Czy księgowy może przyjmować prezenty?

Przyjmowanie prezentów jest powszechną praktyką w wielu relacjach biznesowych, a księgowi nie są tutaj wyjątkiem. Gest wdzięczności ze strony klienta czy współpracownika może być miły i budujący. Jednak w świecie finansów i rachunkowości, akceptacja prezentów wymaga szczególnej ostrożności. Kluczowe jest, aby prezent nie wpłynął na niezależność i obiektywność osądu księgowego. Granica pomiędzy uprzejmym gestem a potencjalnym konfliktem interesów bywa cienka, dlatego warto zrozumieć zasady etyczne regulujące tę kwestię.

Nowe Standardy Etyczne dla Księgowych

Od 1 stycznia 2020 roku sektor rachunkowości wprowadził zaktualizowany Kodeks Etyki, oparty na Międzynarodowym Kodeksie Etyki dla Profesjonalnych Księgowych wydanym przez Międzynarodową Radę Standardów Etyki dla Księgowych (IESBA) w kwietniu 2018 roku. Te nowe standardy wprowadzają istotne zmiany dotyczące oferowania i przyjmowania zachęt, w tym prezentów, gościnności i rozrywki. Celem tych zmian, jak podkreśla CIMA, jest zapewnienie, że „specjaliści finansowi zawsze przestrzegają najwyższych standardów zachowania etycznego”.

Definicja Zachęty

Zaktualizowany kodeks precyzuje definicję zachęty jako:

Przedmiot, sytuacja lub działanie, które jest używane jako środek do wpływania na zachowanie innej osoby, ale niekoniecznie z zamiarem niewłaściwego wpływania na zachowanie tej osoby.

Zachęty mogą przybierać różne formy, od drobnych aktów gościnności pomiędzy współpracownikami (w przypadku księgowych pracujących w biznesie) lub pomiędzy księgowymi a obecnymi lub potencjalnymi klientami (w przypadku księgowych prowadzących praktykę publiczną), po działania skutkujące nieprzestrzeganiem przepisów prawa. Zachęta może przyjąć wiele różnych form, na przykład:

• Prezenty
• Gościnność
• Rozrywka
• Darowizny polityczne lub charytatywne
• Odwoływanie się do przyjaźni i lojalności
• Zatrudnienie lub inne możliwości komercyjne
• Preferencyjne traktowanie, prawa lub przywileje

Co istotne, ramy etyczne rozszerzają wytyczne na oferowanie i przyjmowanie zachęt przez najbliższych członków rodziny profesjonalnych księgowych.

Stanowisko Regulatorów - ACCA, ICAEW, CIMA i ICAS

ACCA

Nowy Kodeks Etyki ACCA określa zasady dla profesjonalnych księgowych w biznesie i praktyce publicznej. Kodeks stwierdza, że „Oferowanie lub przyjmowanie zachęt może stwarzać zagrożenie dla własnego interesu, zażyłości lub zastraszenia w odniesieniu do przestrzegania podstawowych zasad, w szczególności zasad uczciwości, obiektywności i profesjonalnego zachowania”.

ACCA radzi, aby księgowi kierowali się zasadą rozróżnienia między prezentem a łapówką. Jeżeli relacja z klientem dobiegła końca, skromny prezent o niewielkiej wartości, wyrażający wdzięczność, jest akceptowalny. Problemy pojawiają się, gdy prezent jest nieproporcjonalny do wykonanej pracy lub ma wysoką wartość. Takie prezenty mogą być postrzegane jako próba niewłaściwego wpływania na zachowanie i powinny zostać zwrócone.

ICAEW

ICAEW ostrzega swoich członków przed sytuacjami, które mogą stwarzać zagrożenie zażyłości. Zaleca się rozpoznawanie „okoliczności lub relacji, takich jak zażyłość z klientem, które mogą kompromitować profesjonalny osąd księgowego”.

