17/12/2022
System wFirma jest potężnym narzędziem dedykowanym biurom rachunkowym, które ułatwia zarządzanie księgowością klientów. Jedną z kluczowych funkcji, która usprawnia pracę i organizację, jest zarządzanie okresami księgowymi. Prawidłowe otwieranie i zamykanie tych okresów ma fundamentalne znaczenie dla zachowania porządku w dokumentacji i uniknięcia błędów w rozliczeniach. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak otworzyć okres księgowy w systemie wFirma, jakie statusy księgowe są dostępne oraz jak efektywnie zarządzać nimi, aby praca biura rachunkowego była płynna i bezproblemowa.
Gdzie Zarządzać Okresami Księgowymi w wFirma?
Aby rozpocząć zarządzanie statusami księgowymi miesięcy w systemie wFirma, należy przejść do odpowiedniej sekcji w ustawieniach konta klienta. Kroki, które należy wykonać, są proste i intuicyjne:
- Zaloguj się na konto klienta w systemie wFirma.
- Przejdź do zakładki USTAWIENIA, która zazwyczaj znajduje się w górnym menu lub bocznym panelu nawigacyjnym.
- W rozwijanym menu USTAWIENIA wybierz opcję PODATKI.
- Następnie kliknij w OKRESY KSIĘGOWE.
Po wykonaniu tych kroków, system wyświetli okno z listą wszystkich miesięcy księgowych oraz ich aktualnymi statusami. To centralne miejsce, z którego zarządzasz dostępnością i statusem każdego okresu rozliczeniowego.
Statusy Okresów Księgowych w wFirma
System wFirma oferuje kilka statusów okresów księgowych, które pozwalają na kontrolę nad etapem księgowania i dostępem do danych. Każdy status ma swoje specyficzne cechy i wpływa na możliwości wprowadzania zmian oraz dostęp do raportów. Dostępne statusy to:
Status "Otwarty"
Status otwarty jest domyślnym statusem przypisywanym automatycznie na początku każdego nowego miesiąca. W okresie, gdy miesiąc ma status otwarty, zarówno klient (przedsiębiorca), jak i pracownicy biura rachunkowego mają pełną swobodę w działaniach związanych z księgowością. Mogą oni:
- Wystawiać faktury sprzedaży.
- Rejestrować faktury zakupu i inne wydatki.
- Rozliczać płatności przychodzące i wychodzące.
- Wprowadzać inne dokumenty księgowe.
Jednak istotne jest, że w trakcie trwania statusu otwartego klient nie ma wglądu do kluczowych raportów księgowych za dany miesiąc. Obejmuje to brak dostępu do:
- Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR).
- Ewidencji Przychodów (dla ryczałtowców).
- Księgi Handlowej (dla pełnej księgowości).
- Rejestrów VAT.
Dostęp do tych raportów jest celowo ograniczony, aby uniknąć sytuacji, w której klient analizuje niekompletne lub wstępne dane księgowe przed ich ostatecznym zatwierdzeniem przez biuro rachunkowe.
Status "Do Księgowania"
Status do księgowania jest przeznaczony do sygnalizowania biuru rachunkowemu, że przedsiębiorca zakończył kompletowanie dokumentów za dany miesiąc i są one gotowe do przekazania do księgowania. Przedsiębiorca, po zebraniu wszystkich niezbędnych dokumentów, może poinformować biuro rachunkowe o gotowości dokumentów poprzez specjalny moduł na pulpicie firmy. Po przesłaniu tej informacji, status miesiąca automatycznie zmienia się na do księgowania.
W momencie zmiany statusu na do księgowania, klient traci możliwość:
- Wprowadzania nowych dokumentów księgowych.
- Modyfikacji dokumentów już wprowadzonych.
Podobnie jak w statusie otwartym, klient nie ma również wglądu do raportów KPiR, Ewidencji Przychodów, Księgi Handlowej oraz rejestrów VAT za miesiąc o statusie do księgowania. Ma to na celu zapewnienie, że dane księgowe nie będą zmieniane w trakcie procesu księgowania przez biuro rachunkowe.
Status "W Trakcie Księgowania"
Status w trakcie księgowania powinien być ustawiany przez biuro rachunkowe w momencie rozpoczęcia pracy nad dokumentami dostarczonymi przez klienta za dany okres. Jest to status informacyjny dla biura, pozwalający na śledzenie postępu prac. Zmiana statusu na w trakcie księgowania powinna nastąpić w dniu otrzymania dokumentów od klienta.
Podobnie jak w statusie do księgowania, w statusie w trakcie księgowania klient nadal nie ma możliwości:
- Wprowadzania nowych dokumentów.
- Modyfikacji istniejących dokumentów.
- Wglądu do raportów księgowych (KPiR, Ewidencja Przychodów, Księga Handlowa, rejestry VAT).
Status ten informuje, że biuro rachunkowe aktywnie pracuje nad księgowaniem dokumentów za dany miesiąc.
Status "Zamknięty"
Status zamknięty jest ustawiany po zakończeniu procesu księgowania, wyliczeniu podatków i wygenerowaniu deklaracji za dany okres. Jest to status oznaczający, że miesiąc został ostatecznie rozliczony i zatwierdzony.
Po ustawieniu statusu zamknięty, system blokuje możliwość dokonywania jakichkolwiek modyfikacji danych księgowych zarówno po stronie biura rachunkowego, jak i klienta. Jest to kluczowe dla zachowania integralności danych i zapewnienia, że rozliczenia są ostateczne. Jednak, w przeciwieństwie do wcześniejszych statusów, po zamknięciu okresu księgowego, klient uzyskuje dostęp do wglądu i samodzielnego drukowania raportów księgowych, takich jak:
- KPiR.
