Księgowanie Wydania Materiałów Reklamowych

Wydawanie materiałów reklamowych jest powszechną praktyką w działalności gospodarczej, szczególnie w sektorze usługowym. Prawidłowe księgowanie tych operacji jest kluczowe dla rzetelności sprawozdań finansowych i kontroli kosztów. W niniejszym artykule omówimy, jak prawidłowo zaksięgować wydanie materiałów reklamowych z magazynu, bazując na przykładzie jednostki usługowej przekazującej gadżety firmowe na targach branżowych.

Czym są materiały reklamowe?

Materiały reklamowe to różnego rodzaju przedmioty i nośniki informacji, które jednostka gospodarcza wykorzystuje w celu promocji swojej marki, produktów lub usług. Ich celem jest dotarcie do potencjalnych klientów, zwiększenie rozpoznawalności firmy i budowanie pozytywnego wizerunku. Do materiałów reklamowych zaliczamy szeroki wachlarz produktów, w tym:

• Gadżety firmowe: długopisy, notesy, kalendarze, kubki, breloczki, koszulki, czapki, torby, kurtki z logo firmy.
• Materiały drukowane: ulotki, broszury, katalogi, plakaty, banery, wizytówki.
• Materiały POS (Point of Sale): standy reklamowe, ekspozytory, wobblery, plakaty cenowe.
• Reklama internetowa: banery online, reklamy w mediach społecznościowych, mailingi reklamowe.

W kontekście niniejszego artykułu skupimy się na księgowaniu wydania gadżetów firmowych z magazynu, przeznaczonych na cele reklamowe, takie jak rozdawanie ich potencjalnym klientom na targach branżowych.

Księgowanie wydania materiałów reklamowych z magazynu

Wydanie materiałów reklamowych z magazynu w celu przekazania ich na cele reklamowe stanowi koszt działalności operacyjnej jednostki. Zgodnie z zasadami rachunkowości, koszty te powinny być ujęte w księgach rachunkowych w momencie ich poniesienia. W przypadku wydania materiałów reklamowych z magazynu, momentem poniesienia kosztu jest moment wydania tych materiałów z magazynu.

Podstawowy zapis księgowy związany z wydaniem materiałów reklamowych z magazynu to:

Debet (Dt) konta kosztów reklamy
Kredyt (Ct) konta materiałów

W praktyce, konto kosztów reklamy oraz konto materiałów wymagają doprecyzowania, co omówimy w kolejnych sekcjach.

Konto materiałów - strona kredytowa zapisu

Po stronie kredytowej zapisu księgowego, w przypadku wydania materiałów reklamowych z magazynu, zastosowanie znajdzie konto 31-1 "Materiały". Jest to konto bilansowe aktywne, służące do ewidencji zapasów materiałów znajdujących się w magazynie jednostki. Wydanie materiałów z magazynu powoduje zmniejszenie stanu zapasów, stąd zapis po stronie kredytowej tego konta.

Warto pamiętać, że konto 31-1 "Materiały" może być kontem syntetycznym, którego analityka może być prowadzona w podziale na poszczególne rodzaje materiałów (np. długopisy, koszulki, notesy, kurtki) lub miejsca ich magazynowania.

Konto kosztów reklamy - strona debetowa zapisu

Wybór konta kosztów reklamy po stronie debetowej zapisu księgowego jest bardziej złożony i zależy od przyjętej przez jednostkę polityki rachunkowości, w szczególności od planu kont oraz sposobu ewidencji kosztów (w układzie rodzajowym, funkcjonalnym lub mieszanym). Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane opcje:

Konta zespołu 4 - koszty rodzajowe

Jeśli jednostka ewidencjonuje koszty w układzie rodzajowym (zespół 4), koszty reklamy związane z wydaniem materiałów mogą być ujęte na następujących kontach:

• Konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" - jest to konto ogólne, na którym można ewidencjonować różnego rodzaju koszty, które nie są ujęte na innych kontach zespołu 4. Wydanie materiałów reklamowych, zwłaszcza o mniejszej wartości, może być zaksięgowane na tym koncie.
• Konto 40-7/1 "Koszty reklamy" (wyodrębnione w ramach konta 40-7 "Koszty reprezentacji i reklamy") - jeśli jednostka chce wyodrębnić koszty reklamy, może utworzyć dedykowane konto analityczne w ramach konta 40-7. Jest to bardziej precyzyjne rozwiązanie, umożliwiające lepszą kontrolę nad kosztami reklamy.
• Konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" (w analityce: Koszty reklamy) - w tym przypadku koszty reklamy są traktowane jako zużycie materiałów na cele reklamowe. Należy wówczas w analityce konta 40-1 wyodrębnić koszty reklamy, aby móc je odpowiednio identyfikować i analizować.

