Odszkodowanie jako przychód finansowy

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnymi aspektami finansowymi, a jednym z nich są odszkodowania. Przedsiębiorcy mogą zarówno wypłacać, jak i otrzymywać odszkodowania. Kluczowe pytanie brzmi: czy otrzymane odszkodowanie jest przychodem finansowym i jak należy je traktować w księgach rachunkowych i rozliczeniach podatkowych? Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnienie tych kwestii z perspektywy polskiego prawa.

Odszkodowanie w świetle prawa cywilnego

Podstawy odpowiedzialności odszkodowawczej reguluje Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 361 § 1 k.c., dłużnik zobowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Odszkodowanie ma na celu naprawienie szkody, czyli przywrócenie stanu poprzedniego lub wypłatę odpowiedniej sumy pieniężnej. Warto podkreślić, że odszkodowanie obejmuje zarówno straty, które poszkodowany poniósł, jak i korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby szkody nie wyrządzono.

Odszkodowanie jako przychód podatkowy

Zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), przychodami są otrzymane pieniądze i wartości pieniężne. Odszkodowania, co do zasady, mieszczą się w tej definicji. Art. 14 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 12 ust. 3 ustawy o CIT stanowią, że za przychody z działalności gospodarczej uważa się także przychody należne, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. To oznacza, że odszkodowania i kary umowne, które przedsiębiorca ma prawo otrzymać, są przychodami podatkowymi.

Data powstania przychodu z odszkodowania

W kontekście odszkodowań, istotna jest data powstania przychodu. Ponieważ odszkodowanie nie jest związane z wydaniem rzeczy, zbyciem praw majątkowych ani wykonaniem usług, zastosowanie ma zasada kasowego rozpoznawania przychodu. Oznacza to, że przychód powstaje w dniu otrzymania odszkodowania, czyli w momencie wpływu środków na rachunek bankowy przedsiębiorcy lub otrzymania ich w gotówce. Potwierdza to interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 17 listopada 2009 r., sygn. IBPB/2/423-927/09MO.

Zwolnienia z opodatkowania odszkodowań w PIT

Ustawa o PIT przewiduje pewne zwolnienia z opodatkowania dla niektórych rodzajów odszkodowań. Kluczowy jest art. 21 ust. 1 pkt 3-4 ustawy o PIT, który wymienia odszkodowania zwolnione z podatku dochodowego. Jednakże, zwolnienia te są ograniczone i nie obejmują wszystkich odszkodowań, szczególnie tych związanych z działalnością gospodarczą.

Odszkodowania zwolnione z PIT, z pewnymi wyjątkami:

• Odszkodowania, których wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw, układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów (z wyjątkiem m.in. odszkodowań za skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę, odpraw pieniężnych z przyczyn niedotyczących pracowników, odszkodowań za zakaz konkurencji, odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, odszkodowań wynikających z umów lub ugód innych niż sądowe).
• Odszkodowania otrzymane na podstawie wyroku lub ugody sądowej (do wysokości określonej w wyroku lub ugodzie), z wyjątkiem odszkodowań otrzymanych w związku z działalnością gospodarczą oraz dotyczących utraconych korzyści.
• Odszkodowania w postaci renty z tytułu uszkodzenia ciała lub rozstroju zdrowia.
• Odszkodowania otrzymane na podstawie prawa geologicznego i górniczego.
• Kwoty otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych (z wyjątkiem odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z działalnością gospodarczą).

Odszkodowania opodatkowane PIT:

• Odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (otrzymane również z tytułu ubezpieczeń majątkowych).
• Odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z działami specjalnymi produkcji rolnej.
• Odszkodowania otrzymane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
• Odszkodowania wynikające z ugód pozasądowych (inne niż ugody sądowe) dotyczące działalności gospodarczej.
• Odszkodowania dotyczące utraconych korzyści w działalności gospodarczej.

Ważne: Zasadą jest, że odszkodowania otrzymane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym odszkodowania za szkody w majątku firmowym, są opodatkowane podatkiem PIT. Zwolnienia są wyjątkiem, a katalog zwolnień jest zamknięty.

Odszkodowania jako koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorcy wypłacający odszkodowania zastanawiają się, czy mogą zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Zasadniczo, aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Jednakże, ustawa o PIT (art. 23 ust. 1 pkt 19) oraz ustawa o CIT (art. 16 ust. 1 pkt 22) wyłączają z kosztów uzyskania przychodów:

• Kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług.
• Kary umowne i odszkodowania z tytułu zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad.
• Kary umowne i odszkodowania z tytułu zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

To oznacza, że odszkodowania wypłacone z tytułu nienależytego wykonania zobowiązań, w zakresie wad towarów i usług, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast, inne odszkodowania, które wynikają z ryzyka gospodarczego i nie są związane z nierzetelnością przedsiębiorcy, mogą być kosztami uzyskania przychodów, o ile spełniają ogólne kryteria kosztów podatkowych.