W ubiegłym roku Komisja Dyscyplinarna ICAEW orzekła, że członek naruszył Kodeks Etyki, przyjmując od swojego klienta prezenty o łącznej wartości 89 000 funtów szterlingów w ciągu pięciu lat. Prezenty zostały odkryte dopiero po śmierci klienta. Komisja Dyscyplinarna uznała, że członek podlega postępowaniu dyscyplinarnemu na mocy przepisu 4.1a Regulaminu Dyscyplinarnego, który stanowi:

4.1 „Członek lub członek tymczasowy podlega postępowaniu dyscyplinarnemu na mocy niniejszego regulaminu w każdym z poniższych przypadków, niezależnie od tego, czy był członkiem lub członkiem tymczasowym w czasie zdarzenia stanowiącego podstawę do odpowiedzialności:

a) jeżeli w trakcie wykonywania pracy zawodowej lub w inny sposób popełnił czyn lub zaniedbanie, które mogłoby przynieść ujmę jemu samemu, Instytutowi lub zawodowi księgowego.”

Członek został surowo upomniany i ukarany grzywną w wysokości 4000 funtów szterlingów. Zobowiązano go również do pokrycia kosztów w wysokości 19 314 funtów szterlingów. W swojej decyzji Komisja Dyscyplinarna stwierdziła:

„Postępując w sposób, w jaki to zrobił, pozwany naruszył pozycję zaufania, w której się znalazł, a jego niezależność i obiektywność znacznie odbiegały od standardu oczekiwanego od kogoś na jego stanowisku.”

Jego działania byłyby również sprzeczne ze zrewidowanym Kodeksem Etyki.

CIMA

W grudniu CIMA opublikowała praktyczny przewodnik dotyczący prezentów i gościnności. Jeśli księgowy znajdzie się w sytuacji, w której otrzyma prezent, który jego zdaniem ma na celu wpłynięcie na decyzje biznesowe, CIMA zaleca najpierw sprawdzenie wewnętrznej polityki firmy dotyczącej prezentów, aby sprawdzić, co należy zrobić. Polityka firmy może określać limit pieniężny na prezenty lub zakaz przyjmowania prezentów lub gościnności w określonych okolicznościach.

Jeśli firma nie ma takiej polityki, należy wziąć pod uwagę (nowy) Kodeks Etyki CIMA. CIMA podkreśla, że nie wolno przyjmować niczego, co mogłoby stanowić zagrożenie dla uczciwości i obiektywności; dwóch podstawowych zasad Kodeksu. Zgodnie z zasadą uczciwości, Kodeks mówi, że należy być „prostolinijnym, uczciwym i prawdomównym we wszystkich relacjach zawodowych i biznesowych”.

ICAS

Zrewidowany Kodeks ICAS zawiera nowe przepisy dotyczące przyjmowania zachęt (w tym prezentów i gościnności) oraz nowy „test intencji”, aby ustalić, czy zachęty są dawane z zamiarem niewłaściwego wpływania na zachowanie.

ICAS stwierdza, że niektóre zachęty:

„…mogą nie być zakazane przez przepisy prawa, ale nadal mogą stanowić zagrożenie dla przestrzegania podstawowych zasad. Nowe przepisy Kodeksu zabraniają wszelkich zachęt, dawanych lub otrzymywanych, w przypadku których istnieje lub jest postrzegany „zamiar” niewłaściwego wpływania na zachowanie:

R250.7 PA nie oferuje ani nie zachęca innych do oferowania jakichkolwiek zachęt, które są dawane lub co księgowy uważa za prawdopodobne, że rozsądna i poinformowana osoba trzecia uznałaby, że są dawane, z zamiarem niewłaściwego wpływania na zachowanie odbiorcy lub innej osoby.

R250.8 PA nie przyjmuje ani nie zachęca innych do przyjmowania jakichkolwiek zachęt, o których księgowy wnioskuje, że są dawane, lub uważa, że rozsądna i poinformowana osoba trzecia uznałaby, że są dawane, z zamiarem niewłaściwego wpływania na zachowanie odbiorcy lub innej osoby.”

