Oświadczenie o zakresie projektu: Klucz do sukcesu

Niezależnie od tego, czy firma buduje mosty, oprogramowanie czy telefony komórkowe, praca włożona w te produkty zarządzana jest jako seria projektów z określonymi celami, harmonogramami i budżetami. Plan zarządzania projektem ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że zespoły wykonają swoją pracę na czas i zgodnie z oczekiwaniami. Jednak zanim kierownicy projektów będą mogli opracować szczegółowy plan, a zespół projektowy będzie mógł go zrealizować, wszyscy muszą wiedzieć, jaką pracę należy wykonać i dlaczego jest to ważne. W tym miejscu wkracza oświadczenie o zakresie projektu.

Co to jest oświadczenie o zakresie projektu?

Oświadczenie o zakresie projektu to szczegółowy opis pracy, jaką należy wykonać, aby dostarczyć wynik projektu na czas i w ramach przydzielonego budżetu. Dokument ten umieszcza również cele projektu i jego wynik - który może być produktem wprowadzanym przez firmę na rynek lub analizą, którą kierownictwo wykorzysta do podjęcia świadomej decyzji biznesowej - w szerszym kontekście celów i założeń organizacji.

„Opracowanie oświadczenia o zakresie projektu jest niezwykle ważne dla reszty planu projektu” - mówi Jacques Alexis, profesor nadzwyczajny w programie magisterskim zarządzania projektami w College of Professional Studies na Northeastern University. „Musisz zrozumieć strukturę, w której projekt będzie realizowany, i wziąć pod uwagę czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.”

Dlaczego oświadczenie o zakresie projektu jest tak ważne?

Według Project Management Institute, silne oświadczenie o zakresie projektu ma kilka kluczowych cech. Powinno:

• Zdefiniować granice projektu.
• Zdefiniować potrzebę biznesową i oczekiwany wynik projektu.
• Zidentyfikować ograniczenia, które limitują opcje zespołu projektowego w zakresie opracowania rozwiązania.
• Wymienić założenia dotyczące decyzji pozostających poza kontrolą zespołu projektowego.
• Zidentyfikować procesy biznesowe, na które projekt ma wpływ.
• Zidentyfikować podmioty wewnętrzne i zewnętrzne, z którymi zespół projektowy będzie się kontaktował.

„Oświadczenie o zakresie projektu ma na celu redukcję niepewności poprzez zdefiniowanie zakresu i zapewnienie, że wszyscy kluczowi interesariusze są na pokładzie i mają jasne zrozumienie projektu” - mówi Alexis. „Jeśli masz solidny proces, będzie mniej wniosków o zmiany. Jeśli możesz to zrobić, masz większe szanse na sukces.”

Podobnie jak w przypadku wszystkich dokumentów zarządzania projektami, dodaje Alexis, oświadczenie o zakresie projektu może mieć spójny format od projektu do projektu, ale powinno być również dostosowywane w zależności od wielkości, skali i złożoności projektu. Czynniki te wpłyną również na rodzaje interesariuszy, którzy muszą być zaangażowani zarówno w opracowywanie, jak i otrzymywanie oświadczenia o zakresie projektu.

Jak oświadczenie o zakresie projektu różni się od innych dokumentów zarządzania projektami?

Chociaż oświadczenie o zakresie projektu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu, niektóre elementy projektu są omówione w innych dokumentach. Oto dwa ważne przykłady.

Oświadczenie o zakresie produktu

Podobnie jak istnieją subtelne różnice w rolach kierownika produktu i kierownika projektu, istnieją pewne różnice między zakresem projektu a zakresem produktu. Zakres produktu zawiera dodatkowe informacje o cechach i funkcjach produktu, usługi lub rozwiązania, które projekt ma dostarczyć. Zakres projektu określi: „Dostarcz nowy tablet PC do końca 2020 roku”, ale zakres produktu dostarczy szczegółów dotyczących rozmiaru ekranu, rodzaju procesora, ilości pamięci itp.

