Opis niezgodności w audycie: Klucz do doskonalenia

Audyt, zgodnie z definicją, jest systematyczną i niezależną oceną procesów w organizacji, mającą na celu ocenę funkcjonowania systemu. Zarówno kierownictwo firmy, jak i auditorzy, dążą do tego, aby audyt był postrzegany jako pozytywne działanie, które pozwala na unikanie problemów i stwarza możliwości doskonalenia poprzez działania korygujące. Pozytywny wynik audytu jest potwierdzeniem potencjału systemu i organizacji. Niemniej jednak, w praktyce audytowej mogą ujawnić się przypadki niespełnienia kluczowych wymagań. Te niespełnienia wymagań określane są mianem niezgodności.

Czym jest niezgodność w kontekście audytu?

Niezgodność to termin, który definiuje się jako niespełnienie określonego wymagania. W kontekście audytu, niezgodność pojawia się, gdy audytor stwierdza, że dany proces, usługa, produkt lub system nie spełnia ustalonych kryteriów. Kryteria te mogą wynikać z norm, standardów, procedur wewnętrznych organizacji, wymagań prawnych, a także oczekiwań klientów.

Ważne jest zrozumienie, że stwierdzenie niezgodności nie jest celem samym w sobie. Audyt ma na celu identyfikację obszarów wymagających poprawy, a niezgodności są sygnałem, gdzie te obszary się znajdują. Prawidłowo opisana i sklasyfikowana niezgodność staje się cenną informacją zwrotną, umożliwiającą wdrożenie działań korygujących i zapobiegawczych, prowadzących do doskonalenia systemu zarządzania.

Rodzaje niezgodności: Małe i Duże

Niezgodności, w zależności od ich wpływu na funkcjonowanie systemu, dzielimy na dwie podstawowe kategorie: niezgodności małe i niezgodności duże. Klasyfikacja ta ma kluczowe znaczenie dla określenia priorytetów działań korygujących i zapobiegawczych.

Niezgodność mała

Niezgodność mała, zwana również drobną, definiowana jest jako pojedynczy, odosobniony przypadek niespełnienia wymagania. Zazwyczaj nie ma ona bezpośredniego i znaczącego wpływu na jakość produktu, usługi lub funkcjonowanie systemu jako całości. Często dotyczy drobnych uchybień proceduralnych, pojedynczych błędów dokumentacyjnych lub incydentalnych odstępstw od standardów.

Przykłady niezgodności małych:

• Pojedynczy brak podpisu na dokumencie.
• Drobne uchybienie w prowadzeniu rejestru.
• Incydentalne opóźnienie w realizacji zadania.
• Niewielkie odchylenie od procedury, które nie wpływa na wynik procesu.

Niezgodności małe, choć nie stanowią poważnego zagrożenia, nie powinny być ignorowane. Ich identyfikacja i korekcja zapobiega kumulacji drobnych problemów i potencjalnemu przekształceniu się ich w poważniejsze niezgodności.

Niezgodność duża

Niezgodność duża, określana również jako poważna lub krytyczna, to przypadek systematycznego niespełniania wymagań lub pojedyncze, ale istotne naruszenie, które ma znaczący wpływ na jakość produktu, usługi, bezpieczeństwo lub funkcjonowanie systemu. Może ona wskazywać na poważne słabości w systemie zarządzania, nieskuteczność procesów lub brak kontroli.

Przykłady niezgodności dużych:

• Systematyczne nieprzestrzeganie kluczowych procedur operacyjnych.
• Brak wdrożenia istotnych elementów systemu zarządzania.
• Powtarzające się problemy z jakością produktu lub usługi.
• Uchybienia w zakresie bezpieczeństwa, stwarzające ryzyko dla pracowników lub klientów.
• Znaczące naruszenia wymagań prawnych lub regulacyjnych.

Niezgodności duże wymagają natychmiastowych działań korygujących i zapobiegawczych. Ich nierozwiązanie może prowadzić do poważnych konsekwencji dla organizacji, w tym strat finansowych, utraty reputacji, a nawet sankcji prawnych.

Jak prawidłowo opisać niezgodność?

