Księgowanie wynagrodzenia i zasiłku chorobowego - poradnik

Kwestie związane z absencją pracownika z powodu choroby są nieuniknione w każdym przedsiębiorstwie. Prawidłowe rozliczenie i księgowanie wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego to kluczowy element zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowymi. Zarówno dla pracodawców, jak i księgowych, zrozumienie zasad ewidencji tych świadczeń jest niezbędne do prowadzenia rzetelnej i przejrzystej księgowości. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, jak zaksięgować wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy, jak obliczyć wynagrodzenie za czas zwolnienia lekarskiego (L4) oraz jakie są konsekwencje podatkowe tych świadczeń.

Czym różni się wynagrodzenie chorobowe od zasiłku chorobowego?

W przypadku niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby, polskie prawo przewiduje dwa rodzaje świadczeń pieniężnych: wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy. Chociaż oba świadczenia mają na celu zrekompensowanie utraconego dochodu w czasie choroby, różnią się one źródłem finansowania i okresem wypłaty.

• Wynagrodzenie chorobowe: Jest to świadczenie wypłacane przez pracodawcę ze środków własnych przedsiębiorstwa. Przysługuje pracownikowi za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w ciągu roku kalendarzowego (lub 14 dni w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia). Za okres choroby trwającej krócej niż 33 dni (lub 14 dni dla starszych pracowników), pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe, a nie zasiłek.
• Zasiłek chorobowy: Jest to świadczenie wypłacane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Przysługuje pracownikowi po upływie okresu wypłaty wynagrodzenia chorobowego, czyli od 34. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (lub od 15. dnia dla pracowników powyżej 50 roku życia) oraz za cały okres niezdolności do pracy w przypadku niektórych chorób (np. gruźlicy). Zasiłek chorobowy finansowany jest z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Warto zaznaczyć, że w praktyce to pracodawca często wypłaca zasiłek chorobowy w imieniu ZUS, a następnie rozlicza te wypłaty z ZUS-em. Jednak formalnie źródłem finansowania zasiłku jest ZUS, a wynagrodzenia chorobowego – pracodawca.

Jak zaksięgować wynagrodzenie chorobowe?

Księgowanie wynagrodzenia chorobowego jest stosunkowo proste i przypomina księgowanie zwykłego wynagrodzenia, z pewnymi specyficznymi kontami księgowymi. Wynagrodzenie chorobowe jest kosztem działalności operacyjnej przedsiębiorstwa i obciąża odpowiednie konto kosztowe.

Typowy schemat księgowania wynagrodzenia chorobowego może wyglądać następująco:

1. Ustalenie kwoty wynagrodzenia chorobowego: Obliczenie wynagrodzenia chorobowego następuje zgodnie z zasadami opisanymi w dalszej części artykułu.
2. Zaksięgowanie kosztu wynagrodzenia: Kwotę brutto wynagrodzenia chorobowego księgujemy po stronie Wn (Winien) konta Koszty wynagrodzeń (np. konto 404 - Wynagrodzenia lub konto zespołu 5 w zależności od stosowanego planu kont).
3. Zaksięgowanie zobowiązań z tytułu wynagrodzeń: Równocześnie, po stronie Ma (Ma) konta Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń (np. konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń) księgujemy kwotę brutto wynagrodzenia chorobowego.
4. Zaksięgowanie składek ZUS obciążających pracodawcę: Składki ZUS finansowane przez pracodawcę od wynagrodzenia chorobowego (składka emerytalna, rentowa, wypadkowa i FP) księgujemy po stronie Wn konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (np. konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia lub odpowiednie konto zespołu 5), a po stronie Ma konta Rozrachunki z ZUS (np. konto 220 - Rozrachunki z ZUS).
5. Zaksięgowanie zaliczki na podatek dochodowy: Zaliczka na podatek dochodowy od wynagrodzenia chorobowego księgowana jest po stronie Wn konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (np. konto 230) i po stronie Ma konta Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego (np. konto 222 - Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego).
6. Zaksięgowanie wypłaty wynagrodzenia: W momencie wypłaty wynagrodzenia chorobowego księgujemy po stronie Wn konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (np. konto 230) i po stronie Ma konta Kasa lub Rachunek bankowy (np. konto 100 - Kasa lub konto 130 - Rachunek bieżący).

