Audyt zdalny: co to jest i jak działa?

W obliczu globalnych wyzwań i dynamicznie zmieniającego się świata, wiele aspektów naszego życia przeszło transformację. Jednym z nich jest sposób przeprowadzania audytów. Tradycyjne audyty, wymagające fizycznej obecności audytora w siedzibie klienta, ustąpiły miejsca innowacyjnemu rozwiązaniu – audytowi zdalnemu. Czym jest audyt zdalny, jak przebiega i dlaczego zyskuje na popularności? Na te i inne pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Czym jest audyt zdalny? Definicja i kluczowe cechy

Audyt zdalny, w najprostszym ujęciu, to odpowiednik klasycznego audytu, dostosowany do realiów, w których bezpośredni kontakt jest utrudniony lub niemożliwy. Jest to forma audytu realizowana „na odległość”, wykorzystująca technologie komunikacji elektronicznej. W zależności od specyfiki branży i zakresu audytu, może być on przeprowadzony w całości lub częściowo bez fizycznej wizyty audytora w siedzibie organizacji klienta.

Podstawowa różnica pomiędzy audytem tradycyjnym a zdalnym sprowadza się do braku fizycznej obecności audytora na miejscu. Jednakże, istota audytu pozostaje niezmieniona. Nadal opiera się on na:

• Wywiadach audytowych z pracownikami klienta.
• Analizie dokumentacji, zapisów i danych.
• Ocena procesów i narzędzi stosowanych przez organizację.

W kontekście pandemii COVID-19, audyt zdalny stał się kluczowym narzędziem umożliwiającym utrzymanie ciągłości certyfikacji dla wielu przedsiębiorstw. Pozwala firmom na spełnienie wymagań norm i standardów, nawet w obliczu ograniczeń związanych z podróżowaniem i bezpośrednimi spotkaniami.

Jak przebiega audyt zdalny? Krok po kroku

Proces audytu zdalnego, choć realizowany na odległość, zachowuje wiele elementów audytu tradycyjnego. Kluczowe etapy obejmują:

1. Planowanie audytu: Lider zespołu audytowego, w porozumieniu z klientem, opracowuje szczegółowy plan audytu. Plan ten określa zakres audytu, harmonogram działań, listę osób zaangażowanych po stronie klienta oraz narzędzia komunikacji elektronicznej, które zostaną wykorzystane.
2. Przygotowanie dokumentacji: Klient udostępnia audytorom niezbędną dokumentację w formie elektronicznej. Może to obejmować procedury, instrukcje, zapisy, raporty i inne dokumenty potwierdzające zgodność z wymaganiami normy lub standardu.
3. Przeprowadzenie wywiadów audytowych: Wywiady z pracownikami klienta realizowane są za pomocą narzędzi do wideokonferencji, takich jak ClickMeeting, Skype, Microsoft Teams, Zoom czy inne. Audytorzy zadają pytania, weryfikują zrozumienie procesów i procedur oraz zbierają dowody audytowe.
4. Analiza dokumentacji i zapisów: Audytorzy analizują przesłaną dokumentację, przeglądają zapisy i dane, weryfikując ich zgodność z wymaganiami i identyfikując potencjalne niezgodności.
5. Wirtualne obserwacje procesów (opcjonalne): W zależności od specyfiki audytu i możliwości technicznych, audytorzy mogą przeprowadzać wirtualne obserwacje wybranych procesów. Może to obejmować transmisję wideo z hali produkcyjnej, magazynu czy innego obszaru działalności klienta.
6. Spotkanie podsumowujące: Po zakończeniu wszystkich etapów audytu, zespół audytowy organizuje spotkanie podsumowujące z przedstawicielami klienta. Podczas spotkania prezentowane są wyniki audytu, identyfikowane niezgodności oraz ustalane działania korygujące.
7. Raport z audytu: Na podstawie zebranych dowodów audytowych, zespół audytowy przygotowuje raport z audytu, który zawiera szczegółowe informacje o przebiegu audytu, zidentyfikowanych mocnych i słabych stronach systemu zarządzania oraz wnioski i rekomendacje.

Pomimo braku bezpośredniego kontaktu, audyt zdalny dąży do zapewnienia równie dokładnej i rzetelnej oceny systemu zarządzania, jak audyt tradycyjny. Kluczem do sukcesu jest efektywna komunikacja, odpowiednie narzędzia technologiczne oraz zaangażowanie obu stron procesu audytowego.

Czy audyt zdalny jest dozwolony i akceptowany?

W kontekście pandemii i potrzeby utrzymania ciągłości certyfikacji, audyt zdalny zyskał akceptację jednostek akredytacyjnych i właścicieli standardów. Jest to forma audytu dozwolona i powszechnie stosowana w wielu branżach. Jednostki certyfikujące dostosowały swoje procedury i wytyczne, aby umożliwić przeprowadzanie audytów zdalnych w sposób efektywny i zgodny z wymaganiami akredytacyjnymi.

Warto jednak pamiętać, że akceptacja audytu zdalnego może zależeć od specyfiki standardu, branży oraz indywidualnych wytycznych jednostki certyfikującej. Zawsze warto upewnić się u swojej jednostki certyfikującej, czy audyt zdalny jest dopuszczalny w danym przypadku i jakie są ewentualne wymagania szczególne.

Kiedy audyt zdalny nie jest możliwy do przeprowadzenia?

