Jak wygenerować JPK_V7?

Jednolity Plik Kontrolny VAT z deklaracją (JPK_V7) to kluczowy element sprawozdawczości podatkowej dla każdego czynnego podatnika VAT w Polsce. Od 1 października 2020 roku zastąpił on tradycyjne deklaracje VAT-7 oraz pliki JPK_VAT. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy proces generowania pliku JPK_V7, aby każdy przedsiębiorca mógł sprawnie i bezproblemowo wywiązać się z tego obowiązku.

Podstawowe informacje o JPK_V7

JPK_V7 składa się z dwóch zasadniczych części, które łącznie tworzą kompleksowy obraz rozliczeń VAT przedsiębiorstwa:

• Część deklaracyjna: Ta sekcja zastępuje dotychczasową deklarację VAT-7. Zawiera ona informacje niezbędne do wyliczenia podatku VAT należnego i naliczonego, a także określenia wysokości zobowiązania podatkowego lub kwoty zwrotu VAT.
• Część ewidencyjna: Ta część pliku zawiera szczegółowe dane z ewidencji zakupów i sprzedaży VAT. Zastępuje ona wcześniejszy plik JPK_VAT i dostarcza organom podatkowym pełny wgląd w transakcje gospodarcze przedsiębiorcy.

W zależności od częstotliwości rozliczeń VAT, podatnicy składają różne wersje JPK_V7:

• JPK_V7M: Składany miesięcznie przez podatników rozliczających VAT w trybie miesięcznym. Zawiera zarówno część deklaracyjną, jak i ewidencyjną za dany miesiąc.
• JPK_V7K: Składany przez podatników rozliczających VAT kwartalnie. Charakterystyka składania jest bardziej złożona:
  • Za pierwszy i drugi miesiąc kwartału składana jest jedynie część ewidencyjna (część deklaracyjna pozostaje pusta).
  • Za trzeci miesiąc kwartału składana jest zarówno część deklaracyjna, obejmująca cały kwartał, jak i część ewidencyjna, dotycząca wyłącznie tego miesiąca.

Niezależnie od rodzaju składanego pliku, termin na jego przesłanie do właściwego urzędu skarbowego upływa 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, za który dany plik jest składany. Należy zatem pamiętać o terminowym generowaniu i wysyłce JPK_V7, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji karno-skarbowych.

Generowanie pliku JPK_V7 krok po kroku

Proces generowania pliku JPK_V7 został zaprojektowany tak, aby był intuicyjny i dostępny dla każdego czynnego płatnika VAT. Poniżej przedstawiamy szczegółową instrukcję, jak krok po kroku wygenerować plik JPK_V7, korzystając z typowego oprogramowania księgowego:

