Faktura VAT w Następnym Miesiącu: Czy To Możliwe?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością terminowego i prawidłowego rozliczania faktur kosztowych. Czasami jednak zdarza się, że faktura VAT umknie naszej uwadze lub dotrze do nas z opóźnieniem, już po zamknięciu okresu rozliczeniowego. Czy w takiej sytuacji fakturę można rozliczyć w następnym miesiącu? Jak prawidłowo zaksięgować taki dokument i uniknąć problemów z rozliczeniem podatku VAT? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Terminy Księgowania Faktur Kosztowych – Podstawowe Zasady

Zgodnie z ogólnymi zasadami, dla celów podatku dochodowego, dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu księgowego. Tak stanowi Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. W kontekście podatku VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego zasadniczo przysługuje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji. Jednak, co istotne, odliczenie VAT nie może nastąpić wcześniej niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę uprawniającą do tego odliczenia. Reguluje to Ustawa o podatku od towarów i usług.

Elastyczność Rozliczeń VAT – Odliczenie w Kolejnych Okresach

Ustawodawca przewidział jednak pewną elastyczność w rozliczeniach VAT. Jeśli z jakiegoś powodu podatek VAT nie został odliczony w podstawowym terminie, istnieje możliwość jego rozliczenia w deklaracji za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. To bardzo ważne ułatwienie dla przedsiębiorców, pozwalające uniknąć korekt deklaracji w wielu przypadkach.

Co to oznacza w praktyce? Dla podatników rozliczających się miesięcznie, prawo do odliczenia VAT przysługuje nie tylko w miesiącu otrzymania faktury, ale także w trzech kolejnych miesiącach. Natomiast przedsiębiorcy rozliczający kwartalnie mają możliwość odliczenia VAT w kwartale otrzymania faktury oraz w dwóch następnych kwartałach.

Warto zaznaczyć, że od 1 stycznia 2021 roku, w ramach pakietu Slim VAT, termin na odliczenie VAT dla podatników rozliczających się miesięcznie został wydłużony. Obecnie mają oni aż cztery miesiące na odliczenie VAT (miesiąc zakupu plus trzy kolejne miesiące).

Odliczenie VAT z Korektą Deklaracji – Ostateczna Deska Ratunku

Co zrobić, jeśli terminy na bieżące odliczenie VAT minęły? Spokojnie, prawo przewiduje jeszcze jedną możliwość – odliczenie VAT poprzez korektę deklaracji. Podatnik ma na to aż 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT. Wyjątkiem są transakcje z kontrahentami zagranicznymi – w ich przypadku korektę można złożyć w ciągu 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do zmniejszenia VAT należnego.

Faktury VAT a Pliki JPKV7/JPKV7K

Zasady dotyczące odliczenia VAT mają również bezpośrednie przełożenie na sposób wykazywania faktur w plikach JPKV7 i JPKV7K. Należy pamiętać, że pliki JPKV7/JPKV7K, niezależnie od okresu rozliczeniowego VAT, zawsze składane są za okresy miesięczne.

Podsumowując, przedsiębiorca rozliczający się miesięcznie z VAT ma dużą elastyczność – fakturę może wykazać w miesiącu jej otrzymania oraz w trzech kolejnych miesiącach. Podatnik kwartalny ma nieco mniej czasu, ale nadal może uwzględnić fakturę w kwartale jej otrzymania oraz w dwóch kolejnych kwartałach.

Przykłady Rozliczeń Faktur VAT w Następnym Miesiącu

Aby lepiej zrozumieć zasady rozliczania faktur VAT w kolejnych miesiącach, przeanalizujmy kilka przykładów:

Przykład 1: Podatnik kwartalny

Przedsiębiorca rozliczający się kwartalnie z VAT otrzymał fakturę za usługi marketingowe 15 kwietnia 2023 roku. Przedsiębiorca może wykazać tę fakturę w pliku JPKV7K za miesiąc kwiecień, maj, czerwiec, lipiec, sierpień lub wrzesień 2023 roku. Nie ma konieczności składania korekty pliku JPKV7K za kwiecień, jeśli faktura zostanie ujęta w późniejszym okresie, mieszczącym się w dopuszczalnych terminach.

