Konfiguracja wielu firm w Sage 50

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, wiele przedsiębiorstw rozrasta się, obejmując różne oddziały, marki, a nawet całkowicie odrębne firmy. Zarządzanie finansami tak złożonej struktury może być wyzwaniem, ale na szczęście oprogramowanie Sage 50 oferuje funkcjonalność wielu firm, która ułatwia ten proces. Posiadanie możliwości obsługi wielu firm w jednym systemie to ogromna wygoda, pozwalająca na centralizację danych, usprawnienie raportowania i oszczędność czasu.

Licencja Multi-Company Sage 50 – Twój klucz do wielu firm

Zanim przejdziemy do konfiguracji, kluczowym aspektem jest licencjonowanie. Funkcja obsługi wielu firm w Sage 50 nie jest dostępna standardowo w każdej licencji. Wymaga ona posiadania specjalnej licencji Multi-Company. Liczba firm, które możesz założyć, zależy od rodzaju zakupionej licencji. Aby uzyskać licencję Sage 50 Multi-Company, skontaktuj się z dostawcą oprogramowania Sage 50.

Krok po kroku: Jak dodać nową firmę w Sage 50

Po uzyskaniu odpowiedniej licencji, proces dodawania nowej firmy jest stosunkowo prosty. Przy następnym uruchomieniu Sage 50, po ekranie logowania, pojawi się opcja „Dodaj firmę” (Add Company). Kliknięcie tej opcji uruchomi kreatora, który poprowadzi Cię przez proces konfiguracji.

Kreator oferuje cztery główne opcje dodawania nowej firmy (dostępne w wersji v27 i nowszych):

• Utwórz (Create): Wybierz tę opcję, aby stworzyć całkowicie nową, pustą firmę. Jest to idealne rozwiązanie, gdy zaczynasz od zera i chcesz skonfigurować wszystkie parametry firmy od podstaw. System poprosi Cię o wprowadzenie podstawowych informacji, takich jak nazwa firmy, dane adresowe, rok obrotowy i inne ustawienia początkowe.
• Połącz (Connect): Ta opcja umożliwia połączenie z istniejącymi danymi firmy przechowywanymi w sieci firmowej. Jest to przydatne, gdy dane firmy są już dostępne w sieci, a Ty chcesz uzyskać do nich dostęp z innej stacji roboczej. Musisz wskazać lokalizację danych firmy w sieci.
• Przywróć (Restore): Opcja „Przywróć” pozwala na odtworzenie firmy z kopii zapasowej danych Sage 50. Jeśli posiadasz kopię zapasową danych firmy, możesz ją wykorzystać do szybkiego utworzenia nowej firmy w systemie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku przenoszenia firmy na nowy komputer lub odzyskiwania danych po awarii.
• Pobierz (Download) (Od wersji v27): Ta opcja, dostępna w nowszych wersjach Sage 50, umożliwia pobranie kopii danych z usługi Remote Data Access. Jeśli korzystasz z zdalnego dostępu do danych, możesz użyć tej opcji, aby utworzyć lokalną kopię firmy.

Po wybraniu odpowiedniej opcji, kreator poprowadzi Cię przez kolejne kroki, prosząc o niezbędne informacje i ustawienia. Po zakończeniu kreatora, nowa firma będzie dostępna w Sage 50 i gotowa do użycia.

Ograniczenia funkcjonalności Multi-Company w Sage 50

Warto mieć świadomość pewnych ograniczeń funkcjonalności Multi-Company w Sage 50. Jednym z nich jest konieczność indywidualnego logowania i ustawień uprawnień dla każdej firmy. Oznacza to, że użytkownicy muszą logować się osobno do każdej firmy i uprawnienia dostępu są konfigurowane oddzielnie dla każdej firmy.

Może to być nieco uciążliwe, jeśli chcesz, aby wszyscy użytkownicy mieli dostęp do wszystkich firm z takimi samymi uprawnieniami. Z drugiej strony, ta funkcja umożliwia precyzyjne kontrolowanie dostępu do danych. Możesz na przykład ustawić, aby użytkownik miał pełny dostęp w pierwszej firmie, ale w drugiej firmie miał uprawnienia tylko do dodawania faktur.

Najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania wieloma firmami w Sage 50

Aby efektywnie zarządzać wieloma firmami w Sage 50, warto skorzystać z kilku praktycznych wskazówek:

• Wielu firm otwartych jednocześnie (od wersji v28.1): Od wersji 28.1, Sage 50 umożliwia otwarcie wielu firm jednocześnie. Aby skorzystać z tej funkcji, otwórz pierwszą firmę, zminimalizuj okno, a następnie uruchom Sage 50 ponownie i wybierz drugą firmę. To znacznie ułatwia pracę, gdy musisz pracować na danych z różnych firm jednocześnie.
• Szybkie przełączanie firm: Aby szybko przełączyć się między firmami bez konieczności zamykania i ponownego otwierania Sage 50, skorzystaj z opcji Plik > Otwórz > Dane firmy (File > Open > Company Data). Wybierz firmę, do której chcesz przejść, a system automatycznie przełączy Cię na wybraną firmę.
• Konsolidacja firm: Jeśli prowadzisz oddziały firmy jako osobne firmy w Sage 50, ale potrzebujesz skonsolidowanych sprawozdań finansowych, skorzystaj z opcji konsolidacji dostępnej w Sage 50 Accounts. Funkcja konsolidacji umożliwia łączenie danych finansowych z różnych firm w jedno zbiorcze sprawozdanie.
• Prawidłowe kopie zapasowe: Podczas pracy z wieloma firmami, łatwo o pomyłkę przy tworzeniu kopii zapasowych. Aby uniknąć problemów, warto automatyzować proces tworzenia kopii zapasowych. Sage 50 oferuje funkcję harmonogramowania kopii zapasowych, która pozwala na automatyczne tworzenie kopii zapasowych danych o określonych porach.
• Porządkowanie danych: Okresy mniejszej aktywności biznesowej to doskonały czas na porządkowanie danych księgowych. Regularne czyszczenie i archiwizacja danych w Sage 50 poprawia wydajność systemu i ułatwia pracę.
• Zdalny dostęp do danych: W dobie pracy zdalnej, warto rozważyć wykorzystanie Remote Data Access w Sage 50. Zdalny dostęp umożliwia pracownikom dostęp do danych firmy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, co jest szczególnie przydatne dla firm z rozproszoną strukturą.

Inne produkty Sage z zaawansowaną funkcjonalnością Multi-Company

Oprócz Sage 50, Sage oferuje również inne produkty o bardziej zaawansowanej funkcjonalności Multi-Company, przeznaczone dla większych i bardziej złożonych organizacji:

• Sage Intacct:Sage Intacct oferuje koncepcję „jednostek” (entities), które współdzielą jeden plan kont (w większości przypadków). Ułatwia to konsolidację i agregację danych na potrzeby raportowania. Jednostki mogą operować w różnych walutach i mieć własne rozwiązania podatkowe. Intacct umożliwia uzyskanie pełnego obrazu wszystkich jednostek w jednym miejscu, co ułatwia porównania i analizy.
• Sage 200 Professional: W Sage 200 Professional zarządzanie firmami odbywa się za pomocą programu Sage 200 Administration. Administratorzy mogą dodawać, modyfikować i usuwać firmy bez ograniczeń liczby firm i dodatkowych kosztów.
• Sage 200 Standard Online:Sage 200 Standard Online również umożliwia tworzenie dodatkowych baz danych firm, ale w tym przypadku obowiązuje dodatkowa opłata licencyjna. Skontaktuj się z partnerem biznesowym Sage, aby uzyskać więcej informacji.

Zarządzanie globalnymi organizacjami wielopodmiotowymi może być niezwykle trudne, szczególnie przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych Excel. Badania pokazują, że wiele firm nadal ręcznie uzgadnia konta. Sage 200 i Sage Intacct oferują rozwiązania, które redukują błędy ludzkie, zapewniają wgląd w dane i pozwalają odejść od arkuszy kalkulacyjnych.

Podsumowanie

Sage 50 oferuje funkcjonalność Multi-Company, która, choć nieco różni się od innych produktów Sage, umożliwia efektywne zarządzanie finansami wielu firm. Pamiętaj o konieczności posiadania odpowiedniej licencji Multi-Company i skorzystaj z naszych wskazówek, aby zoptymalizować pracę z wieloma firmami w Sage 50. Jeśli masz pytania dotyczące Sage 50 lub potrzebujesz pomocy w konfiguracji, skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Konfiguracja wielu firm w Sage 50, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.