1. Logowanie do systemu i wybór odpowiedniego miesiąca księgowego: Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do używanego systemu księgowego lub platformy online, za pośrednictwem której generowany jest JPK_V7. Niezwykle istotne jest, aby przed rozpoczęciem generowania pliku upewnić się, że system jest ustawiony na właściwy miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowany JPK_V7. Zazwyczaj wybór miesiąca księgowego znajduje się w lewym górnym rogu interfejsu programu.
2. Przejście do zakładki deklaracji i uruchomienie generowania JPK_V7: Kolejnym krokiem jest odnalezienie w menu systemu księgowego zakładki odpowiedzialnej za deklaracje. Zwykle nosi ona nazwę "Deklaracje" lub podobną. Po przejściu do tej zakładki, należy poszukać opcji umożliwiającej generowanie JPK_V7. Często jest to oznaczony zielonym przyciskiem z napisem "vat (jpk)" lub podobnym. Kliknięcie tego przycisku uruchamia proces generowania pliku.
3. Weryfikacja dokumentów i uzupełnienie brakujących danych: Po uruchomieniu generowania JPK_V7, system automatycznie analizuje dane księgowe i może wyświetlić listy dokumentów wymagających dodatkowej uwagi. Pojawienie się takich list nie jest błędem, lecz informacją o konieczności weryfikacji i ewentualnego uzupełnienia pewnych danych. Jeżeli listy te są puste, oznacza to, że system nie wykrył żadnych nieprawidłowości i można przejść do kolejnego kroku. W przypadku pojawienia się list, należy dokładnie zapoznać się z ich treścią i podjąć odpowiednie działania. Najczęściej spotykane listy dokumentów to:
   • Faktury eksportu towarów – brak dokumentów potwierdzających wywóz: Lista ta zawiera faktury eksportowe, dla których w systemie brakuje daty otrzymania potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium Unii Europejskiej. W przypadku eksportu towarów, prawo do zastosowania preferencyjnej stawki VAT 0% jest uzależnione od posiadania dokumentu potwierdzającego wywóz. Jeżeli data otrzymania takiego dokumentu nie została wcześniej wprowadzona do systemu, należy to zrobić teraz. Zazwyczaj system umożliwia uzupełnienie daty bezpośrednio z poziomu tej listy, poprzez wpisanie jej w polu "Data otrzymania potwierdzenia wywozu" i zatwierdzenie. Brak uzupełnienia tej daty może skutkować zakwalifikowaniem faktury eksportowej jako sprzedaży krajowej i koniecznością wykazania jej z krajową stawką VAT. W takiej sytuacji, system może również umożliwić uzupełnienie stawek VAT dla poszczególnych pozycji faktury.
   • Faktury zaksięgowane jako sprzedaż krajowa: Ta lista obejmuje faktury eksportowe, które z powodu braku potwierdzenia wywozu zostały wcześniej zaksięgowane w systemie jako sprzedaż krajowa. Jeżeli podatnik otrzymał potwierdzenie wywozu towarów poza UE w późniejszym okresie, ma prawo do korekty i wykazania sprzedaży z preferencyjną stawką 0% VAT. Korekta taka dokonywana jest na bieżąco, w okresie, w którym faktycznie otrzymano dokumenty. Podobnie jak w przypadku poprzedniej listy, system powinien umożliwić uzupełnienie Daty otrzymania potwierdzenia wywozu bezpośrednio z poziomu listy. Po wprowadzeniu daty, system automatycznie dokona korekty w ewidencji sprzedaży VAT i wykaże fakturę w JPK_V7 ze stawką 0% VAT. W przypadku, gdy wcześniej, generując JPK_V7 za dany okres, podatnik zdecydował się na uzupełnienie krajowej stawki VAT dla faktury eksportowej (opisane w punkcie powyżej), a następnie ponownie przechodzi do generowania JPK_V7 za ten sam okres, ta faktura pojawi się na liście "Faktury zaksięgowane jako sprzedaż krajowa". System ponownie zaoferuje możliwość uzupełnienia daty otrzymania dokumentów, jak również opcję zmiany wcześniej wybranej krajowej stawki VAT. W sytuacji, gdy podatnik ma pewność, że nie otrzyma dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza UE lub jest to wysoce nieprawdopodobne, system umożliwia również usunięcie faktury z listy "Faktury zaksięgowane jako sprzedaż krajowa". Faktura usunięta z listy nie będzie już pojawiać się przy generowaniu JPK_V7 za kolejne okresy. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku, późniejsze otrzymanie dokumentów potwierdzających wywóz będzie wymagało wprowadzenia daty otrzymania potwierdzenia wywozu bezpośrednio z poziomu formularza faktury lub listy faktur sprzedażowych. System nie przypomni o konieczności uzupełnienia tej daty przy kolejnym generowaniu JPK_V7.
