Jak uzgadniać wyciągi bankowe?

Uzgadnianie wyciągów bankowych to fundamentalny proces w zarządzaniu finansami każdej firmy. Regularne porównywanie zapisów księgowych z transakcjami bankowymi pozwala właścicielom firm upewnić się, że ich dane finansowe są dokładne i wolne od błędów. Jest to najlepsza praktyka, która umożliwia weryfikację salda bilansowego i jego zgodności z wyciągiem bankowym. Wszelkie rozbieżności lub podejrzane opłaty są identyfikowane, a następnie wprowadzane są niezbędne korekty w bilansie.

Co to jest uzgadnianie wyciągów bankowych i dlaczego jest ważne?

Uzgadnianie wyciągów bankowych to proces porównywania transakcji zarejestrowanych w księgach rachunkowych firmy z transakcjami wyszczególnionymi na wyciągu bankowym. Ten proces polega na dopasowywaniu kwot i dat każdej transakcji, aby upewnić się, że są one spójne w obu zestawach dokumentów.

Uzgadnianie wyciągów bankowych jest kluczowym krokiem w utrzymaniu dokładnych zapisów finansowych dla każdej firmy. Zapewnia, że księgi rachunkowe firmy są aktualne i precyzyjne. Regularne uzgadnianie wyciągów bankowych umożliwia właścicielom firm wczesne wykrywanie brakujących lub zdublowanych transakcji, błędów bankowych lub oszukańczych działań, zanim staną się one poważnym problemem.

Uzgadnianie bankowe jest częścią miesięcznego, kwartalnego i rocznego procesu zamykania ksiąg rachunkowych i zazwyczaj nie jest wykonywane oddzielnie. Księgowi poświęcają dużo czasu na ten etap, aby upewnić się, że kontrole są dokładne i nawet drobne błędy zostaną wykryte.

8 kroków do przeprowadzenia uzgodnienia bankowego

Firmy mogą wyznaczyć różne osoby do obsługi poszczególnych aspektów uzgadniania bankowego, a same uzgodnienia mogą być przeprowadzane na różne sposoby. Oto 8 kroków, które pomogą zrozumieć, jak przeprowadzić uzgodnienie bankowe:

1. Pozyskanie wyciągów bankowych

Pierwszym krokiem jest uzyskanie szczegółowego wyciągu z banku, który zawiera informacje o czekach zrealizowanych i odrzuconych przez bank, opłatach transakcyjnych i opłatach bankowych.

2. Agregacja zapisów firmy

Następnie należy przygotować zapisy firmy, które mogą być prowadzone za pomocą oprogramowania lub ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym. Porównaj saldo końcowe bilansu z saldem końcowym wyciągu bankowego.

3. Dopasowanie wpłat i wypłat do bilansu

Sprawdź, czy wpłaty i wypłaty bankowe odpowiadają zapisom w bilansie. Jeśli występują jakiekolwiek różnice między wyciągiem bankowym a bilansem, sprawdź krzyżowo, aby zidentyfikować źródło błędu. Jeśli błąd leży po stronie banku, skontaktuj się z bankiem i poinformuj go o tym.

4. Sprawdzenie przychodów i kosztów

Upewnij się, że przychody i koszty w bilansie odpowiadają wyciągom bankowym, aby zidentyfikować wszelkie nieuwzględnione wydatki lub wpłaty.

5. Identyfikacja błędów we wpłatach czeków

Wpłaty czeków mogą być problematyczne dla firm podczas uzgadniania. Upewnij się, że wszystkie zarejestrowane czeki odpowiadają liście realizacji banku. Jeśli nie, natychmiast skontaktuj się z bankiem i poinformuj go o błędzie. Sprawdź również, czy nie ma niezrealizowanych czeków.

6. Sprawdzenie innych transakcji

Różne zapisy debetowe i kredytowe w wyciągach bankowych muszą być zarejestrowane w bilansie. Jeśli występują jakiekolwiek różnice, dostosuj bilans, aby odzwierciedlał wszystkie transakcje.

7. Dostosowanie sald

Po sprawdzeniu wszystkich kluczowych pozycji, dostosuj salda środków pieniężnych, aby uwzględnić wszystkie wydatki i transakcje.

8. Ostateczna kontrola

Uzgadnij wszystkie transakcje i upewnij się, że salda końcowe są zgodne w bilansie i wyciągach bankowych. Jeśli nie, powtórz proces.

Jak często należy uzgadniać wyciągi bankowe?

Częstotliwość uzgadniania wyciągów bankowych zależy od wielkości i złożoności firmy oraz wolumenu transakcji. W przypadku większych firm o dużym wolumenie transakcji zaleca się codzienne uzgadnianie wyciągów bankowych, aby zapewnić szybkie wykrywanie i korygowanie wszelkich rozbieżności lub błędów.

