Audyt ryzyka a przegląd ryzyka: Kluczowe różnice

Zarządzanie ryzykiem jest nieodłącznym elementem każdego projektu, zwłaszcza tych złożonych i dużych. W ramach procesu zarządzania ryzykiem, kierownicy projektów często wykorzystują zarówno audyt ryzyka, jak i przegląd ryzyka. Chociaż oba narzędzia mają na celu usprawnienie zarządzania ryzykiem, pełnią one nieco inne funkcje. Zrozumienie różnic między nimi jest kluczowe nie tylko dla skutecznego prowadzenia projektów, ale także dla zdania egzaminu Project Management Professional (PMP)^®. W tym artykule szczegółowo omówimy te dwa pojęcia, wyjaśniając ich definicje, zastosowania i różnice, abyś mógł w pełni wykorzystać ich potencjał w swoich projektach.

Czym jest Audyt Ryzyka?

Audyt ryzyka, podobnie jak audyt finansowy czy audyt systemu oprogramowania, jest szczegółowym przeglądem krok po kroku każdego etapu procesu i jego wyników. W kontekście zarządzania projektami, audyt ryzyka koncentruje się na ocenie skuteczności planu zarządzania ryzykiem i jego realizacji. Przygotowując się do egzaminu PMP, warto zapamiętać, że audyt ryzyka analizuje polityki zarządzania ryzykiem, wytyczne, strategie łagodzenia ryzyka oraz wyniki działań związanych z zarządzaniem ryzykiem.

Definicja Audytu Ryzyka

Kierownicy projektów powinni dokumentować zidentyfikowane ryzyka, wyniki analiz, reakcje na ryzyko i efekty działań łagodzących. Te dane stanowią podstawę do przeprowadzenia audytu ryzyka.

Według definicji, audyt ryzyka to „badanie i dokumentowanie skuteczności reakcji na ryzyko w odniesieniu do zidentyfikowanych ryzyk i ich przyczyn źródłowych, a także skuteczności procesu zarządzania ryzykiem.”

Kiedy stosować Audyt Ryzyka?

Częstotliwość przeprowadzania audytów ryzyka zależy od wielkości projektu. Małe projekty mogą wymagać tylko jednego audytu, podczas gdy duże lub długotrwałe projekty mogą potrzebować serii audytów. Gruntowny audyt ryzyka pokazuje, jak przebiega każdy proces projektu, szczególnie działania związane z zarządzaniem ryzykiem. Jak podkreśla PMI, „Główną ideą audytu ryzyka jest uczynienie organizacji bardziej proaktywną w radzeniu sobie z ryzykiem.”

Kluczowe punkty Audytu Ryzyka:

• Jest to analiza zadanie po zadaniu, ryzyko po ryzyku, stanowiąca część procesu Monitorowania Ryzyka.
• Jego celem jest określenie ogólnej skuteczności Planu Zarządzania Ryzykiem i aktywowanych strategii reakcji na ryzyko, aby można było wprowadzić korekty na dalszą część projektu.
• Audyt i jego wnioski zawsze powinny być udokumentowane.
• Zakres projektu determinuje częstotliwość i liczbę audytów. Średnie i duże projekty mogą mieć audyty ryzyka przeprowadzane na kluczowych etapach, podczas gdy mniejsze projekty mogą mieć audyt tylko na końcu.

Jak wykorzystać Audyt Ryzyka?

Na podstawie audytu, kierownik projektu i zespół uzyskują wgląd w skuteczność dotychczasowych działań w zakresie zarządzania ryzykiem, co można wykorzystać w dalszej pracy nad projektem. Obiektywny audyt ryzyka przeprowadzany w regularnych odstępach czasu może pomóc „upewnić się, że projekt pozostaje na właściwych torach i w budżecie.” Dokumentacja wyników audytu ryzyka powinna być przechowywana wraz z innymi dokumentami projektu, ponieważ stanowi ona część wniosków wyciągniętych z projektu lub działań po zakończeniu projektu.

Czym jest Przegląd Ryzyka?

Przygotowując się do egzaminu PMP, należy pamiętać, że przegląd ryzyka jest przeprowadzany przez zespół projektowy, często w ramach regularnych spotkań statusowych projektu. Jest to narzędzie zapewniające, że w miarę zachodzenia zmian w środowisku projektu, plan zarządzania ryzykiem, w tym zidentyfikowane ryzyka i proponowane strategie, pozostaje aktualny i wykonalny.

