Rejestry Kasowo-Bankowe w Comarch ERP Optima

System Comarch ERP Optima oferuje rozbudowane możliwości w zakresie zarządzania finansami przedsiębiorstwa, a kluczowym elementem tego systemu są rejestry kasowo-bankowe. Umożliwiają one precyzyjne ewidencjonowanie przepływów pieniężnych, zarówno gotówkowych, jak i bankowych, co jest fundamentem prawidłowej kontroli finansowej i księgowości firmy. W tym artykule szczegółowo omówimy typy rejestrów dostępnych w programie Optima, proces ich zakładania oraz konfiguracji, abyś mógł w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia w swojej codziennej pracy.

Typy Rejestrów Kasowo-Bankowych w Comarch ERP Optima

Comarch ERP Optima rozróżnia trzy podstawowe typy rejestrów kasowo-bankowych, dostosowane do różnych form przechowywania i operacji finansowych przedsiębiorstwa:

• Kasa: Ten typ rejestru jest przeznaczony do ewidencjonowania operacji gotówkowych. Odpowiada fizycznej kasie gotówkowej, w której przechowywane są środki pieniężne w formie banknotów i monet. Rejestr kasowy pozwala na rejestrowanie wpływów i wypływów gotówki, tworzenie raportów kasowych oraz kontrolę stanu kasy.
• Konto bankowe: Rejestr typu konto bankowe służy do ewidencji operacji na rachunkach bankowych firmy. Umożliwia rejestrowanie wpływów i wypływów środków pieniężnych z konta bankowego, import wyciągów bankowych, generowanie raportów bankowych oraz śledzenie salda konta. Jest to kluczowe narzędzie do zarządzania płatnościami i monitorowania przepływów finansowych na kontach firmowych.
• Karta kredytowa: Ten typ rejestru jest dedykowany dla firmowych kart kredytowych. Pozwala na ewidencjonowanie transakcji dokonywanych za pomocą kart kredytowych, kontrolę limitu kredytowego, dat ważności kart oraz generowanie raportów transakcji kartowych. Jest szczególnie przydatny w firmach, gdzie karty kredytowe są wykorzystywane do rozliczeń służbowych lub zakupów firmowych.

Zakładanie Nowego Rejestru Kasowo-Bankowego

Aby założyć nowy rejestr kasowo-bankowy w Comarch ERP Optima, należy przejść do listy rejestrów. Można to zrobić, klikając odpowiednią opcję w menu programu (zazwyczaj znajduje się w module Kasa/Bank). Na liście rejestrów dostępny jest przycisk 'Dodaj' lub opcja 'Nowy', który inicjuje proces tworzenia nowego rejestru.

Po kliknięciu przycisku 'Dodaj' wyświetli się formularz, w którym należy uzupełnić szczegółowe dane nowego rejestru. Formularz ten składa się z szeregu pól, które omówimy poniżej:

Pola Formularza Rejestru Kasowo-Bankowego

• Akronim: Krótkie, do 20 znaków, określenie rejestru. Akronim powinien być zwięzły i łatwy do zapamiętania, np. 'KASA_GL', 'BANK_FIRMA', 'KARTA_SLUZB'.
• Rejestr: Symbol rejestru, krótki (maksymalnie 5 znaków) symbol, wykorzystywany w numeracji raportów i zapisów. Warto skonstruować symbol tak, aby ułatwiał identyfikację rejestru podczas przeglądania raportów i zapisów, np. 'KG', 'BF', 'KS'.
• Nazwa: Dłuższa nazwa rejestru (maksymalnie 40 znaków), która powinna precyzyjnie opisywać rejestr, np. 'Kasa główna', 'Konto bankowe firmowe', 'Karta kredytowa służbowa'.
• Typ rejestru: Wybór typu rejestru z rozwijanej listy: 'kasa', 'konto bankowe' lub 'karta kredytowa'. Wybór typu determinuje dalsze pola formularza.
• Bank: Pole aktywne tylko dla rejestrów typu 'konto bankowe' i 'karta kredytowa'. Umożliwia wybór banku z listy dostępnych banków. Można wpisać akronim banku lub numer rozliczeniowy, lub skorzystać z listy banków dostępnej po kliknięciu przycisku 'Bank'. Jeśli banku nie ma na liście, można go dodać z tego poziomu.
• Numer rachunku: Pole obowiązkowe dla rejestrów typu 'konto bankowe' i 'karta kredytowa'. Wprowadza się numer rachunku bankowego lub numer karty kredytowej. Program weryfikuje poprawność numeru rachunku/karty zgodnie z algorytmami bankowymi, co zapobiega wprowadzaniu błędnych numerów. Dla kont bankowych obok numeru rachunku wyświetla się parametr IBAN, którego wartość jest dziedziczona z formularza banku (można ją edytować).
• Rachunek VAT dla MPP: Parametr pojawia się tylko dla raportów bankowych w walucie systemowej (PLN). Służy do obsługi mechanizmu podzielonej płatności VAT (MPP).
• Typ karty: Pole widoczne tylko dla rejestrów typu 'karta kredytowa'. Umożliwia wybór typu karty z listy zdefiniowanych kart płatniczych w konfiguracji firmy.
• Data ważności karty: Pole widoczne tylko dla rejestrów typu 'karta kredytowa'. Należy wprowadzić datę ważności karty kredytowej. Poprawność numeru karty jest sprawdzana algorytmem Luhna, niezależnie od typu karty.
• Numeracja raportów: Wybór schematu numeracji raportów kasowych/bankowych dla danego rejestru. Schematy numeracji definiuje się w funkcji 'Lista definicji dokumentów'.
• Okres raportów: Domyślna długość raportu w danym rejestrze. Określa datę zamknięcia nowego raportu. Dostępne opcje: 'niestandardowy', 'dzienny', 'tygodniowy', 'dekadowy' i 'miesięczny'.
• Numery obce: Parametr umożliwiający wpisywanie numerów obcych (np. oryginalnego numeru wyciągu bankowego) dla raportów w danym rejestrze. Aktywacja parametru udostępnia pole 'Numer obcy' podczas zakładania raportu.
• Waluta: Informacja o walucie, w jakiej prowadzony jest rejestr. Wybór waluty obcej aktywuje dodatkowe pola związane z przeliczaniem zapisów na PLN na potrzeby księgowości.
• Saldo B.O. (Bilans Otwarcia): Stan początkowy rejestru na moment rozpoczęcia pracy. Wpisane saldo B.O. jest przenoszone jako stan początkowy pierwszego raportu w rejestrze. Dla rejestrów walutowych można wybrać typ kursu przeliczenia salda B.O. (kurs określony, nieokreślony). W przypadku kursu nieokreślonego podaje się kwotę w walucie i PLN bez przelicznika.
• Typ kursu zakupu: Dla rejestrów walutowych – typ kursu dla zapisów rozchodowych.
• Typ kursu sprzedaży: Dla rejestrów walutowych – typ kursu dla zapisów przychodowych.
• Limit kredytu: Limit kredytu związany z rachunkiem bankowym lub kartą kredytową.
• Kara za przekroczenie: Kwota kary za przekroczenie limitu kredytu.
• Oprocentowanie rachunku: Stopa oprocentowania rachunku bankowego.
• Oprocentowanie kredytu: Stopa oprocentowania kredytu (np. karty kredytowej).
• Oprocentowanie karne: Stopa oprocentowania karnego rachunku.
• Nieaktywny: Parametr oznaczający rejestr, który nie jest już używany w firmie (np. zamknięte konto bankowe). Rejestry nieaktywne nie są wyświetlane na listach w innych oknach programu.

Dodawanie Konta Bankowego Krok po Kroku

Comarch ERP Optima oferuje również uproszczony sposób dodawania kont bankowych bezpośrednio z poziomu profilu użytkownika. Oto kroki, które należy wykonać:

1. Kliknij w Imię i Nazwisko administratora (prawy, górny róg ekranu).
2. W rozwijanym menu wybierz opcję 'Moje rachunki bankowe'.
3. W wyświetlonym oknie 'Rachunki bankowe' kliknij przycisk 'Dodaj'.
4. W formularzu 'Nowy rachunek bankowy' uzupełnij dane rachunku. Po wpisaniu numeru rachunku program automatycznie spróbuje znaleźć nazwę i adres banku oraz kod SWIFT. Jako symbol rachunku zostanie zaproponowany skrót nazwy banku lub słowo 'BANK' w przypadku nierozpoznania rachunku.
5. Jeżeli chcesz, aby ten rachunek był domyślnym rachunkiem lub rachunkiem VAT, zaznacz odpowiednie parametry.
6. Wybierz okres raportów dla rachunku bankowego (Dzienny, Tygodniowy, Miesięczny, Bezterminowy).
7. Kliknij 'Zapisz', aby zatwierdzić zmiany. Program automatycznie utworzy pierwszy raport o zadanym okresie. Kolejne raporty będą dodawane automatycznie w momencie rozliczania dokumentów.

