Rozliczanie VAT UE: Przewodnik 2024

Rozliczenie podatku VAT w Unii Europejskiej może wydawać się skomplikowane, szczególnie dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż transgraniczną. Od 1 lipca 2021 roku weszły w życie istotne zmiany w przepisach VAT, wprowadzone pakietem e-commerce, które znacząco wpłynęły na sposób rozliczania sprzedaży towarów i usług konsumentom z innych państw członkowskich UE. Ten artykuł szczegółowo omawia zasady rozliczania VAT UE, w tym pojęcie wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO), systemy VAT OSS i IOSS, a także obowiązki rejestracyjne dla polskich przedsiębiorców.

Czym jest Wewnątrzwspólnotowa Sprzedaż Towarów na Odległość (WSTO)?

WSTO, czyli wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość, zastąpiła dotychczasowe pojęcie „sprzedaży wysyłkowej”. WSTO definiuje się jako dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych przez dostawcę (lub na jego rzecz) z jednego państwa członkowskiego UE do innego państwa członkowskiego, do odbiorców niebędących przedsiębiorcami, najczęściej konsumentów. Kluczowe jest, że transakcja WSTO dotyczy sprzedaży B2C (business-to-consumer), czyli sprzedaży konsumentom, a nie firmom (B2B).

Zasadą ogólną jest, że miejscem opodatkowania WSTO jest państwo członkowskie, w którym towary znajdują się w momencie zakończenia wysyłki lub transportu do nabywcy. Oznacza to, że podatek VAT z tytułu WSTO powinien być rozliczany w kraju konsumenta.

Przykład: Polski przedsiębiorca sprzedaje odzież online konsumentom w Niemczech. Zgodnie z zasadami WSTO, miejscem opodatkowania jest terytorium Niemiec, a więc to w Niemczech powinien być rozliczony VAT.

WSTO obejmuje szeroki zakres towarów, w tym wyroby akcyzowe (np. alkohol), ale nie stosuje się do nowych środków transportu, towarów montowanych lub instalowanych, oraz w określonych przypadkach do dzieł sztuki, antyków i towarów używanych. Ważne jest, aby nie mylić WSTO z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów (WDT), która dotyczy transakcji B2B między przedsiębiorcami.

Limit sprzedaży 10 000 euro a rozliczenie VAT UE

Sposób rozliczenia VAT od WSTO zależy od tego, czy wartość sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów z innych państw UE przekroczy w skali roku limit 10 000 euro (około 42 000 zł). Do limitu wlicza się wartość WSTO oraz wartość usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych (TBE) świadczonych na rzecz konsumentów z UE. Limit ten jest łączny dla całej sprzedaży do UE i obowiązuje zarówno w bieżącym, jak i poprzednim roku podatkowym.

Sprzedaż poniżej limitu 10 000 euro

Jeśli sprzedaż do UE nie przekroczy limitu 10 000 euro, przedsiębiorca ma trzy opcje:

1. Rozliczać sprzedaż jak sprzedaż krajową – czyli polskim VAT.
2. Dobrowolnie zarejestrować się do VAT w kraju konsumentów.
3. Zarejestrować się do systemu VAT OSS i rozliczać całą sprzedaż do konsumentów z UE za pośrednictwem tego systemu.

Sprzedaż powyżej limitu 10 000 euro

W przypadku przekroczenia limitu 10 000 euro, przedsiębiorca ma dwie możliwości:

1. Zarejestrować się do VAT w każdym państwie UE, do którego sprzedaje towary.
2. Zarejestrować się do systemu VAT OSS i rozliczać całą sprzedaż do konsumentów z UE za pośrednictwem OSS.

Nawet jeśli limit nie został przekroczony, rejestracja do VAT OSS jest dobrowolna i może być korzystna z punktu widzenia uproszczenia rozliczeń.

System VAT OSS (One Stop Shop) – Punkt Kompleksowej Obsługi

VAT OSS, czyli Punkt Kompleksowej Obsługi, to system, który od 1 lipca 2021 roku upraszcza rozliczanie VAT od sprzedaży transgranicznej B2C. Umożliwia on przedsiębiorcom rozliczanie VAT należnego w różnych państwach członkowskich UE za pośrednictwem jednej deklaracji VAT składanej w kraju rejestracji, czyli w Polsce.