Myśląc o audycie ryzyka a przeglądzie ryzyka w kontekście egzaminu PMP, warto wiedzieć, że audyt patrzy wstecz, aby określić, co zadziałało, podczas gdy przegląd ryzyka patrzy w przyszłość, aby przygotować się na przyszłe zmiany. Nie chodzi o wybór jednego z nich, ale raczej o wykorzystanie zarówno audytu, jak i przeglądu, aby zmaksymalizować skuteczność wszystkich działań w zakresie zarządzania ryzykiem.

Definicja Przeglądu Ryzyka

W leksykonie PMI.org nie ma formalnej definicji „Przeglądu Ryzyka”, jednak jest to narzędzie osadzone w A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK^® Guide).

Przegląd Ryzyka jest przeprowadzany w regularnych odstępach czasu w trakcie projektu w celu oceny aktualnego środowiska projektu i ustalenia, czy konieczne są jakiekolwiek zmiany w zarządzaniu przyszłymi ryzykami.

Zmiany są nieodłączną częścią wszystkich projektów. Przegląd Ryzyka jest sposobem na rozpoznanie zmian w środowisku projektu i dostosowanie planów zarządzania ryzykiem w celu wykorzystania korzyści lub ochrony projektu przed zmianami.

Kiedy stosować Przegląd Ryzyka?

Przegląd ryzyka powinien być zaplanowany tak, aby odbywał się w regularnych odstępach czasu i obejmował wkład zespołu projektowego, w szczególności właścicieli ryzyka. Powinien być dostosowany do planowanych zmian w projekcie. Nie każda zmiana wymaga przeglądu ryzyka, a jedynie te, które mają wpływ na ogólne środowisko projektu.

Jak wykorzystać Przegląd Ryzyka?

Każdy przegląd ryzyka powinien mieć strukturę, aby właściciele ryzyka wiedzieli, jak się przygotować, i aby było mniej okazji do pominięcia istotnej zmiany. Właściciele ryzyka, zespół projektowy i kierownik projektu mogą zadawać następujące pytania podczas przeglądu ryzyka:

• Jakie są nowe ryzyka w każdej kategorii?
• Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia każdego nowego ryzyka?
• Jaki jest wpływ każdego nowego ryzyka?
• Czy prawdopodobieństwo wystąpienia każdego istniejącego ryzyka jest takie samo jak wcześniej?
• Czy wpływ każdego istniejącego ryzyka jest taki sam jak wcześniej?
• Czy poszczególne ryzyka występują razem, wzmacniając w ten sposób wpływ?
• Czy istnieją ryzyka, które już nie są możliwe i powinny zostać zamknięte?
• [Jeśli przeprowadzono audyt ryzyka] Czy są jakieś wnioski, które można zastosować w przyszłości?

Wszystkie prace związane z przeglądem ryzyka powinny być zarejestrowane i dołączone do innych dokumentów projektu.

Audyt Ryzyka vs Przegląd Ryzyka

Porównując audyt ryzyka z przeglądem ryzyka w kontekście PMP, należy zauważyć, że mają one podobieństwa i różnice.

Podobieństwa:

• Oba są narzędziami zarządzania projektami wykorzystywanymi w celu zapewnienia odpowiedniego planu i procesów zarządzania ryzykiem na cykl życia projektu.
• Kierownik projektu prowadzi oba, powinien uwzględniać wkład zespołu projektowego, a informacje wynikające z nich są przechowywane z dokumentacją projektu.

Różnice:

Audyt Ryzyka i Przegląd Ryzyka na Egzaminie PMP

Egzamin PMP może zawierać pytania sprawdzające zrozumienie celu tych narzędzi i momentu ich zastosowania w danym scenariuszu. Warto znać dla obu narzędzi:

• Definicję
• Cel
• Kiedy przeprowadzać
• Co zapewniają dla projektu
• Czym różnią się od innych narzędzi zarządzania ryzykiem

Audyty ryzyka są techniką audytu w ramach procesu Monitorowania Ryzyka. Przeglądy ryzyka należą do technik „spotkań” w ramach procesu Monitorowania Ryzyka w kaskadowym zarządzaniu projektami.

Podsumowanie

Kierownicy projektów nieustannie spoglądają wstecz, aby wyciągnąć wnioski, i w przyszłość, aby przygotować się na to, co nadchodzi. Spojrzenie w przeszłość („co się stało?”) i w przyszłość („co mogłoby się stać?”) jest istotą audytu ryzyka i przeglądu ryzyka. Oba narzędzia są niezbędne do skutecznego zarządzania ryzykiem w projekcie i wzajemnie się uzupełniają, zapewniając kompleksowe podejście do minimalizacji zagrożeń i maksymalizacji szans.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt ryzyka a przegląd ryzyka: Kluczowe różnice, możesz odwiedzić kategorię Zarządzanie.