Plan generalny projektu

Jeśli oświadczenie o zakresie projektu jest fundamentem, na którym budowany jest projekt, to plan generalny projektu jest resztą budynku. Plan generalny projektu zapewnia szczegółowy harmonogram projektu i strukturę pracy, a także plany i procedury dotyczące zarządzania ryzykiem, zarządzania jakością i zarządzania komunikacją, mówi Alexis. Jednak pomyślna realizacja planu generalnego projektu zależy od siły oświadczenia o zakresie projektu, dodaje.

8 kluczowych kroków do opracowania skutecznego oświadczenia o zakresie projektu

Alexis ma prawie dwie dekady doświadczenia w zarządzaniu dużymi programami i projektami w przemyśle produkcyjnym i energetycznym, a obecnie koncentruje się na inicjatywach zrównoważonego rozwoju. Na podstawie swojego doświadczenia zaleca kierownikom projektów przestrzeganie ośmiu kroków opisanych poniżej w celu opracowania skutecznego oświadczenia o zakresie projektu.

1. Zrozumienie przyczyn inicjacji projektu

Projekty nie są realizowane w próżni, mówi Alexis; są inicjowane w celu realizacji konkretnych celów organizacji. Na przykład organizacja może dążyć do obniżenia kosztów operacyjnych o 5% do końca przyszłego roku, poprawy wydajności o 10% lub zwiększenia liczby pracowników o 20%. „W miarę możliwości cele organizacji powinny być wyrażone w oświadczeniu o zakresie projektu” - zauważa Alexis.

2. Zdefiniowanie kluczowych celów projektu

Gdy kierownicy projektów zrozumieją, co organizacja próbuje osiągnąć, muszą zdefiniować cele konkretnego projektu. Cele powinny określać, dlaczego projekt jest realizowany, co zostanie zrobione, kiedy zostanie zrobione i ile będzie kosztować. Innymi słowy, cele opisują, dlaczego kierownictwo wybrało i sfinansowało projekt oraz uzasadniają, dlaczego projekt istnieje, mówi Alexis. Cele powinny być napisane z uwzględnieniem najlepszych praktyk SMART w zakresie wyznaczania celów - co oznacza, że powinny być Skonkretyzowane, Mierzalne, Osiągalne, Relwantne i Terminowe.

3. Nakreślenie zakresu prac projektu (SOW)

Zakres prac projektu (Statement of Work - SOW) zawiera szczegółowy podział pracy, jaką wykona zespół projektowy. Na przykład w przypadku projektu skupionego na stworzeniu wewnętrznego przeglądu nowych rynków, na które można wejść, elementy zakresu prac mogą obejmować identyfikację i ustalanie priorytetów celów, analizę korzyści i wad każdego potencjalnego celu, ocenę kroków, jakie firma musi podjąć, aby wejść na każdy rynek, oraz zapewnienie wskazówek i zaleceń dla kluczowych decydentów.

4. Identyfikacja głównych rezultatów (Deliverables)

Kierownicy projektów powinni współpracować z kluczowymi interesariuszami, aby sporządzić listę elementów, które zostaną dostarczone na koniec projektu, mówi Alexis. W oświadczeniu o zakresie projektu elementy te można opisać na wysokim poziomie - na przykład raport z oceny nowego rynku lub nowa funkcja oprogramowania - ale nadal powinny to być namacalne i mierzalne cele. Oddzielny dokument, struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure - WBS), określi konkretne działania związane z danym rezultatem. Sposób na zapamiętanie różnicy, według Alexisa: Rezultaty są zwykle wyrażane jako rzeczowniki i przymiotniki, podczas gdy szczegóły pracy są wyrażane jako czasowniki.

