Jak księgować niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne?

Różnice inwentaryzacyjne, powstające podczas spisu z natury, to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Mogą one przyjmować formę niedoborów lub nadwyżek, a ich prawidłowe zaksięgowanie i rozliczenie jest kluczowe dla zachowania rzetelności ksiąg rachunkowych i prawidłowego ustalenia zobowiązań podatkowych. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy zasady księgowania niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych, zarówno w pełnej księgowości, jak i w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Co to są różnice inwentaryzacyjne?

Różnice inwentaryzacyjne to rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym składników majątku, ustalonym podczas spisu z natury, a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje różnic ilościowych:

• Niedobór – występuje, gdy stan rzeczywisty jest niższy niż stan księgowy.
• Nadwyżka – występuje, gdy stan rzeczywisty jest wyższy niż stan księgowy.

Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter zawiniony lub niezawiniony. Klasyfikacja ta ma istotne znaczenie dla sposobu ich rozliczenia księgowego i podatkowego.

Księgowanie niedoborów i nadwyżek w pełnej księgowości

W jednostkach prowadzących pełną księgowość, różnice inwentaryzacyjne, do czasu ich wyjaśnienia i rozliczenia, ujmuje się na kontach zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”, a konkretnie na kontach:

• 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód” – konto przeznaczone do ewidencji niedoborów.
• 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek” – konto przeznaczone do ewidencji nadwyżek.

Ewidencja niedoborów

Ujawnienie niedoboru w księgach rachunkowych ewidencjonuje się zapisem:

Wn konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód” Ma konto (np. 31 „Materiały”, 33 „Towary”, 60 „Produkty gotowe”, 01 „Środki trwałe”, 10 „Kasa”)

W zależności od charakteru niedoboru, jego rozliczenie może przebiegać w różny sposób:

• Niedobory usprawiedliwione (np. ubytki naturalne w granicach norm) – mogą być zaliczone do kosztów działalności operacyjnej. Księgowanie może wyglądać następująco:

  Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto zespołu 4 lub 5 Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód”

• Niedobory nieusprawiedliwione bezsporne (gdy osoba odpowiedzialna zgadza się na pokrycie) – obciążają pracownika odpowiedzialnego materialnie:

  Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód”

• Niedobory nieusprawiedliwione sporne (gdy osoba odpowiedzialna nie zgadza się na pokrycie i sprawa kierowana jest do sądu):

  Wn konto 24-6 „Należności dochodzone na drodze sądowej” Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód”

• Niedobory zawinione niedochodzone lub niezawinione (np. powstałe w wyniku zdarzeń losowych) – zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych:

  Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód”

Ewidencja nadwyżek

Ujawnienie nadwyżki w księgach rachunkowych ewidencjonuje się zapisem:

Wn konto (np. 31 „Materiały”, 33 „Towary”, 60 „Produkty gotowe”, 01 „Środki trwałe”, 10 „Kasa”) Ma konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”

Rozliczenie nadwyżek również zależy od ich charakteru i przyczyn powstania:

• Nadwyżki rzeczywiste (przyczyn nie ustalono) – zaliczane są do pozostałych przychodów operacyjnych:

  Wn konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek” Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”

• Nadwyżki pozorne (spowodowane błędami w ewidencji) – koryguje się błędy w ewidencji, np.:

  Wn konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek” Ma konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto zespołu 4 lub 5

• Nadwyżki wynikające z niedokładności urządzeń pomiarowych (w granicach tolerancji) – mogą zmniejszać koszty:

  Wn konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek” Ma konto zespołu 4 lub 5 lub konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”

Kompensata niedoborów z nadwyżkami

W uzasadnionych przypadkach, kierownik jednostki może podjąć decyzję o kompensacie niedoborów z nadwyżkami. Kompensata dotyczy zazwyczaj niedoborów niezawinionych i nadwyżek tego samego rodzaju lub podobnych składników majątku, powstałych podczas tego samego spisu z natury, w tym samym okresie rozliczeniowym i dotyczących tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie.

Kompensatę ewidencjonuje się zapisem:

Wn konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek” Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód”

Pozostałe po kompensacie kwoty niedoborów lub nadwyżek rozlicza się zgodnie z zasadami przedstawionymi wcześniej.

Księgowanie niedoborów i nadwyżek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR)

Podatnicy prowadzący PKPiR nie są zobowiązani do przeprowadzania okresowej inwentaryzacji. Jednakże, niedobory i nadwyżki mogą zostać ujawnione podczas spisu z natury na koniec roku.

