Uzgodnienie sald bilansowych w procesie zamknięcia miesiąca

Zestawienie sald i obrotów księgi głównej jest fundamentem raportowania zarządczego i statutowego. Osoby odpowiedzialne za przygotowanie raportów rzadko mają czas, by merytorycznie zweryfikować jakość danych wejściowych. Przy braku odpowiednich procedur kontrolnych błędy księgowe mogą zostać przeniesione na sprawozdania finansowe prezentowane menadżerom bądź inwestorom. Nie ma co się oszukiwać – błędy te prędzej czy później wyjdą na światło dzienne. Ich ujawnienie po czasie (np. w trakcie badania rocznego sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta) wiąże się z negatywnymi konsekwencjami dla spółki i menadżerów nadzorujących pracę zespołu finansowo-księgowego. Zastrzeżenia audytora czy korekty wprowadzane do zaraportowanych uprzednio wyników znacząco obniżają wiarygodność spółki w oczach udziałowców.

Jednym z głównych wyzwań stojących przed Dyrektorem Finansowym czy Głównym Księgowym jest zapewnienie efektywnego przebiegu procesu zamknięcia ksiąg obrachunkowych. Wyznacznikami jakości procesu jest terminowość zamknięcia oraz rzetelność raportowanych danych. Są to cele z natury sprzeczne – im szybciej chcemy zakończyć proces, tym mniej czasu na właściwe sprawdzenie wszystkich szczegółów, a tym samym większe ryzyko przeoczenia błędów. A jednak ich pogodzenie jest możliwe – w najlepiej zorganizowanych firmach wyniki finansowe prezentowane są menadżerom już 4-6 dni roboczych po zakończeniu miesiąca, a wiarygodność raportów nie jest w żaden sposób kwestionowana…

Formalne uzgodnienie kont wykonywane w trakcie zamknięcia miesiąca jest sposobem na „uszczelnienie” ewidencji księgowej i eliminację ryzyka zaprezentowania nieprawidłowych danych w wyniku błędów lub przeoczeń.

Jednym ze środków do osiągnięcia doskonałości w procesie zamknięcia miesiąca jest wdrożenie formalnych procedur kontrolnych, mających na celu weryfikację czy salda na kontach księgowych są zgodne ze stanem rzeczywistym. Formalne uzgodnienie kont wykonywane w trakcie zamknięcia miesiąca jest sposobem na „uszczelnienie” ewidencji księgowej i eliminację ryzyka zaprezentowania nieprawidłowych danych w wyniku błędów lub przeoczeń.

Mariusz Sumiński. Dyrektor w MDDP Business Consulting. Ekspert w zakresie systemów informatycznych wspierających raportowanie finansowe i zarządcze. Odpowiada za projektowanie, rozwój i wdrożenia rozwiązań FlexiSolutions