Zdrowy przepływ środków pieniężnych w firmie: Klucz do sukcesu

Każda firma potrzebuje gotówki, aby się rozwijać. Zdrowy przepływ środków pieniężnych otwiera drzwi do nowych rynków, nowych produktów i usług, rozszerzonej reklamy, dodatkowych zatrudnień i wielu innych możliwości. Krótko mówiąc, gotówka jest siłą napędową biznesu. Jeśli chcesz utrzymać zdrowy przepływ środków pieniężnych w swojej firmie, ten artykuł przedstawia 5 kluczowych obszarów, na których należy się skupić, wraz z sugestiami i przykładami dla każdego z nich.

1. Poprawa widoczności i kontroli przepływu środków pieniężnych

Zastanawiasz się, jak utrzymać zdrowy przepływ środków pieniężnych, ale nie wiesz, od czego zacząć? Oceń aktualny stan zdrowia przepływu środków pieniężnych w swojej firmie. W zarządzaniu przepływem środków pieniężnych oznacza to zrozumienie wpływów i wypływów gotówki.

• Czy Twoje przychody zmieniają się w ciągu roku, czy są stałe z miesiąca na miesiąc?
• Czy Twoje wydatki są przewidywalne, czy są obszary, które wymagają większej rezerwy?
• Które działy wykazują najwyższe marże zysku?
• Czy istnieją jakieś „przynoszące straty liderzy”, które wymagają gotówki na wsparcie pozostałej części operacji?

Tego rodzaju wgląd w przepływ środków pieniężnych jest ważny na każdym etapie rozwoju firmy, ale większe operacje mają znacznie więcej ruchomych części. Może to utrudnić trzymanie ręki na pulsie finansów firmy.

Na przykład, czy odizolowane działy płacą dwa razy za tę samą usługę, ponieważ nie zdają sobie sprawy, że mogłyby podzielić ten koszt? Czy plan ubezpieczeniowy, który rozpoczął się pięć lat temu, jest nadal najlepszym planem dla firmy dzisiaj? Wraz z rozwojem firmy i wzrostem liczby osób uprawnionych do wydawania pieniędzy, scentralizowane działy finansowe mogą mieć trudności z nadzorowaniem wydatków.

Przedsiębiorcy na wczesnych etapach rozwoju startupu mogą uzyskać potrzebne informacje z samego oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks, ale bardziej złożone operacje mogą odnieść ogromne korzyści, dodając rozwiązanie takie jak BILL Insights & Forecasting do swojego zestawu fintech. Dzięki BILL Insights & Forecasting uzyskujesz aktualną widoczność przepływu środków pieniężnych poprzez pulpity nawigacyjne z metrykami, w tym wpływy i wypływy gotówki, przepływ środków pieniężnych netto i saldo gotówki poprzez bezpośrednią synchronizację z QuickBooks Online.

2. Ograniczenie wypływów gotówki poprzez cięcie wydatków

Gdy uzyskasz dobrą widoczność swoich wydatków, zaczniesz dostrzegać miejsca, w których możesz ciąć koszty i poprawić zdrowie przepływu środków pieniężnych, ograniczając wydatki, które nie dodają wartości.

Cięcie przestarzałych subskrypcji

Przejrzyj usługi biznesowe, które są rozliczane miesięcznie, aby upewnić się, że Twoja firma nadal czerpie z nich korzyści. W miarę jak ludzie przychodzą i odchodzą, zbyt łatwo jest nadal płacić rachunki, nie myśląc o tym.

Sprawdź, czy nie występują któreś z tych czynników zawyżających koszty:

• Wiele subskrypcji tej samej usługi
• Usługi, które duplikują funkcjonalność
• Usługi, które mają tańsze alternatywy

Porównaj alternatywnych dostawców i sprzedawców

Regularnie szukaj nowych opcji na wszystko, od dostawców internetu po polisy ubezpieczeniowe. Pamiętaj, aby skontaktować się z kierownikami działów, aby dowiedzieć się, z których usług są zadowoleni, a które pozostawiają wiele do życzenia. Niewystarczające usługi to świetne okazje, aby wypróbować coś lepszego, co może być tańsze, wydajniejsze lub oba.

