Audyt płac: klucz do dokładności i zgodności

Utrzymanie dokładnej dokumentacji płacowej to kluczowy obowiązek działu HR. Jednak, jak pokazują statystyki, jeden na czterech pracowników otrzymał wypłatę z błędami, a 29% pracodawców odkrywa te pomyłki dopiero podczas przeprowadzania audytu płac. Organizacje muszą upewnić się, że wypłacają pracownikom wynagrodzenia prawidłowo i na czas, a także przestrzegać stale zmieniających się przepisów prawa pracy i regulacji dotyczących płac. Chociaż dział płac jest czasami oddzielną jednostką od działu kadr, oba działy muszą współpracować przy audytach płac, aby zapewnić dokładność i zgodność.

W tym artykule omówimy, czym jest audyt płac, różne rodzaje audytów płac, ich cel oraz sposób ich przeprowadzania. Dołączyliśmy również praktyczną listę kontrolną audytu płac do pobrania.

Czym jest audyt płac?

Audyt płac to regularny przegląd całej dokumentacji płacowej w celu upewnienia się, że wszyscy pracownicy otrzymują prawidłowe wynagrodzenie, wszystkie potrącenia i raporty są dokładne, wszystkie informacje są aktualne, a organizacja przestrzega przepisów podatkowych. Czasami błędy mogą utrzymywać się miesiącami, a nawet latami, zanim zostaną wykryte, co może prowadzić do problemów prawnych lub nieprawidłowych sprawozdań finansowych. Dobra wiadomość jest taka, że można wcześnie wychwycić błędy dzięki audytowi płac, który powinien być nieodzowną częścią strategii wynagrodzeń i świadczeń firmy.

Chociaż audyty mogą brzmieć zastraszająco, większość audytów płac to proste wewnętrzne kontrole dokładności danych organizacji. Procedury audytu płac mogą trwać od kilku minut do kilku tygodni, w zależności od wielkości organizacji i zakresu audytu. Aby uzyskać szybsze wyniki, działy płac i kadr mogą zautomatyzować niektóre kontrole audytowe.

Chociaż dział płac jest zazwyczaj odpowiedzialny za przeprowadzanie audytów płac w większych organizacjach, dział kadr również musi być zaangażowany. Dlaczego? Ponieważ dział kadr komunikuje pracownikom informacje o wynagrodzeniu i mogą wystąpić błędy między tym, co dział kadr lub kierownik przekazuje pracownikowi, a tym, co ostatecznie trafia do systemu płacowego. Na przykład kierownik ds. rekrutacji może wynegocjować wyższe wynagrodzenie dla kandydata niż podano w początkowym liście ofertowym, ale nie powiadomić o tym działu kadr. Wynagrodzenie jest również delikatną kwestią, dlatego dział kadr musi być zaangażowany w rozwiązywanie problemów pracowników i zapewnienie niezbędnej komunikacji.

Rodzaje audytów płac

Istnieją różne rodzaje audytów płac, z których każdy ma inny cel. Dwa główne typy to:

Wewnętrzne audyty płac

Pracownicy organizacji przeprowadzają wewnętrzny audyt płac w celu oceny i ulepszenia procesów płacowych. Pozwala to firmie zorientować się, w jakim miejscu się znajduje, i pomaga zidentyfikować i naprawić problemy tak wcześnie, jak to możliwe.

Zewnętrzne audyty płac

W tym przypadku organizacja zatrudnia zewnętrznych audytorów do przeprowadzenia zewnętrznego audytu płac w celu zapewnienia niezależnej oceny praktyk płacowych. Świeże spojrzenie może być korzystne przy wykrywaniu błędów, które mogli przeoczyć pracownicy wewnętrzni. Zazwyczaj kierownictwo firmy, rada dyrektorów lub komitet audytu zatrudniają tych zewnętrznych audytorów, aby zapewnić zgodność, dokładność i rzetelność w przetwarzaniu płac.

Innym rodzajem audytu płac jest audyt przeprowadzany przez agencję rządową lub inny organ regulacyjny. W USA przykładami organów przeprowadzających audyty płac są:

• Internal Revenue Service (IRS): Przeprowadza audyty w celu zapewnienia zgodności z federalnymi przepisami podatkowymi.
• Department of Labor (DOL): Zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń i godzin pracy, takimi jak ustawa Fair Labor Standards Act (FLSA).
• State Labor Departments: Każdy stan może mieć swój własny departament pracy odpowiedzialny za egzekwowanie stanowych przepisów dotyczących płac.

Jakie są główne cele audytu płac?