Przykłady odszkodowań, które mogą być kosztami:

• Odszkodowanie wypłacone kontrahentowi z powodu nieprzewidzianej awarii maszyny, uniemożliwiającej terminowe wykonanie usługi (jeśli awaria nie wynika z zaniedbania).
• Odszkodowanie wypłacone z powodu błędów w projekcie, które nie były zawinione przez przedsiębiorcę wykonującego usługę (jeśli błędy nie wynikają z braku staranności).

Przykłady odszkodowań, które nie są kosztami:

• Odszkodowanie wypłacone z powodu wadliwie wykonanej usługi budowlanej, wynikającej z błędu wykonawcy.
• Kara umowna za nieterminową dostawę towaru, spowodowaną złą organizacją pracy w firmie.

Ważne: Każdy przypadek odszkodowania wypłacanego jako koszt uzyskania przychodów wymaga indywidualnej oceny. Przedsiębiorca musi być w stanie udowodnić związek wypłaty odszkodowania z prowadzoną działalnością gospodarczą i dążeniem do osiągnięcia przychodów. Odszkodowanie nie może wynikać z nierozsądnych lub niegospodarnych działań przedsiębiorcy.

Odszkodowanie a podatek VAT

Z punktu widzenia podatku od towarów i usług (VAT), otrzymanie i wypłata odszkodowania, co do zasady, nie podlegają opodatkowaniu VAT. Podstawą opodatkowania VAT jest odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Odszkodowanie jest traktowane jako zadośćuczynienie za szkodę, a nie wynagrodzenie za dostawę towarów lub świadczenie usług.

Wyjątek: Opodatkowaniu VAT może podlegać odszkodowanie, które jest w rzeczywistości zapłatą za towar lub usługę. Przykładem jest sytuacja, gdy odszkodowanie jest wypłacane w zamian za przeniesienie prawa do rozporządzania towarem z nakazu organu władzy publicznej (np. wywłaszczenie nieruchomości). W takim przypadku, odszkodowanie jest traktowane jako cena za dostawę towaru i podlega VAT.

Ważne: Jeżeli wypłata odszkodowania jest ściśle związana z dostawą towarów lub świadczeniem usług i stanowi element wynagrodzenia za te czynności, może podlegać opodatkowaniu VAT. Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy, aby ustalić, czy odszkodowanie jest wynagrodzeniem za czynność opodatkowaną VAT, czy też tylko zadośćuczynieniem za szkodę.

Podsumowanie

Odszkodowania, co do zasady, stanowią przychód finansowy dla przedsiębiorców i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wyjątki od tej zasady są ograniczone i dotyczą głównie odszkodowań enumeratywnie wymienionych w ustawie o PIT, które nie są związane z działalnością gospodarczą lub mają charakter zadośćuczynienia za szkody niemajątkowe. Odszkodowania wypłacane przez przedsiębiorców mogą być kosztem uzyskania przychodów, o ile wynikają z ryzyka gospodarczego i nie są związane z nienależytym wykonaniem zobowiązań w zakresie wad towarów i usług. W kontekście VAT, odszkodowania zazwyczaj nie podlegają opodatkowaniu, chyba że stanowią w rzeczywistości zapłatę za dostawę towarów lub świadczenie usług.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy odszkodowanie za zalanie lokalu firmy jest przychodem?

Tak, odszkodowanie otrzymane za zalanie lokalu firmy, będącego składnikiem majątku związanego z działalnością gospodarczą, jest przychodem podatkowym i podlega opodatkowaniu PIT (lub CIT).

Czy odszkodowanie za opóźnienie w dostawie towaru jest kosztem uzyskania przychodu?

Nie, kary umowne i odszkodowania z tytułu zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Jak zaksięgować otrzymane odszkodowanie?

Otrzymane odszkodowanie księguje się jako przychód operacyjny (pozostałe przychody operacyjne lub przychody finansowe, w zależności od charakteru odszkodowania) w dacie wpływu środków na rachunek bankowy lub do kasy firmy. Należy pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu otrzymania odszkodowania (np. nota księgowa, wyciąg bankowy).

Czy odsetki za zwłokę w wypłacie odszkodowania są opodatkowane?

Tak, odsetki za zwłokę w wypłacie odszkodowania, niezależnie od tego, czy samo odszkodowanie jest zwolnione z podatku, czy opodatkowane, zawsze stanowią przychód podatkowy i podlegają opodatkowaniu.

Czy odszkodowanie wypłacone pracownikowi z tytułu wypadku przy pracy jest kosztem firmy?

Tak, odszkodowania wypłacone pracownikom z tytułu wypadków przy pracy, co do zasady, stanowią koszty uzyskania przychodów firmy, o ile spełniają ogólne kryteria kosztów podatkowych i są prawidłowo udokumentowane.

Podstawa prawna:

• Art. 361-363, 484 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 2020 poz. 1740 t.j.)
• Art. 11 ust. 1, 14 ust. 1i, art. 21 ust. 1 pkt 3-4, 23 ust. 1 pkt 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.)
• Art. 12 ust. 1, art. 12 ust. 3e, 16 ust. 1 pkt 22 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2020 poz. 1406 t.j.)
• Art. 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2018.2174 t.j.)

Autor: Krystyna Dąbrowska, doradca podatkowy, nr wpisu: 02200.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Odszkodowanie jako przychód finansowy, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.