Księgowy w organizacji non-profit: Czy jest niezbędny?

W początkowych fazach rozwoju organizacji non-profit, zadania finansowe często spoczywają na dyrektorze wykonawczym. Pełni on wtedy rolę zarówno księgowego, jak i specjalisty ds. rachunkowości, obok swoich pozostałych obowiązków. Wraz z rozwojem organizacji i pojawieniem się bardziej złożonych sytuacji, zatrudnienie oddzielnego księgowego i specjalisty ds. rachunkowości staje się kluczowe dla zapewnienia dokładnego i efektywnego zarządzania finansami.

Jednak rozróżnienie tych dwóch ról i ich zakresów odpowiedzialności może być niejasne. Ten artykuł ma na celu rozwianie wątpliwości, omawiając kluczowe aspekty związane z finansami organizacji non-profit i wskazując, kto powinien być odpowiedzialny za poszczególne zadania.

Kluczowe role finansowe w organizacjach non-profit

Chociaż ten artykuł skupi się głównie na księgowych i specjalistach ds. rachunkowości, warto zaznaczyć, że istnieją cztery podstawowe role finansowe, które powinny być obsadzone w organizacji non-profit, aby zapewnić kompleksowe pokrycie potrzeb. Każdy z tych specjalistów ma inne obowiązki i kluczowe obszary odpowiedzialności.

Poniżej przedstawiamy krótkie podsumowanie tych ról:

• Skarbnik organizacji non-profit: Jest głównym ekspertem finansowym w zarządzie organizacji. Kluczowym słowem związanym z jego pracą jest nadzór. Jego obowiązki obejmują zatwierdzanie polityk finansowych i dokumentów planistycznych organizacji, opracowywanie strategii zarządzania ryzykiem oraz przedstawianie regularnych raportów zarządowi.
• Dyrektor finansowy (CFO): Może być pełnoetatowym członkiem zespołu kierowniczego organizacji lub zewnętrznym specjalistą zatrudnionym na część etatu do ścisłej współpracy z liderami organizacji. Jest odpowiedzialny za zadania takie jak prognozowanie przepływów pieniężnych i zarządzanie grantami. Kluczowym słowem dla tej roli jest strategia.
• Księgowy organizacji non-profit: Zajmuje się bieżącymi potrzebami finansowymi organizacji, takimi jak rejestrowanie transakcji, wystawianie czeków i przetwarzanie list płac. Jego kluczowym zadaniem jest prowadzenie ewidencji.
• Specjalista ds. rachunkowości organizacji non-profit: Odpowiada za analizę finansową w organizacji. Przetwarza informacje zarejestrowane przez księgowego i wyciąga z nich wnioski, które można wykorzystać do usprawnienia praktyk zarządzania finansami. Zajmuje się również raportowaniem danych finansowych w różnorodny sposób.

Chociaż te role są odrębne, specjaliści ci często współpracują przy wielu projektach. Na przykład, dyrektor finansowy zazwyczaj przewodzi procesowi tworzenia rocznego budżetu operacyjnego organizacji, ponieważ jest odpowiedzialny za strategiczne planowanie finansowe. Jednak polega na danych rejestrowanych przez księgowego i analizowanych przez specjalistę ds. rachunkowości, aby prognozować przyszłoroczne przychody i wydatki. Skarbnik natomiast musi zatwierdzić budżet, zanim wejdzie on w życie.

Porównanie księgowego i specjalisty ds. rachunkowości w organizacji non-profit

Ponieważ skarbnik jest członkiem zarządu, a dyrektor finansowy współpracuje z kadrą kierowniczą organizacji, ich role są stosunkowo łatwe do rozróżnienia. Księgowi i specjaliści ds. rachunkowości to specjaliści niższego szczebla, którzy współpracują jeszcze bliżej, dlatego ich obowiązki mogą być trudniejsze do odróżnienia. Przyjrzyjmy się bliżej ich odpowiedzialności, aby pomóc zrozumieć różnicę między tymi dwoma stanowiskami.

