Przejście z KPiR na Pełną Księgowość: Kiedy i Jak?

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z wyborem odpowiedniej formy księgowości. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie na początku działalności, atrakcyjna jest uproszczona forma ewidencji, jaką jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Jest ona mniej skomplikowana i czasochłonna niż pełna księgowość. Jednak w pewnych sytuacjach, a konkretnie po przekroczeniu określonego progu przychodów, przejście na pełną księgowość staje się obowiązkowe. Czym charakteryzuje się pełna księgowość, kiedy musisz na nią przejść i jak to zrobić? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w niniejszym artykule.

Kiedy przejście na pełną księgowość staje się obowiązkowe?

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości, regulują przepisy Ustawy o rachunkowości oraz Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o PIT, obowiązek ten dotyczy:

• osób fizycznych,
• spółek cywilnych osób fizycznych,
• spółek jawnych osób fizycznych,
• spółek partnerskich,

jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy przekroczyły równowartość 2 000 000 euro. Kwota ta jest określona w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Przekroczenie tego limitu w danym roku podatkowym skutkuje koniecznością przejścia na pełną księgowość od 1 stycznia kolejnego roku obrotowego.

Warto podkreślić, że limit ten dotyczy przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Nie uwzględnia się tutaj innych przychodów, takich jak np. przychody ze sprzedaży środków trwałych.

Jak obliczyć limit przychodów obligujący do przejścia na księgi rachunkowe?

Kluczowe jest ustalenie, jaki kurs euro należy przyjąć do przeliczenia limitu 2 000 000 euro na walutę polską. Przepisy wskazują, że stosuje się średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Dla przykładu, aby ustalić limit przychodów na rok 2024, brany jest pod uwagę kurs euro z 2 października 2023 roku (pierwszy dzień roboczy października 2023). Kurs ten wynosił 4,6091 zł za euro. W związku z tym, limit przychodów na rok 2024, po przekroczeniu którego powstaje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, wynosi 9 218 200 zł (2 000 000 euro * 4,6091 zł/euro).

Pamiętaj, aby każdego roku sprawdzać aktualny kurs euro na pierwszy dzień roboczy października, aby prawidłowo ustalić limit na kolejny rok.

Jakie przychody wlicza się do limitu?

Ustalając, czy został przekroczony limit przychodów obligujący do przejścia na pełną księgowość, należy wziąć pod uwagę przychody w rozumieniu art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym artykułem, za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. W przypadku podatników VAT, przychód pomniejsza się o należny podatek VAT.

Istotne jest, że do limitu wlicza się wszystkie przychody z działalności gospodarczej, zarówno te opodatkowane, jak i zwolnione z opodatkowania. Potwierdza to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 kwietnia 2022 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.56.2022.2.KO), która wyjaśnia, że do limitu należy zaliczyć również dotacje i subwencje otrzymane przez przedsiębiorcę (z pewnymi wyjątkami, o których mowa poniżej).

Zatem, do limitu przychodów obligujących do prowadzenia ksiąg rachunkowych wlicza się:

• przychody ujęte w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów za cały poprzedni rok podatkowy (sumę kolumn „Wartość sprzedanych towarów i usług” oraz „Pozostałe przychody”),
• przychody podatkowe zwolnione z opodatkowania, np. otrzymane dotacje (z pewnymi wyjątkami).

Wyjątkiem są dotacje i subwencje przeznaczone na zakup lub wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. Te dotacje nie są wliczane do limitu przychodów.

Przykład praktyczny

Pan Kowalski prowadzi działalność usługową i w 2023 roku osiągnął przychody z KPiR w wysokości 9 000 000 zł. Dodatkowo, otrzymał dotację na rozwój działalności w kwocie 300 000 zł, która nie jest przeznaczona na zakup środków trwałych. Czy Pan Kowalski ma obowiązek przejścia na pełną księgowość w 2024 roku?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy zsumować przychody z KPiR oraz otrzymaną dotację: 9 000 000 zł + 300 000 zł = 9 300 000 zł. Kwota ta przekracza limit 9 218 200 zł obowiązujący w 2024 roku. Zatem, Pan Kowalski jest zobowiązany do przejścia na pełną księgowość od 1 stycznia 2024 roku.

Dobrowolne przejście na pełną księgowość

Nawet jeśli Twoje przychody nie przekroczyły limitu, możesz dobrowolnie zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Taka możliwość jest przewidziana w art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dobrowolne przejście na pełną księgowość może być korzystne dla przedsiębiorców, którzy planują rozwój działalności, chcą mieć bardziej szczegółowy wgląd w finanse firmy, lub potrzebują bardziej zaawansowanej sprawozdawczości finansowej.

Decydując się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych, należy poinformować o tym fakcie w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym księgi były prowadzone dobrowolnie.

Jak przejść z KPiR na pełną księgowość – krok po kroku

Przejście na pełną księgowość, zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne, wymaga podjęcia kilku istotnych kroków:

1. Zamknięcie i rozliczenie KPiR za rok poprzedni. Należy sporządzić roczne rozliczenie dochodu na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy o PIT.
2. Sporządzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza). Jest to obligatoryjne przy przejściu na pełną księgowość z uproszczonej formy ewidencji. Inwentarz musi być potwierdzony inwentaryzacją. Wykaz ten stanowi podstawę do otwarcia ksiąg rachunkowych.
3. Otwarcie ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe otwiera się na początek roku obrotowego, w ciągu 15 dni od jego rozpoczęcia, czyli najczęściej do 15 stycznia.
4. Opracowanie zasad (polityki) rachunkowości. Przed rozpoczęciem prowadzenia ksiąg rachunkowych należy opracować dokument opisujący zasady rachunkowości stosowane w firmie. Polityka rachunkowości powinna być dostosowana do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i zgodna z przepisami ustawy o rachunkowości.

Co obejmują księgi rachunkowe?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest bardziej rozbudowane niż ewidencja w KPiR. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują:

• Dziennik – chronologiczny zapis operacji gospodarczych.
• Księgę główną – systematyczny zapis operacji gospodarczych na kontach księgowych.
• Księgi pomocnicze – uszczegółowienie zapisów księgi głównej, np. konta rozrachunków z kontrahentami, konta środków trwałych, konta kosztów.
• Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych – sporządzane na koniec okresów sprawozdawczych.
• Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – sporządzany na dzień bilansowy.

Podsumowanie – przejście na pełną księgowość to poważna zmiana

Przejście z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów na pełną księgowość to istotna zmiana w funkcjonowaniu firmy. Wiąże się z większymi obowiązkami, koniecznością prowadzenia bardziej szczegółowej ewidencji i sporządzania rozbudowanych sprawozdań finansowych. Pełna księgowość jest zdecydowanie bardziej skomplikowana niż KPiR i wymaga większej wiedzy z zakresu rachunkowości. Wielu przedsiębiorców decyduje się w tym momencie na skorzystanie z usług biura rachunkowego, aby zapewnić prawidłowość i terminowość prowadzenia ksiąg oraz uniknąć potencjalnych błędów i konsekwencji podatkowych. Jednak pełna księgowość daje też większą kontrolę nad finansami firmy i dostarcza bardziej szczegółowych informacji niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji. Decyzja o przejściu na pełną księgowość, czy to obowiązkowa, czy dobrowolna, powinna być dobrze przemyślana i poprzedzona odpowiednim przygotowaniem.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Przejście z KPiR na Pełną Księgowość: Kiedy i Jak?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.