   • Lista wydatków przeterminowanych: Ta lista dotyczy korekty podatku VAT naliczonego z tytułu nieopłaconych wydatków, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności, dłużnik jest zobowiązany do korekty odliczonej kwoty podatku VAT wynikającej z tej faktury. Korekty dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Jeżeli data zapłaty za dany wydatek nie została wcześniej wprowadzona do systemu, lista wydatków przeterminowanych umożliwi jej uzupełnienie. System powinien udostępnić pole "Data wpłaty" oraz "Kwota wpłaty". Możliwe jest również zaznaczenie opcji "Pełna wpłata", co automatycznie wpisze całą kwotę należności. Brak uzupełnienia daty zapłaty spowoduje zaksięgowanie korekty VAT naliczonego w ewidencji zakupów VAT i wykazanie jej w JPK_V7. Z poziomu tej listy, system może również umożliwić pobranie listy wydatków przeterminowanych w postaci plików PDF lub HTML.
   • Lista przychodów nieopłaconych: Lista ta dotyczy faktur krajowych wystawionych w ramach metody kasowej (szczególnej metody rozliczania VAT), dla których nie wprowadzono daty opłacenia. Faktury sprzedażowe wystawione z zastosowaniem metody kasowej są księgowane w ewidencji sprzedaży VAT w dacie opłacenia. Jeżeli data otrzymania zapłaty za fakturę wystawioną metodą kasową nie została wcześniej wprowadzona do systemu, lista przychodów nieopłaconych umożliwi jej uzupełnienie. Podobnie jak w przypadku listy wydatków przeterminowanych, system powinien udostępnić pola "Data wpłaty" oraz "Kwota wpłaty", a także opcję "Pełna wpłata". Po wprowadzeniu daty otrzymania zapłaty, faktura zostanie zaksięgowana w ewidencji sprzedaży VAT i wykazana w JPK_V7. Należy zwrócić szczególną uwagę na faktury wystawione w metodzie kasowej na rzecz: przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku takich faktur, jeśli zapłata nie nastąpi w ciągu 180 dni od daty sprzedaży (daty dokonania dostawy lub wykonania usługi), fakturę należy wykazać w ewidencji sprzedaży VAT w dacie, na którą przypada 180 dzień od daty sprzedaży. System powinien automatycznie oznaczyć taką fakturę i wyświetlić stosowny komunikat informacyjny. Lista przychodów nieopłaconych może być również dostępna do pobrania w formacie HTML.
4. Zatwierdzenie uzupełnionych danych i przejście do generowania JPK_V7: Po zweryfikowaniu i ewentualnym uzupełnieniu danych na listach dokumentów, należy kliknąć przycisk "zatwierdź", znajdujący się zazwyczaj na dole strony. Zatwierdzenie danych jest niezbędne, aby system uwzględnił wprowadzone zmiany przy generowaniu JPK_V7. Alternatywnie, system powinien oferować opcję "anuluj", która umożliwia rezygnację z zatwierdzenia wprowadzonych danych i powrót do poprzedniego kroku. Po zatwierdzeniu danych, system może wyświetlić dodatkowy komunikat informujący o skutkach wprowadzonych zmian. Należy dokładnie zapoznać się z treścią komunikatu i potwierdzić chęć wygenerowania JPK_V7, ponownie klikając przycisk "zatwierdź". W tym momencie, system rozpoczyna proces generowania pliku JPK_V7.
5. Potwierdzenie rodzaju składanego pliku JPK_V7 (pierwsze złożenie lub korekta): W sytuacji, gdy JPK_V7 za dany miesiąc był już wcześniej generowany w systemie, ale nie został jeszcze wysłany do Urzędu Skarbowego za pośrednictwem systemu, przy ponownym generowaniu JPK_V7 za ten sam okres, system może wyświetlić pytanie, czy plik JPK_V7 za dany miesiąc został już wcześniej przesłany do Urzędu Skarbowego i zaakceptowany przez US. W takim przypadku, należy dokonać wyboru odpowiedniej opcji:
   • Wybór opcji "tak" oznacza, że generowany plik JPK_V7 ma być korektą wcześniej złożonego pliku.
   • Wybór opcji "nie" oznacza, że plik JPK_V7 za dany okres jest składany po raz pierwszy i nie jest korektą.

