Okres przechowywania nagrań z monitoringu

Monitoring wizyjny stał się wszechobecny w naszym społeczeństwie. Kamery śledzą nas w miejscach pracy, sklepach, na ulicach, a nawet w domach. Chociaż monitoring znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa i pomaga w wyjaśnianiu incydentów, rodzi także pytania o prywatność i ochronę danych osobowych. Jednym z kluczowych aspektów jest czas przechowywania nagrań. Jak długo firmy i instytucje mogą przechowywać nasze wizerunki? Czy istnieją regulacje prawne dotyczące tego okresu? W tym artykule odpowiemy na te pytania, analizując przepisy prawa i praktyczne aspekty przechowywania nagrań z monitoringu.

Czym jest monitoring wizyjny i jak gromadzone są nagrania?

Monitoring wizyjny to system kamer, który rejestruje obraz w określonym obszarze. Jego głównym celem jest ochrona mienia, zapewnienie bezpieczeństwa i kontrola. Nagrania mogą być wykorzystywane do natychmiastowej reakcji na zagrożenia, identyfikacji sprawców zdarzeń oraz jako dowód w postępowaniach. Obraz z kamer może być obserwowany na żywo, a także zapisywany w celu późniejszej analizy.

Nagrania z monitoringu wizyjnego gromadzone są na różnych nośnikach. Tradycyjnie wykorzystuje się nośniki fizyczne, takie jak dyski twarde, które zapewniają bezpieczne przechowywanie danych w zamkniętym systemie. Coraz popularniejsze staje się jednak przechowywanie w chmurze, co umożliwia dostęp do nagrań z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Wybór metody przechowywania zależy od preferencji użytkownika, skali systemu monitoringu i wymagań bezpieczeństwa.

Regulacje prawne dotyczące monitoringu wizyjnego

W Polsce nie istnieje jeden akt prawny kompleksowo regulujący kwestię monitoringu wizyjnego. Przepisy dotyczące jego stosowania rozproszone są w różnych ustawach, takich jak Kodeks Pracy, Prawo oświatowe, ustawa o odpadach, ustawa o samorządzie gminnym czy ustawa o organizacji imprez masowych. Najważniejsze regulacje wynikają jednak z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które nakłada na administratorów danych osobowych szereg obowiązków, w tym dotyczących czasu przechowywania nagrań.

Artykuł 22(2) §1 Kodeksu Pracy precyzuje, że pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring w miejscu pracy nie może jednak obejmować pomieszczeń socjalnych, szatni, stołówek czy palarni.

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu? Okres retencji danych

Kluczowym aspektem stosowania monitoringu wizyjnego jest okres przechowywania nagrań. Zarówno przepisy krajowe, jak i wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) nie określają jednoznacznie maksymalnego czasu retencji. Jednakże, generalna zasada RODO mówi o ograniczeniu przetwarzania, co oznacza, że dane osobowe powinny być przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, dla których są przetwarzane.

Kodeks Pracy i Prawo oświatowe wskazują na maksymalny 3-miesięczny okres przechowywania nagrań z monitoringu w miejscu pracy i placówkach oświatowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca lub dyrektor szkoły poweźmie wiadomość, że nagrania mogą stanowić dowód w sprawie. Wówczas okres przechowywania może zostać przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Inne ustawy określają odmienne okresy retencji. Na przykład, ustawa o organizacji imprez masowych nakłada obowiązek przechowywania nagrań przez okres od 30 do 90 dni od zakończenia imprezy. Z kolei ustawa o odpadach wymaga przechowywania nagrań z monitoringu przez jeden miesiąc.

W praktyce, zalecany okres przechowywania nagrań z monitoringu, w większości przypadków, to 3 miesiące. Jest to czas uznawany za wystarczający do wykrycia potencjalnych incydentów i podjęcia odpowiednich działań. Dłuższe przechowywanie nagrań wymaga uzasadnienia konkretnym celem i ryzykiem.

Ochrona danych osobowych i dostęp do nagrań z monitoringu

Nagrania z monitoringu wizyjnego zawierają dane osobowe, w szczególności wizerunek osób. Dlatego też, administrator danych (np. pracodawca, właściciel obiektu) jest zobowiązany do zapewnienia im odpowiedniego poziomu ochrony. Dostęp do nagrań powinny mieć tylko osoby upoważnione przez administratora, a system monitoringu musi być zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, utratą danych lub uszkodzeniem.

RODO gwarantuje osobom, których dane dotyczą, prawo dostępu do danych (art. 15 RODO). W kontekście monitoringu oznacza to, że osoba widoczna na nagraniu ma prawo zażądać udostępnienia nagrania, na którym się znajduje. Administrator danych ma obowiązek umożliwić wgląd w nagranie, jednak musi przy tym chronić prawa i wolności innych osób, których wizerunki również mogą znajdować się na nagraniu.