Każdy chce otrzymywać dokładne wynagrodzenie, prawidłowo potrącane podatki, poprawnie obliczone ubezpieczenie zdrowotne oraz legalne i dokładne potrącenia. Przyjrzyjmy się bliżej głównym celom przeprowadzania audytu płac.

Zapewnienie dokładnego raportowania i wpłat podatków

Na przykład w USA każdy pracownik musi wypełnić formularz podatkowy W-4, który pozwala działowi płac zastosować odpowiednie potrącenia podatkowe. Można to sprawdzić podczas audytu płac. System musi być zgodny z wnioskami pracowników. Każdy stan ma inne przepisy podatkowe, a w niektórych stanach każde miasto ma inne potrącenia z tytułu podatków płacowych.

Ważną częścią audytu płac jest miejsce pracy. Jeśli pracownicy pracują na stałe z domu, ich potrącenia podatkowe stanowe i lokalne mogą różnić się od potrąceń obowiązujących pracowników, którzy pracują w wyznaczonym biurze lub miejscu prowadzenia działalności. Dlatego trzeba znać nie tylko wynagrodzenie pracownika, ale także jego miejsce pracy.

Zapewnienie zgodności z prawem pracy i innymi przepisami

Audyt płac pomaga ustalić, czy każdy, kto miał prawo do wynagrodzenia za nadgodziny, je otrzymał. A co z pracownikami, którzy pracują na akord? Czy masz zarówno dane dotyczące ich produktywności, jak i przepracowane godziny?

Jeśli pracownicy podlegają systemowi napiwkowemu, należy upewnić się, że ich łączne napiwki i stawka godzinowa stanowią co najmniej stanowe wynagrodzenie minimalne.

Jeśli firma zapewnia pracownikom ubezpieczenie zdrowotne, konta oszczędnościowe na cele zdrowotne lub plany emerytalne, należy upewnić się, że potrącenia są prawidłowe. Należy również upewnić się, że pieniądze trafiają tam, gdzie powinny — czy firma ubezpieczeniowa otrzymuje odpowiednie płatności? Czy pieniądze emerytalne są wpłacane bezpośrednio na konto 401k każdego pracownika?

Jeśli pracownik ma zajęcie komornicze, należy upewnić się, że jest ono prawidłowe. Zajęcia komornicze mogą dotyczyć wszystkiego (od niespłaconego długu po alimenty na dzieci) i mogą zmieniać się wraz z nakazami sądowymi. Należy upewnić się, że wszystkie zajęcia komornicze nałożone przez sąd zostały prawidłowo zastosowane.

Dostarczanie pracownikom dokładnych danych

Pracownicy potrzebują dokładnych dokumentów płacowych. Każda wypłata powinna być dostarczana wraz z odcinkiem wypłaty (w formie papierowej lub elektronicznej), który zawiera wszystkie szczegóły ich wynagrodzenia, w tym przepracowane godziny, wypłacone nadgodziny i wyjaśnienia wszystkich potrąceń.

Na koniec roku dział płac musi dostarczyć dokumenty podatkowe zawierające te informacje. Pracownicy powinni przeprowadzić samokontrolę i powiadomić dział płac, jeśli coś jest nie tak, ale nie zawsze się tak dzieje. Okresowe audyty płac w ciągu roku mogą zapobiec wielu z tych problemów.

Wykrywanie potencjalnych błędów i nieścisłości

Dokładny audyt może pomóc w wykryciu oszustw płacowych. Czy każdy, kto otrzymuje wypłatę, jest rzeczywistym pracownikiem? Ludzie dopuszczali się defraudacji w firmach poprzez fikcyjnych pracowników. Czy na liście płac nadal znajdują się zwolnieni pracownicy?

Czy każdy pracuje dokładnie 40 godzin tygodniowo? Jest rzadkością, aby każdy pracownik wynagradzany godzinowo pracował dokładnie tyle samo godzin w każdym tygodniu. Może to wskazywać, że nie otrzymują oni należnych nadgodzin lub otrzymują wynagrodzenie wyższe niż im się należy.

Czy do czyjejś wypłaty dodano dodatkowe zero? Pomyłki się zdarzają!

Wykrywanie typowych problemów z płacami

Czy prawidłowo zaklasyfikowałeś swoich pracowników? W ramach organizacji pracownicy często mają różne rodzaje umów, które obejmują różne warunki wynagradzania.