   Jeżeli JPK_V7 za dany miesiąc był już wcześniej wysłany do US za pośrednictwem systemu i został zaakceptowany przez US, ponowne wygenerowanie JPK_V7 za ten sam miesiąc automatycznie zostanie oznaczone jako korekta (system nie wyświetli dodatkowego pytania). Natomiast, jeżeli w systemie nie ma wcześniej wygenerowanego JPK_V7 za dany miesiąc, plik jest automatycznie generowany jako składany po raz pierwszy (również bez dodatkowego pytania). Po wygenerowaniu pliku JPK_V7, system powinien umożliwić zmianę oznaczenia korekta/składany po raz pierwszy, poprzez edycję pliku. Ostateczne wygenerowanie pliku JPK_V7 następuje po kliknięciu przycisku "zatwierdź". System powinien również oferować opcję "anuluj", umożliwiającą rezygnację z generowania pliku.

6. Dostęp do wygenerowanego pliku JPK_V7: Po pomyślnym wygenerowaniu pliku JPK_V7, system powinien przekierować użytkownika z powrotem do zakładki "Deklaracje" ➞ "Deklaracje". Wygenerowanie pliku JPK_V7 powinno być potwierdzone stosownym komunikatem wyświetlonym na ekranie. Wygenerowany plik JPK_V7 można znaleźć w tabeli "Deklaracje", w kolumnie "JPKV7". W przypadku miesięcznego rozliczenia VAT, plik jest oznaczony numerem miesiąca i roku (np. "JPK_V7M_01_2024"). W przypadku kwartalnego rozliczenia VAT, plik jest oznaczony kwartałem, numerem miesiąca i rokiem (np. "JPK_V7K_Q1_03_2024"). Aby otworzyć podgląd części deklaracyjnej pliku JPK_V7, wystarczy kliknąć numer pliku w tabeli. Podgląd pliku powinien otworzyć się w nowym oknie przeglądarki. System może również oferować opcję powiększenia widoku na całą stronę.

Część deklaracyjna i ewidencyjna JPK_V7 – co zawierają?

Wygenerowany plik JPK_V7, w zależności od rodzaju (M lub K) i okresu rozliczeniowego, zawiera dwie zasadnicze części: deklaracyjną i ewidencyjną. Część deklaracyjna JPK_V7M (dla rozliczeń miesięcznych VAT) oraz JPK_V7K za 3 miesiąc kwartału zawiera szczegółowe dane dotyczące rozliczenia podatku VAT, analogiczne do tych, które były wykazywane w deklaracjach VAT-7/VAT-7K obowiązujących do września 2020 roku. Obejmuje ona m.in.:

• Dane dotyczące rozliczenia podatku należnego (m.in. z tytułu dostawy towarów i świadczenia usług, importu towarów, WNT, eksportu towarów).
• Dane dotyczące rozliczenia podatku naliczonego (m.in. z tytułu nabycia towarów i usług, importu towarów).
• Obliczenie wysokości zobowiązania podatkowego lub kwoty zwrotu VAT.
• Informacje dodatkowe (np. dotyczące korekt deklaracji, ulg i zwolnień).

W przypadku JPK_V7K za 1. lub 2. miesiąc kwartału, część deklaracyjna ma charakter uproszczony i zawiera jedynie niezbędne dane identyfikacyjne podatnika oraz informacje dotyczące miejsca i celu składania deklaracji. Pełna część deklaracyjna (z rozliczeniem podatku należnego i naliczonego) pojawia się dopiero w JPK_V7K składanym za 3 miesiąc kwartału.

W szczególnych przypadkach, takich jak likwidacja działalności gospodarczej w 1. lub 2. miesiącu kwartału, może zaistnieć konieczność przesłania JPK_V7K za 1. lub 2. miesiąc kwartału wraz z pełną deklaracją VAT. W takich sytuacjach, system powinien oferować opcję "wygeneruj część deklaracyjną", która umożliwia wygenerowanie deklaracji VAT dla JPK_V7K za 1. lub 2. miesiąc kwartału. W przypadku JPK_V7K za 1. miesiąc kwartału, wygenerowana deklaracja będzie dotyczyć tylko tego miesiąca. Natomiast w przypadku JPK_V7K za 2. miesiąc kwartału, deklaracja będzie obejmować zarówno 1., jak i 2. miesiąc kwartału.

Na końcu części deklaracyjnej JPK_V7, system powinien zamieścić podsumowanie części ewidencyjnej, zawierające informację o ilości pozycji w ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupów oraz wynikających z tych pozycji wartościach podatku należnego i naliczonego.

Należy pamiętać, że zawartość części ewidencyjnej JPK_V7 jest generowana na podstawie aktualnych danych z ewidencji sprzedaży i zakupów VAT w momencie pobrania pliku JPK_V7, pobrania wydruku PDF z podglądem pliku lub wysyłki pliku. Oznacza to, że wszelkie zmiany dokonane w ewidencji sprzedaży i zakupów VAT po wygenerowaniu pliku JPK_V7, ale przed jego pobraniem lub wysłaniem, zostaną automatycznie uwzględnione w pliku.

Aby opuścić podgląd części deklaracyjnej JPK_V7 i powrócić do zakładki "Deklaracje" ➞ "Deklaracje", zazwyczaj wystarczy kliknąć opcję "powrót", znajdującą się poniżej podglądu pliku.