Kontroluj zużycie energii

Czy oświetlasz, ogrzewasz lub chłodzisz swoje budynki nawet w godzinach poza godzinami pracy? Użyj timerów i czujników ruchu, aby zmniejszyć zużycie energii, gdy obiekty nie są zajęte, i poszukaj energooszczędnych ulepszeń, takich jak oświetlenie LED lub zrównoważone systemy energetyczne, które mogą się zwrócić z czasem.

Zmniejsz zobowiązania krótkoterminowe i długoterminowe

Większość firm polega na kredytach biznesowych lub innym finansowaniu, aby zapłacić za aktywa i inwestować w rozwój biznesu, przynajmniej w pewnym stopniu. Przejrzyj swoje bieżące i niebieżące zobowiązania, aby porównać stopy procentowe i wykorzystanie.

Na przykład, czy płacisz wysokie odsetki od zakupów kartą kredytową, które mógłbyś sfinansować w lepszy sposób? Czy są jakieś kredyty długoterminowe, które mógłbyś refinansować na swoją korzyść? W miarę jak Twoja firma poprawia swoje wyniki finansowe, pożyczkodawcy będą bardziej skłonni oferować lepsze stawki, zwłaszcza jeśli te ulepszenia obejmują większą widoczność, przejrzystość i kontrolę przepływu środków pieniężnych.

Kontroluj konta wydatków

Niektóre z najtrudniejszych wyzwań w utrzymaniu zdrowego przepływu środków pieniężnych to wydatki, których nie widzisz, dopóki nie zostaną poniesione, na przykład zwroty kosztów pracownikom. Przejmij kontrolę nad kontami wydatków, ustalając z góry konkretne budżety. Brzmi łatwiej powiedzieć niż zrobić? Narzędzia takie jak BILL Spend & Expense mogą pomóc Ci ustalić i trzymać się tych budżetów, dzięki czemu możesz uwolnić wszelkie „poduszki bezpieczeństwa”, które trzymałeś na pokrycie nieznanych kont wydatków i przeznaczyć te fundusze na inne cele.

Szukaj rabatów od dostawców

Wielu dostawców oferuje rabaty w zależności od wolumenu, wczesnej płatności lub długości kontraktu. Regularnie dzwoń do swoich dostawców i usługodawców, aby omówić swoje konta i zbadać możliwości poprawy warunków płatności.

3. Kontrola terminów wypływów gotówki

Jeśli chodzi o szybkie wykorzystanie nowych możliwości, gotówka jest królem. Jak więc zbudować silny rezerwuar gotówki na wzrost? Tak samo, jak zbudowałbyś rezerwuar wody: przyspiesz swój wpływ i zmniejsz swój wypływ. Rozwiązania takie jak BILL Insight & Planning oferują pulpity nawigacyjne przepływu środków pieniężnych, które wyświetlają wpływy, wypływy i inne metryki potrzebne do określenia, jak zmaksymalizować rezerwuar gotówki.

Skorzystaj z rabatów za wczesną płatność

Jednym ze sposobów na zmniejszenie wypływów gotówki jest skorzystanie z rabatów za wczesną płatność. Kluczem jest oczywiście wiedza, kiedy możesz sobie pozwolić na wczesny wypływ gotówki. Jeśli wczesne opłacenie jednego rachunku spowoduje opóźnienie płatności za coś innego, możesz skończyć z ujemnym przepływem środków pieniężnych netto.

Użyj kart kredytowych, aby opóźnić płatności bez opóźnień

Możesz również spowolnić wypływy gotówki, płacąc rachunki później, a nie wcześniej. Zamiast dokonywać płatności z góry, rozważ użycie firmowej karty kredytowej lub innej linii kredytowej, aby przesunąć te płatności o miesiąc lub więcej. Chociaż wielu dostawców B2B odmawia przyjmowania kart kredytowych, opóźnianie tych płatności jest nadal realną opcją. BILL Pay By Card pozwala używać karty kredytowej do płacenia dostawcom w dowolny preferowany przez nich sposób.

4. Poprawa wpływów gotówki

Chcesz poprawić wpływy gotówki bez podnoszenia cen? Skróć czas do płatności i zminimalizuj zaległe należności z tytułu sprzedaży dzięki tym prostym strategiom.

