Dekretacja Dokumentów w Streamsoft Prestiż: Przewodnik

System Streamsoft Prestiż to zaawansowane narzędzie ERP, które wspomaga zarządzanie przedsiębiorstwem w wielu obszarach, w tym kluczowym aspekcie, jakim jest księgowość. Jednym z podstawowych, a zarazem niezbędnych procesów w każdym systemie księgowym, jest dekretacja dokumentów. Prawidłowa dekretacja ma fundamentalne znaczenie dla rzetelności ewidencji księgowej i umożliwia generowanie dokładnych raportów finansowych. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak przeprowadzić dekretację dokumentów w systemie Streamsoft Prestiż, krok po kroku.

Czym jest dekretacja dokumentów w Streamsoft Prestiż?

Dekretacja dokumentów to proces przypisywania dokumentów źródłowych (takich jak faktury zakupu, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe, dokumenty kasowe, itp.) do odpowiednich kont księgowych. W systemie Streamsoft Prestiż, dekretacja jest kluczowym etapem, który poprzedza księgowanie. Umożliwia ona precyzyjne zdefiniowanie, w jaki sposób dany dokument ma zostać zaewidencjonowany w księdze rachunkowej. Dzięki temu, system automatyzuje proces księgowania, minimalizując ryzyko błędów i oszczędzając czas działu księgowego.

Jak zdefiniować schematy dekretacji w Streamsoft Prestiż?

Aby rozpocząć dekretację dokumentów, niezbędne jest zdefiniowanie schematów dekretacyjnych. Schematy te określają, w jaki sposób poszczególne typy dokumentów mają być automatycznie dekretowane. Streamsoft Prestiż umożliwia tworzenie schematów dekretacyjnych dla różnych rodzajów dokumentów, co pozwala na elastyczne dostosowanie systemu do specyfiki przedsiębiorstwa.

Dostęp do definicji dekretów uzyskujemy poprzez menu Dokumenty -> Definicje dekretów. W oknie, które się otworzy, znajdziemy listę dostępnych definicji dekretów. Możemy przełączać się pomiędzy różnymi rodzajami dokumentów za pomocą rozwijanej listy, co ułatwia zarządzanie schematami dekretacyjnymi.

Tworzenie nowego schematu dekretacji

Aby utworzyć nowy schemat dekretacji, należy wybrać grupę dokumentów, dla której schemat ma być dostępny, z rozwijanej listy. Następnie, klikając ikonę dodawania (lub używając skrótu F3), dodajemy nowy schemat. Możliwe jest również skopiowanie istniejącego schematu, co jest przydatne, gdy chcemy stworzyć schemat podobny do już istniejącego. W tym celu, ustawiamy się na schemacie, który chcemy skopiować i wybieramy opcję Kopiuj (ikona kopiowania lub skrót CTRL+F3).

Definicja nagłówka dekretu

Po dodaniu nowego schematu, otworzy się okno Definicji nagłówka dekretu. W tym oknie definiujemy podstawowe parametry schematu, takie jak:

• Nazwa dekretu: Nazwa, która identyfikuje schemat dekretacyjny. Powinna być zrozumiała i łatwa do zapamiętania.
• Opis w dokumencie: Opcjonalny opis, który zostanie automatycznie dodany do wszystkich pozycji dekretu utworzonych na podstawie tego schematu.
• Rodzaj dekretu: Możliwość wyboru pomiędzy prostym a rozszerzonym. Dekret rozszerzony oferuje więcej opcji i zmiennych, co pozwala na bardziej zaawansowane dekretacje. Dekret prosty jest wystarczający dla standardowych operacji.
• Rodzaj dokumentu: Przypisanie schematu do konkretnego rodzaju dokumentu (np. Faktura VAT, Faktura korygująca). Dzięki temu, dla różnych rodzajów dokumentów tego samego pochodzenia, możemy stosować różne schematy dekretacji.
• Aktywny: Opcja zaznaczona domyślnie. Jeśli schemat nie ma być już używany, należy ją odznaczyć.
• Ustaw status na pusty gdy po dekretacji nie ma pozycji: Opcja, która powoduje, że status dokumentu w spisie dokumentów źródłowych będzie pusty, jeśli dekret nie zawiera pozycji do zaksięgowania.
• Dołącz wszystkie powiązane słowniki: Opcja, która powoduje dołączenie wszystkich zdefiniowanych słowników dla analityk kont do powiązań.

Definiowanie pozycji dekretów

Po zdefiniowaniu nagłówka schematu, kolejnym krokiem jest wprowadzenie pozycji dekretów. Pozycje dekretów definiują, jakie konta księgowe i w jaki sposób mają być użyte do dekretacji dokumentu. Dostęp do okna definiowania pozycji dekretów uzyskujemy poprzez ikonę pozycji dekretów (lub skrót CTRL+P).

W oknie Pozycje dekretów, dodajemy kolejne pozycje za pomocą ikony dodawania (lub skrótu F3). Dla każdej pozycji definiujemy szereg parametrów w zakładkach Dekret, Warunki/Wzór i Analityki.