W mniejszych firmach powszechne jest uzgadnianie wyciągów bankowych podczas miesięcznego lub kwartalnego procesu zamykania ksiąg rachunkowych. Istnieją jednak sytuacje, w których uzgodnienie bankowe może być konieczne jak najszybciej. Na przykład, jeśli firma zidentyfikuje podejrzaną aktywność lub nierozpoznawalne transakcje, konieczne jest natychmiastowe przygotowanie uzgodnienia bankowego. Podobnie, jeśli czeki płatnicze od klientów w bilansie nie zgadzają się z zapisami bankowymi, konieczna jest kontrola krzyżowa.

6 najczęstszych błędów, których należy unikać podczas uzgadniania bankowego

Uzgadnianie bankowe jest często podatne na błędy. Oto niektóre z najczęstszych błędów, których należy unikać podczas uzgadniania bankowego:

1. Brak rejestracji wszystkich transakcji

Niezarejestrowanie wszystkich transakcji w systemie księgowym może prowadzić do rozbieżności między bilansem a wyciągiem bankowym, co utrudnia uzgodnienie.

2. Nieprawidłowe rejestrowanie transakcji

Nieprawidłowe rejestrowanie transakcji w systemie księgowym może powodować błędy w bilansie i wyciągu bankowym, co utrudnia uzgodnienie.

3. Brak uwzględnienia opłat bankowych

Opłaty bankowe mogą się kumulować i wpływać na bilans. Nieuwzględnienie tych opłat podczas uzgadniania bankowego może skutkować rozbieżnościami między bilansem a wyciągiem bankowym.

4. Rozpoczęcie z nieprawidłowym saldem początkowym

Rozpoczęcie z nieprawidłowym saldem początkowym może prowadzić do błędów w procesie uzgadniania. Ważne jest, aby upewnić się, że saldo początkowe jest dokładne przed rozpoczęciem procesu uzgadniania.

5. Brak identyfikacji i rozwiązywania rozbieżności

Rozbieżności między bilansem a wyciągiem bankowym muszą być szybko identyfikowane i rozwiązywane. Niewykonanie tego może prowadzić do dalszych błędów i utrudnić uzgodnienie kont.

6. Brak przeglądania raportów z uzgodnień

Raporty z uzgodnień zawierają podsumowanie procesu uzgadniania i pomagają zidentyfikować wszelkie błędy lub rozbieżności. Brak regularnego przeglądania tych raportów może prowadzić do błędów w procesie uzgadniania.

Unikanie tych powszechnych błędów pozwala zapewnić dokładność zapisów finansowych organizacji, podejmować świadome decyzje biznesowe i zmniejszyć ryzyko problemów finansowych. Regularne uzgadnianie i przeglądanie zapisów finansowych może pomóc w szybkim identyfikowaniu i rozwiązywaniu błędów, zmniejszając ryzyko problemów finansowych.

Przykład uzgodnienia bankowego

2 marca firma XYZ Co. otworzyła konto bankowe z depozytem w wysokości 10 000 USD. W tym samym miesiącu firma wystawiła czek na 5 000 USD i wpłaciła 2 000 USD na koniec dnia 31 marca. W rezultacie księgi firmy, czyli konto kasowe, wykazują saldo debetowe w wysokości 7 000 USD na dzień 31 marca. Jednak wyciąg bankowy za 31 marca wykazuje saldo 4 975 USD.

Ponieważ w zapisach i na wyciągu bankowym pojawiają się różne salda, dział finansowy musi je uzgodnić. W tym celu muszą porównać szczegóły każdego dokumentu. Załóżmy, że:

• Bank nie przetworzył depozytu w wysokości 2 000 USD dokonanego 31 marca, więc nie jest on widoczny na wyciągu bankowym.
• Bank pobrał opłatę za usługę w wysokości 25 USD, ale nie została ona zarejestrowana w księgach firmy.
• Firma musi zrealizować jeden z czterech czeków na 1 000 USD wystawionych w tym miesiącu, którego brakuje na wyciągu bankowym.

Zespół finansowy musi uzupełnić brakujące transakcje, aby uzgodnić konta tak, aby salda były równe. Wykonaj następujące kroki, aby to osiągnąć:

1. Zmniejsz kwotę konta kasowego o 25 USD, aby odzwierciedlić opłatę za usługę bankową. Daje to nowe saldo w wysokości 6 975 USD.
2. Zwiększ saldo wyciągu bankowego o 2 000 USD, aby odzwierciedlić depozyt. Następnie zmniejsz je o 1 000 USD, aby uwzględnić nieprzetworzony czek. Daje to saldo na wyciągu bankowym w wysokości 6 975 USD.