Dzięki OSS, przedsiębiorca nie musi rejestrować się do VAT w każdym kraju UE, do którego sprzedaje. Wystarczy rejestracja do VAT OSS w Polsce, gdzie składa się kwartalne deklaracje VIU-DO i odprowadza podatek VAT. Podatek płaci się w euro, według stawek VAT obowiązujących w krajach konsumentów.

Ważne jest, że udział w systemie OSS jest dobrowolny, ale jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na OSS, musi rozliczać w nim wszystkie transakcje na rzecz konsumentów z UE. Nie można stosować OSS wybiórczo.

Przykład: Polski sklep internetowy sprzedaje towary do Francji i Niemiec. Zamiast rejestrować się do VAT w obu tych krajach, przedsiębiorca rejestruje się do VAT OSS w Polsce. Następnie, kwartalnie składa deklarację w Polsce, wykazując sprzedaż do Francji i Niemiec, stosując stawki VAT obowiązujące w tych krajach (np. 20% we Francji, 19% w Niemczech).

System OSS nie obejmuje:

• Sprzedaży krajowej na rzecz konsumentów w Polsce.
• Zagranicznej sprzedaży lokalnej (np. sprzedaż z magazynu w Niemczech do odbiorcy w Niemczech).
• Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (B2B).

Aby zarejestrować się do VAT OSS, należy złożyć zgłoszenie VIU-R do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

VAT OSS dla podatników zwolnionych z VAT

Podatnicy zwolnieni z VAT (podmiotowo, do limitu 200 000 zł sprzedaży krajowej) również mogą korzystać z VAT OSS. Jeśli sprzedaż do konsumentów z UE przekroczy limit 10 000 euro, podatnik zwolniony z VAT musi zarejestrować się do VAT w kraju konsumentów lub do systemu VAT OSS.

Przekroczenie limitu 10 000 euro nie powoduje utraty zwolnienia z VAT w Polsce. Do limitu 200 000 zł wlicza się tylko sprzedaż krajowa. Oznacza to, że sprzedaż w Polsce może być nadal zwolniona z VAT, a sprzedaż WSTO będzie rozliczana w OSS.

Aby korzystać z OSS, podatnik zwolniony z VAT musi zarejestrować się jako podatnik VAT zwolniony w Polsce.

Rozliczanie VAT od usług świadczonych konsumentom z UE w systemie OSS

System VAT OSS obejmuje również rozliczanie VAT od usług świadczonych na rzecz konsumentów z UE, dla których miejscem opodatkowania jest inne państwo członkowskie. Dotyczy to m.in.:

• Usług zakwaterowania.
• Usług kulturalnych, sportowych, edukacyjnych, rozrywkowych.
• Usług transportowych.
• Usług związanych z nieruchomościami.
• Usług restauracyjnych i cateringowych.
• Usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych (TBE).

W przypadku usług innych niż TBE, nie obowiązuje limit 10 000 euro. Oznacza to, że nawet jeśli wartość tych usług jest niższa niż limit, przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT w kraju konsumenta lub skorzystać z OSS.

Przykład: Polski przedsiębiorca wykonuje usługi remontowe we Francji na rzecz konsumenta. Usługa ta podlega opodatkowaniu VAT we Francji. Przedsiębiorca może rozliczyć VAT z tego tytułu za pośrednictwem systemu OSS.

OSS nie obejmuje usług świadczonych na rzecz konsumentów w Polsce.

System VAT IOSS (Import One Stop Shop) – Importowy Punkt Kompleksowej Obsługi

VAT IOSS, czyli Importowy Punkt Kompleksowej Obsługi, to system przeznaczony do rozliczania VAT od sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI). SOTI dotyczy towarów wysyłanych z państw trzecich (spoza UE) do konsumentów w UE w przesyłkach o wartości nieprzekraczającej 150 euro i niepodlegających akcyzie.

System IOSS umożliwia rozliczenie VAT importowego w jednym okienku, w kraju rejestracji do IOSS (np. w Polsce). Przedsiębiorca składa miesięczne deklaracje VII-DO i wpłaca VAT w Polsce, unikając rejestracji i obowiązków sprawozdawczych w każdym kraju dostawy.