Przykład 2: Podatnik miesięczny

Przedsiębiorca rozliczający się miesięcznie z VAT otrzymał fakturę za zakup materiałów biurowych 28 lipca 2023 roku. Fakturę można zaksięgować i odliczyć VAT w deklaracji za lipiec, sierpień, wrzesień lub październik 2023 roku.

Księgowanie Zapomnianych Faktur w Systemie IFI – Praktyczne Porady

Systemy księgowe, takie jak IFI, ułatwiają księgowanie faktur po terminie. W zależności od sytuacji, możemy wyróżnić trzy podstawowe scenariusze postępowania:

Ważna uwaga! Przed przystąpieniem do księgowania zapomnianej faktury, zaleca się wydrukowanie Księgi Przychodów i Rozchodów oraz Ewidencji Zakupów VAT za okresy, których dotyczy faktura.

1. Księgowanie faktury z prawem do bieżącego odliczenia VAT

Jeśli nie minęły jeszcze terminy na bieżące odliczenie VAT, możemy zaksięgować fakturę, odliczając podatek VAT na bieżąco. Kwotę netto faktury księgujemy zgodnie z datą jej wystawienia.

Jak to zrobić w systemie IFI?

• Wybieramy miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia faktury.
• Przechodzimy do zakładki Wydatki → Dodaj wydatek → Uniwersalny → Faktura.
• Wprowadzamy rzeczywistą datę wystawienia faktury.
• Uzupełniamy pozostałe dane i wybieramy właściwy „Wpis do KPiR”.
• Jako „Data księgowania do KPIR” wybieramy opcję „w dacie wystawienia”.
• Jako „Wpis do do Ewid. Zakupów VAT” wybieramy opcję „Zgodnie z Datą księgowania w ewidencji zakupów VAT”.
• W polu „Data księgowania w Ewidencji Zakupów VAT” wprowadzamy datę z miesiąca, w którym chcemy rozliczyć podatek VAT.

Przykład księgowania kosztów prowadzenia firmy w IFI:

[Tutaj w artykule oryginalnym znajduje się Przykład 2, należy go opisać słownie lub pominąć, gdyż nie mamy dodawać tabel i ilustracji HTML]

Przykład księgowania zakupu towarów handlowych lub materiałów w IFI:

[Tutaj w artykule oryginalnym znajduje się Przykład 3, należy go opisać słownie lub pominąć, gdyż nie mamy dodawać tabel i ilustracji HTML]

Po zaksięgowaniu faktury w ten sposób, podatek VAT zostanie rozliczony na bieżąco w pliku JPKV7 za wybrany miesiąc. Kwota netto zwiększy koszty w okresie wystawienia faktury, co może wymagać aktualizacji deklaracji PIT-5 (lub PIT-5L).

2. Księgowanie faktury bez prawa do odliczenia VAT (bez korekty JPKV7/JPKV7K)

Jeśli terminy na bieżące odliczenie VAT minęły, a przedsiębiorca nie chce korygować deklaracji VAT, może zaksięgować fakturę wyłącznie w kosztach, ujmując jedynie kwotę netto.

Jak to zrobić w systemie IFI?

• Wybieramy miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia faktury.
• Przechodzimy do zakładki Wydatki → Dodaj wydatek.
• Przy właściwym rodzaju wydatku wybieramy opcję „Inny” (np. Koszt prowadzenia firmy → Inny).
• Podczas uzupełniania szczegółów wydatku jako „Rodzaj wydatku” wybieramy opcję „Faktura”.
• W polu kwoty wprowadzamy jedynie wartość netto wydatku.

Po zaksięgowaniu faktury w kwocie netto, konieczna jest aktualizacja deklaracji PIT-5 (PIT-5L) za miesiąc doksięgowania kosztu i kolejne okresy.

3. Księgowanie faktury z prawem do odliczenia VAT (z korektą JPKV7/JPKV7K)

Jeśli chcemy odliczyć VAT, mimo przekroczenia terminów bieżącego odliczenia, konieczne jest dokonanie korekty deklaracji VAT. W systemie IFI fakturę wprowadzamy standardowo, a następnie korygujemy odpowiednie deklaracje.