Pracownicy są zwolnieni lub niezwolnieni z płacy minimalnej i wynagrodzenia za nadgodziny. Pracownicy niezwolnieni muszą otrzymywać co najmniej płacę minimalną za każdą przepracowaną godzinę i wynagrodzenie za nadgodziny, gdy pracują więcej niż 40 godzin w tygodniu. W USA nieprawidłowa klasyfikacja pracowników może narazić pracodawcę na obowiązek wypłaty poszkodowanym pracownikom wszystkich niezapłaconych nadgodzin za okres do trzech lat przed datą ich roszczeń.

Łatwo jest popełnić błędy w obliczeniach, jeśli chodzi o przepracowane godziny, stawkę za nadgodziny i dopłaty różnicowe, zwłaszcza jeśli stawki te się zmieniają (na przykład wyższa stawka za niedziele lub święta państwowe).

Czy wszyscy twoi pracownicy znajdują się w odpowiednim przedziale podatkowym dla swoich zarobków? Awans może przenieść pracownika do nowego przedziału podatkowego.

Opóźnione raportowanie płac lub brak raportowania może prowadzić do opóźnienia wypłaty wynagrodzenia, a także kar rządowych.

Przygotowanie do udanego audytu płac

Oto kilka kroków, które pomogą ci przygotować się do audytu płac.

Stwórz harmonogram

Chociaż audyt płac można przeprowadzić w dowolnym momencie, większość firm przeprowadza go na koniec roku finansowego. Okres „wsteczny” wynosi zazwyczaj jeden rok, chociaż różni się w zależności od firmy. Im dłuższy okres objęty audytem, tym dłużej potrwa audyt płac.

Jeśli masz zamiar przeprowadzić swój pierwszy audyt płac lub masz problemy z obecnymi procesami płacowymi, możesz skorzystać z przeprowadzenia audytu kwartalnie lub półrocznie, aby móc wcześniej zdiagnozować i rozwiązać problemy.

Zbierz zespół

Następnym krokiem jest podjęcie decyzji, kto przeprowadzi twój audyt płac. Firmy z dedykowanym działem płac, HR, księgowości i kierownictwem wykonawczym prawdopodobnie same przeprowadzą audyt. Mniejsze firmy mogą skorzystać z pomocy audytora zewnętrznego.

Jeśli w proces audytu zaangażowana jest kombinacja osób z różnych działów, upewnij się, że terminy są ustalone dla każdego oddzielnego zadania, aby proces przebiegał sprawnie.

Zidentyfikuj kluczowe obszary audytu

Jeśli masz pewne problemy w swoich obecnych procesach płacowych, powinieneś skupić się na kluczowych obszarach, takich jak systemy płacowe, składki podatkowe, księgi finansowe oraz ewidencja czasu pracy i obecności.

Zbierz niezbędną dokumentację i informacje

Oto niektóre dokumenty i rodzaje informacji, które powinieneś zebrać na potrzeby audytu płac:

• Listy pracowników
• Rejestry płac (w tym wynagrodzenie pracowników, nadgodziny, potrącenia, podatki itp.)
• Dane z kart czasu pracy (przepracowane godziny i dni wolne)
• Księga finansowa i uzgodnienia kont bankowych

Większość tych informacji powinieneś być w stanie uzyskać z oprogramowania płacowego lub ERP.

Jak przeprowadzić skuteczny audyt płac

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby przeprowadzić kompleksowy audyt płac w swojej organizacji:

1. Przegląd danych pracowników

   Ten krok wymaga komunikacji między działem kadr a działem płac, aby upewnić się, że dane płacowe są zgodne z informacjami otrzymywanymi przez pracownika. W przeciwieństwie do przesyłania arkuszy kalkulacyjnych w obie strony, połączone systemy minimalizują ryzyko błędów i usprawniają ten krok.

   Jeśli Twój system śledzenia kandydatów (ATS) nie jest zintegrowany z systemami HR i płacowymi, powinieneś zweryfikować odpowiednie informacje z listami ofertowymi dla pracowników. Sprawdź, czy każdy na liście płac jest aktywnym pracownikiem i czy są oni prawidłowo sklasyfikowani (zwolnieni vs. niezwolnieni, pełny etat vs. niepełny etat itp.). Upewnij się również, że osoby przebywające na urlopach otrzymują prawidłowe wynagrodzenie, zwłaszcza jeśli różni się ono od ich regularnej wypłaty.

2. Przegląd przepracowanych i wypłaconych godzin

   Zweryfikuj przepracowane godziny za pomocą kart czasu pracy i upewnij się, że są one zgodne z wypłaconymi kwotami. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników otrzymujących wynagrodzenie godzinowe. Zbyt wielu pracowników z identycznymi kartami czasu pracy może oznaczać, że ktoś edytuje karty czasu pracy, w takim przypadku dział kadr powinien zbadać potencjalną kradzież czasu pracy. Uważaj również na oznaki „podpisywania się” za kolegę.