Wyciąg bankowy i zapisy firmy wykazują teraz saldo w wysokości 6 975 USD. W związku z tym wyciąg bankowy został uzgodniony.

Wskazówki dotyczące usprawnienia procesu uzgadniania bankowego

Oto kilka wskazówek dotyczących uzgadniania bankowego:

1. Uzgadniaj przynajmniej raz w miesiącu

Konieczne jest krzyżowe sprawdzanie wyciągów bankowych z bilansem przynajmniej raz w miesiącu podczas procesu zamykania ksiąg rachunkowych. Pomaga to wczesne identyfikowanie rozbieżności i zapobiega gromadzeniu się błędów. Jeśli firma ma duży wolumen transakcji, uzgodnienia powinny być przeprowadzane częściej.

2. Dokumentuj proces

Śledzenie całego procesu uzgadniania jest kluczowe dla późniejszego zgłaszania błędów i korekt zespołowi zarządzającemu. Dokumentacja pomaga również pracownikom niezaangażowanym w uzgadnianie w krzyżowym sprawdzaniu danych i odwoływaniu się do dokumentów źródłowych.

3. Rejestruj transakcje natychmiast

Rejestrowanie transakcji w księdze głównej lub księdze pomocniczej natychmiast po ich wystąpieniu pomaga zmniejszyć liczbę błędów i sprawia, że proces uzgadniania staje się bardziej zarządzalny. Korzystanie z dokumentu źródłowego każdej transakcji w momencie uzgadniania zapewni najdokładniejsze wyniki.

4. Pamiętaj, że banki również mogą popełniać błędy

Jeśli błąd zostanie zidentyfikowany podczas procesu uzgadniania, nie zawsze leży on po stronie firmy. Banki również mogą popełniać błędy, a jeśli błąd nie może zostać zidentyfikowany, skontaktuj się z bankiem.

5. Standaryzuj przepływ pracy

Standaryzacja procesu za pomocą zestawu kroków do wykonania w celu uzgodnienia może uczynić proces bardziej zorganizowanym i zaoszczędzić czas. Można to zrobić, tworząc listę kontrolną lub korzystając z narzędzia programowego do uzgadniania.

6. Zautomatyzuj proces

Automatyzacja może rozwiązać problem czasochłonnego ręcznego uzgadniania i zmniejszyć liczbę błędów. Krzyżowe sprawdzanie wyciągu bankowego i bilansu można wykonać bez interwencji człowieka za pomocą narzędzi programowych.

Korzyści z automatyzacji uzgadniania bankowego

Automatyzacja uzgadniania bankowego może przynieść firmie liczne korzyści, w tym zwiększoną dokładność, produktywność i oszczędność kosztów. Korzystając z narzędzi programowych do automatyzacji uzgadniania bankowego, firmy mogą skupić się na innych kluczowych zadaniach i podejmować świadome decyzje biznesowe w oparciu o dokładne dane finansowe.

Automatyzacja uzgodnień bankowych umożliwia usprawnienie procesu uzgadniania, zmniejszając ryzyko błędów i rozbieżności. Niektóre kluczowe korzyści z automatycznych uzgodnień bankowych to:

1. Automatyczne uzgadnianie transakcji

Rozwiązania, takie jak oprogramowanie do zarządzania środkami pieniężnymi HighRadius, mogą automatycznie uzgadniać transakcje w oparciu o standardowe i zdefiniowane przez użytkownika reguły tagowania, oszczędzając czas i zmniejszając ryzyko błędów.

2. Pozycja gotówki w czasie rzeczywistym

Oprogramowanie do zarządzania środkami pieniężnymi umożliwia firmom gromadzenie danych o pozycji gotówki w czasie rzeczywistym w całej organizacji, pomagając w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych w oparciu o dokładne dane.

3. Oszczędność czasu

Automatyzacja uzgadniania może skrócić czasochłonne zadania, uwalniając czas zespołu na skupienie się na innych kluczowych zadaniach, zwiększając produktywność i wydajność.

4. Integracja danych

Oprogramowanie do zarządzania środkami pieniężnymi może integrować się z wieloma źródłami danych, zapewniając spójność wymagań dotyczących danych i ich jakości.

5. Redukcja kosztów

Automatyzacja uzgadniania bankowego może zmniejszyć koszty przetwarzania i audytu. Może również zaoszczędzić pieniądze poprzez uważniejsze monitorowanie finansów firmy i identyfikowanie wszelkich rozbieżności lub błędów.

6. Skalowalność

Oprogramowanie do zarządzania środkami pieniężnymi umożliwia skalowalność, ułatwiając usprawnienie procesu uzgadniania w miarę rozwoju firmy.