Przykład księgowania wynagrodzenia chorobowego:

Załóżmy, że pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe w kwocie brutto 1000 PLN. Składki ZUS finansowane przez pracownika (emerytalna, rentowa, chorobowa) wynoszą łącznie 137,10 PLN. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP) wynoszą łącznie 200 PLN. Zaliczka na podatek dochodowy wynosi 80 PLN. Wynagrodzenie netto do wypłaty to 782,90 PLN.

Jak zaksięgować zasiłek chorobowy?

Księgowanie zasiłku chorobowego różni się od księgowania wynagrodzenia chorobowego, ponieważ zasiłek chorobowy nie jest kosztem pracodawcy, a jedynie świadczeniem wypłacanym przez pracodawcę w imieniu ZUS. Pracodawca działa tutaj jako płatnik pośredniczący.

Schemat księgowania zasiłku chorobowego wypłacanego przez pracodawcę może wyglądać następująco:

1. Ustalenie kwoty zasiłku chorobowego: Obliczenie zasiłku chorobowego następuje zgodnie z zasadami ustalonymi przez ZUS.
2. Zaksięgowanie rozrachunków z ZUS z tytułu zasiłków: Kwotę brutto zasiłku chorobowego księgujemy po stronie Wn konta Rozrachunki z ZUS (np. konto 220 - Rozrachunki z ZUS) w analityce „Zasiłki chorobowe” lub podobnej, a po stronie Ma konta Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń (np. konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń).
3. Zaksięgowanie zaliczki na podatek dochodowy: Zaliczka na podatek dochodowy od zasiłku chorobowego księgowana jest po stronie Wn konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (np. konto 230) i po stronie Ma konta Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego (np. konto 222).
4. Zaksięgowanie wypłaty zasiłku: W momencie wypłaty zasiłku chorobowego księgujemy po stronie Wn konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (np. konto 230) i po stronie Ma konta Kasa lub Rachunek bankowy (np. konto 100 lub 130).

Ważne jest, że zasiłek chorobowy nie obciąża kont kosztów pracodawcy, a jest rozliczany poprzez konto Rozrachunki z ZUS. Pracodawca odzyskuje wypłacone zasiłki z ZUS w ramach rozliczeń składek.

Przykład księgowania zasiłku chorobowego:

Załóżmy, że pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy w kwocie brutto 800 PLN. Zaliczka na podatek dochodowy wynosi 64 PLN. Zasiłek netto do wypłaty to 736 PLN.

Jak obliczyć wynagrodzenie za L4?

Sposób obliczania wynagrodzenia chorobowego jest regulowany przepisami prawa. Podstawą do obliczenia wynagrodzenia chorobowego jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 12 miesięcy, podstawę oblicza się z faktycznego okresu zatrudnienia.

Kroki obliczania wynagrodzenia chorobowego:

1. Ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego: Jest to przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika z ostatnich 12 miesięcy (lub krótszego okresu zatrudnienia).
2. Obliczenie stawki dziennej: Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy podzielić przez 30, aby uzyskać stawkę dzienną.
3. Wyliczenie kwoty wynagrodzenia chorobowego: Stawkę dzienną mnożymy przez procent wynagrodzenia chorobowego, który wynosi:
   • 80% podstawy wymiaru - za okres niezdolności do pracy z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
   • 70% podstawy wymiaru - za okres niezdolności do pracy przypadającej w okresie ciąży,
   • 100% podstawy wymiaru - za okres niezdolności do pracy z powodu wypadku w drodze do pracy lub z pracy, choroby zawodowej, albo choroby przypadającej w okresie ciąży.

   Otrzymaną kwotę dzienną mnożymy przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego.