Wydruk i pobieranie pliku XML JPK_V7

Po wygenerowaniu pliku JPK_V7, system powinien umożliwić jego wydruk do formatu PDF oraz pobranie w formacie XML. Poniżej opisano, jak to zrobić:

Wydruk JPK_V7 do PDF

1. Przejdź do wygenerowanego pliku JPK_V7, klikając jego numer w tabeli "Deklaracje" w zakładce "Deklaracje" ➞ "Deklaracje".
2. Otwórz pełny podgląd pliku JPK_V7, wybierając opcję "szczegóły" lub podobną.
3. Na dole strony z pełnym podglądem pliku JPK_V7, powinna znajdować się opcja "wydrukuj". Kliknięcie tej opcji spowoduje pobranie pliku JPK_V7 w formacie PDF, zawierającego podgląd zarówno części deklaracyjnej, jak i ewidencyjnej pliku.

Pobieranie pliku XML JPK_V7

1. Przejdź do wygenerowanego pliku JPK_V7, klikając jego numer w tabeli "Deklaracje" w zakładce "Deklaracje" ➞ "Deklaracje".
2. Wybierz opcję "pobierz xml" lub podobną. Opcja ta może być dostępna bezpośrednio w tabeli "Deklaracje", obok numeru pliku JPK_V7, lub po przejściu do pełnego podglądu pliku (poprzez opcję "szczegóły").
3. Kliknięcie opcji "pobierz xml" spowoduje pobranie gotowego pliku JPK_V7 w formacie XML, który jest oficjalnym formatem akceptowanym przez systemy Ministerstwa Finansów.

Opcja pobierania pliku XML JPK_V7 jest szczególnie przydatna w następujących sytuacjach:

• Samodzielna wysyłka pliku JPK_V7 poza systemem: Pobranego pliku XML można użyć do samodzielnej wysyłki JPK_V7 do Urzędu Skarbowego za pomocą innych aplikacji, takich jak np. ministerialny Klient JPK WEB lub Klient JPK.
• Import danych do innego programu: Plik XML JPK_V7 może być wykorzystany do zaimportowania danych do innego programu księgowego, systemu analizy danych lub innego oprogramowania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem.
• Archiwizacja danych dla własnych potrzeb: Pobranie pliku XML JPK_V7 umożliwia archiwizację danych w formacie elektronicznym, co może być przydatne w celach kontrolnych, audytowych lub na potrzeby własnej dokumentacji.

Edycja deklaracji JPK_V7

Systemy księgowe zazwyczaj umożliwiają edycję części deklaracyjnej wygenerowanego pliku JPK_V7. Opcja edycji jest przydatna w sytuacjach, gdy po wygenerowaniu pliku, ale przed jego wysyłką, zostaną wykryte błędy lub konieczność wprowadzenia korekt w części deklaracyjnej. Należy jednak pamiętać, że edycji podlega wyłącznie część deklaracyjna JPK_V7. Część ewidencyjna, generowana na podstawie danych z ewidencji sprzedaży i zakupów VAT, nie jest bezpośrednio edytowalna. Aby edytować część deklaracyjną JPK_V7, należy:

1. Przejdź do wygenerowanego pliku JPK_V7, klikając jego numer w tabeli "Deklaracje" w zakładce "Deklaracje" ➞ "Deklaracje".
2. Otwórz pełny podgląd pliku JPK_V7, wybierając opcję "szczegóły" lub podobną.
3. Poniżej podglądu pliku JPK_V7, powinna znajdować się opcja "edytuj". Kliknięcie tej opcji uruchomi tryb edycji części deklaracyjnej pliku.
4. W trybie edycji, system powinien umożliwić modyfikację wyłącznie pól dotyczących części deklaracyjnej JPK_V7, takich jak np. kwoty podatku należnego i naliczonego, dane dotyczące korekt, ulg i zwolnień, informacje dodatkowe itp. Należy pamiętać, że edycji nie podlegają dane z części ewidencyjnej, które są generowane automatycznie na podstawie ewidencji VAT.

Prawidłowe i terminowe generowanie pliku JPK_V7 jest kluczowym obowiązkiem każdego czynnego podatnika VAT. Dzięki przedstawionemu przewodnikowi, proces ten powinien stać się bardziej zrozumiały i przejrzysty. Pamiętaj o regularnym i terminowym składaniu JPK_V7, aby uniknąć potencjalnych problemów i sankcji ze strony Urzędu Skarbowego.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak wygenerować JPK_V7?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.