7. Redukcja błędów ludzkich

Automatyczne uzgadnianie transakcji zmniejsza liczbę błędów ludzkich, takich jak błędy wprowadzania danych, i zwiększa bezpieczeństwo procesu uzgadniania.

Jak HighRadius może pomóc w uzgadnianiu bankowym?

HighRadius oferuje oprogramowanie Record to Report, które pomaga Tobie i Twojej firmie zoptymalizować zarządzanie przepływami pieniężnymi i skrócić opóźnienia w uzgadnianiu. Dzięki HighRadius możesz usprawnić i ulepszyć proces uzgadniania bankowego i kont dla swojej firmy. Wykorzystując moc sztucznej inteligencji, możesz zautomatyzować swoje procesy i osiągnąć 95% automatyzacji księgowania dzienników.

Oprogramowanie Transaction Matching wykorzystuje sztuczną inteligencję do odkrywania i konfigurowania reguł dopasowywania, umożliwiając automatyczne dopasowywanie transakcji na poziomie linii między różnymi źródłami danych. Ta automatyzacja może znacznie zmniejszyć ręczny nakład pracy związany z uzgadnianiem transakcji, prowadząc do współczynnika automatycznego dopasowania transakcji do 90% i skrócenia liczby dni wymaganych do uzgodnienia kont o 30%.

Reconciliation Control Tower oferuje scentralizowany przegląd zadań uzgadniania, zapewniając aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące stanu wszystkich aktywnych kont księgi głównej poprzez wyróżnianie rozbieżności i statusów certyfikacji. Pomaga to zapewnić dokładność i aktualność wszystkich zapisów finansowych, ułatwiając szybsze podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów. Ponadto pulpity nawigacyjne Reconciliation Progress Dashboards zapewniają konfigurowalne raporty, które śledzą postęp zadań uzgadniania, ostrzegając o potencjalnych opóźnieniach i innych obszarach wymagających uwagi.

Oprogramowanie Substantiation automatyzuje uzgadnianie księgi głównej i sald pomocniczych. Wykorzystując wstępnie skonfigurowane szablony, upraszcza zarządzanie pozycjami otwartymi i zwiększa możliwości analityczne. Razem te narzędzia poprawiają wydajność operacyjną poprzez automatyzację rutynowych zadań, pomagają Twojej firmie osiągnąć szybsze cykle zamykania finansowego i poprawiają gotowość do audytu poprzez utrzymywanie dokładniejszych i bardziej aktualnych danych finansowych.

FAQ

1. Jak przygotować wyciąg z uzgodnienia bankowego?

Aby przygotować wyciąg z uzgodnienia bankowego, porównaj saldo wyciągu bankowego z saldem w księgach rachunkowych firmy, zidentyfikuj wszelkie rozbieżności i dokonaj korekt w odniesieniu do wszelkich czeków w drodze, depozytów w tranzycie, błędów bankowych lub innych pozycji, które mogą nie znajdować się w księgach firmy.

2. Jak uzgodnić konta bankowe?

Aby uzgodnić konta bankowe, porównaj wyciąg bankowy z zapisami, zwracając uwagę na wszelkie rozbieżności. Dostosuj swoje zapisy, aby odpowiadały wyciągowi bankowemu, uwzględniając depozyty, wypłaty, opłaty i błędy. Uzgodnienie zapewnia dokładne zapisy finansowe.

3. Jakie dwie pozycje są używane do uzgodnienia konta bankowego?

Do uzgodnienia konta bankowego używa się wyciągu bankowego, pokazującego transakcje przetworzone przez bank, i porównuje się go z zapisami kasowymi firmy, uwzględniając wszelkie różnice, takie jak czeki w drodze lub depozyty w tranzycie. Ten proces zapewnia dokładne śledzenie transakcji finansowych i sald.

4. Jakie są trzy metody przygotowania uzgodnienia bankowego?

Trzy metody przygotowania uzgodnienia bankowego to: Saldo skorygowane – korekty są dokonywane bezpośrednio do salda; Wyciąg bankowy – gdzie korekty są dokonywane do salda wyciągu bankowego; oraz Metoda bilansowa – uzgadnianie rozbieżności między saldami bankowymi i księgowymi.

5. Jak często należy uzgadniać konto bankowe?

Uzgadnianie konta bankowego należy przeprowadzać co miesiąc, aby wcześnie wychwycić rozbieżności i zachować dokładność zapisów finansowych. Firmy o dużym wolumenie transakcji muszą uzgadniać wyciągi bankowe co tydzień lub codziennie, aby efektywnie zarządzać przepływami pieniężnymi.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak uzgadniać wyciągi bankowe?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.