Rezerwy w bilansie: Bezpieczeństwo firmy

Prowadzenie udanej działalności gospodarczej wymaga przygotowania na nieoczekiwane sytuacje. Właśnie w tym kontekście kluczową rolę odgrywają rezerwy finansowe. Traktuj je jako swoistą poduszkę bezpieczeństwa, która amortyzuje wstrząsy i chroni Twoją firmę przed finansowymi turbulencjami.

Czym są rezerwy i dlaczego są tak ważne?

Wyobraź sobie rezerwy jako zawieszenie w samochodzie – niwelują nierówności drogi i zapobiegają wypadnięciu kół. Podobnie, utrzymywanie części zysków w rezerwach, zamiast natychmiastowego wypłacania ich jako dywidendy, pozwala na pokrycie nieplanowanych kosztów i uniknięcie konieczności sięgania do funduszy przeznaczonych na wynagrodzenia lub redukcji wypłat dywidend w przyszłości.

Rezerwy pomagają w radzeniu sobie z drobnymi, codziennymi problemami, takimi jak naprawa zepsutej maszyny czy pokrycie kosztów prawnych związanych ze sporem. Jednak, zgromadzenie wystarczających rezerw umożliwia również przetrwanie trudnych czasów finansowych, na przykład w przypadku kilku chudych miesięcy lub nawet lat spowodowanych pandemią lub kryzysem gospodarczym.

Utrzymywanie rezerw przynosi wiele innych korzyści. Właściciele firm często popełniają błąd, wydając nadwyżki zysków w sposób nieplanowany i niekontrolowany. Tworzenie rezerw pomaga skupić się na potrzebach firmy i racjonalnie zarządzać finansami.

Przykładowo, rachunki rezerwowe mogą zapewnić, że środki pozostaną dostępne na reinwestycje w rozwój, poprawę produktywności lub efektywności. To z kolei może pozytywnie wpłynąć na długoterminową rentowność, skalę działalności i zdolność adaptacji firmy do zmieniających się warunków rynkowych.

Andrew Shepperd, współzałożyciel Entrepreneurs Hub, podkreśla: „Chociaż możesz wykorzystać cały zysk zatrzymany na wypłatę dywidend, zawsze zalecamy pozostawienie rezerw na nieoczekiwane przyszłe straty, które mogłyby doprowadzić do niewypłacalności Twojej firmy. Możesz również chcieć reinwestować część zysków zatrzymanych, aby umożliwić wzrost poprzez zakup środków trwałych lub kapitału obrotowego, zamiast zaciągać na to pożyczki.”

Kolejnym aspektem jest ocena zdolności kredytowej. Niski poziom rezerw lub ich znaczny spadek z powodu dywidend wyższych niż zysk po opodatkowaniu, może zaniepokoić agencje ratingowe.

Rezerwy przychodów i ich zastosowanie w firmach

Księgowi i doradcy biznesowi używają różnych terminów, takich jak „rezerwy spółki”, „rezerwy przychodów”, „rezerwy kapitałowe” oraz „kapitał i rezerwy”. Poniżej wyjaśnienie, jak firmy i ich doradcy zazwyczaj używają każdego z tych pojęć w praktyce.

Rezerwy przychodów są czasami nazywane rezerwami zysków i strat, rezerwami ogólnymi lub zyskami zatrzymanymi. Institute of Certified Bookkeepers (ICB) definiuje (dystrybucyjne) rezerwy przychodów jako zyski netto odłożone po wypłaceniu dywidend.

Takie działanie tworzy ogólny bufor gotówkowy na nieprzewidziane wydatki lub trudne okresy finansowe. Zdrowe rezerwy przychodów umożliwiają również:

• Terminowe regulowanie zobowiązań wobec dostawców i uzupełnianie kapitału obrotowego, co zapewnia płynne prowadzenie bieżącej działalności.
• Samofinansowanie reinwestycji w firmę bez konieczności zaciągania pożyczek lub rozwadniania udziałów poprzez pozyskiwanie nowych inwestorów.
• Stabilizację wypłat dywidend w czasie, co buduje pozytywne relacje z akcjonariuszami i wspiera długoterminowy sukces firmy.

Catherine Heinen, autorka treści technicznych w TaxAssist Accountants, wyjaśnia: „Często tłumaczymy klientom, że w trudniejszym okresie, wystarczające rezerwy gotówkowe zapewniają możliwość dalszego wypłacania dywidend i wywiązywania się z zobowiązań płatniczych, które mogą obejmować kredyty i wynagrodzenia pracowników. Ujemne rezerwy mogą być sygnałem słabej kondycji firmy. Ponadto, potencjalny akcjonariusz może wykorzystać saldo rezerw, między innymi obliczeniami, do oceny, czy warto zainwestować w Twoją firmę.”

Oprócz ogólnego rachunku rezerwowego, możesz przeznaczyć zyski zatrzymane na konkretne przyszłe koszty, takie jak zakup nowych nieruchomości lub maszyn, spłata długów, finansowanie kosztów prawnych lub ekspansji, a także wypłata premii pracowniczych lub przyszłych dywidend.

W tym celu utwórz odpowiednio oznaczone rachunki rezerwowe w swoim bilansie – na przykład „Rachunek rezerw na spłatę zadłużenia” na środki, które chcesz przeznaczyć na spłatę kredytów. Pomocne może być utworzenie dedykowanej etykiety w systemie księgowym, a nawet umieszczenie tych środków na oddzielnym koncie bankowym.