Wysyłaj faktury natychmiast

Jednym z najszybszych sposobów na przyspieszenie wpływów gotówki jest fakturowanie klientów, gdy tylko Twoje produkty lub usługi zostaną dostarczone. Opóźnienia w procesie należności (AR) mogą łatwo przełożyć się na opóźnione płatności, zwłaszcza że warunki płatności powszechnie opierają termin płatności na dacie faktury.

W wielu firmach faktury nie są wysyłane natychmiast, ponieważ wszystkie faktury za dany okres są przetwarzane w tym samym czasie, na przykład na koniec miesiąca. Tego rodzaju system przetwarzania wsadowego może opóźnić płatność o tygodnie, a nawet dłużej. Na szczęście automatyzacja AR sprawia, że fakturowanie na żądanie, indywidualne jest łatwe i wydajne - znacznie wydajniejsze niż czekanie na przetwarzanie wsadowe. Informacje przepływają od zamówienia do fakturowania automatycznie, zamieniając proces fakturowania w szybkie codzienne zadanie, które zajmuje tylko ułamek czasu.

Oferuj rabaty za wczesne płatności

Rabaty za wczesne płatności to kolejny powszechny sposób na przyspieszenie wpływów. Oferując rabaty za wczesną płatność, często możesz szybciej uzyskać te płatności w potoku. Jednym z najczęściej stosowanych rabatów jest „2/10, netto 30”, co oznacza, że klienci mogą zdecydować się na uzyskanie 2% rabatu, jeśli zapłacą w ciągu dziesięciu dni, lub zapłacić pełną kwotę do terminu płatności w ciągu 30 dni. Wielu właścicieli firm spróbuje uzyskać rabat, jeśli tylko mogą. Z Twojej strony wartość rabatu polega na przyspieszeniu płatności - w celu uzyskania dodatniego przepływu środków pieniężnych, aby zbudować rezerwy gotówki.

Przeprowadzaj dokładne kontrole kredytowe

Wiele firm otrzymuje zapłatę po dostarczeniu produktów i usług. W przypadku tych firm kontrole kredytowe mogą pomóc zmniejszyć straty z tytułu złych długów i utratę dochodów. Pomyśl o tym w ten sposób - jeśli otrzymujesz zapłatę po fakcie, udzielasz klientom linii kredytowej. Chcesz wiedzieć, że ci klienci w przeszłości rzetelnie zarządzali kredytem. Jeśli mają historię opóźnionych płatności lub słaby rachunek przepływów pieniężnych, będziesz chciał dostosować swoje warunki, aby uwzględnić to ryzyko.

Mimo to, przeprowadzanie kontroli kredytowych wiąże się z kosztami. Właściciele małych firm mogą uznać to za nieopłacalne, jeśli:

• Nie mają czasu ani wiedzy, aby przeprowadzać kontrole kredytowe
• Nie mają zasobów, aby zlecić te kontrole kredytowe na zewnątrz
• Sprzedają stosunkowo dużej liczbie klientów w stosunkowo małych kwotach

Jeśli nie jesteś pewien co do kontroli kredytowej, rozważ zażądanie płatności z góry gotówką lub kartą kredytową, aby zmniejszyć ryzyko złych długów.

5. Automatyzacja przepływów pracy AP i AR

Automatyzacja przepływów pracy AP i AR może pomóc Ci zrobić wszystko, co powyżej, i więcej, co czyni ją kluczową dla zdrowego przepływu środków pieniężnych. Dzięki lepszej widoczności i kontroli nad przepływem środków pieniężnych możesz zoptymalizować swoje rezerwy gotówki i planować z wyprzedzeniem. Jednocześnie automatyzacja AP i AR sprawia, że księgowość jest szybsza i łatwiejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Oprogramowanie do automatyzacji może sprawdzać błędy w rozliczeniach, aby pomóc Ci upewnić się, że nie przepłacasz za umowę lub nie płacisz dwa razy tego samego rachunku, a nawet może synchronizować się z Twoim oprogramowaniem księgowym lub systemem ERP, aby Twoje księgi były aktualne.