Jak to zrobić w systemie IFI?

• Wybieramy miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia faktury.
• Dokument wprowadzamy standardowo jako „Faktura” przy właściwym rodzaju wydatku.

Po zaksięgowaniu faktury, w zakładce „Deklaracje” należy zaktualizować deklaracje PIT-5 (PIT-5L) oraz plik JPKV7/JPKV7K.

Jak skorygować plik JPKV7/JPKV7K w IFI?

• Wybieramy miesiąc księgowy, w którym zaksięgowano koszt.
• Przechodzimy do zakładki „Deklaracje”.
• Wybieramy opcję „vat(jpk)” w celu zaktualizowania pliku.
• Przy kolejnym generowaniu pliku JPKV7, system zapyta, czy plik został już wysłany do urzędu.
• Zaznaczenie opcji “tak” spowoduje, że wygenerowany plik będzie automatycznie w trybie korekty.

Pamiętaj! Korekta pliku JPKV7/JPKV7K może wymagać również korekty kolejnych plików, jeśli w korygowanym pliku wystąpiła nadwyżka podatku naliczonego do przeniesienia. W takiej sytuacji konieczne jest skorygowanie wszystkich plików aż do momentu, w którym po raz pierwszy wystąpił podatek VAT należny do zapłaty.

Podsumowanie

Rozliczenie faktury VAT w następnym miesiącu jest nie tylko możliwe, ale w wielu przypadkach wręcz przewidziane przepisami prawa. Przedsiębiorcy mają do dyspozycji kilka opcji, od bieżącego odliczenia w kolejnych miesiącach, po odliczenie z korektą deklaracji. Ważne jest, aby znać obowiązujące terminy i procedury, aby prawidłowo rozliczać koszty i podatek VAT, unikając potencjalnych problemów z organami podatkowymi. Systemy księgowe online, takie jak IFI, znacząco ułatwiają ten proces, oferując intuicyjne narzędzia do księgowania i korygowania dokumentów. Pamiętaj jednak, że w przypadku wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Pytanie: Czy mogę odliczyć VAT z faktury, którą otrzymałem z opóźnieniem?

Odpowiedź: Tak, w większości przypadków jest to możliwe. Jeśli rozliczasz się miesięcznie, masz na to 4 miesiące (miesiąc otrzymania faktury plus 3 kolejne). Jeśli kwartalnie – kwartał otrzymania faktury plus 2 kolejne kwartały. Po tym terminie pozostaje korekta deklaracji VAT.

Pytanie: Jak zaksięgować fakturę w systemie IFI, jeśli chcę odliczyć VAT w następnym miesiącu?

Odpowiedź: Podczas dodawania faktury w IFI, wybierz miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia faktury, ale w polu „Data księgowania w Ewidencji Zakupów VAT” wprowadź datę miesiąca, w którym chcesz odliczyć VAT.

Pytanie: Czy muszę korygować plik JPKV7/JPKV7K, jeśli odliczam VAT z opóźnieniem?

Odpowiedź: Nie, jeśli odliczasz VAT w terminach bieżącego odliczenia (3 lub 4 miesiące dla podatników miesięcznych, 3 kwartały dla kwartalnych). Korekta JPKV7/JPKV7K jest konieczna tylko wtedy, gdy odliczenie następuje po tych terminach, poprzez korektę deklaracji.

Pytanie: Co zrobić, jeśli nie odliczyłem VAT w ogóle, a minęło już kilka lat?

Odpowiedź: Nadal możesz skorygować deklarację VAT i odliczyć podatek. Masz na to 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT. W takim przypadku konieczna będzie korekta JPKV7/JPKV7K.

Pytanie: Czy mogę zaksięgować fakturę tylko w kosztach, bez odliczania VAT, jeśli minęły terminy na bieżące odliczenie?

Odpowiedź: Tak, masz taką możliwość. W systemie IFI zaksięguj fakturę jako „Inny” rodzaj wydatku i wprowadź tylko kwotę netto. W takim przypadku nie odliczasz VAT i nie korygujesz deklaracji VAT, ale ujmujesz wydatek w kosztach podatkowych (PIT).

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Faktura VAT w Następnym Miesiącu: Czy To Możliwe?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.