Kolumna 13 KPiR: Pozostałe Wydatki - Co Tam Wpisujemy?

Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest kluczowym elementem uproszczonej księgowości dla wielu przedsiębiorców. Księga ta, składająca się z 17 kolumn, służy do ewidencjonowania operacji gospodarczych w sposób uporządkowany i przejrzysty. Wśród tych kolumn, szczególne znaczenie dla obniżenia podstawy opodatkowania mają kolumny 10, 11 i 13, które dedykowane są kosztom uzyskania przychodów. Zrozumienie, co należy wpisywać w poszczególnych kolumnach, jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia KPiR i uniknięcia błędów.

Koszty uzyskania przychodu – definicja

Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia kolumny 13, warto przypomnieć definicję kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Istotne jest jednak, że ustawa przewiduje również katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów – są one wymienione w art. 23 ustawy o PIT.

Kolumny kosztowe w KPiR – krótki przegląd

Kolumny 10, 11 i 13 w KPiR służą do ewidencjonowania różnych rodzajów kosztów uzyskania przychodów. Aby lepiej zrozumieć rolę kolumny 13, warto krótko omówić, co wpisujemy w kolumnach poprzednich:

Kolumna 10 KPiR – Zakup towarów handlowych i materiałów

W kolumnie 10 KPiR ewidencjonujemy zakup towarów handlowych i materiałów. Zgodnie z definicją rozporządzenia Ministra Finansów, materiały dzielimy na podstawowe i pomocnicze. Materiały podstawowe to te, które stają się główną substancją wytworzonego wyrobu lub są ściśle z nim złączone. Materiały pomocnicze to te, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą, ale nie stają się głównym składnikiem wyrobu. Towary handlowe to wyroby zakupione w celu dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym.

Przykładowo, w kolumnie 10 przedsiębiorca prowadzący sklep odzieżowy zaksięguje zakup ubrań przeznaczonych na sprzedaż (towary handlowe), a fryzjer – zakup szamponów i odżywek używanych w salonie (materiały podstawowe).

Kolumna 11 KPiR – Uboczne koszty zakupu

Kolumna 11 przeznaczona jest na uboczne koszty zakupu towarów handlowych i materiałów, które zostały zaksięgowane w kolumnie 10. Do kosztów ubocznych zakupu zaliczamy przede wszystkim koszty transportu, przesyłki, załadunku, wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze. Ważne jest, że kolumna 11 dotyczy wyłącznie kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów i materiałów. Koszty transportu innych wydatków, na przykład środków trwałych, księgowane są w kolumnie 13, jako „pozostałe wydatki”.

Kolumna 13 KPiR – Pozostałe wydatki – serce kosztów

Kolumna 13 KPiR, zatytułowana „Pozostałe wydatki”, jest kolumną, w której ewidencjonujemy szeroki zakres kosztów, które nie mieszczą się w kolumnach 10, 11 i 12 (wynagrodzenia). Mówiąc najprościej, w kolumnie 13 wpisujemy wszystkie koszty uzyskania przychodów, które nie są bezpośrednio związane z zakupem towarów i materiałów ani z wynagrodzeniami pracowników (oczywiście, z wyjątkiem kosztów, które ustawa o PIT wyłącza z kosztów uzyskania przychodów). Ta kolumna jest niezwykle pojemna i obejmuje wiele różnorodnych wydatków ponoszonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Co dokładnie księgujemy w kolumnie 13 KPiR?

Lista wydatków, które można zaksięgować w kolumnie 13 KPiR, jest bardzo długa. Do najczęściej spotykanych należą:

• Koszty najmu i czynszu za lokale użytkowe, biura, magazyny itp. – to podstawowy koszt dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących działalność stacjonarną.
• Opłaty za media, takie jak energia elektryczna, gaz, woda, centralne ogrzewanie, wywóz śmieci. Bez tych mediów trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie większości firm.
• Koszty usług telekomunikacyjnych, w tym abonament telefoniczny, internet, usługi kurierskie i pocztowe. W dzisiejszych czasach komunikacja jest kluczowa, a te wydatki są nieodzowne.
• Wydatki związane z użytkowaniem samochodu firmowego będącego środkiem trwałym, takie jak zakup paliwa, oleju, płynów eksploatacyjnych, opony, naprawy, przeglądy techniczne, ubezpieczenie OC, AC, NNW. Samochód firmowy to często niezbędne narzędzie pracy, a jego utrzymanie generuje koszty.
• Koszty kilometrówki, czyli wydatki związane z wykorzystywaniem samochodu prywatnego do celów działalności gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca używa prywatnego auta w firmie, może rozliczać koszty na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
• Odpisy amortyzacyjne środków trwałych. Amortyzacja to koszt zużycia środków trwałych w czasie. Odpisy amortyzacyjne są ważnym elementem kosztów, szczególnie w firmach posiadających majątek trwały.
• Składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez pracodawcę za pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, a także składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników. Koszty związane z zatrudnieniem pracowników to istotna część wydatków firmy.
• Koszty reklamy i marketingu, w tym wydatki na reklamę internetową, prasową, radiową, telewizyjną, ulotki, banery, gadżety reklamowe. Promocja firmy i pozyskiwanie klientów wiąże się z kosztami marketingowymi.
• Odsetki od kredytów, pod warunkiem, że środki z kredytu zostały wykorzystane na cele działalności gospodarczej, zobowiązanie jest właściwie udokumentowane, a odsetki zostały zapłacone. Finansowanie zewnętrzne działalności generuje koszty odsetek.
• Koszty szkoleń i kursów dla pracowników i samego przedsiębiorcy, podnoszące kwalifikacje związane z działalnością. Inwestycja w rozwój kompetencji to również koszt uzyskania przychodu.
• Opłaty sądowe, notarialne, skarbowe związane z prowadzeniem działalności. Formalności prawne i administracyjne również generują wydatki.
• Podatki i opłaty, o ile nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (np. podatek od nieruchomości związany z działalnością).
• Wartość zakupionego wyposażenia, które nie jest środkiem trwałym, czyli składników majątku o wartości poniżej 10 000 zł.
• Koszty podróży służbowych, w tym diety, noclegi, koszty transportu (z pewnymi ograniczeniami i na podstawie odpowiednich dokumentów rozliczeniowych).