Łatwiejsze AP z lepszą kontrolą i wglądem

Kiedy zautomatyzujesz swoje przepływy pracy AP, zobaczysz swoje wypływy gotówki w zupełnie nowy sposób. Wiedz, co nadchodzi i kiedy. Wybierz najlepszą metodę płatności i termin dla każdego rachunku, aby skorzystać z rabatów lub zatrzymać gotówkę na dłużej, aby zaoszczędzić ją na inne potrzeby. Jeśli rachunek utknął w potoku oczekując na zatwierdzenie, również o tym będziesz wiedział. Pingnij osobę zatwierdzającą z aplikacji, a ona może się tym zająć na swoim telefonie. Automatyzacja AP daje Ci lepszą kontrolę nad procesem AP i pomaga utrzymać wszystkie te złożone elementy w ruchu - bez stresu. Dzięki lepszym prognozom przepływu środków pieniężnych możesz zobaczyć nadchodzące wydatki, przewidzieć niedobory i zarządzać swoimi wypływami, zanim pojawi się problem. Jeśli masz więcej niż wystarczająco gotówki na swoim koncie bankowym, skorzystaj z tych możliwości, aby przesunąć swój biznesplan naprzód i zainwestować w przyszły wzrost.

Łatwiejsze AR z szybszymi, bardziej niezawodnymi wpływami

Automatyzacja AR zapewnia podobne korzyści dla Twoich wpływów gotówki.

Skonfiguruj miesięczne faktury, aby były wysyłane automatycznie, i utrzymuj jednorazowe faktury w ruchu dzięki szybkiemu, łatwemu procesowi, który nie wymaga przetwarzania wsadowego, aby był wydajny. Jeśli klient przegapi termin płatności, system nawet automatycznie wyśle przypomnienia. Gdy automatyzacja AR pochodzi z platformy płatności biznesowych, takiej jak BILL, te faktury mogą zawierać bezpieczne linki do płatności, które pozwalają Twoim klientom płacić za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Płatność wpływa bezpośrednio na Twoje konto bankowe, a system synchronizuje się z Twoim oprogramowaniem księgowym, aby usprawnić księgowość.

Często zadawane pytania dotyczące zdrowego przepływu środków pieniężnych

Co to jest zdrowy przepływ środków pieniężnych?

Zdrowy przepływ środków pieniężnych to więcej niż tylko dodatni przepływ środków pieniężnych. To konsekwentne utrzymywanie dodatnich przepływów środków pieniężnych w czasie i strategiczne planowanie terminów wpływów i wypływów gotówki, umożliwiające firmie nie tylko wywiązywanie się z krótkoterminowych zobowiązań, ale także pokrywanie nieoczekiwanych wydatków i inwestowanie w możliwości rozwoju.

Jak zdecydować, czy przepływ środków pieniężnych firmy jest zdrowy?

Aby zdecydować, czy przepływ środków pieniężnych firmy jest zdrowy, oceń bilans jej wpływów i wypływów gotówki w czasie.

• Czy utrzymywała dodatnie przepływy środków pieniężnych?
• Czy skutecznie planowała terminy wpływów i wypływów gotówki?
• Czy doświadcza głównie stabilnego przepływu środków pieniężnych, a nie gwałtownych wahań?

Jeśli tak, to prawdopodobnie organizacja konsekwentnie ma wystarczająco dużo gotówki, aby terminowo spłacać swoje długi i inne krótkoterminowe zobowiązania, jednocześnie szybko radząc sobie z nieoczekiwanymi wydatkami i wykorzystując możliwości rozwoju. Innymi słowy, można uznać jej przepływ środków pieniężnych za zdrowy.

Co to jest zdrowy wskaźnik przepływu środków pieniężnych?

Zdrowy wskaźnik przepływu środków pieniężnych to wyższy wskaźnik wpływów gotówki do wypływów gotówki. Istnieją różne wskaźniki do oceny zdrowia przepływu środków pieniężnych, ale jednym z powszechnie stosowanych wskaźników jest wskaźnik operacyjnego przepływu środków pieniężnych - przepływ środków pieniężnych z działalności operacyjnej, podzielony przez zobowiązania bieżące. Przepływ środków pieniężnych z działalności operacyjnej można znaleźć w rachunku przepływów pieniężnych firmy, podczas gdy zobowiązania bieżące odnoszą się do długu krótkoterminowego i innych zobowiązań, które należy spłacić w ciągu roku. Wskaźnik powyżej 1,0 jest uważany za zdrowy, co wskazuje, że firma ma wystarczająco dużo gotówki, aby sprostać krótkoterminowym zobowiązaniom, plus pewną rezerwę na nieoczekiwane wydatki i inwestycje w rozwój.