Konta zespołu 5 - koszty działalności

Jeśli jednostka ewidencjonuje koszty w układzie funkcjonalnym (zespół 5), koszty reklamy mogą być ujęte na następujących kontach:

• Konto 52-7 "Koszty sprzedaży" - jeśli materiały reklamowe są wydawane w celu wsparcia sprzedaży produktów lub usług, koszty te mogą być zaklasyfikowane jako koszty sprzedaży. Jest to szczególnie uzasadnione, gdy gadżety reklamowe są rozdawane potencjalnym klientom na targach branżowych, w punktach sprzedaży lub w ramach akcji promocyjnych.
• Konto 55 "Koszty zarządu" - jeśli jednostka nie wyodrębnia kosztów sprzedaży w ramach planu kont, koszty reklamy mogą być ujęte na koncie kosztów zarządu. Jest to rozwiązanie mniej precyzyjne, ale dopuszczalne, jeśli koszty reklamy nie są istotnym elementem kosztów sprzedaży.

Polityka rachunkowości a wybór konta kosztów reklamy

Kluczowe znaczenie dla prawidłowego księgowania wydania materiałów reklamowych ma polityka rachunkowości jednostki, a w szczególności zakładowy plan kont. To właśnie w polityce rachunkowości powinny być określone zasady ewidencji kosztów reklamy, w tym wybór kont zespołu 4 lub 5 oraz ewentualne konta analityczne. Jednostka powinna dokonać wyboru konta kosztów reklamy w sposób racjonalny i spójny, uwzględniając charakter działalności, strukturę organizacyjną oraz potrzeby informacyjne kierownictwa.

Ważne jest, aby przyjęte zasady ewidencji kosztów reklamy były stosowane konsekwentnie w kolejnych okresach sprawozdawczych, co zapewni porównywalność danych finansowych.

Przykład księgowania wydania materiałów reklamowych

Załóżmy, że jednostka usługowa wydała z magazynu na targi branżowe następujące materiały reklamowe:

• 100 długopisów z logo firmy o wartości 2 zł/szt.
• 50 koszulek z logo firmy o wartości 20 zł/szt.

Łączna wartość wydanych materiałów reklamowych wynosi:

(100 szt. * 2 zł/szt.) + (50 szt. * 20 zł/szt.) = 200 zł + 1000 zł = 1200 zł

Załóżmy, że jednostka ewidencjonuje koszty w układzie rodzajowym i w polityce rachunkowości przyjęła zasadę ujmowania kosztów reklamy na koncie 40-7/1 "Koszty reklamy" (wyodrębnionym w ramach konta 40-7 "Koszty reprezentacji i reklamy").

Zapis księgowy będzie następujący:

Dt konto 40-7/1 "Koszty reklamy" - 1200 zł
Ct konto 31-1 "Materiały" - 1200 zł

Opis operacji: Wydanie materiałów reklamowych na targi branżowe.

Pytania i odpowiedzi (FAQ)

Czy wydanie materiałów reklamowych zawsze jest kosztem?

Tak, wydanie materiałów reklamowych z magazynu, przeznaczonych na cele promocji i reklamy, co do zasady stanowi koszt działalności operacyjnej jednostki.

Na jakim koncie należy księgować wydanie materiałów reklamowych?

Konto kosztów reklamy po stronie debetowej zapisu księgowego zależy od polityki rachunkowości jednostki. Można stosować konta zespołu 4 (np. 40-9, 40-7/1, 40-1 z analityką) lub konta zespołu 5 (np. 52-7, 55). Po stronie kredytowej zawsze stosuje się konto 31-1 "Materiały".

Czy wartość materiałów reklamowych jest opodatkowana VAT?

Zasadniczo, przekazanie materiałów reklamowych o niskiej wartości (np. długopisy, notesy, kalendarze) jest zwolnione z VAT. Jednak szczegółowe zasady opodatkowania VAT materiałów reklamowych są złożone i zależą od wielu czynników, m.in. wartości materiałów, sposobu ich przekazania i charakteru działalności jednostki. W przypadku wątpliwości, należy skonsultować się z doradcą podatkowym.

Gdzie znaleźć więcej informacji o księgowaniu materiałów reklamowych?

Więcej informacji na temat księgowania materiałów reklamowych można znaleźć w ustawie o rachunkowości, Krajowych Standardach Rachunkowości, literaturze z zakresu rachunkowości oraz w interpretacjach organów podatkowych.

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie wydania materiałów reklamowych z magazynu jest istotne dla rzetelności sprawozdań finansowych i kontroli kosztów reklamy. Wybór konta kosztów reklamy zależy od polityki rachunkowości jednostki, jednak kluczowe jest konsekwentne stosowanie przyjętych zasad i dbałość o właściwą dokumentację księgową. Niniejszy artykuł stanowi wprowadzenie do tematyki księgowania materiałów reklamowych i powinien być traktowany jako punkt wyjścia do dalszego zgłębiania wiedzy w tym zakresie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowanie Wydania Materiałów Reklamowych, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.