Przykłady wydatków w kolumnie 13 KPiR

Aby lepiej zobrazować, co wpisujemy w kolumnie 13, przyjrzyjmy się kilku konkretnym przykładom:

• Pan Kowalski prowadzi biuro rachunkowe. W kolumnie 13 zaksięguje opłatę za wynajem biura, rachunki za prąd i internet, koszty zakupu materiałów biurowych (jeśli nie są to towary handlowe), opłaty za programy księgowe, koszty reklamy w lokalnej prasie, a także odsetki od kredytu na zakup komputera do biura.
• Pani Nowak prowadzi sklep internetowy z rękodziełem. W kolumnie 13 wpisze opłaty za platformę e-commerce, koszty hostingu strony internetowej, opłaty za usługi kurierskie, koszty opakowań wysyłkowych (jeśli nie są traktowane jako materiały podstawowe), wydatki na reklamę w mediach społecznościowych, koszty udziału w targach rękodzieła.
• Firma budowlana „Solidny Dom” ponosi wydatki na remont dachu w swoim magazynie. Koszty materiałów budowlanych i robocizny związane z tym remontem zostaną zaksięgowane w kolumnie 13 jako wydatki na remont środka trwałego.

Czego nie księgujemy w kolumnie 13 KPiR?

Warto również pamiętać, czego nie wpisujemy w kolumnie 13. Przede wszystkim nie księgujemy w niej:

• Zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych (kolumna 10).
• Ubocznych kosztów zakupu towarów i materiałów (kolumna 11).
• Wynagrodzeń pracowników (kolumna 12).
• Wydatków, które ustawa o PIT wyłącza z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT).

Ponadto, w KPiR w ogóle nie ewidencjonujemy niektórych zdarzeń gospodarczych, takich jak otrzymane zaliczki na poczet przyszłych dostaw, koszty inwestycji w trakcie realizacji (aż do momentu oddania środka trwałego do użytkowania), czy obrót opakowaniami zwrotnymi.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące kolumny 13 KPiR

Czy zakup wyposażenia biura o wartości 5000 zł wpisuję w kolumnie 13?

Tak, zakup wyposażenia biura o wartości 5000 zł, które nie jest środkiem trwałym (ponieważ jego wartość nie przekracza 10 000 zł), należy zaksięgować w kolumnie 13 KPiR jako „Pozostałe wydatki”.

Gdzie wpisać fakturę za naprawę samochodu firmowego?

Faktura za naprawę samochodu firmowego, który jest środkiem trwałym, powinna być zaksięgowana w kolumnie 13 KPiR jako „Pozostałe wydatki” (wydatki związane z użytkowaniem samochodu będącego środkiem trwałym firmy).

Czy odsetki od kredytu obrotowego mogę wpisać w kolumnie 13?

Tak, odsetki od kredytu obrotowego, pod warunkiem spełnienia warunków określonych w ustawie o PIT (środki wykorzystane na cele działalności, udokumentowanie, zapłacenie odsetek), mogą być zaksięgowane w kolumnie 13 KPiR.

Jak zaksięgować amortyzację środka trwałego w KPiR?

Odpisy amortyzacyjne środków trwałych księguje się w kolumnie 13 KPiR jako „Pozostałe wydatki”. Wpis dokonywany jest na podstawie dowodu wewnętrznego – planu amortyzacji.

Czy koszty reklamy w Internecie wpisuję w kolumnie 13?

Tak, koszty reklamy internetowej, podobnie jak inne koszty reklamy i marketingu, należy zaksięgować w kolumnie 13 KPiR jako „Pozostałe wydatki”.

Podsumowanie

Kolumna 13 „Pozostałe wydatki” w KPiR jest kluczową kolumną kosztową, w której ewidencjonujemy większość wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, które nie są bezpośrednio związane z zakupem towarów i materiałów ani z wynagrodzeniami. Prawidłowe księgowanie w kolumnie 13 ma istotny wpływ na wysokość podatku dochodowego. Dlatego ważne jest, aby dokładnie analizować charakter każdego wydatku i upewnić się, że kwalifikuje się on jako koszt uzyskania przychodu i powinien być ujęty właśnie w tej kolumnie. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kolumna 13 KPiR: Pozostałe Wydatki - Co Tam Wpisujemy?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.