Rejestracja do VAT IOSS jest dobrowolna, ale jeśli przedsiębiorca się na nią zdecyduje, musi rozliczać w IOSS wszystkie transakcje SOTI do konsumentów w UE. Warunkiem skorzystania z IOSS jest wartość przesyłki nieprzekraczająca 150 euro.

Przykład: Polski sklep internetowy sprzedaje towary importowane z USA konsumentom w Polsce i Słowacji. Wartość pojedynczej przesyłki nie przekracza 150 euro. Przedsiębiorca rejestruje się do VAT IOSS w Polsce i rozlicza VAT od sprzedaży do Polski i Słowacji w ramach IOSS.

Rejestracja do VAT IOSS dokonywana jest na formularzu VII-R.

Deklaracje i ewidencja w VAT OSS i IOSS

VAT OSS

• Deklaracja: kwartalna deklaracja VIU-DO.
• Termin składania: do końca miesiąca następującego po kwartale.
• Sposób składania: elektronicznie, przez system e-Deklaracje do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
• Płatność: w euro, według stawek VAT kraju konsumenta.
• Ewidencja: obowiązek prowadzenia ewidencji transakcji OSS przez 10 lat, zawierającej szczegółowe informacje o transakcjach (państwo konsumpcji, rodzaj towarów/usług, data, podstawa opodatkowania, stawka VAT, kwota VAT, dane nabywcy itp.).

VAT IOSS

• Deklaracja: miesięczna deklaracja VII-DO.
• Termin składania: do końca miesiąca następującego po miesiącu.
• Sposób składania: elektronicznie, przez system e-Deklaracje do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
• Płatność: w euro, dokładna kwota VAT (bez zaokrągleń).
• Ewidencja: obowiązek prowadzenia ewidencji transakcji IOSS przez 10 lat, zawierającej szczegółowe informacje o transakcjach.

W obu systemach (OSS i IOSS) deklaracje zerowe należy składać nawet w okresach, w których nie dokonano sprzedaży.

Kto musi zarejestrować się do VAT UE?

Obowiązek rejestracji do VAT UE dotyczy zarówno czynnych podatników VAT (vatowców), jak i podatników zwolnionych z VAT (nievatowców) w Polsce. Rejestracja VAT UE jest konieczna przed dokonaniem określonych transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Obowiązek rejestracji VAT UE dla vatowców czynnych

Czynni podatnicy VAT muszą zarejestrować się do VAT UE przed dokonaniem pierwszej transakcji:

• Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) – eksport towarów do innego kraju UE dla firmy zarejestrowanej do VAT UE. WDT opodatkowana jest stawką 0% VAT.
• Wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) – import towarów z innego kraju UE od firmy zarejestrowanej do VAT UE. WNT jest opodatkowane w Polsce, ale transakcja jest neutralna podatkowo (VAT naliczony i należny).
• Importu usług – nabycie usług od zagranicznych firm (UE i spoza UE), dla których miejscem opodatkowania jest Polska (art. 28b ustawy o VAT). Transakcja jest neutralna podatkowo (VAT naliczony i należny).
• Świadczenia usług dla podatników VAT UE – sprzedaż usług dla firm z UE zarejestrowanych do VAT UE, dla których miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy (art. 28b ustawy o VAT). Faktura z adnotacją „odwrotne obciążenie”.

Vatowcy rejestrują się do VAT UE poprzez aktualizację deklaracji VAT-R (część C.3, pole 65). Po rejestracji, w transakcjach wewnątrzwspólnotowych posługują się numerem NIP z prefiksem PL.

Vatowcy zarejestrowani do VAT UE są zobowiązani do składania informacji podsumowującej VAT-UE (do 25. dnia miesiąca po miesiącu transakcji WDT, WNT lub świadczenia usług dla podatników VAT UE). Import usług nie jest wykazywany w VAT-UE.

