Przedawnienie Należności i Zobowiązań a Podatki

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ryzykiem powstania nieściągalnych należności. Klienci nie zawsze regulują płatności w terminie, a czasami zdarza się, że faktury pozostają niezapłacone przez długie lata. W takich sytuacjach przedsiębiorcy stają przed pytaniem, jak postąpić z takimi należnościami w kontekście księgowym i podatkowym. Jednym z kluczowych aspektów jest przedawnienie zobowiązań. Czym jest przedawnienie, jakie są terminy przedawnienia w Polsce i jakie konsekwencje podatkowe niesie za sobą przedawnienie należności i zobowiązań? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Czym jest przedawnienie zobowiązania?

Przedawnienie to instytucja prawa cywilnego, która polega na tym, że po upływie określonego czasu wierzyciel traci możliwość skutecznego dochodzenia swojego roszczenia przed sądem. Oznacza to, że dłużnik, powołując się na zarzut przedawnienia, może uchylić się od zaspokojenia roszczenia wierzyciela. Regulacje dotyczące przedawnienia zobowiązań w Polsce znajdują się w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Terminy przedawnienia zobowiązań

Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi:

• sześć lat - dla roszczeń majątkowych,
• trzy lata - dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Warto podkreślić, że koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata. Jednakże, istotny wyjątek dotyczy roszczeń z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy, roszczeń rzemieślników z takiego tytułu oraz roszczeń prowadzących gospodarstwa rolne z tytułu sprzedaży płodów rolnych i leśnych, które przedawniają się z upływem dwóch lat (art. 554 KC).

Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców?

• Należności przedsiębiorcy (niezapłacone faktury): Termin przedawnienia wynosi 3 lata.
• Zobowiązania przedsiębiorcy (niezapłacone faktury od kontrahentów): Termin przedawnienia wynosi 2 lata.

Różnica w terminach wynika z faktu, że roszczenia przedsiębiorcy o zapłatę faktury są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (termin 3 lata), natomiast zobowiązanie przedsiębiorcy wobec kontrahenta, wynikające z faktury zakupu, często jest traktowane jako roszczenie z tytułu sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy (termin 2 lata).

Tabela porównawcza terminów przedawnienia dla przedsiębiorców:

Skutki podatkowe przedawnienia zobowiązań w PIT i ryczałcie

Przedawnienie zobowiązań ma istotne konsekwencje podatkowe. Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód z działalności gospodarczej stanowi wartość:

umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, zaciągniętych kredytów (pożyczek), z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy.

Oznacza to, że przedawnione zobowiązanie staje się przychodem podatkowym dla przedsiębiorcy. Wyjątkiem są umorzone zobowiązania w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub upadłościowym.

Przykład 1: Ryczałt ewidencjonowany

Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem ewidencjonowanym posiadał niezapłaconą fakturę od kontrahenta na kwotę 5.000 zł netto. Termin płatności faktury minął 30 czerwca 2021 r. Termin przedawnienia zobowiązania upłynął 31 grudnia 2023 r. W styczniu 2024 r. zobowiązanie uległo przedawnieniu. Przedsiębiorca powinien w styczniu 2024 r. rozpoznać przychód z działalności gospodarczej w wysokości 5.000 zł i opodatkować go stawką ryczałtu właściwą dla jego działalności. Stawka ryczałtu dla przychodu z przedawnionych zobowiązań wynosi 3%. Zatem podatek do zapłaty wyniesie 150 zł (3% z 5.000 zł).

Przykład 2: Skala podatkowa (PKPiR)

Przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) i opodatkowany na zasadach ogólnych (skala podatkowa) miał niezapłaconą fakturę od kontrahenta na kwotę 10.000 zł netto. Termin płatności faktury upłynął 15 maja 2021 r. Termin przedawnienia zobowiązania upłynął 31 grudnia 2023 r. W styczniu 2024 r. zobowiązanie jest już przedawnione. Przedsiębiorca powinien w styczniu 2024 r. ująć kwotę 10.000 zł jako pozostały przychód w kolumnie 8 PKPiR i opodatkować go na zasadach ogólnych, tak jak dochód z działalności gospodarczej.

Nieściągalne należności jako koszt podatkowy

Co z nieściągalnymi należnościami? Czy można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszcza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów strat z tytułu nieściągalnych wierzytelności, pod warunkiem spełnienia określonych warunków.

Kiedy należność może być uznana za nieściągalną i stanowić koszt podatkowy?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione. Jednakże, wierzytelności mogą zostać zaliczone do kosztów, jeżeli spełniają definicję wierzytelności nieściągalnych i zostaną prawidłowo udokumentowane. Art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT odsyła do art. 23b, który szczegółowo reguluje kwestię wierzytelności nieściągalnych.

Jak udokumentować nieściągalność wierzytelności?

Art. 23b ust. 1 ustawy o PIT wskazuje, że za wierzytelności nieściągalne uważa się te, których nieściągalność została:

1. udokumentowana postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
2. postanowieniem sądu o:
   • oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
   • umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli majątek pozostały po likwidacji masy upadłości nie wystarcza na zaspokojenie wierzycieli, lub
   • zakończeniu postępowania upadłościowego, albo
3. protokołem sporządzonym przez podatnika stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Spełnienie jednego z powyższych warunków pozwala na zaliczenie straty z tytułu nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów.