Kodeks zawiera również wskazówki w sytuacjach, w których profesjonalny księgowy dowiaduje się, że najbliższy członek rodziny oferuje lub przyjmuje zachęty od strony, z którą księgowy ma relacje biznesowe. Jeśli wydaje się, że istnieje zamiar niewłaściwego wpływania na zachowanie, muszą doradzić członkowi rodziny, aby nie oferował ani nie przyjmował zachęty.

Kluczowym czynnikiem jest to, czy zachęta będzie niewłaściwie wpływać na zachowanie. Jeśli tak jest – lub mogłoby być – to nie jest to dozwolone na mocy Kodeksu.

Wnioski

Zrewidowane standardy jasno pokazują, że utrzymanie niezależności, uczciwości i obiektywności jest fundamentalne w postępowaniu zgodnym z obowiązkami zawodowymi. IESBA podkreśla, że zachęta jest „uważana za niewłaściwie wpływającą na zachowanie danej osoby, jeśli powoduje, że osoba ta postępuje w sposób nieetyczny”. Nie wprowadza się całkowitego zakazu przyjmowania prezentów w trakcie działalności biznesowej, ani regulatorzy wymienieni powyżej, ale zamiast tego proszą profesjonalnych księgowych o rozważenie ważnych czynników, takich jak charakter, częstotliwość, wartość, czas i skumulowany efekt zachęty, aby upewnić się, że nie osłabi ona ich osądu lub zachowania.

W przypadku wątpliwości, czy można przyjąć prezent, należy najpierw skonsultować się z polityką firmy i standardami zawodowymi. Zdecydowanie lepiej jest zachować ostrożność, niż później poddawać w wątpliwość swoją uczciwość.

Często Zadawane Pytania (FAQ)

Czy zawsze muszę odmawiać przyjęcia prezentu od klienta?

Nie, nie zawsze. Kluczowe jest rozważenie kontekstu, wartości prezentu i intencji darczyńcy. Skromny prezent, wyrażający wdzięczność po zakończeniu współpracy, zazwyczaj nie stanowi problemu. Problematyczne stają się prezenty o dużej wartości lub te, które mogą być postrzegane jako próba wpływania na Twoje decyzje.

Jak rozpoznać, czy prezent jest „zachętą”?

Zastanów się, czy prezent ma na celu wpłynięcie na Twoje przyszłe działania lub decyzje zawodowe. Czy jest nieproporcjonalny do wartości Twoich usług? Czy jego przyjęcie mogłoby wzbudzić podejrzenia co do Twojej niezależności? Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiesz twierdząco, prezent prawdopodobnie jest zachętą i powinieneś go odrzucić.

Co powinienem zrobić, jeśli otrzymam prezent, który budzi moje wątpliwości?

Najlepiej skonsultować się z polityką firmy dotyczącą prezentów, jeśli taka istnieje. Możesz również zasięgnąć porady u przełożonego lub kolegi. W razie wątpliwości, bezpieczniej jest uprzejmie odmówić przyjęcia prezentu, wyjaśniając swoje obawy związane z etyką zawodową.

Czy polityka firmy dotycząca prezentów jest wystarczająca?

Polityka firmy to dobry punkt wyjścia, ale ostateczna odpowiedzialność za zachowanie etyczne spoczywa na księgowym. Nawet jeśli polityka firmy dopuszcza przyjęcie prezentu, księgowy powinien samodzielnie ocenić sytuację i upewnić się, że przyjęcie prezentu nie naruszy jego niezależności i obiektywności.

Co grozi za naruszenie zasad etycznych dotyczących przyjmowania prezentów?

Konsekwencje mogą być poważne, od upomnienia i grzywny, po postępowanie dyscyplinarne i utratę licencji zawodowej. Najważniejsze jednak jest zachowanie uczciwości i reputacji, które są kluczowe w zawodzie księgowego.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy księgowy może przyjmować prezenty?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.