Rachunek bankowy oznaczony jako domyślny będzie automatycznie drukowany na dokumentach, jeśli nie zostanie wskazany inny numer konta indywidualnie.

Okresy Raportów Kasowo-Bankowych

Podczas zakładania rejestru kasowo-bankowego, istotne jest określenie okresu raportów. Okres raportu definiuje, jak często będą generowane raporty kasowe lub bankowe dla danego rejestru. Dostępne są następujące opcje:

• Dzienny: Raporty generowane są codziennie. Jest to opcja zalecana dla rejestrów o dużej liczbie transakcji, gdzie wymagana jest bieżąca kontrola przepływów pieniężnych.
• Tygodniowy: Raporty generowane są co tydzień. Dobre rozwiązanie dla firm o średniej liczbie transakcji, gdzie kontrola tygodniowa jest wystarczająca.
• Dekadowy: Raporty generowane co dekadę (10 dni). Rzadziej stosowana opcja, ale może być odpowiednia w specyficznych przypadkach.
• Miesięczny: Raporty generowane co miesiąc. Najczęściej wybierana opcja dla firm o stabilnych i przewidywalnych przepływach pieniężnych, gdzie miesięczna kontrola jest wystarczająca.
• Niestandardowy: Umożliwia definiowanie niestandardowych okresów raportowania. Daje największą elastyczność, ale wymaga ręcznego definiowania dat rozpoczęcia i zakończenia raportów.
• Bezterminowy: Raporty nie są generowane automatycznie w okresach. Raport musi zostać zamknięty manualnie.

Podsumowanie

Rejestry kasowo-bankowe w Comarch ERP Optima to niezbędne narzędzie do efektywnego zarządzania finansami firmy. Poprawne skonfigurowanie i wykorzystanie rejestrów kasowych, bankowych i kart kredytowych pozwala na precyzyjne monitorowanie przepływów pieniężnych, kontrolę sald oraz generowanie szczegółowych raportów. Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje pełną kontrolę nad swoimi finansami, co jest kluczowe dla podejmowania trafnych decyzji biznesowych i zapewnienia stabilności finansowej.

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Czy mogę prowadzić rejestr kasowy w walucie obcej?

Tak, Comarch ERP Optima umożliwia prowadzenie rejestrów kasowych i bankowych zarówno w walucie PLN, jak i w walutach obcych. W przypadku rejestrów walutowych program oferuje mechanizmy przeliczania kwot na PLN na potrzeby księgowości.

Jak zmienić typ rejestru kasowo-bankowego po jego utworzeniu?

Typ rejestru kasowo-bankowego jest definiowany podczas jego zakładania i nie można go zmienić po zapisaniu rejestru. Jeśli potrzebujesz rejestru innego typu, należy założyć nowy rejestr z odpowiednim typem.

Czy mogę importować wyciągi bankowe do rejestru konta bankowego?

Tak, Comarch ERP Optima oferuje funkcjonalność importu wyciągów bankowych. Import wyciągów bankowych znacząco przyspiesza i ułatwia ewidencjonowanie operacji bankowych, minimalizując ryzyko błędów.

Jak usunąć rejestr kasowo-bankowy?

Rejestr kasowo-bankowy można oznaczyć jako 'Nieaktywny', co spowoduje, że nie będzie on wyświetlany na listach aktywnych rejestrów. Bezpośrednie usuwanie rejestrów kasowo-bankowych zazwyczaj nie jest zalecane ze względu na zachowanie historii operacji finansowych. W razie konieczności usunięcia rejestru, należy skontaktować się z administratorem systemu lub działem wsparcia Comarch.

Gdzie znajdę listę raportów kasowo-bankowych dla danego rejestru?

Na formularzu rejestru kasowo-bankowego dostępne są przyciski, które umożliwiają szybki dostęp do listy raportów oraz listy zapisów kasowo-bankowych związanych z danym rejestrem.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Rejestry Kasowo-Bankowe w Comarch ERP Optima, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.