Odpis aktualizujący należności

W księgowości, w celu odzwierciedlenia realnej wartości aktywów, stosuje się odpisy aktualizujące należności. Odpis aktualizujący jest korektą wartości należności, która uwzględnia ryzyko, że część należności może nie zostać zapłacona. Odpisy aktualizujące tworzy się, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że należność jest w części lub w całości nieściągalna. Utworzenie odpisu aktualizującego nie jest kosztem podatkowym w momencie jego utworzenia. Kosztem podatkowym staje się dopiero strata z tytułu nieściągalnej wierzytelności, gdy wierzytelność zostanie udokumentowana jako nieściągalna zgodnie z przepisami podatkowymi.

Rozwiązanie odpisu aktualizującego

Jeżeli należność, dla której utworzono odpis aktualizujący, zostanie w przyszłości uregulowana przez dłużnika, odpis aktualizujący ulega rozwiązaniu. Rozwiązanie odpisu aktualizującego powoduje powstanie przychodu w księgach rachunkowych, ale nie jest to przychód podatkowy, ponieważ wcześniej utworzony odpis nie był kosztem podatkowym.

Jak rozwiązać problem nieściągalnych wydatków na należności?

Problem nieściągalnych należności jest złożony i wymaga kompleksowego podejścia. Oto kilka wskazówek, jak minimalizować ryzyko i skutecznie zarządzać nieściągalnymi należnościami:

1. Weryfikacja kontrahentów: Przed rozpoczęciem współpracy warto dokładnie zweryfikować wiarygodność płatniczą kontrahenta. Można skorzystać z wywiadowni gospodarczych, sprawdzić rejestry dłużników, czy też poprosić o referencje.
2. Umowy i regulaminy: Stosowanie jasnych i precyzyjnych umów oraz regulaminów sprzedaży, określających terminy płatności i konsekwencje opóźnień, jest kluczowe.
3. Monitoring płatności: Regularne monitorowanie terminów płatności i szybka reakcja na opóźnienia. Wczesne przypomnienia i wezwania do zapłaty mogą być skuteczne.
4. Windykacja: W przypadku braku reakcji na wezwania do zapłaty, należy podjąć działania windykacyjne. Można skorzystać z usług firm windykacyjnych lub skierować sprawę na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego.
5. Odpisy aktualizujące: Regularne tworzenie odpisów aktualizujących należności pozwala na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej firmy i uwzględnienie ryzyka nieściągalności.
6. Ubezpieczenie należności: Rozważenie ubezpieczenia należności może zabezpieczyć firmę przed stratami wynikającymi z braku zapłaty faktur przez klientów.

Podsumowanie

Przedawnienie należności i zobowiązań to istotny aspekt w prowadzeniu działalności gospodarczej, mający wpływ zarówno na księgowość, jak i podatki. Zrozumienie terminów przedawnienia, zasad dokumentowania nieściągalności należności oraz konsekwencji podatkowych przedawnionych zobowiązań jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania finansami firmy i uniknięcia problemów z organami podatkowymi. Proaktywne podejście do zarządzania należnościami, w tym weryfikacja kontrahentów, monitoring płatności i szybka windykacja, pozwala minimalizować ryzyko powstania nieściągalnych należności i chronić płynność finansową przedsiębiorstwa.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy przedawnione należności są kosztem podatkowym?

Nie, przedawnione należności same w sobie nie są kosztem podatkowym. Kosztem podatkowym mogą być straty z tytułu nieściągalnych wierzytelności, które zostały odpowiednio udokumentowane, a nie samo przedawnienie. Wierzytelność przedawniona nie spełnia definicji wierzytelności nieściągalnej automatycznie.

Kiedy można spisać niezapłacone należności jako koszt?

Niezapłacone należności można spisać jako koszt podatkowy, gdy zostaną uznane za wierzytelności nieściągalne i zostaną udokumentowane zgodnie z art. 23b ustawy o PIT. Dokumentacja może obejmować postanowienie o nieściągalności z postępowania egzekucyjnego, postanowienie sądu o umorzeniu postępowania upadłościowego, lub protokół podatnika stwierdzający nieopłacalność dochodzenia wierzytelności.

Co się dzieje z VAT, gdy należność staje się nieściągalna?

W przypadku nieściągalnych należności, w pewnych okolicznościach, możliwe jest skorzystanie z tzw. ulgi na złe długi w VAT. Ulga ta pozwala na skorygowanie podatku VAT należnego od niezapłaconej faktury, pod warunkiem spełnienia określonych warunków, takich jak upływ określonego terminu od wystawienia faktury i status dłużnika.

Czy termin przedawnienia można przerwać?

Tak, bieg terminu przedawnienia może zostać przerwany przez określone działania. Przykładowo, bieg terminu przedawnienia przerywa się przez: każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia; uznanie roszczenia przez dłużnika; wszczęcie mediacji. Po każdym przerwaniu przedawnienia biegnie ono na nowo.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Przedawnienie Należności i Zobowiązań a Podatki, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.