Księgowy organizacji non-profit

Księgowi zazwyczaj nie potrzebują specjalistycznego wykształcenia ani certyfikatów, aby dobrze wykonywać swoją pracę, chociaż pomocne może być podstawowe przeszkolenie z obsługi oprogramowania księgowego. Finanse organizacji non-profit różnią się jednak od finansów organizacji komercyjnych, dlatego księgowy powinien posiadać wystarczającą wiedzę finansową, aby skutecznie śledzić wiele strumieni przychodów i ograniczenia dotyczące finansowania.

Główne obowiązki księgowego obejmują:

• Wprowadzanie podstawowych danych. Księgowi rejestrują wszystkie kluczowe wydatki, dochody i inne dane finansowe organizacji w zorganizowany sposób w oprogramowaniu księgowym.
• Wystawianie czeków. Na przykład, księgowy opłaca czynsz, media, opłaty dla dostawców i inne podstawowe wydatki za pomocą czeków.
• Dokonywanie wpłat. Księgowi obsługują ogólne transakcje bankowe i rejestrują podstawowe informacje z nimi związane.
• Przetwarzanie list płac. Istnieje pewne nakładanie się obowiązków między księgowością organizacji non-profit a działem kadr, jeśli chodzi o listy płac, ale w większości małych i średnich organizacji odpowiedzialność ta spoczywa na księgowym.
• Alokacja kosztów. Chociaż specjalista ds. rachunkowości i dyrektor finansowy zajmują się większością strategii alokacji kosztów organizacji non-profit, księgowy musi rozumieć koszty funkcjonalne, aby zapewnić sprawną alokację w praktyce.

Ogólnie rzecz biorąc, księgowy organizacji non-profit jest odpowiedzialny za aktualizację i organizację ewidencji za każdym razem, gdy zmieniają się środki finansowe lub powstają nowe dane finansowe. Księgowość jest w istocie fundamentem dla procesów rachunkowości, które następują później.

Specjalista ds. rachunkowości organizacji non-profit

W przeciwieństwie do księgowych, specjaliści ds. rachunkowości muszą posiadać co najmniej tytuł licencjata z rachunkowości lub pokrewnej dziedziny, a wielu z nich zdobywa również bardziej zaawansowane stopnie naukowe. Muszą również zdać specjalistyczny egzamin, aby zostać certyfikowanym biegłym rewidentem (CPA). Wynika to z faktu, że obowiązki analityczne związane z rachunkowością są znacznie bardziej skomplikowane i wymagają głębszego zrozumienia, aby móc je dobrze wykonywać.

W organizacjach non-profit, takich jak Twoja, specjaliści ds. rachunkowości są zazwyczaj odpowiedzialni za:

• Przegląd wszystkich kont organizacji. Specjaliści ds. rachunkowości upewniają się, że wszystko wygląda poprawnie na kontach organizacji non-profit, aby lepiej zrozumieć sytuację finansową i rozwiązać wszelkie rozbieżności, które mogą się pojawić.
• Bilansowanie i uzgadnianie transakcji. W systemach podwójnego zapisu księgowego organizacji non-profit, księgowi zazwyczaj rejestrują jedną stronę transakcji na raz. Następnie specjalista ds. rachunkowości upewnia się, że wartości debetowe i kredytowe dla różnych transakcji są zbilansowane i zgodne z informacjami na wyciągach bankowych organizacji.
• Sporządzanie sprawozdań finansowych. Organizacje non-profit sporządzają standardowy zestaw sprawozdań finansowych każdego roku, w tym sprawozdania z działalności, sytuacji finansowej, przepływów pieniężnych i kosztów funkcjonalnych. Specjalista ds. rachunkowości pobiera dane potrzebne do utworzenia każdego z tych sprawozdań i analizuje je, aby wyciągnąć wnioski dotyczące kondycji finansowej organizacji.
• Przygotowanie do audytów. Jeśli organizacja non-profit przechodzi niezależny audyt finansowy z jakiegokolwiek powodu, specjalista ds. rachunkowości pomoże wybrać odpowiedniego audytora i zgromadzić całą niezbędną dokumentację.
• Wypełnianie formularzy podatkowych. Chociaż organizacja non-profit jest zwolniona z podatku, nadal musi składać roczne zeznanie podatkowe za pośrednictwem formularza IRS 990, a także indywidualne formularze W-2 i 1099 dla pracowników i kontrahentów organizacji. Specjalista ds. rachunkowości upewni się, że wszystkie te formularze są wypełnione poprawnie i złożone na czas.
• Analiza budżetów operacyjnych. Jak wspomniano powyżej, specjalista ds. rachunkowości analizuje dane finansowe, które wchodzą w skład rocznego budżetu operacyjnego organizacji non-profit i przegląda budżet przed jego ostatecznym zatwierdzeniem.
• Utrzymanie zgodności. Zarówno organizacje komercyjne, jak i non-profit są zobowiązane do przestrzegania ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP) w celu promowania przejrzystości praktyk księgowych. Organizacje non-profit podlegają również specyficznym przepisom rządowym ze względu na status zwolnienia z podatku. Analizując finanse organizacji non-profit, specjalista ds. rachunkowości upewni się, że organizacja przestrzega wszystkich tych standardów.

Zasadniczo, specjaliści ds. rachunkowości analizują dane zarejestrowane przez księgowych, analizują je i opracowują zalecenia dotyczące usprawnienia praktyk zarządzania finansami organizacji. Dlatego organizacja non-profit potrzebuje zarówno księgowego, jak i specjalisty ds. rachunkowości – specjaliści ds. rachunkowości posiadają wiedzę specjalistyczną, aby ocenić finanse, której księgowi mogą nie mieć, podczas gdy księgowi zapewniają organizacji dodatkowe moce przerobowe, aby zapewnić dokładne gromadzenie danych finansowych.

Zatrudnianie księgowych i specjalistów ds. rachunkowości w organizacjach non-profit

Sposób rekrutacji księgowego i specjalisty ds. rachunkowości będzie zależał od potrzeb finansowych organizacji non-profit i budżetu na zatrudnienie. Przyjrzyjmy się różnym dostępnym opcjom i krokom związanym z zatrudnianiem tych specjalistów bardziej szczegółowo.

Rodzaje usług księgowych i rachunkowych dla organizacji non-profit

Istnieją trzy główne sposoby, w jakie organizacja non-profit może uzyskać dostęp do księgowego i specjalisty ds. rachunkowości, każdy z własnymi zaletami i wadami. Można również zastosować jedną metodę do zatrudnienia księgowego, a inną do zatrudnienia specjalisty ds. rachunkowości, w zależności od sytuacji, czasu i zasobów organizacji.

Oto przegląd trzech rodzajów usług księgowych i rachunkowych dla organizacji non-profit:

• Zatrudnienie wewnętrzne. Bardzo duże organizacje non-profit o skomplikowanych potrzebach księgowych i rachunkowych często uważają, że najlepszą opcją jest zatrudnienie specjalistów na pełny etat, ponieważ mogą oni skupić się wyłącznie na potrzebach tej organizacji. Wewnętrzni księgowi i specjaliści ds. rachunkowości są zazwyczaj bardzo zmotywowani i szybko realizują projekty. Jednak zatrudnianie i wdrażanie nowych pracowników jest kosztowne. Dodatkowo, jeśli popełnią jakiekolwiek błędy w sprawozdawczości finansowej, organizacja non-profit musi być przygotowana na poniesienie odpowiedzialności.
• Darowizny rzeczowe. Małe organizacje, które dopiero rozpoczynają zarządzanie finansami, mogą poprosić lokalnego specjalistę ds. rachunkowości o nieodpłatne świadczenie usług i zrekrutować wolontariusza do prowadzenia księgowości. Ta opcja jest całkowicie bezpłatna i pomaga nowym organizacjom non-profit nawiązać profesjonalne relacje. Jednak gdy księgowi i specjaliści ds. rachunkowości nie otrzymują wynagrodzenia, ich motywacja często spada i mogą zdecydować się na zakończenie współpracy z organizacją, aby skupić się na płatnych projektach.
• Outsourcing do firmy księgowej. Dla organizacji, które nie należą do największych ani najmniejszych organizacji non-profit, outsourcing jest opcją, która najlepiej równoważy dostęp do wiedzy księgowej i rachunkowej z efektywnością kosztową. Nadal zapewnia stałe profesjonalne relacje, a firma jest odpowiedzialna za wszelkie błędy, co często motywuje ją do wykonywania pracy wysokiej jakości. Jedyną wadą jest to, że czas realizacji może być dłuższy, ponieważ firma ma wielu klientów, ale skuteczna komunikacja może temu zaradzić.