- Ewidencja Przychodów.
- Księga Handlowa.
- Rejestry VAT.
Dzięki temu klient ma pełen dostęp do swoich rozliczeń po ich ostatecznym zatwierdzeniu.
Status "Ostatecznie Zaksięgowany" (Pełna Księgowość)
Status ostatecznie zaksięgowany jest dostępny wyłącznie w przypadku klientów prowadzących pełną księgowość. Jest to status jeszcze bardziej restrykcyjny niż status zamknięty. Ustawienie statusu ostatecznie zaksięgowany powoduje trwałe i nieodwracalne zaksięgowanie zapisów w danym okresie.
Po ustawieniu tego statusu, system całkowicie blokuje możliwość wprowadzania jakichkolwiek zmian, w tym korekt, w danym okresie księgowym. Jest to operacja nieodwracalna, a system dodatkowo wyświetla ostrzeżenie przed jej wykonaniem, informując o konsekwencjach. Status ostatecznie zaksięgowany jest przeznaczony do finalnego zatwierdzenia ksiąg rachunkowych i zamknięcia okresu w sposób definitywny.
Jak Zmienić Status Okresu Księgowego?
Zmiana statusu okresu księgowego w systemie wFirma jest prosta. Po przejściu do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » OKRESY KSIĘGOWE, wykonaj następujące kroki:
- Zaznacz miesiąc (lub miesiące), którego status chcesz zmienić, klikając na checkbox przy danym miesiącu. Możesz zaznaczyć wiele miesięcy jednocześnie, jeśli chcesz zmienić status dla kilku okresów naraz.
- Po zaznaczeniu miesiąca (miesięcy), na górnym pasku narzędziowym pojawi się opcja USTAW STATUS. Kliknij na nią.
- Z rozwijanej listy wybierz nowy status, który chcesz przypisać zaznaczonemu miesiącu (miesiącom). Dostępne opcje to: otwarty, do księgowania, w trakcie księgowania, zamknięty, a w przypadku pełnej księgowości również ostatecznie zaksięgowany.
- Potwierdź zmianę statusu. System może poprosić o dodatkowe potwierdzenie, szczególnie przy statusie ostatecznie zaksięgowany, ze względu na jego nieodwracalny charakter.
Po wykonaniu tych kroków, status wybranego okresu księgowego zostanie zmieniony, co zostanie odzwierciedlone w tabeli okresów księgowych.
Korekta Zamkniętego Okresu Księgowego
W sytuacjach awaryjnych, gdy istnieje konieczność dokonania korekty zapisów w miesiącu, który został już zamknięty, system wFirma umożliwia ponowne otwarcie okresu. Jednak opcja ta dostępna jest tylko dla szefa biura rachunkowego lub opiekuna klienta.
Aby dokonać korekty zamkniętego okresu księgowego, należy:
- Przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » OKRESY KSIĘGOWE.
- Zaznaczyć zamknięty miesiąc, który wymaga korekty.
- Z górnego paska narzędziowego wybrać opcję USTAW STATUS.
- Z listy dostępnych statusów wybrać w trakcie księgowania. Można również wybrać status otwarty, jeśli korekta wymaga dłuższego czasu lub zaangażowania klienta.
Po zmianie statusu na w trakcie księgowania (lub otwarty), możliwe jest dokonanie niezbędnych korekt. Po ich wprowadzeniu i ponownym rozliczeniu miesiąca, należy ponownie zmienić status na zamknięty (lub ostatecznie zaksięgowany w przypadku pełnej księgowości).
Podsumowanie
Zarządzanie okresami księgowymi w systemie wFirma jest kluczowym elementem efektywnej pracy biura rachunkowego. Prawidłowe wykorzystanie statusów księgowych pozwala na utrzymanie porządku w dokumentacji, kontrolę nad procesem księgowania oraz uniknięcie błędów. Status otwarty umożliwia bieżącą pracę, status do księgowania sygnalizuje gotowość dokumentów, status w trakcie księgowania informuje o trwających pracach biura, a status zamknięty i ostatecznie zaksięgowany zamykają okres i zabezpieczają dane. Znajomość i umiejętne korzystanie z tych funkcji znacząco usprawnia pracę z systemem wFirma i pozwala na profesjonalną obsługę klientów biura rachunkowego.
Często Zadawane Pytania (FAQ)
- Kto może zmieniać statusy okresów księgowych w wFirma?
- Statusy okresów księgowych mogą zmieniać szef biura rachunkowego oraz opiekun klienta.
- Czy klient ma wgląd do KPiR w trakcie trwania statusu "otwarty"?
- Nie, klient nie ma wglądu do KPiR, Ewidencji Przychodów, Księgi Handlowej ani rejestrów VAT w trakcie trwania statusu "otwarty", "do księgowania" i "w trakcie księgowania". Dostęp uzyskuje dopiero po zamknięciu okresu.
- Czy można cofnąć status "ostatecznie zaksięgowany"?
- Nie, status "ostatecznie zaksięgowany" jest nieodwracalny i uniemożliwia jakiekolwiek zmiany w danym okresie.
- Czy mogę zmienić status kilku miesięcy jednocześnie?
- Tak, system wFirma umożliwia zaznaczenie i zmianę statusu dla kilku miesięcy jednocześnie.
- Co zrobić, gdy muszę skorygować dokumenty w zamkniętym okresie?
- Szef biura rachunkowego lub opiekun klienta może zmienić status zamkniętego okresu na "w trakcie księgowania" (lub "otwarty"), dokonać korekt, a następnie ponownie zamknąć okres.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Otwieranie i Zamykanie Okresów Księgowych w wFirma, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.