Zakładka Dekret

W zakładce Dekret definiujemy podstawowe ustawienia pozycji dekretu:

• Procedura def.: Możliwość zdefiniowania własnej procedury dekretacji w module Raporty i Formularze.
• Kwota do księgowania: Wybór rodzaju wartości, która ma być zaksięgowana (np. kwota netto, kwota brutto, VAT).
• Dekretacja na konta [Strona Wn / Strona Ma]: Sposób dekretacji na konta po stronie Winien (Wn) i Ma (Ma). Dostępne opcje to:
• puste: Konto pozostaje puste.
• księguj na konto: Wybór konkretnego konta z planu kont.
• według powiązania: Wybór powiązania ze słownika powiązań kont.
• konto wprowadzane ręcznie: Konto wybierane ręcznie przez użytkownika podczas dekretacji.
• konto z procedury: Konto pobierane z zdefiniowanej procedury.
• konto z grupy rozrachunkowej: Konto powiązane z grupą rozrachunkową.
• Opis w pozycji: Możliwość zdefiniowania opisu księgowego pozycji za pomocą wbudowanych zmiennych.
• Sumuj pozycje z tymi samymi kontami i opisem podczas dekretacji: Opcja, która powoduje sumowanie pozycji z tymi samymi kontami i opisami podczas dekretacji.
• Sumuj pozycje z tymi samymi kontami w dokumentach księgowych: Opcja, która powoduje sumowanie pozycji z tymi samymi kontami podczas księgowania.
• Zmień znak kwoty: Opcja, która zmienia znak kwoty na przeciwny.

Zakładka Warunki/Wzór

Zakładka Warunki/Wzór umożliwia definiowanie warunków, które muszą być spełnione, aby dana pozycja dekretu została wykonana:

• Wykonaj dekret gdy: Warunki wykonania pozycji dekretu, takie jak Grupa rozrachunkowa, Kwota (dowolna, dodatnia, ujemna).
• Wzór do zmiennej z dekretu: Możliwość zastosowania wzoru ze słownika wzorów.
• Dodatkowe ustawienia:
• Zmień strony i znak kwoty, gdy kwota ujemna: Zamiana stron Wn/Ma i znaku kwoty na przeciwny dla kwot ujemnych.
• Pozwól ręcznie modyfikować kwotę dekretu, rozbić na kilka pozycji: Umożliwienie ręcznej modyfikacji kwoty dekretu i rozbicia jej na kilka pozycji.
• Warunek na analitykę: Uzależnienie wykonania pozycji dekretu od występowania analityki na dokumencie.
• Warunki na słowniki: Uzależnienie wykonania pozycji dekretu od występowania pozycji słownika na dokumencie.

Zakładka Analityki

Zakładka Analityki służy do definiowania sposobu pobierania wartości dla analityk kont księgowych. Dostępne opcje to:

• Pobierz z dokumentu lub zapytaj jak nie ma
• Użyj zapamiętanej lub zapytaj i zapamiętaj
• Zawsze zapytaj
• Pobierz z powiązań ze zlecenia
• Pobierz z powiązań z pozycji
• Pobierz z powiązań z nagłówka
• Pobierz z powiązań z jednostki organizacyjnej
• Pobierz z powiązań z miejsca zakupu/sprzedaży/magazynu

Powiązanie definicji dokumentu z dekretem

Ostatnim krokiem jest powiązanie zdefiniowanego schematu dekretacji z konkretną definicją dokumentu. W tym celu, przechodzimy do menu Słowniki -> Definicje dokumentów, wybieramy dokument z listy i klikamy opcję Popraw (F5). W oknie definicji dokumentu, w sekcji Definicji sposobu dekretacji, wybieramy z rozwijanej listy odpowiedni schemat dekretacji i zapisujemy zmiany.

Wymagania sprzętowe Streamsoft Prestiż

System Streamsoft Prestiż jest systemem klasy ERP, który wymaga odpowiedniej infrastruktury sprzętowej do prawidłowego działania. Współpracuje z serwerem bazy danych SQL, a aplikacja kliencka jest instalowana na komputerach użytkowników. Baza danych Firebird SQL jest bezpłatna, a serwer bazy danych najczęściej uruchamiany jest na systemie Linux lub Windows Server. Aplikacja kliencka działa na systemach Windows 8.1, 10, 11. Dla pracy zdalnej zalecany jest Serwer Aplikacji działający na Windows Server.

Szczegółowe wymagania sprzętowe są dostarczane przed każdą instalacją, uwzględniając specyfikę konfiguracji systemu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę zdefiniować różne schematy dekretacji dla faktur VAT krajowych i zagranicznych?

Tak, Streamsoft Prestiż umożliwia definiowanie różnych schematów dekretacji dla różnych rodzajów dokumentów, np. dla Faktur VAT, Faktur eksportowych, Faktur korygujących, itp.

Czy mogę automatycznie dekretować dokumenty?

Tak, po zdefiniowaniu schematów dekretacyjnych, system Streamsoft Prestiż automatyzuje proces dekretacji dokumentów.

Jak mogę zmienić schemat dekretacji dla konkretnego dokumentu?

Schemat dekretacji jest przypisany do definicji dokumentu. Aby zmienić schemat dla konkretnego rodzaju dokumentu, należy zmodyfikować definicję dokumentu w Słowniki -> Definicje dokumentów.

Czy system Streamsoft Prestiż jest dostępny w wersji angielskiej?

Tak, Streamsoft Prestiż posiada angielską wersję językową, co umożliwia pracę w środowisku międzynarodowym.

Dekretacja dokumentów w Streamsoft Prestiż jest kluczowym elementem prawidłowej ewidencji księgowej. Dzięki elastycznym schematom dekretacyjnym i automatyzacji procesu, system znacząco usprawnia pracę działu księgowego i zapewnia rzetelność danych finansowych przedsiębiorstwa.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Dekretacja Dokumentów w Streamsoft Prestiż: Przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.