3. Sprawdzenie zmiennych płatności i różnych rodzajów wynagrodzeń

   Musisz dokładnie sprawdzić wynagrodzenie za nadgodziny, premie, prowizje i informacje o akordzie. Jeśli organizacja zatrudnia pracowników otrzymujących napiwki, upewnij się, że zgłaszają oni swoje rzeczywiste zarobki w celu uzyskania dokładniejszych danych. Jeśli twoja firma stosuje wynagrodzenie urlopowe lub dodatki zmianowe, również pamiętaj o ich sprawdzeniu.

   Pamiętaj, że nadpłata może być równie stresująca jak niedopłata. Żaden pracownik nie chce zwracać pieniędzy, które mógł już wydać lub zaoszczędzić z powodu błędów działu płac sprzed sześciu miesięcy, które doprowadziły do nadpłat.

4. Zbadanie i udokumentowanie nietypowych transakcji płacowych

   Jest to kolejny obszar o wysokim potencjale oszustw, który zazwyczaj obejmuje premie za podpisanie umowy, wynagrodzenie za relokację, zaległe wynagrodzenie i poprzednie korekty. Jeśli przetwarzasz zwroty kosztów za pośrednictwem płac firmy, upewnij się, że jest to dokładne. Może to wymagać kontaktu z działem finansowym lub osobą odpowiedzialną za zwroty kosztów.

5. Sprawdzenie potrąceń i wpłat podatków

   Czy potrącasz prawidłową kwotę dla swoich pracowników? Czy płacisz odpowiednią kwotę podatków dochodowych? Liczby te mogą się zmieniać, zwłaszcza jeśli ludzie się przeprowadzą lub zmienią się przepisy. Pamiętaj, że ze względu na różnice w miejscach pracy pracownik zaklasyfikowany jako pracujący w biurze może mieć zupełnie inne potrącenia podatkowe niż pracownik zaklasyfikowany jako pracujący z domu.

6. Uzgodnienie płac

   Przejrzyj aktywność bankową swojej organizacji. Czy wyciągi bankowe są zgodne z dokumentacją płacową? Czy masz odpowiednią dokumentację dla wszystkich wniosków o zmianę polecenia przelewu? Dokładnie sprawdź całą dokumentację i upewnij się, że wszystko się zgadza.

7. Uwzględnienie przepisów dotyczących płac

   Przepisy dotyczące płac są szczególnie istotne, jeśli rząd przeprowadza audyt twojej firmy. Przepisy te różnią się w zależności od stanu i kraju, dlatego upewnij się, że twoja organizacja przestrzega przepisów obowiązujących w miejscu jej działalności. Oczywiście przepisy te są jeszcze bardziej złożone w przypadku organizacji międzynarodowych. Nieprzestrzeganie tych przepisów może skutkować znacznymi karami finansowymi i konsekwencjami prawnymi.

8. Raportowanie wyników

   Utwórz raport z audytu płac i udostępnij go kluczowym członkom personelu, w tym szefom działów kadr i finansów. Przechowywanie dokumentacji audytów może być przydatne w przypadku późniejszych problemów, takich jak pozew sądowy.

9. Identyfikacja możliwości usprawnień

   Zastanów się, jak możesz usprawnić swoje procesy płacowe w przyszłości. Czego nauczył cię audyt płac? Co robisz dobrze, a co można ulepszyć? Automatyzacja staje się coraz bardziej popularna w zarządzaniu płacami, ponieważ pomaga minimalizować nieścisłości i błędy. Kompleksowy system HRIS (Human Resources Information System), system płacowy lub oprogramowanie księgowe może znacznie zmniejszyć liczbę błędów w danych.

10. Stworzenie planu wdrożenia usprawnień

    Gdy już wiesz, jakie usprawnienia muszą zostać wprowadzone, stwórz plan działania w celu wprowadzenia tych usprawnień. Weź pod uwagę harmonogramy, budżet i kluczowe zainteresowane strony, które muszą zatwierdzić proponowane zmiany. Wdrażaj usprawnienia w kolejności priorytetów, zaczynając od najbardziej pilnych zmian, które przyniosą największy efekt.