Niezależnie od tego, którą opcję wybierze Twoja organizacja, upewnij się, że Twój księgowy i specjalista ds. rachunkowości mają doświadczenie w pracy z finansami organizacji non-profit. Księgowość i rachunkowość organizacji non-profit różnią się od zarządzania finansami organizacji komercyjnych zarówno celem (zapewnienie przejrzystości vs. maksymalizacja zysków), jak i praktyką. Specjaliści finansowi muszą rozumieć te kluczowe różnice, aby dostarczać efektywne wyniki dla Twojej organizacji.

Jak zatrudnić księgowego lub specjalistę ds. rachunkowości

Po wybraniu metody (metod) zatrudnienia księgowego i specjalisty ds. rachunkowości w organizacji non-profit, wykonaj następujące kroki:

1. Sprecyzuj swoje cele. Określ dwa lub trzy najważniejsze obowiązki, które każdy z tych specjalistów ma spełniać, aby móc zatrudnić osobę, która jest chętna i zdolna do wykonania tych zadań.
2. Przeprowadź badania online. Wyszukaj księgowych i specjalistów ds. rachunkowości organizacji non-profit w Twojej okolicy, sprawdź, jakie usługi świadczą i przeczytaj recenzje od poprzednich klientów. Rozważ również skontaktowanie się z innymi organizacjami non-profit w Twojej sieci, aby sprawdzić, czy mają jakieś rekomendacje.
3. Skontaktuj się z najlepszymi kandydatami. Zawęź swoją listę, a następnie umów się na rozmowę z każdym z najlepszych kandydatów, aby omówić swoje cele i ustalić, czy byliby odpowiedni dla Twojej organizacji.
4. Podejmij ostateczną decyzję. Pamiętaj o swoim budżecie, podejmując decyzję, i zawrzyj umowę z wybranym partnerem przed rozpoczęciem współpracy.

Podsumowanie

Zarówno księgowy, jak i specjalista ds. rachunkowości są niezbędni dla organizacji non-profit, aby skutecznie zarządzać swoimi finansami. Dzięki dokładnemu zrozumieniu każdej z ról, możesz podejmować właściwe decyzje przy zatrudnianiu, pozyskiwaniu darowizn rzeczowych lub outsourcingu usług księgowych i rachunkowych, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla Twojej organizacji.

Dla organizacji non-profit kluczowe jest zrozumienie różnicy między księgowym a specjalistą ds. rachunkowości. Obie role są niezbędne, ale pełnią różne funkcje. Księgowy koncentruje się na codziennej rejestracji transakcji i utrzymaniu porządku w dokumentacji finansowej, podczas gdy specjalista ds. rachunkowości analizuje te dane, sporządza sprawozdania finansowe i zapewnia zgodność z przepisami. W miarę rozwoju organizacji non-profit, inwestycja w obie te role staje się nie tylko wskazana, ale wręcz konieczna dla stabilności finansowej i przejrzystości działania.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowy w organizacji non-profit: Czy jest niezbędny?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.