Innym sposobem na zabezpieczenie tych aktywów jest ustalenie kryteriów, które muszą zostać spełnione, zanim będzie można z nich skorzystać. Może to obejmować konieczność uzyskania zgody wszystkich głównych właścicieli firmy, a nawet wszystkich inwestorów.

Możesz również traktować swoje rezerwy ogólne jako stały wydatek, regularnie je zasilając i unikając wykorzystywania tych środków na pokrycie wydatków niezwiązanych z podstawową działalnością firmy.

Jak księgować rezerwy przychodów?

Nie ma prawnych ograniczeń dotyczących wykorzystania rezerw finansowanych z zysków. Możesz je wykorzystać na dowolny cel. Chociaż pokusa traktowania tych środków jako kapitału obrotowego może być silna, dobrym pomysłem jest alokowanie i wykazywanie rezerw w bilansie. Daje to członkom zarządu, inwestorom, a nawet potencjalnym nabywcom jasny obraz kondycji finansowej firmy i sposobu, w jaki zamierza wykorzystać te środki.

Rezerwy są wpisywane do bilansu jako zobowiązania, ponieważ są to środki odłożone na pokrycie przyszłych wydatków. Aby obliczyć rezerwę przychodów, zsumuj skumulowany zysk i stratę od momentu założenia firmy, odejmując wypłacone dywidendy. Możesz pozostawić rezerwy przychodów na rachunku zysków zatrzymanych. Jeśli jednak chcesz przeznaczyć je na konkretne cele, utwórz wyznaczony rachunek rezerwowy, a następnie po prostu przenieś kwotę z rachunku zysków zatrzymanych na wyznaczony rachunek. Obciąż rachunek zysków zatrzymanych o wyodrębnioną kwotę i uznaj wyznaczony rachunek rezerwowy o tę samą kwotę.

Po zakończeniu wyznaczonej działalności, odwróć zapis, obciążając rachunek rezerwowy i uznając rachunek zysków zatrzymanych.

Na przykład, załóżmy, że chcesz zarezerwować 1 milion funtów na przyszły projekt budowlany. Utwórz i uznaj „rachunek rezerw na budowę” na kwotę 1 miliona funtów i obciąż rachunek zysków zatrzymanych o tę samą kwotę. Po zakończeniu budowy, odwróć pierwotny zapis rezerwowy, obciążając fundusz rezerw na budowę kwotą 1 miliona funtów i uznając rachunek zysków zatrzymanych o tę samą kwotę.

Czym są rezerwy z zysków kapitałowych?

Rezerwy kapitałowe to inny rodzaj rezerw spółki. Są one rzadsze w firmach i powstają jedynie z zysków kapitałowych z określonych transakcji, takich jak premie z emisji akcji, sprzedaż aktywów i przeszacowania. W bilansie mogą być one określane po prostu jako Rachunek Premii Emisyjnej i Rachunek z Przeszacowania, na przykład.

Przykładem przeszacowania jest sytuacja, w której budynek został początkowo zakupiony za 200 000 funtów, ale przeszacowany na 250 000 funtów – spowodowałoby to powstanie rezerwy z przeszacowania w Twoich księgach w wysokości 50 000 funtów.

Według ICB, o ile rezerwy z zysku mogą być wykorzystane na dowolny rozsądny cel, w tym wypłaty dywidend, o tyle rezerwy kapitałowe podlegają znacznie bardziej rygorystycznym przepisom dotyczącym ich wykorzystania. Na przykład, nie można wykorzystać rezerw z premii emisyjnej na wypłatę dywidend lub pokrycie strat handlowych. Można je jednak wykorzystać na wykup akcji własnych spółki.

Firmy zazwyczaj wykorzystują rezerwy kapitałowe, odkładając je na pokrycie przyszłych strat aktywów – to znaczy, gdy wartość aktywów, takich jak nieruchomości lub inwestycje, spada. Jednak, jeśli sprzedasz aktywa, takie jak budynek, za więcej niż za nie zapłaciłeś, może to stanowić działalność generującą zysk. W takim przypadku, może być możliwe wypłacenie wpływów jako dywidendy lub wykorzystanie ich do innych celów.

Czym jest „kapitał i rezerwy”?

Innym pojęciem, na które możesz się natknąć, jest „kapitał i rezerwy”, które, co może być mylące, różni się od „rezerw kapitałowych”. Catherine wyjaśnia, że kapitał i rezerwy są również określane jako kapitał własny – kwota, którą właściciele zatrzymaliby, gdyby sprzedali swoje udziały w firmie – i są wykazywane na dole bilansu. Kapitał i rezerwy obejmują kapitał zakładowy i rachunek premii emisyjnej, skumulowane zyski zatrzymane i rezerwę z przeszacowania.

Podsumowanie: Ścisła kontrola rezerw kluczem do sukcesu

Nie lekceważ potrzeby utrzymywania rezerw w swojej firmie i starannego ich księgowania. W niepewnych czasach, musisz być zawsze przygotowany na nieprzewidywalne sytuacje. Utrzymywanie wyznaczonych rezerw może zadecydować o wysokiej lub niskiej efektywności i produktywności, wzroście lub stagnacji, a nawet o przetrwaniu lub upadku firmy. Ścisła kontrola rezerw zapewnia wystarczające środki na wypadek jakichkolwiek nieprzewidzianych zdarzeń, a staranne księgowanie rezerw zapewnia przejrzystość, dzięki czemu interesariusze rozumieją Twoją pozycję finansową i intencje. Wraz z rozwojem Twojej firmy, księgowanie rezerw może stać się coraz bardziej skomplikowane, dlatego niezbędne będzie inteligentne oprogramowanie księgowe.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Rezerwy w bilansie: Bezpieczeństwo firmy, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.