Mimo wielu zalet i szerokiego zastosowania, istnieją sytuacje, w których audyt zdalny może nie być możliwy do przeprowadzenia. Do najczęstszych przyczyn należą:

• Nowa certyfikacja w niektórych branżach: W przypadku niektórych branż, szczególnie tych o wysokim ryzyku lub specyficznych wymaganiach regulacyjnych, nowa certyfikacja może wymagać audytu na miejscu.
• Zawieszenie działalności klienta: Jeśli firma klienta tymczasowo zawiesiła działalność, przeprowadzenie audytu zdalnego może być utrudnione lub niemożliwe.
• Brak możliwości technicznych: Audyt zdalny wymaga dostępu do Internetu i sprawnych narzędzi komunikacji elektronicznej. W przypadku braku infrastruktury technicznej po stronie klienta, audyt zdalny może nie być możliwy. Choć ten przypadek, jak zauważa autorka tekstu, jest coraz trudniejszy do wyobrażenia w dzisiejszych czasach.
• Ograniczenia wynikające ze standardu: Niektóre standardy mogą nie dopuszczać audytów zdalnych lub wprowadzać ograniczenia dotyczące ich zakresu i formy. Warto sprawdzić wytyczne konkretnego standardu.

W takich sytuacjach konieczne może być przełożenie audytu na termin późniejszy, kiedy możliwe będzie przeprowadzenie audytu tradycyjnego, lub poszukiwanie alternatywnych rozwiązań, w porozumieniu z jednostką certyfikującą.

Jak przygotować się do audytu zdalnego? Praktyczne wskazówki

Aby audyt zdalny przebiegł sprawnie i efektywnie, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie po stronie klienta. Oto kilka praktycznych wskazówek:

• Ustal zaangażowanie personelu: Wspólnie z liderem zespołu audytowego ustal, które osoby z Twojej organizacji będą zaangażowane w audyt i w jakich obszarach. Przygotuj te osoby do udziału w wywiadach audytowych.
• Przygotuj dokumentację elektroniczną: Zgromadź i przygotuj w formie elektronicznej wszystkie dokumenty i zapisy, które będą potrzebne do audytu. Upewnij się, że są one łatwo dostępne i uporządkowane.
• Sprawdź narzędzia komunikacyjne: Przed audytem sprawdź, czy wybrane narzędzie komunikacyjne (np. Skype, Teams, Zoom) działa poprawnie na Twoim komputerze i czy masz stabilne połączenie internetowe. Przeprowadź testowe połączenie z liderem zespołu audytowego, jeśli to możliwe.
• Zapewnij odpowiednie środowisko: Zadbaj o ciche i spokojne miejsce, w którym pracownicy będą mogli uczestniczyć w wywiadach audytowych bez zakłóceń.
• Bądź dostępny i komunikatywny: W trakcie audytu zdalnego bądź dostępny dla zespołu audytowego i szybko reaguj na ich pytania i prośby o dodatkowe informacje. Efektywna komunikacja jest kluczowa dla sukcesu audytu zdalnego.

Dobre przygotowanie to połowa sukcesu. Inwestując czas i energię w przygotowanie do audytu zdalnego, zwiększasz szanse na jego pomyślne zakończenie i utrzymanie ciągłości certyfikacji.

Zalety audytu zdalnego: Korzyści dla organizacji

Audyt zdalny, choć początkowo postrzegany jako rozwiązanie tymczasowe, w wielu przypadkach okazał się korzystną alternatywą dla audytu tradycyjnego. Do głównych zalet audytu zdalnego należą:

• Utrzymanie ciągłości certyfikacji: W czasach ograniczeń w podróżowaniu i bezpośrednich spotkań, audyt zdalny umożliwia firmom utrzymanie ciągłości certyfikacji i spełnienie wymagań norm i standardów.
• Oszczędność kosztów:Audyt zdalny eliminuje koszty związane z podróżami i zakwaterowaniem audytorów. Jest to szczególnie istotne dla firm, które muszą optymalizować wydatki.
• Elastyczność i wygoda: Audyt zdalny oferuje większą elastyczność w planowaniu i realizacji audytu. Może być łatwiej dostosować harmonogram audytu do potrzeb klienta i uniknąć długotrwałych przestojów w pracy.
• Dostęp do szerszej puli audytorów: Audyt zdalny umożliwia korzystanie z usług audytorów zlokalizowanych w różnych regionach geograficznych, bez konieczności ponoszenia kosztów ich podróży.
• Efektywność czasowa: Audyt zdalny może być bardziej efektywny czasowo, ponieważ eliminuje czas poświęcany na podróże i przemieszczanie się audytorów.
• Mniejsze ryzyko zakłóceń: W przypadku nieprzewidzianych zdarzeń (np. choroba audytora, nagłe zmiany w harmonogramie), audyt zdalny może być łatwiej dostosować i kontynuować bez większych zakłóceń.

Podsumowując, audyt zdalny to nowoczesne i efektywne rozwiązanie, które zyskuje na popularności w świecie audytów. Oferuje wiele korzyści dla organizacji, umożliwiając utrzymanie ciągłości certyfikacji, oszczędność kosztów i większą elastyczność. Warto rozważyć tę formę audytu jako przyszłościowe i praktyczne podejście do oceny systemów zarządzania.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt zdalny: co to jest i jak działa?, możesz odwiedzić kategorię Audyt.