Skuteczny opis niezgodności jest kluczowy dla jej zrozumienia, analizy i podjęcia odpowiednich działań. Opis powinien być precyzyjny, zrozumiały i oparty na faktach. Oto kluczowe elementy, które powinien zawierać opis niezgodności:

1. Wskazanie wymagania: Należy jasno określić, jakie wymaganie zostało niespełnione. Odwołanie powinno być konkretne, np. numer punktu normy, nazwa procedury, numer dokumentu.
2. Opis niezgodności: Należy zwięźle i rzeczowo opisać, na czym polega niespełnienie wymagania. Opis powinien być zrozumiały dla osób, których dotyczy niezgodność, nawet dla tych, którzy nie są ekspertami w danej dziedzinie.
3. Dowód obiektywny: Każda niezgodność musi być poparta dowodem. Dowodem może być zapis, dokument, obserwacja, wywiad, wynik badania itp. Dowód powinien być konkretny i umożliwiać weryfikację niezgodności.
4. Klasyfikacja niezgodności: Należy określić, czy niezgodność jest mała czy duża, zgodnie z ustalonymi kryteriami.
5. Kontekst (opcjonalnie): Warto dodać informacje o kontekście, w jakim wystąpiła niezgodność, np. dział, proces, produkt, data, osoba odpowiedzialna.

Przy formułowaniu opisu niezgodności, warto stosować następujące zasady:

• Używaj języka faktów: Opisuj to, co zostało stwierdzone, unikaj opinii i interpretacji.
• Bądź konkretny: Unikaj ogólników, podawaj szczegóły.
• Bądź zwięzły: Opis powinien być krótki i rzeczowy, ale jednocześnie wystarczająco szczegółowy.
• Używaj jasnego i zrozumiałego języka: Unikaj żargonu technicznego, jeśli opis jest przeznaczony dla osób spoza danej dziedziny.

Przykłady opisu niezgodności

Przykład 1 (Niezgodność mała):

• Wymaganie: Procedura P-01, punkt 5.2 - "Rejestr dokumentów powinien być aktualizowany na bieżąco".
• Opis niezgodności: W rejestrze dokumentów brakuje aktualizacji daty rewizji dla dokumentu XYZ-001, rew. 02.
• Dowód: Porównanie rejestru dokumentów z aktualną listą dokumentów.
• Klasyfikacja: Niezgodność mała.

Przykład 2 (Niezgodność duża):

• Wymaganie: Norma ISO 9001:2015, punkt 8.5.1 - "Organizacja powinna wdrożyć i utrzymywać procesy produkcji i dostarczania usług w warunkach kontrolowanych".
• Opis niezgodności: Podczas audytu stwierdzono brak kontroli nad kluczowym procesem produkcyjnym – proces spawania nie jest monitorowany, brak jest udokumentowanych procedur, a pracownicy nie posiadają odpowiednich kwalifikacji.
• Dowód: Wywiad z pracownikami, brak dokumentacji procesu spawania, brak zapisów z kontroli.
• Klasyfikacja: Niezgodność duża.

Rola opisu niezgodności w procesie audytu

Prawidłowy opis niezgodności jest fundamentem skutecznego procesu audytu. Umożliwia on:

• Zrozumienie problemu: Jasny i precyzyjny opis pomaga wszystkim zainteresowanym stronom zrozumieć istotę niezgodności i jej potencjalne konsekwencje.
• Analizę przyczyn: Dobry opis niezgodności ułatwia analizę przyczyn źródłowych i identyfikację czynników, które doprowadziły do jej powstania.
• Planowanie działań korygujących: Precyzyjny opis jest niezbędny do opracowania skutecznych działań korygujących, które usuną niezgodność i zapobiegną jej ponownemu wystąpieniu.
• Monitorowanie postępów: Opis niezgodności stanowi punkt odniesienia do monitorowania postępów w realizacji działań korygujących i weryfikacji ich skuteczności.
• Uczenie się na błędach: Zgromadzone opisy niezgodności stanowią cenną bazę wiedzy, która może być wykorzystana do identyfikacji trendów, słabych punktów systemu i wprowadzania ciągłych ulepszeń.

Podsumowanie

Opis niezgodności jest kluczowym elementem procesu audytu. Prawidłowo sformułowany opis, zawierający wskazanie wymagania, precyzyjny opis niezgodności, dowód obiektywny i klasyfikację, stanowi podstawę do skutecznych działań korygujących i zapobiegawczych. Inwestycja w doskonalenie umiejętności opisywania niezgodności przynosi wymierne korzyści w postaci skuteczniejszego audytu, doskonalenia systemu zarządzania i ciągłego rozwoju organizacji. Pamiętajmy, że niezgodność nie jest porażką, lecz szansą na doskonalenie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Opis niezgodności w audycie: Klucz do doskonalenia, możesz odwiedzić kategorię Audyt.