Zgodnie z wytycznymi EROD, administrator danych powinien anonimizować wizerunki osób trzecich przed udostępnieniem nagrania osobie wnioskującej. Może to być realizowane poprzez zamazanie lub zamaskowanie wizerunków. Chociaż anonimizacja może być pracochłonna i generować koszty, jest niezbędna dla zachowania zgodności z RODO i ochrony prywatności osób trzecich.

W przypadku postępowań prowadzonych przez organy ścigania (np. policję), sytuacja jest inna. Organy te mogą zażądać udostępnienia nagrań z monitoringu, które mogą stanowić dowód w sprawie. W takim przypadku administrator danych ma obowiązek udostępnić nagrania bez anonimizacji wizerunków, działając na podstawie przepisów prawa procesowego.

Praktyczne aspekty zarządzania nagraniami z monitoringu

Efektywne zarządzanie nagraniami z monitoringu wymaga nie tylko przestrzegania przepisów prawa, ale także wdrożenia odpowiednich procedur i środków technicznych. Administrator danych powinien:

• Określić i udokumentować okres przechowywania nagrań, uwzględniając cel monitoringu i przepisy prawa.
• Wdrożyć procedury bezpiecznego przechowywania nagrań, w tym kontrolę dostępu, zabezpieczenia techniczne (np. szyfrowanie), i procedury usuwania nagrań po upływie okresu retencji.
• Szkolić personel odpowiedzialny za obsługę systemu monitoringu w zakresie ochrony danych osobowych i procedur postępowania z nagraniami.
• Poinformować osoby monitorowane o stosowaniu monitoringu, w tym o celu, podstawie prawnej przetwarzania danych, okresie przechowywania nagrań i przysługujących im prawach. Informacja powinna być jasna, zrozumiała i łatwo dostępna (np. poprzez piktogramy i tablice informacyjne).
• Umożliwić realizację praw osób, których dane dotyczą, w tym prawa dostępu do danych, prawa do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

Obowiązki informacyjne związane z monitoringiem wizyjnym

Stosując monitoring wizyjny, administrator danych ma obowiązek spełnić obowiązek informacyjny wobec osób monitorowanych. Obejmuje on przekazanie informacji o:

• Administratorze danych i jego danych kontaktowych.
• Inspektorze ochrony danych (jeśli został powołany) i jego danych kontaktowych.
• Celach przetwarzania danych (np. ochrona mienia, bezpieczeństwo).
• Podstawie prawnej przetwarzania danych (np. prawnie uzasadniony interes administratora, obowiązek prawny).
• Kategoriach odbiorców danych osobowych (np. upoważnieni pracownicy, organy ścigania).
• Okresie przechowywania danych.
• Prawach osób, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, wniesienia skargi do organu nadzorczego).

Informacje te powinny być przekazywane w sposób przejrzysty, zrozumiały i łatwo dostępny dla osób monitorowanych. W praktyce, najczęściej stosuje się piktogramy informujące o monitoringu oraz tablice informacyjne zawierające szczegółowe informacje.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebne jest zezwolenie na monitoring prywatny?

Monitoring prywatny jest legalny, o ile nie narusza prywatności innych osób i jest zgodny z RODO. Jeśli kamery obejmują jedynie teren własnej posesji, nie jest wymagane zezwolenie. Jeśli jednak monitoring obejmuje obszar publiczny lub posesje sąsiadów, konieczne jest spełnienie obowiązków informacyjnych i uzyskanie zgody sąsiadów, jeśli monitoring rejestruje ich prywatny teren.

Komu można udostępnić nagranie z monitoringu?

Nagranie z monitoringu można udostępnić osobie, której dane dotyczą (po anonimizacji wizerunków innych osób), organom ścigania (bez anonimizacji, na podstawie przepisów prawa procesowego) oraz innym podmiotom (np. ubezpieczycielom), o ile jest to uzasadnione prawnie uzasadnionym interesem i z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Po jakim czasie usuwa się nagrania z kamer?

Standardowy okres przechowywania nagrań to 3 miesiące. Może być on skrócony, jeśli administrator danych uzna to za stosowne. Okres przechowywania może być przedłużony, jeśli nagrania mogą stanowić dowód w postępowaniu. Po upływie okresu retencji nagrania powinny być trwale usunięte.

Czy można prosić o nagranie z monitoringu?

Tak, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wystąpić z wnioskiem o udostępnienie nagrania, na którym się znajduje. Administrator danych ma obowiązek rozpatrzyć wniosek i udostępnić nagranie, po uprzedniej anonimizacji wizerunków innych osób.

Podsumowanie

Okres przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego jest kluczowym aspektem ochrony danych osobowych i prywatności. Chociaż przepisy prawa nie określają jednoznacznie maksymalnego czasu retencji, 3-miesięczny okres jest powszechnie uznawany za standardowy i zalecany w większości przypadków. Administratorzy danych powinni pamiętać o zasadzie ograniczenia przetwarzania i przechowywać nagrania tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów monitoringu. Przestrzeganie przepisów RODO, wdrożenie odpowiednich procedur i informowanie osób monitorowanych to kluczowe elementy odpowiedzialnego stosowania monitoringu wizyjnego.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Okres przechowywania nagrań z monitoringu, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.