. Gdzie zatem szukać tych należności w bilansie i jak prawidłowo je wycenić?

Lokalizacja należności z tytułu dostaw i usług w bilansie

W bilansie, należności z tytułu dostaw i usług prezentowane są po stronie aktywów. Dokładniej, znajdziemy je w aktywach obrotowych, ponieważ zazwyczaj są to należności krótkoterminowe, z terminem płatności krótszym niż jeden rok.

W zależności od szczegółowego wzoru bilansu, należności te mogą być wykazane w różnych pozycjach, jednak zazwyczaj grupuje się je w ramach:

• Należności krótkoterminowych
• Należności z tytułu dostaw i usług (czasami bardziej szczegółowo: Należności z tytułu dostaw i usług - krótkoterminowe)

Warto zwrócić uwagę, że bilans często dzieli należności na te od jednostek powiązanych, jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie kapitałowe, oraz od pozostałych jednostek. Należności z tytułu dostaw i usług mogą być wykazane w każdej z tych kategorii, w zależności od tego, kim jest odbiorca.

Wycena należności z tytułu dostaw i usług

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, należności z tytułu dostaw i usług wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Co to oznacza w praktyce?

Kwota wymaganej zapłaty

Kwota wymaganej zapłaty to wartość należności ustalona na dzień bilansowy, uwzględniająca:

• Wartość nominalną należności (wartość początkowa).
• Pomniejszenia o dokonane spłaty, przedpłaty i rabaty.
• Powiększenia o naliczone odsetki za opóźnienie w zapłacie, kary umowne i koszty postępowania sądowego.

Przykład:

Firma XYZ sprzedała towary firmie ABC za 20.000 zł z terminem płatności 30 dni. Firma ABC opóźniła się z płatnością, w związku z czym firma XYZ naliczyła odsetki w wysokości 500 zł. Na dzień bilansowy kwota wymaganej zapłaty wynosi 20.500 zł (20.000 zł + 500 zł).

Zasada ostrożności i odpisy aktualizujące

Zasada ostrożności nakazuje uwzględnianie w rachunkowości ryzyka związanego z możliwością nieściągnięcia należności. Jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że część lub całość należności nie zostanie zapłacona, należy dokonać odpisu aktualizującego.

Odpis aktualizujący wartość należności to korekta zmniejszająca wartość należności w bilansie do realnej kwoty, która prawdopodobnie zostanie odzyskana. Tworzenie odpisów aktualizujących jest obowiązkiem wynikającym z zasady ostrożności.

Przesłanki do utworzenia odpisu aktualizującego:

1. Należności od dłużników w stanie likwidacji lub upadłości: Odpis tworzy się do wysokości należności nieobjętej zabezpieczeniem.
2. Należności od dłużników, których wniosek o upadłość oddalono: Odpis tworzy się w pełnej wysokości, jeśli majątek dłużnika nie wystarcza na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego.
3. Należności kwestionowane przez dłużników lub przeterminowane: Odpis tworzy się do wysokości niepokrytej zabezpieczeniem, jeśli spłata w umownej kwocie jest mało prawdopodobna.
4. Należności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności: Odpis tworzy się w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu.

Przykład:

Firma XYZ ma należność od firmy DEF w wysokości 10.000 zł. Firma XYZ ocenia, że istnieje wysokie ryzyko, że firma DEF nie zapłaci 30% tej należności ze względu na pogarszającą się sytuację finansową. Firma XYZ tworzy odpis aktualizujący w wysokości 3.000 zł (30% z 10.000 zł). W bilansie należność od firmy DEF zostanie zaprezentowana w wartości 7.000 zł (10.000 zł - 3.000 zł).

Uproszczenia dla jednostek mikro i małych

Ustawa o rachunkowości przewiduje pewne uproszczenia dla jednostek mikro i małych. Mogą one zrezygnować z zachowania zasady ostrożności przy wycenie aktywów, w tym należności, w zakresie tworzenia odpisów aktualizujących. Jednak to uproszczenie nie dotyczy wszystkich jednostek, np. spółek kapitałowych.

Księgowanie odpisów aktualizujących

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się do kosztów finansowych lub pozostałych kosztów operacyjnych, w zależności od rodzaju należności. W księgach rachunkowych tworzenie odpisu aktualizującego ujmuje się:

• Wn Konto kosztów (np. 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub 75-1 "Koszty finansowe")
• Ma Konto odpisów aktualizujących wartość należności (konto 28)

Saldo konta 28 koryguje wartość należności w bilansie, prezentując ją w wartości netto (po odpisie).

Wyksięgowanie należności

Należności należy wyksięgować z ksiąg rachunkowych w przypadku ich:

• Przedawnienia
• Umorzenia
• Uznania za nieściągalne

Wyksięgowanie należności powoduje również rozwiązanie utworzonego wcześniej odpisu aktualizującego. Rozwiązanie odpisu zalicza się odpowiednio do przychodów finansowych lub pozostałych przychodów operacyjnych.

Podsumowanie

Należności z tytułu dostaw i usług w bilansie stanowią ważną pozycję aktywów obrotowych. Kluczowe jest ich prawidłowe ujęcie, wycena w kwocie wymaganej zapłaty z uwzględnieniem zasady ostrożności, oraz tworzenie odpisów aktualizujących w przypadku ryzyka nieściągalności. Prawidłowa prezentacja należności w bilansie zapewnia rzetelny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Lista kontrolna wyceny należności

Aby upewnić się, że należności z tytułu dostaw i usług zostały prawidłowo wycenione na dzień bilansowy, warto zadać sobie następujące pytania:

• Czy należności zostały wycenione w kwocie wymaganej zapłaty?
• Czy uwzględniono zasadę ostrożności?
• Czy dokonano analizy ryzyka nieściągalności poszczególnych należności?
• Czy w uzasadnionych przypadkach utworzono odpisy aktualizujące?
• Czy odpisy aktualizujące zostały prawidłowo zaksięgowane?
• Czy należności przedawnione, umorzone lub nieściągalne zostały wyksięgowane?

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Czy należności z tytułu dostaw i usług zawsze są aktywami obrotowymi?

Zazwyczaj tak, ponieważ dotyczą krótkoterminowych transakcji sprzedaży. Jednak w wyjątkowych sytuacjach, gdy termin płatności jest bardzo długi (powyżej roku), mogą być klasyfikowane jako aktywa trwałe.

Czy muszę tworzyć odpisy aktualizujące dla wszystkich należności przeterminowanych?

Niekoniecznie dla wszystkich, ale dla tych, co do których istnieje uzasadnione ryzyko nieściągnięcia. Analiza ryzyka i decyzja o utworzeniu odpisu należy do jednostki, zgodnie z zasadą ostrożności.

Gdzie w rachunku zysków i strat ujmuje się odpisy aktualizujące?

Odpisy aktualizujące ujmuje się w kosztach: finansowych lub operacyjnych, w zależności od charakteru należności.

Co się dzieje z odpisem aktualizującym, gdy należność zostanie zapłacona?

W przypadku zapłaty należności objętej odpisem, odpis aktualizujący jest rozwiązywany, a jego wartość zwiększa odpowiednio przychody finansowe lub operacyjne.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Należności z tytułu dostaw i usług w bilansie, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.