Przykład obliczenia wynagrodzenia chorobowego:

Załóżmy, że przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika wynosi 6000 PLN. Pracownik choruje przez 5 dni i przysługuje mu 80% wynagrodzenia chorobowego.

1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego: 6000 PLN
2. Stawka dzienna: 6000 PLN / 30 dni = 200 PLN
3. Kwota wynagrodzenia chorobowego za dzień: 200 PLN * 80% = 160 PLN
4. Wynagrodzenie chorobowe za 5 dni: 160 PLN * 5 dni = 800 PLN

Zatem, pracownik za 5 dni zwolnienia lekarskiego otrzyma wynagrodzenie chorobowe w wysokości 800 PLN brutto.

Czy wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy są przychodem?

Tak, zarówno wynagrodzenie chorobowe, jak i zasiłek chorobowy stanowią przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jednak klasyfikacja tych przychodów jest różna.

• Wynagrodzenie chorobowe: Jest traktowane jako przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że do wynagrodzenia chorobowego stosuje się standardowe zasady opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, w tym możliwość uwzględnienia pracowniczych kosztów uzyskania przychodów.
• Zasiłek chorobowy: Jest klasyfikowany jako przychód z innych źródeł. Nie jest traktowany jako przychód ze stosunku pracy. W związku z tym, do zasiłku chorobowego nie stosuje się pracowniczych kosztów uzyskania przychodów.

Mimo różnej klasyfikacji, od obu tych świadczeń płatnik (pracodawca lub ZUS) jest zobowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku wynagrodzenia chorobowego płatnikiem jest zawsze pracodawca. W przypadku zasiłku chorobowego płatnikiem może być pracodawca lub ZUS, w zależności od tego, kto dokonuje wypłaty.

Podsumowując, zarówno wynagrodzenie chorobowe, jak i zasiłek chorobowy są opodatkowane, ale różnią się pod względem klasyfikacji przychodu i możliwości zastosowania kosztów uzyskania przychodów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Na jakie konto księgowe zaksięgować wynagrodzenie chorobowe?

Wynagrodzenie chorobowe księguje się na konto Koszty wynagrodzeń (np. 404 lub zespół 5) po stronie Wn, a zobowiązanie na konto Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (np. 230) po stronie Ma.

Czy zasiłek chorobowy jest kosztem pracodawcy?

Nie, zasiłek chorobowy nie jest kosztem pracodawcy. Jest to świadczenie wypłacane przez ZUS. Pracodawca działa jedynie jako płatnik pośredniczący i księguje zasiłek poprzez konto Rozrachunki z ZUS.

Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe netto?

Aby obliczyć wynagrodzenie chorobowe netto, należy od kwoty brutto odjąć składki ZUS finansowane przez pracownika oraz zaliczkę na podatek dochodowy.

Czy do zasiłku chorobowego stosuje się koszty uzyskania przychodów?

Nie, do zasiłku chorobowego, jako przychodu z innych źródeł, nie stosuje się pracowniczych kosztów uzyskania przychodów.

Gdzie znajdę szczegółowe przepisy dotyczące wynagrodzenia i zasiłku chorobowego?

Szczegółowe przepisy dotyczące wynagrodzenia i zasiłku chorobowego znajdują się w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie wynagrodzenia i zasiłku chorobowego jest kluczowe dla zachowania porządku w księgach rachunkowych i uniknięcia błędów w rozliczeniach z ZUS i urzędem skarbowym. Zrozumienie różnic pomiędzy wynagrodzeniem chorobowym a zasiłkiem chorobowym, zasad ich obliczania i opodatkowania, a także właściwe zastosowanie kont księgowych, pozwala na rzetelne i zgodne z przepisami prawa prowadzenie księgowości w zakresie świadczeń chorobowych. Mamy nadzieję, że ten artykuł dostarczył Państwu kompleksowej wiedzy w tym zakresie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowanie wynagrodzenia i zasiłku chorobowego - poradnik, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.