5. Wybór kluczowych kamieni milowych (Milestones)

Kluczowy kamień milowy wskazuje, kiedy interesariusze mogą oczekiwać ukończenia danego rezultatu. Bardziej złożone projekty mogą również obejmować kamienie milowe dla konkretnych kroków związanych z tworzeniem lub ukończeniem rezultatu. Kamienie milowe muszą zawierać konkretną datę, mówi Alexis - nie tylko, że raport zostanie ukończony, ale że zostanie ukończony do 15 października przyszłego roku, na przykład.

6. Identyfikacja głównych ograniczeń (Constraints)

Oświadczenie o zakresie projektu powinno zawierać wszelkie ograniczenia, z którymi zespół projektowy będzie musiał się zmierzyć podczas pracy nad ukończeniem projektu. Ograniczenia te mogą obejmować personel, zasoby, harmonogram lub inne wymagania.

7. Wymienienie wyłączeń z zakresu (Scope Exclusions)

Ta lista składa się z rezultatów, które sponsor projektu może założyć, że są zawarte w zakresie projektu, ale w rzeczywistości nie są. Na przykład sponsor projektu może założyć, że projekt opracowania systemu zarządzania obejmuje również certyfikację tego systemu. Oświadczenie o zakresie projektu powinno wyraźnie wskazywać, czy zespół projektowy uzyska certyfikat systemu, czy też sponsor jest odpowiedzialny za uzyskanie certyfikacji po zakończeniu projektu. Ta jasność pomaga kierownikom projektów uniknąć „rozszerzania zakresu projektu”, co ma miejsce, gdy rezultaty, które nie były częścią pierwotnego oświadczenia o zakresie, są dodawane do projektu w trakcie jego realizacji.

8. Uzyskanie akceptacji (Sign-off)

Wymaganie od kluczowych interesariuszy podpisania oświadczenia o zakresie projektu oferuje potwierdzenie, że są świadomi i rozumieją treść zakresu, mówi Alexis. Pomaga to uniknąć nieporozumień, które mogą prowadzić do poprawek w trakcie lub po zakończeniu projektu - ostatecznie oszczędzając kierownikom projektów i organizacjom frustracji, czasu i pieniędzy.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy oświadczenie o zakresie projektu jest dokumentem statycznym?

Nie, oświadczenie o zakresie projektu nie jest dokumentem statycznym. Powinno być elastyczne i podlegać aktualizacji w miarę postępu projektu i pojawiania się nowych informacji. Ważne jest regularne przeglądanie i aktualizowanie oświadczenia o zakresie projektu w celu zapewnienia jego ciągłej aktualności i zgodności z celami projektu.

Kto powinien być zaangażowany w tworzenie oświadczenia o zakresie projektu?

W proces tworzenia oświadczenia o zakresie projektu powinni być zaangażowani wszyscy kluczowi interesariusze projektu, w tym sponsor projektu, kierownik projektu, zespół projektowy oraz przedstawiciele klientów lub użytkowników końcowych. Zaangażowanie różnych perspektyw zapewnia, że oświadczenie o zakresie projektu jest kompleksowe i uwzględnia potrzeby wszystkich stron.

Podsumowanie i wnioski

Oświadczenie o zakresie projektu jest fundamentem każdego udanego projektu. Pomaga zespołom projektowym zrozumieć, co należy zrobić, dlaczego jest to ważne i jakie są ograniczenia. Poprzez jasne zdefiniowanie granic projektu, celów i rezultatów, oświadczenie o zakresie projektu minimalizuje nieporozumienia, redukuje ryzyko rozszerzania zakresu projektu i zwiększa szanse na terminowe i budżetowe ukończenie projektu. Inwestycja czasu i wysiłku w stworzenie solidnego oświadczenia o zakresie projektu jest kluczowa dla osiągnięcia sukcesu w zarządzaniu projektami i realizacji celów biznesowych organizacji.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Oświadczenie o zakresie projektu: Klucz do sukcesu, możesz odwiedzić kategorię Zarządzanie.