Niedobory w PKPiR

Stwierdzone niedobory zmniejszają koszty uzyskania przychodów. Korektę kosztów dokonuje się w kolumnie nr 10 KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” poprzez wpisanie wartości niedoboru na czerwono lub ze znakiem minus. Jednocześnie, wartość niedoborów niezawinionych, stanowiących koszt podatkowy, należy wpisać w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Podstawą księgowania jest protokół inwentaryzacyjny.

Nadwyżki w PKPiR

Stwierdzone nadwyżki zwiększają przychody z działalności gospodarczej. Wartość nadwyżek wpisuje się w kolumnie 8 KPiR „Pozostałe przychody” na podstawie protokołu inwentaryzacyjnego.

Niedobory i nadwyżki a przychody i koszty podatkowe

Niedobory mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, ale tylko w przypadku, gdy mają charakter niezawiniony. Wyjątkiem są ubytki wyrobów akcyzowych nieobjętych zwolnieniem od podatku akcyzowego.

Aby niedobór mógł zostać uznany za koszt podatkowy, podatnik musi udowodnić, że dołożył należytej staranności w celu uniknięcia straty i że niedobór jest normalnym następstwem prowadzonej działalności w danej branży. Konieczne jest również odpowiednie udokumentowanie przyczyn powstania niedoboru.

Nadwyżki inwentaryzacyjne stanowią przychód podatkowy z nieodpłatnych świadczeń. Oznacza to, że wartość nadwyżek należy doliczyć do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w czasie

Zarówno w pełnej księgowości, jak i w PKPiR, różnice inwentaryzacyjne powinny być wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Oznacza to, że konta 24-1/0 i 24-1/1 w pełnej księgowości nie powinny wykazywać salda na koniec roku obrotowego.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych następuje na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Przykłady księgowań

Przykład 1: Niedobór zawiniony bezsporny

W wyniku inwentaryzacji stwierdzono niedobór towaru o wartości 1000 zł. Niedobór uznano za zawiniony przez pracownika, który zgodził się na pokrycie straty.

Księgowanie:

1. PK - Ustalenie niedoboru:

   Wn konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód” 1000 zł Ma konto 33 „Towary” 1000 zł

2. PK - Rozliczenie niedoboru zawinionego bezspornego:

   Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 1000 zł Ma konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód” 1000 zł

Przykład 2: Nadwyżka rzeczywista

W wyniku inwentaryzacji stwierdzono nadwyżkę towaru o wartości 500 zł. Przyczyny nadwyżki nie ustalono.

Księgowanie:

1. PK - Ustalenie nadwyżki:

   Wn konto 33 „Towary” 500 zł Ma konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek” 500 zł

2. PK - Rozliczenie nadwyżki rzeczywistej:

   Wn konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek” 500 zł Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” 500 zł

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie i rozliczanie niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych jest istotne dla rzetelności ksiąg rachunkowych i prawidłowego ustalenia zobowiązań podatkowych. Kluczowe jest dokładne wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich odpowiednia klasyfikacja, co determinuje sposób ich rozliczenia księgowego i podatkowego. Inwentaryzacja jest podstawowym narzędziem do wykrywania tych różnic, a protokół inwentaryzacyjny stanowi podstawę do ich księgowania. Należy pamiętać, że niedobory niezawinione mogą być kosztem podatkowym, natomiast nadwyżki zawsze stanowią przychód podatkowy. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych powinno nastąpić w roku obrotowym, w którym przeprowadzono inwentaryzację.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Czy wszystkie niedobory są kosztem uzyskania przychodów?

   Nie, tylko niedobory niezawinione mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Niedobory zawinione nie są kosztem podatkowym.

2. Czy nadwyżki zawsze są przychodem?

   Tak, nadwyżki inwentaryzacyjne co do zasady stanowią przychód podatkowy z nieodpłatnych świadczeń.

3. Kiedy należy rozliczyć różnice inwentaryzacyjne?

   Różnice inwentaryzacyjne powinny być rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

4. Gdzie w bilansie wykazuje się salda kont rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych?

   Konta 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód” oraz 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek” są kontami przejściowymi. Salda tych kont na koniec roku obrotowego powinny być zerowe, gdyż różnice inwentaryzacyjne powinny zostać rozliczone w danym roku obrotowym. Salda te nie są prezentowane bezpośrednio w bilansie. Rozliczone kwoty niedoborów i nadwyżek wpływają na wynik finansowy i odpowiednio na pozycje bilansu związane z kosztami i przychodami.

5. Co to są ubytki naturalne?

   Ubytki naturalne to zmniejszenie ilości lub wagi zapasów wynikające z ich naturalnych właściwości fizykochemicznych lub procesów zachodzących podczas przechowywania, transportu czy obrotu. Ubytki naturalne w granicach norm są zazwyczaj uznawane za niedobory usprawiedliwione.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak księgować niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.