Lista kontrolna audytu płac

Na podstawie procesu audytu płac opisanego powyżej, stworzyliśmy szablon listy kontrolnej audytu płac w programie Excel, abyś mógł śledzić postępy i zapewnić przeprowadzenie dokładnego i skutecznego audytu w swojej organizacji:

Oto pełna lista kontrolna audytu płac, którą możesz dostosować do potrzeb swojej organizacji:

Wewnętrzna lista kontrolna audytu płac

1. Przegląd danych pracowników
   • Upewnij się, że dane płacowe są zgodne z informacjami otrzymywanymi przez pracownika
   • Upewnij się, że każdy, komu wypłacane jest wynagrodzenie, jest aktywnym pracownikiem
   • Zweryfikuj klasyfikację pracowników (zwolnieni vs. niezwolnieni, pełny etat vs. niepełny etat itp.)
2. Przegląd przepracowanych i wypłaconych godzin
   • Zweryfikuj przepracowane godziny z kartami czasu pracy
   • Sprawdź rozbieżności między zaplanowanymi a zgłoszonymi godzinami
3. Sprawdzenie zmiennych płatności i różnych rodzajów wynagrodzeń
   • Sprawdź wynagrodzenie za nadgodziny, premie, prowizje i informacje o akordzie
   • Upewnij się, że pracownicy otrzymujący napiwki zgłaszają swoje rzeczywiste zarobki
   • Sprawdź wynagrodzenie urlopowe i/lub dodatki zmianowe
   • Upewnij się, że przestrzegane są przepisy dotyczące płacy minimalnej
4. Zbadanie i udokumentowanie nietypowych transakcji płacowych
   • Sprawdź premie za podpisanie umowy, wynagrodzenie za relokację, zaległe wynagrodzenie, poprzednie korekty i zwroty kosztów
   • Przejrzyj zaliczki lub pożyczki na poczet wynagrodzenia i warunki ich spłaty
   • W razie potrzeby skontaktuj się z działem finansowym
5. Sprawdzenie potrąceń i wpłat podatków
   • Sprawdź, czy kwoty potrąceń są prawidłowe
   • Sprawdź, czy płacisz odpowiednie podatki dochodowe
   • Pamiętaj o zmieniających się przepisach i regulacjach
   • Pamiętaj o różnych potrąceniach podatkowych dla pracowników biurowych i zdalnych
   • Zweryfikuj zgodność z podatkami na ubezpieczenie społeczne, Medicare i podatkami od bezrobocia
6. Uzgodnienie płac
   • Sprawdź, czy wyciągi bankowe są zgodne z dokumentacją płacową
   • Sprawdź, czy masz odpowiednią dokumentację dla wszystkich wniosków o zmianę polecenia przelewu
   • Uzgodnij konta zobowiązań płacowych
7. Uwzględnienie przepisów dotyczących płac
   • Upewnij się, że przestrzegasz przepisów obowiązujących w miejscu prowadzenia działalności przez twoją firmę
   • Zapewnij zgodność z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń i godzin pracy (ustawa Fair Labor Standards Act, przepisy stanowe itp.)
8. Raportowanie wyników
   • Utwórz raport z audytu płac
   • Udostępnij raport kluczowym członkom personelu
   • Przechowuj dokumentację audytów
9. Identyfikacja możliwości usprawnień
   • Stwórz listę sposobów na usprawnienie procesów płacowych firmy
   • Zastanów się, jak wykorzystać technologię i automatyzację, aby zminimalizować błędy i zmaksymalizować wydajność
   • Oceń obecne oprogramowanie i systemy płacowe pod kątem wydajności i dokładności
10. Stworzenie planu wdrożenia usprawnień
    • Stwórz plan działania w celu wprowadzenia usprawnień
    • Zaproponuj harmonogram, budżet i uzyskaj akceptację od interesariuszy
    • Wdrażaj usprawnienia w kolejności malejących priorytetów
    • Zaplanuj regularne audyty kontrolne, aby zapewnić ciągłe doskonalenie

Podsumowanie

Podstawowe zrozumienie audytu płac pozwala specjalistom HR identyfikować możliwości usprawnień i ostatecznie zapewniać zgodność i poprawiać doświadczenia pracowników.

Dział płac i dział kadr muszą utrzymywać dobre relacje robocze, aby zapewnić, że każdy otrzymuje uczciwe i terminowe wynagrodzenie. Twoi pracownicy na to zasługują.

Skorzystaj z naszej listy kontrolnej audytu płac do pobrania, aby utrzymać porządek, zapewnić skuteczność procedur audytu płac i zachować zgodność z przepisami.

FAQ

Jak długo trwa audyt płac?

Procedury audytu płac mogą trwać od kilku minut do kilku tygodni, w zależności od wielkości organizacji i zakresu audytu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt płac: klucz do dokładności i zgodności, możesz odwiedzić kategorię Audyt.