Obowiązek rejestracji VAT UE dla nievatowców

Podatnicy zwolnieni z VAT muszą zarejestrować się do VAT UE przed dokonaniem transakcji:

• Pierwszego nabycia/importu usług – import usług od zagranicznych firm (UE i spoza UE), dla których miejscem opodatkowania jest Polska (art. 28b ustawy o VAT). Nievatowiec wykazuje import usług w deklaracji VAT-9M (lub VAT-8 po rejestracji do WNT) i płaci VAT. Transakcja nie jest neutralna podatkowo – VAT jest kosztem.
• Świadczenia pierwszej usługi dla podatników VAT UE – sprzedaż usług dla firm z UE zarejestrowanych do VAT UE, dla których miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy (art. 28b ustawy o VAT). Faktura z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Nievatowiec wykazuje transakcję w informacji podsumowującej VAT-UE.
• Nabycia towarów (WNT) – gdy wartość nabytych towarów z UE przekroczy 50 000 zł rocznie. Po przekroczeniu limitu, nievatowiec musi opodatkować WNT w Polsce (deklaracja VAT-8). Transakcja nie jest neutralna podatkowo – VAT jest kosztem.

Nievatowcy rejestrują się do VAT UE na formularzu VAT-R (część C.3, pole 66 lub 67). Rejestracja do VAT UE nie powoduje utraty zwolnienia z VAT w Polsce.

Nievatowcy zarejestrowani do VAT UE składają informację podsumowującą VAT-UE (WNT, usługi dla podatników VAT UE) oraz deklaracje VAT-9M (import usług – jeśli nie zarejestrowani do WNT) lub VAT-8 (WNT i import usług – po rejestracji do WNT).

Podsumowanie

Rozliczenie VAT UE jest kluczowe dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż transgraniczną. Zrozumienie zasad WSTO, systemów OSS i IOSS, limitów sprzedaży oraz obowiązków rejestracyjnych jest niezbędne do prawidłowego rozliczania VAT i uniknięcia problemów z organami podatkowymi. Zarówno vatowcy, jak i nievatowcy mogą być zobowiązani do rejestracji VAT UE i składania odpowiednich deklaracji. Przed rozpoczęciem transakcji z kontrahentami z UE, warto dokładnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi VAT UE i w razie potrzeby skorzystać z pomocy specjalistów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to jest VAT UE?

VAT UE to system podatku od wartości dodanej obowiązujący w Unii Europejskiej. Reguluje on zasady opodatkowania transakcji handlowych wewnątrz UE, w tym sprzedaż towarów i usług konsumentom i przedsiębiorcom z różnych państw członkowskich.

Czym różni się VAT OSS od VAT IOSS?

VAT OSS (One Stop Shop) dotyczy rozliczania VAT od wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) i wybranych usług świadczonych na rzecz konsumentów z UE. VAT IOSS (Import One Stop Shop) dotyczy rozliczania VAT od sprzedaży na odległość towarów importowanych z państw trzecich (spoza UE) w przesyłkach o wartości do 150 euro.

Czy muszę rejestrować się do VAT UE, jeśli sprzedaję tylko do Polski?

Nie, rejestracja do VAT UE jest zazwyczaj wymagana, jeśli dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych, czyli sprzedaży lub zakupu towarów i usług z innymi krajami UE. Jeśli sprzedajesz tylko w Polsce, rejestracja do VAT UE nie jest konieczna (chyba że dokonujesz importu usług).

Jaki jest limit sprzedaży do UE, po przekroczeniu którego muszę rozliczać VAT w krajach UE?

Limit sprzedaży do UE wynosi 10 000 euro rocznie. Po przekroczeniu tego limitu, musisz zarejestrować się do VAT w krajach UE, do których sprzedajesz, lub skorzystać z systemu VAT OSS.

Gdzie znajdę formularze VIU-R i VII-R do rejestracji do VAT OSS i IOSS?

Formularze VIU-R (zgłoszenie do VAT OSS) i VII-R (zgłoszenie do VAT IOSS) można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów lub na Portalu Podatkowym. Należy je złożyć elektronicznie do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Jak często muszę składać deklaracje VAT OSS i IOSS?

Deklaracje VAT OSS składa się kwartalnie (VIU-DO), a deklaracje VAT IOSS składa się miesięcznie (VII-DO).

Co się stanie, jeśli nie zarejestruję się do VAT UE, a powinienem?

Brak rejestracji do VAT UE, gdy jest to wymagane, może skutkować nałożeniem kar finansowych przez organy podatkowe, zarówno w Polsce, jak i w krajach UE, do których prowadzisz sprzedaż. Ponadto, nieprawidłowe rozliczenie VAT może prowadzić do zaległości podatkowych i konieczności zapłaty odsetek.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Rozliczanie VAT UE: Przewodnik 2024, możesz odwiedzić kategorię VAT.